10XX股份公司模板费用合同管理实施细则

1、四川XXXX股份有限公司费用合同管理实施细则（试行）第一章总则第一条为规范公司费用类合同管理，防范经营风险, 维护企业合法权益、提高企业经济效益，明确管理职责，根 据中华人民共和国合同法及公司实际情况，特制定本实 施细则。第二条 本制度适用于XXXX各部门、子公司、分公司 及项目部。第三条 本制度所指的“费用合同”是指母公司、子公 司根据合同法及其他法律法规，以法人名义对外签定的 合同（包括具有合同性质的意向书、协议书、章程等）。第四条 本细则所指的“合同管理”是指对费用合同签 订前的审批、未生效合同文本审查、合同执行及监督、生效 合同文本归档管理，包括供应商、客户档案的审核及建档管 理，商务

2、谈判、合同的签订、履行、变更与解除及纠纷处理 等全过程的管理。第五条 费用合同管理是公司费用管理活动中的一项 重要内容，公司特设立合同管理专员岗位，各部门应强化合 同管理职能及流程，认真落实，严格遵守，切实执行好本办 法。第二章合同文本的拟订第六条 以下费用项目，一般应采用书面格式：礼品购买、大批量办公用品购买、租赁、设备及房屋维 修维护、销售外包安装、外包今后维护、资料及表单印刷、 专业咨询及顾问、审计、评估、广告宣传、借款及担保、公 司车辆定点加油维修合同、销售佣金、产品认证、猎头服务 以及单项费用金额较大的费用项目。第七条合同文本主要要素：（一）合同首部分，应写明合同双方的全称、签约时间

3、 和签约地点；（二）合同正文部分，应注明合同标的、金额及大写金 额、双方责任权利、违约责任及纠纷处置办法，其中：合同 大写金额书写应规范，并与小写合计金额保持一致；（三）办公物品等购货合同，一般情况下应以购现货为 主，付款尽可能采用月结、季结方式支付，合同应明确供货 方必须开具增值税专用发票。预付款原则上不超过合同总价 款的30%；（四）拟订工程外包合同，应约定工程完工后应组织验 收，并由施工方编制决算报告；工程尾款结算前提为工程经 业主验收合格并取得盖章签字的验收报告时；（五）对于合同争议的解决方式约定，除合同履行地在 我公司所在地外，签约时应力争由我方所在地人民法院管辖。第三章合同审批管理

4、第八条 所有合同，都必须遵守国家的法律、法规及相 关政策，凡是不合法合同，均不准予签订。第九条 凡金额大于2万元的费用合同，必须先由公司 主管领导组织业务、法务、财务等部门进行事前评审，然后 书面批准其事项发生，业务部门据此发起合同审批流程。第十条合同审批流程中必须有法务、财务部门参与审 查，然后按照分级授权原则批准合同。合同批准人对其批准 合同的后果负责。法务、财务部门评审时间自接到合同之日 起不超过2个工作日。（一）法务审查的主要内容：合同条款及事项的合法合 规性、权利义务对等性、是否有潜在风险；（二）财务中心审查的主要内容：合同的价格是否合理、 价款计算是否准确、支付方式是否合理可行，发

5、票开具及取 得时间是否正确。第十一条合同审批权限：参照关于管理权限分级授权审批的通知执行。第十二条合同审批流程：（一）日常经营性费用合同：申请部门提出方案及预算一方案评选（财务、销售、法 务、费用受益部门等参加）一审批一签订合同；（二）特批类费用合同1、广告宣传费用合同总裁办公会作出发布广告决议f广宣部门拟定方案、预 算并申请一方案比选f审批f签订合同f财务中心备案2、借款（发行债券）合同、担保合同、抵押合同、质 押合同资金部提交融资方案一方案评选一董事会审批签订 合同3、委托加工合同采购部提交方案及预算一方案评选一审批一签订合同第四章合同签订及履约第十三条合同签订管理（一）合同双方签字人，除

6、法定代表人外，必须是持有 法人委托书的代理人。代理人必须对本企业负责，对本职工 作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法委 托人均无对外签约权利，公司将于每年初签发授权书，对代 理人及相应权限进行约定。（二）合同签订时，必须盖公司合同专用章；并注明合 同有效期限、公司地址、联系人以及联系电话；合同页数超 过一页的，除在公司名称处盖章外，还应加盖骑缝章。（三）合同管理专员在对合同盖章之前，应复核合同审 批手续是否齐全；对审批手续不全的合同，应提请经办人完 善手续后方可盖章。第十四条合同履行管理（一）合同依法签定后，即具有法律效力，应当实际、 全面地履行。一切与合同有关的部门、人员都必须

7、本着“重 合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保 合同的实际履行或全面履行。（二）合同履行完毕的标准，应以合同约定或法律规定 为准。没有合同约定或法律规定的一般应以物资交清，工程 竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。（三）财务中心根据合同条款对外付款，对具有下列情 形之一的业务，可予拒绝付款：1、应当订立书面合同而未订立书面合同的。2、付款单位与合同签订单位名称不一致的（有合同签 订单位出具的盖有合同单位公章的委托代收代付款证明的 除外）。3、未按合同约定提供发票的。第十五条合同经办部门在合同履行中遇履约困难或 违约等情况应及时向公司管理层汇报并通知财务中心。由于 公司

8、其他部门使得合同履行困难或造成违约等情况，合同经 办部门应提请公司管理层解决。如存在人为故意造成，将追 究相关人员责任。第十六条合同经办部门与财务中心相关岗位人员应 实时监督合同履行情况，并根据合同编号各自设立合同交接 表，对合同履行情况进行登记。第五章合同的变更及解除第十七条我方变更或解除合同应通知对方并釆用书 面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。第十八条 有关部门收到对方要求变更或解除合同的 通知后必须在当天内向部门领导汇报并通知财务中心相关 岗位人员。第十九条 变更或解除合同的通知和回复应符合公文 收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为 合同组成部分交由合同管理部

9、保管。第二十条 变更或解除合同的通知和回复应符合公文 收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为 合同组成部分交由合同管理范围。第二十一条合同变更后，合同编号不予改变。第二十二条更或解除合同。第六章合同争议处理第二十三条合同在履行过程中如与对方当事人发生 争议的，应按合同约定进行处理；如无合同约定，则按合 同法等有关法规妥善处理。第二十四条 因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保 障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重 对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减 少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主 次，合情合理解决。第七章合同档案管理第二十五条

10、合同作为公司对外经济活动的重要法律 依据和凭证，其传递过程中的交接手续尤为关键。各部门与 合同管理专员应分别建立合同交接表，每份合同的传递都应 有交接记录，以明确责任。其主要内容包括：合同号、经手 人、签约日期、合同标的、金额、对方单位、合同履行情况、 原件是否已返回等；合同交接表应及时更新，做到准确、完 整。各部门应按月与合同管理专员进行对账，以核查合同原 件是否已归档、合同是否已履行完毕、合同是否有变更等。第二十六条 所有签订生效后的合同原件，由合同管理 专员负责归档保管。归档时应按合同类型进行分类归档，每 类按合同编号进行顺序保管，不得重复或遗漏。每份合同应 包括合同正本、副本及附件、合同文本的签收记录、变更、 解除合同的协议（包括文书、电传等）等。第二十七条根据业务情况，需我方先盖章办理的合同, 经办部门在对方盖完章后向合同管理专员提交原件；未收回 原件的，如发生经济业务纠纷，由合同经办部门