合约流程制度(试行)

1、湖北现代城建集团合约流程及制度键入文档副标题键入作者姓名选取日期 目录第一章：总则1第二章 招标分类2第三章 商贸合约部及各部门招标工作职责4第四章 招标流程说明7第五章 承包商资料库11第六章 招标回避11第七章 保密条款12第八章 合同管理13第七章 合同的订立14第一章：总则第一条 为适应湖北现代城市建设发展公司（以下简称“公司”）发展需要，保护公司利益及招投标当事人的合法权益，规范操作，提高效率，达到节约成本、控制工期、确保质量及提高投资效益的目的，根据中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国政府采购法、工程建设项目施工招标投标办法及工程建设项目货物招标投标办法等法律法规、湖北省实施中

2、华人民共和国招标投标法的有关规定结合公司的实际情况，特制定本试行办法。第二条 公司招标工作应当遵循合法合规原则、公正透明原则、廉洁奉公原则及竞争合作原则。（一）合法合规原则：公司所有招标活动必须遵守国家及当地政府部门制订的各项法律法规，必须遵守上级主管机构制订的各项规章制度，自觉接受相关部门的监督管理，不得做出任何违法违规的行为，任何单位和个人也不得非法干涉正常的招投标活动。（二）公正透明原则：根据具体项目情况，公开招标相关信息；相关决策由有关职能部门公开讨论，报公司领导决定；参与招标活动的工作人员应公平对待每位投标人，保证投标人的合法权益，不得歧视任何投标人。（三）廉洁奉公原则：所有参加招投

3、标活动的工作人员不得利用职权之便谋取私利，严禁主动或被动收取投标人财物，严禁与投标人串通损害公司利益。（四）竞争合作原则：所有招投标工作既要使投标单位之间有充分竞争，同时又要与中标人充分合作，为中标人创造良好的工作条件，并逐步与具有强烈合作意愿且实力雄厚的承包商建立战略合作伙伴关系，长期互利互惠，共同创造双赢局面。第三条 本办法适用范围包括公司投资开发的所有房地产项目。第四条 本办法适用于公司范围内所有与工程建设相关的招标活动，包括勘察、设计、施工、监理、材料设备采购、咨询、检验检测等。第二章：招标分类第一条 按招标方式分类（一）公开招标或邀请招标：按国家及地方政府制订的各项招投标法律法规执行

4、，公开招标或邀请招标项目应通过工程所在地建设工程交易中心进行。（二）询价：总造价人民币5万元以上，由商贸合约部组织，一般采取询价方式，选择至少3家承包商进行竞标。（三）竞争性谈判：性质特殊的项目，经公司领导批准，选择至少2家承包商进行竞争性谈判。（四）单一性谈判：经公司领导批准，选择单一承包商进行谈判，必须满足以下至少一项要求：1.为确保原有项目一致性或者服务配套的要求，需要继续由原承包商提供服务的；2.满足项目要求的承包商存在唯一性，或由于地域差别、贸易壁垒等原因造成实质上的承包商唯一的；3.直接委托公司下属专业公司承担的工程；4.性质特殊的项目。（五）议标：总造价人民币5万元以下（含5万元

5、）的项目，可采取议标方式确定承包商。第二条 按招标规模分类（一）战略伙伴合作单位：为保证工程建设质量、加快项目建设进度、节约建设成本，采用公司建立的承包商或供应商库内战略伙伴合作单位，实现优势互补，强强联合，共同发展。（二）集中询价为集中资源优势，实现规模效应，最大限度降低成本，公司同期进行或同类型的项目进行汇集，并提供其组织集中询价所要求的相关资料。（三）单项招标：除选择战略伙伴关系或实行集中询价以外的项目，需按具体项目单独进行招标。第三章：商贸合约部及各部门招标工作职责第一条 询价组织部门（一）执行部门 1.商贸合约部负责公司年度招标（询价）计划，并负责土建及总包管理服务、机电安装、幕墙、

6、装修工程和集中询价（采购）等招标项目的组织实施。2.成本控制部是负责 。3.工程管理项目部、设计管理产品研发部参与商定招标范围、技术要求、现场管理要求等，财务部负责参与商定支付办法等。（二）审计机构 部是招投标工作的审计部门，负责审核的文件等主要有：1.审核招投标管理制度及工作流程；2.审核招标策划、招标文件及限价等招标工作过程文件；3.审核评标结果；4.审核招标相关的报告或请示；5.其它需要审核的事项。第二条 各职能部门招标工作职责（一）产品研发部1.负责审核设计图纸，督促设计单位按要求及时提供招标图纸；2.为公司物料采购提供设计要求及技术支持，并积极应用集中采购成果；3.参与承包商及供应商

7、资料库组建、管理工作；4.其它招投标活动需要配合的工作。（二）工程项目部1.参与商定项目招标计划，并参与招标计划优化、平衡讨论；2.参与确定招标范围、技术要求、现场管理要求、支付办法等；3.负责协调与政府主管部门的关系，提供招投标需要的工程场地等必要条件；4.负责审核招标图纸；5.参与承包商及供应商资料库组建工作；6.组织查勘现场；7.组织材料评板、定板评审工作；8.参与合同的谈判、签订及执行；9.其它招投标活动需要配合的工作。（三）成本控制部1. 2. （四）商贸合约部1. 负责公司招标工作的组织和管理；2. 负责组织招标文件及合同文本标准版本的制订及修订工作；3. 参与承包商库及供应商资料

