浅谈档案信息化管理

1、    浅谈档案信息化管理    蹇令峰+严晓华+张萍摘 要：档案的信息化管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，忽视了档案信息的规范化与标准化建设，这是当前我国档案信息化建设普遍存在的问题。关键词：档案信息化；管理；问题；措施一、档案信息化管理的内涵1.以网络化为基础实现信息化管理档案的信息化管理，很重要的基础就是网络。档案信息化管理的一大特性就是网络化。随着互联网的发展，网络的运用已经渗透到各行各业。基于网络化的基础上进行档案的管理，不仅能够提高档案管理的工作效率，还能最大限度的节省相关的人力物力，对于档案完整性的保持

2、上，网络化的运作也体现出最大的优势。2.基于数字化的管理模式从字面上就可以明显的看出，它与数字信息有着极为密切的联系。对档案进行信息化的管理就是指基于数字化的基础上，对各类文件或者是图纸进行扫描，进而转化成为电子资源的形式。电子资源的最大优势就是能最大限度的节省空间，提高管理工作的效率和准确性，而且在查询和整理环节，也提供了巨大的便捷。3.档案管理的目的就是使用档案档案管理的最终目的是对档案的信息进行使用。采用信息化管理的模式不仅能够提高管理的效率同时也能提高对于档案信息的使用效率。上文已经对档案信息化管理的含义有了一定的了解，而结合我国档案管理的现状来看，档案信息化管理的推进有一定的现实意义

3、，不仅能够将管理者从繁琐的管理工作中解放出来，还能促进整个社会的档案意识的形成。二、当前档案信息化管理面临的问题1.檔案信息化建设缺乏统一的标准与规范片面重视高档的计算机系统以及先进通信设备的购置，忽视了档案信息的规范化与标准化建设，这是当前我国档案信息化建设普遍存在的问题。这不仅增加了档案信息化建设中的资金投入，还没能体现出档案信息化的服务功能。2.档案信息化建设缺乏有力的支持（1）缺乏国家与政府的有力支持。我国当前的档案信息化建设无论是在技术上还是在组织都缺乏政府的支持，没有明确的技术性与管理性标准，处于自我探索的阶段，影响了档案信息化建设。（2）缺乏可靠的硬件环境。我国当前档案馆所开发的

4、计算机软件，实用性与通用性还比较滞后，且设备的性能不能满足档案信息化建设对硬件设备的要求。3.档案馆的建设阻碍了档案信息化建设目前我国的档案馆中，以传统档案馆居多，档案的完整性保管与保护是其建设的重点，缺乏充分的信息化规划，现有档案馆的规划布局不能满足档案信息化建设的需要，从而制约着档案信息化的建设与发展，也使属域内的档案室无法遵从。4.档案信息化建设缺乏高素质复合型人才高素质技能型人才是科技档案信息化建设的必要保证。然而当前的档案管理人员的信息技术知识水平普遍偏低，操作技能较为匮乏。同时，在档案管理人才配置方面缺乏合理性，极度缺乏系统开发、信息导航、程序维护等方面的人才，这就严重限制了档案信

5、息化建设进程的推进。三、加强档案信息化管理措施1.档案信息化建设必须建立档案信息化管理制度，树立安全保密意识（1）档案信息化管理有别于传统的档案管理方式与方法，因此，档案管理部门要结合自身的实际情况，建立一套新的并适合档案信息化管理的规章制度，如档案工作制度、档案信息的管理规范、档案信息安全保密制度以及机房管理制度等，使档案信息化管理有制度的保障，实现档案信息化管理的规范化与标准化。（2）树立安全保密意识。档案信息化建设中一个重要的问题即是安全问题。电子档案信息是通过数据的形式储存在数据库中的档案信息，若出现安全问题，就可能造成大量的数据损坏。因此，在档案信息化建设过程中，要加强安全防范意识，

6、注意保存档案数据的储存盘，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。2.加强档案信息化管理必须合理有效利用资源档案信息化管理的优势之一就是提高档案资源的有效利用率。但在资源的使用这一环节需要注意以下问题：（1）软硬件设施的统一配备。相关软件硬件设施的完善，是档案信息化管理建设正常进行的基础保障，它会直接决定着档案资源入库后一系列工作的正常开展，因此对于软件硬件设施的统一配备也是建设开始之前必不可少的准备工作，它不仅有利于提高信息资源的使用率，对于一些网络技术的支持上，同样也发挥着重要的作用。（2）规范相关的管理机制。相较于传统的档案管理，档案的信息化管理建设过程中，同样应该完善相关

7、的管理机制，无规矩不成方圆，不管是对于档案管理层的制约还是档案资源使用者的规范都有着极为重大的意义。（3）资源的准确性。档案本身就具有严肃性的特性，对于档案资源的扫描、入库以及整理环节一定要注意资源的准确性，不要出现一些过失性的错误。（4）资源的完备性。档案资源信息化系统建设之前仍需要一部分人力劳动，而人力劳动难免出现疏忽，因此，在信息的录入过程中，相关的监督人员应履行相应的职责，避免资源遗漏现象的出现。（5）定期的检查和更新。随着我国人口流动性的加大，对于档案管理工作的更新速度方面也有了新的要求，对于档案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在档案管理的信息化建设当中，对于档案的更新也应

8、得到一定的技术支持，同时还应配备相关的专门的部门开展档案的更新工作。3.档案信息化管理系统的标准化构建档案管理的信息化建设并不是一项容易的工作，它涉及的环节较多，且存在许多容易被遗漏的地方，因此，在具体的信息化建设过程当中，相关档案主管部门应提高重视程度，聘请相关的专家对管理系统的构建做出一套详尽的计划，并且对于相关的工作原则以及工作任务的分工应尽量细致到每个部分和环节，尽量减少疏漏。信息管理系统建设的过程中，提高相关的硬件操作上的要求，并且对于网络安全问题采取相关的措施，按照行业化的标准对档案信息化管理系统进行科学合理的构建。4.档案信息化建设需要加强人才培养，建设档案信息化管理队伍（1）加强对现有的档案管理人员的培训。现有的档案部门工作人员是档案信息化建设的中坚力量。因此，在档案信息化建设的过程中，要注重保障现有档案工作人员的权益，并采取有效的方式，激发他们的积极性。加强对现有档案工作人员信息知识的教育，训练他们的实际操作技能。（2）引进高素质的信息化技术人才。在档案信息化建设过