采购专项审计通用方案

1、 采购专项审计通用方案 采购专项审计通用方案 适用对象：内部审计、应付会计 目录 一、 审计方案 二、 审计程序 三、 审计分工和日程安排 四、 审计所需资料清单 一、通用采购专项审计方案 1 1） 、审计目的： 根据公司的采购管理制度，对采购部门现阶段的 采购管理工作及内部控制状况进行审计检查和内控 评估，揭示其中存在的控制风险，并提出可行的建议 和改善措施。 2 2） 、审计内容： 【抄送】 第 2页共 26页 1 1、 采购管理制度是否有效和完善。 2 2、 采购计划、采购预算、实际采购是否得到良 好的遵循。 3 3、 公司对采购主要业务环节（供应商资质的审 编制： 审核： 批准： 核确

2、认、标书制作、招标、评标、询价、比价、 议价、合同管理、验收、退货、款项支付等） 的管理、控制是否完善。 4 4、对本年度审计问题进行后续追踪审计 3 3） 、审计范围： 20XX20XX 年 X X 月一 20XX20XX 年 X X 月期间的采购管理工作 4 4） 、审计人员： 5 5） 、审计时间： 、审计程序 审计程序 底 稿 索 引 执 行 人 复 核 人 时间 预算 【抄送】 第 3页共 26页 、对公司米购制度完善性检查、 评价 审计准备- 1 1、制度与流程： 编制: 批准：审核: 【抄送】 第 4页共 26页 (1 1)收集公司采购管理制度，评 价相关的米购管理控制措施是否

3、完备，采购活动各阶段是否都有相 关的管理规范。 (2 2)对供应商资质的审核确认、 标书制作、招标、评标、询价、比 价、议价、合同管理、验收、退货、 款项支付等主要业务的管理制度 进行分析，判断其与公司政策是否 存在差异以及差异的合理性，判别 其对实际工作能否起到管理控制 作用。 (3 3)用 VisioVisio 等制图软件绘制采 购流程图，判断其制度方面是否存 在控制缺失或溥弱环节，同时确认 采购流程的效果与效率。 现场审计- 【抄送】 第 5页共 26页 编制: 批准：审核: 【抄送】 第 6页共 26页 对准备阶段的问题、初步判断 进行核实，并与采购部门的员工充 分沟通，对现有的采购制

4、度作出客 观评价。 【要求】通过以上检杳，对米购管 理制度体系的完整性、预算管理体 系的健全和有效性、业务流程的清 晰与否以及主要内部控制环节是 否存在、是否有实际控制力度等问 题做出客观评价，提出合理建议。 一、米购管理主要业务工作的内控 情况检查 1 1、供应商管理阶段 审计准备- (1 1)收集供应商管理制度。 (2 2)了解供应商管理系统。 (3 3) 了解重要物资、固定资产价 格收集系统及系统内价格信息的 来源。 【抄送】 第 7页共 26页 审核: 编制: 批准： 【抄送】 第 8页共 26页 (4 4)获取人事组织架构图 现场审计- (1 1)从供应商管理系统获取本年 度主要供应

5、商清单，新进、淘汰供 应商清单，以 100%100%勺比率查核新 进、淘汰的供应商的引进、确认、 淘汰是否按制度执行，提供的资料 是否支持其操作。以此来确认供应 商评价制度是否有效执行。 (2 2)是否存在米购参与供应商评 价，供应商管理系统口令密码简单 易被猜测，员工被离职、调岗权限 未及时注销的情况。 编制: 批准： 审核: 【抄送】 第 9页共 26页 (2) 从价格收集系统调取重要物 资及固定资产价格进行整年度或 者几个年度的价格分析性复核，或 者借助第三方单位核实价格是否 合理。对于价格不合理的，则通过 印制假名片或者虚构单位，对材料 价格进行单独询价，以确保采购价 格真实合理。 (

6、3) 抽查 1010- -2020 家公司主要供应 商资质文件：包含营业执照、税务 登记证、组织代码证、法人代表身 份证，从工商局的官方网站调查了 解该法人的真实合理性。通过将法 人代表资料与人事入职登记资料 核对或者电话联系供应商，确认法 人代表或者公司负责人是否为公 司员工或家属。 编制: 批准：审核: 【抄送】 第 10页共 26页 (4 4)价格管理部门是否充分利用 了各种价格来源渠道，建立起容量 丰富的价格信息资料库；对于获取 的各种信息源，是否按照本公司的 物资种类进行了适当分类 【要求】通过核对、分析性复核、 电话访谈等方式，确保供应商管理 人员已经保证虚假供应商及劣质 供应商及

7、时得到淘汰，入围供应商 清单基本符合公司要求。 2 2、采购申请审批阶段 审计准备- (1 1) 了解采购部门程招标方式、 评标和中标标准。 (2 2)收集非招投标采购制度 (3 3)收集紧急采购管理制度 现场审计- - 【抄送】 第 11页共 26页 编制: 批准：审核: 【抄送】 第 12页共 26页 (1)1)从财务明细账抽查6 6- -9 9笔(可 分原材料、固定资产和办公用品) 需招投标的大金额采购，检查招标 过程资料的完整性、主要控制环节 的完备性和合理性。 对于重大物资或者固定资产采购， 对于参与报价的供应商是否设置 了供应商准入机制，如设置年营业 额、公司规模等。 采购业务招标

8、书是否详细具体，涉 及到所采购物资的具体规格、数 量、技术要求。 对于参与招标的单位，邀标应该高 于5 5 家，如果实际应标数低于 3 3 家，是否废标，未废标的是否提报 公司高层审批。 编制: 审核: 【抄送】 第 13页共 26页 批准：【抄送】 第 14页共 26页 对于常规物资的采购的招投标检 查是否为随机从供应商系统内筛 选，如为新进供应商是否按照供应 商管理制度进行了考核。 参与报价的单位是单独报价，还是 集体参与报价，对于集体参与报价 的，考虑是否存在绑标的可能，应 建议单独与竞标单位分别邀标报 价。 是否提供了样品，样品的质量是否 符合公司要求，是否由使用部门或 者技术部门出具

9、了相关的报告、是 否要求对方出具质量检验报告等。 采购人员不得参与评标。评标过程 记录是否元整，技术标、商务标评 定方法是否合理，是否有技术部提 供技术指标。 编制: 审核: 【抄送】 第 15页共 26页 批准：【抄送】 第 16页共 26页 定标程序是否符合集团及公司制 度要求，定标理由（质量最优、价 格最低、送货时间最短）是否充足。 （2 2）非招投标采购 对于重复购置的物资，如价格明显 高出前次购买所确定标准的计划 价，应将其作为重点审计对象，审 计是否存在问题。 是否存在非采购人员采购，或者非 米购人员米购后未由采购部门、使 用部门主管追认审批的情况。 比价基础是否致，如物资的规 格

10、、型号、性能、 采购是否有预算，非预算内的物资 采购是否采购量大于公司需求，采 购的物资是否符合公司要求。 询价、议价、比价有书面记录，如 为电话询价，而对方未对报价做确 认则此类询价认为不合宜。 编制： 审核: 【抄送】 第 17页共 26页 批准：【抄送】 第 18页共 26页 （3 3）疋点或者指疋米购 是否定期做材料、物资、服务的质 量评估。对于质量出现严重问题的 是否要求对方赔偿或者限期整改。 （4 4）紧急采购 是否定点采购或者协议公司，如指 定的超市、五金公司、文具用品， 低于一定金额的采购，是否有发 票。 是否以适当形式事先通知价格信 息部门，并于规定时日内补齐办妥 有关手续。

11、 （5 5）互惠易货采购 对于互惠易货采购是否真实合理， 对方物资的公允价值如何确认。 要求：结合后面的合同履行、现场 审计，实质性判断以上采购提交、 审批的真实合理性。 3 3、合同管理制定 编制： 审核: 【抄送】 第 19页共 26页 批准：【抄送】 第 20页共 26页 审计准备- （1 1）了解公司合同管理（包括审 批、存档、台帐管理等）的制度、 流程要求，实际操作管理模式，判 断其与集团制度规范是否致，差 异合理性，内部控制环节是否健 全。 现场审计- （1 1）抽取固定资产、原材料、办 公用品、服务合同各 3 3 份，检查其 起草、法务审核、管理层审批、档 案管理等工作流程是否符

12、合公司 要求。 （2 2）检查所抽取合同内容的合理 性： 确认合同关键条款（数量、质量、 颜色等）是否与招标书内容致。 如存在差异，差异是否合理。 【抄送】 第 21页共 26页 编制: 批准:审核: 【抄送】 第 22页共 26页 检查格式合同的版本、内容与集团 示范合冋要求是否相符。通过检杳 法务审核早或者法务审核记录，检 查非格式合同是否经法务人员审 核,。 检查合同主要条款是否存在约定 不足、不详、条款缺陷、不妥或不 具操作性，能否在维护公司利益的 基础上力求公平、公正。 合同内是否对供应商逾期交货造 成的财务损失和处理有规定。 (3 3)检查合同的实际执行情况： 根据业务实际进展情况

13、，检查合同 中关于采购、付款、验收付款是否 得到执行。 检查合同中约定的奖罚条款是否 得到执行。 【抄送】 第 23页共 26页 编制: 批准：审核: 【抄送】 第 24页共 26页 检查合同付款台帐是否清晰、及 时，并做到与起草部门、档案保管 部门及时核对，有无超出合同约定 的款项支付，是否由未经法务人员 审核的合同。 合同是否编号，档案保管室是否防 火防水，适于安全保管。 【要求】通过对以上检杳，对公司 合同签署、审批、履行等主要业务 环节的内部控制情况做出客观评 价，总结经验，揭示风险，提出建 议。 4 4、验收入库 审计准备- 了解公司仓库管理(验收入库、出 库)的制度 收集出入库单和

14、台帐 现场审计- (1 1)是否采购人员参与验收 编制： 审核: 【抄送】 第 25页共 26页 批准：【抄送】 第 26页共 26页 （2 2）主要物资采购是否有技术部 相关人员参与验收。或者由对方出 具 （3 3）验收时，是否按照合同核对 具体的数量，重量，品相等，对于 出现瑕疵的物品是否要求对方退 货，或者减免相应的应付款项，或 者对供应商进行处罚。 （4 4）出入库单是否为订本式，是 否联号；对仓库所有物资设置了台 帐。 （5 5）对于长期未使用的资产是否 编制了闲置资产清单 （6 6）通过对使用部门的员工使用 评价，了解采购的质量是否真实合 理。 【抄送】 第 27页共 26页 编制

15、: 批准：审核: 【抄送】 第 28页共 26页 (7 7)计量器具是否经过国家法定 检验机构的检验并出具了书面证 明；内部计量部门是否定期检查和 校对计量器具；计量器具的操作是 否正确合规；抽查计量记录并核对 实物数量，验证计量的准确性 (8 8)审查采购物资途中损耗。包 括：是否制订了合理的路耗标准； 实际损耗是否控制在标准范围之 内；损耗的处理是否合理。 (9 9)物资是否按分区及编号有序 排放；物资包装、标示是否符合规 范；易燃、易爆、剧毒等危险物资 是否隔离存放；库房防火、防盗、 防潮等措施是否到位。 ( (10)10)通过员工访谈等方式，锁定 需要抽验质量的物资，审计部和质 检部门

16、对物品进行再次审计抽查， 以确保采购物资的质量 编制： 审核: 【抄送】 第 29页共 26页 批准：【抄送】 第 30页共 26页 (1111)对供应商提供生产该产品的 材料成本、人工成本、制造成本、 管理成本、 运费、 毛利率等数据进 行复核(这个一般企业很少，制造 企业也很少，备查。) 【要求】通过对以上检杳，对公司 物资验收入库做出客观评价，揭示 风险，提出建议。 (五)财务支付款阶段 审计准备- 了解公司财务支付款制度 应付、预付款的明细账 现场审计- (1 1)是否按合同要求支付款，是 否存在提前付款的情况 (2 2)是否存在对方无法提供银行 开户账户，而是由他人代付，这种 情况要

17、考虑是否存在舞弊。 编制： 审核: 【抄送】 第 31页共 26页 批准：【抄送】 第 32页共 26页 (3 3)是否存在预付款长期挂账的 情况，而相应的服务和商品并未获 得。 (4 4)检查现有的支付款方式是否 充分享受了 “融资”的好处，是否 要对支付款方式进行调整。 【要求】通过对以上检杳，对公司 支付款做出客观评价，揭示风险， 提出建议。 二、后续追踪审计 审计准备- 将本年审计报告涉及采购部门的 问题，按照对公司造成的损失的严 重性进行分类归总。 所需资料- 审计报告、审计回复、定点供货目 录、价格申报审批单、采购计划和 物资质量标准 【抄送】 第 33页共 26页 编制： 审核:

18、 批准:【抄送】 第 34页共 26页 现场审计-对严重和非常严重的 审计进行复核 （1 1）现场逐项落实每类、每个问 题的改进情况。 （2 2） 对问题改进情况进行客观评 价，尤其区分舞弊问题和业务操作 不规范问题，对属于舞弊类型的问 题需彻底查核并另行抽查 3 3- -5 5 笔 以验证其整改效果。 （3 3）提出管理建议书。 （4 4） 根据管理建议书， 通过审计宣 导等方式，对各分子企业提出风险 控制要求。 三、审计工作分工与计划 【审计分工】 XXX XXX :负责采购管理制度的评价、需招投标的物资 的标书制作、招标、评标、合同管理、验收、 财务支付等审计 【抄送】 第 35页共 2

19、6页 编制: 批准： XXX XXX :负责供应商资质、不需招投标物资及紧急采 购物资的议价、比价、合同管理、验收、财 务支付款工作的审计。 XXXX XXXX :负责本期问题的汇总并编制审计报告以及问 题追踪审计 【审计计划】 1)1) 审计准备工作： 1 1、 收集、分析、评价采购管理制度。 2 2、 财务系统内导出截至查核日的采购费用明细账。 3 3、 了解公司本年采购预算、实际采购情况以及两 者的差异。 4 4、 了解公司的招投标管理现状，包括：招投标方 式、评标方式。 5 5、 了解非招投标物资采购的现状：询价、议价、 比价。 6 6、查阅前期审计报告得出前期已经存在的审计 问题，汇

20、总本期审计发现，分析、判断审计 对象目前比较突出和急需解决的问题。 编制： 审核: 批准： 成果要求 审核: 【抄送】 第 36页共 26页 1 1、 工作过程需编制底稿记录。 2 2、 完成审计准备分析报告，确定审计抽样的具体 对象和现场审计重点。 2 2）现场审计工作： 根据审计分工和审计程序要求完成现场审计工 作。 1 1、 审计抽样内容： 2 2、 基本时间预算： （1 1） 首次进场会议 （2 2） 制度评估- （3 3） 采购、合同管理、验收、付款审计测试 （4 4） 现场沟通会议- （5 5） 审计问题的改善后续追踪审计 （6 6） 出具本年度审计管理建议书- 成果要求 编制： 批准： 1 1、 工作过程需编制底稿记录，关键证据需复印 2 2、 完成审计报告。 审核: 【抄送】 第 37页共 26页 四、采购审计所需资料清单 1 1） 前期资料 1 1、 物资采购目标和计划； 2 2、 前期物资采购审计工作底稿； 3 3、 公司资料，例如公司结构图和工作说明、政策 和程序手册以及重大的公司系统变化等； 4 4、 财务会计资料； 5 5、 相关制度规定，例如采购政策、采购程序制度、 授权审批制