8、库的组建、管理工作； 4.组织实施招投标全过程工作，从招标方案策划、招标文件编制、评审至发出中标（中选）通知书；5.负责跟踪收集政府行政主管部门、建筑市场最新资讯，及时对招投标工作做出调整；6.负责招标结束后资料的整理、移交；7.负责建立招标过程资料台账；8.负责组织合同的谈判、签订及执行；9.负责合同与各部门交底；10.跟踪合同履行情况，协助处理执行中出现的问题。 (五)营销部1.参与材料评板、定板评审工作；2.参与承包商及供应商资料库组建工作；3.其它招投标活动需要配合的工作。（六）战略发展部1.负责协调与政府主管部门的关系，办理并提供招投标需要的相关报建资料；2.其它招投标活动需要配合的

9、工作。（七）财务部1. 参与标准合同架构及合同标准版本制定，从财务角度提出合理化建议；2. 负责投标保证金的收取、退还工作；3. 负责提供招标所需的资金证明；4. 负责履约保函的管理；5. 价款、支付条件等合同条款；6. 其它招投标活动需要配合的工作。第四章：招标流程说明第一条 招标工作流程及说明1、项目整体招标计划：项目整个节点招标询价启动时间、定标时间、供应商入场时间；2、年度招标采购计划：本年度的招标询价启动时间、定标时间、供应商入场时间；3、招标询价策划：主要内容包括招标前期工作及各部门分工、招标方式、标段划分、合同关系、合格投标人条件及正式投标人、是否需要编制及公布投标限价、主要合同

10、条件（合同版本选用、承包范围、工期要求、计价方式、物料供应方式、支付方式等）和招标工作计划等关键内容。4、招标询价文件：主要内容包括招标询价要求、时间、合同及相关资料；5、答疑：对各投标人对招标询价文件提出异议作出解释和招标人对招标文件作出的补充；6、项目经理面试：由项目部、产品研发部、成本控制部、商贸合约部对投标人的项目经理进行面试，排除不满足条件的项目负责人；7、开标及评标：对投标人的投标文件进行开标，对商务部分由成本控制部进行分析，技术部分由产品研发部及项目进行分析；8、谈判：由项目部、产品研发部、成本控制部、商贸合约部对投标人的商务部分及技术部分进行谈判。并形成会议纪要报公司领导；9、

11、二次回标：投标人对谈判内容对投标文件进行修改；10、定标：将整个招标过程形成定标报告，整理项目部、产品研发部、成本控制部、商贸合约部意见报公司领导审批，由公司领导确定中标单位；11、合同签订：发出中标通知书，并要求中标单位提供最终版投标文件经项目部、产品研发部、成本控制部、商贸合约部确认形成合同附件；12、合同交底：商贸合约部将整套合同文件、项目已经进场单位名单联系人及现场情况，由商贸合约将中标人及合同文件交予项目并将合同主要条款予以说明；第二条 议标流程及说明1、议标申请：由于项目的特殊性、项目的紧急性、承包人的特殊性由商贸合约部提出议标申请，经公司领导批准；2、招标询价策划：主要内容包括招

12、标前期工作及各部门分工、招标方式、标段划分、合同关系、合格投标人条件及正式投标人、主要合同条件（合同版本选用、承包范围、工期要求、计价方式、物料供应方式、支付方式等）和招标工作计划等关键内容。3、议标询价文件：主要内容包括询价要求、时间、合同及相关资料；4、答疑：承包单位对招标询价文件提出异议作出解释和招标人对招标文件作出的补充；5、报价：承包人根据询价人提供资料进行报价并提出技术文件；6、谈判：由项目部、产品研发部、成本控制部、商贸合约部对投标人的商务部分及技术部分进行谈判。并形成会议纪要报公司领导；7、二次回标：承包人对谈判内容对投标文件进行修改；8、定标：将整个议标过程形成定标报告，整理

13、项目部、产品研发部、成本控制部、商贸合约部意见报公司领导审批，由公司领导确定；9、合同签订：发出中标通知书，并要求中标单位提供最终版投标文件经项目部、产品研发部、成本控制部、商贸合约部确认形成合同附件；10、合同交底：商贸合约部将整套合同文件、项目已经进场单位名单联系人及现场情况，由商贸合约将中标人及合同文件交予项目并将合同主要条款予以说明；第三条 具体文件的编制1. 编制招标策划方案（1）商贸合约部编写招标策划方案初稿，与公司共同讨论确定终稿。（2）招标策划方案主要内容包括招标前期工作及各部门分工、计划投资金额、招标方式、标段划分、合同关系、合格投标人条件及正式投标人产生办法、评标办法、是否

14、需要编制及公布投标限价、主要合同条件（合同版本选用、承包范围、工期要求、计价方式、物料供应方式、支付方式等）和招标工作计划等关键内容。（3）计价方式的确定： 施工类项目招标根据工程专业类别特点和具体情况，对计价方式有所区分：可采用总价包干或综合单价包干方式。各业务部门编制工作计划时，应预留合理时间。 集中询价原则上统计初步数量，综合单价包干方式。（4）施工类招标项目原则上要编制标底，重要项目需要编制拦标价。（5）评标办法确定：评标办法应按照最低投标价法、综合评分法或公司允许的其他评标方法。如有特殊项目需调整评标办法的，应由商贸合约部或成本控制提出建议报公司领导批准。2.编制招标文件（1）招标文

15、件应准确、全面，对于涉及招、投标双方利益的核心条款，应在招标文件中表述清晰，避免事后发生纠纷。而作为招标文件原则上组成部分的计价依据，对造价产生实质影响的有关内容构成必须在招标文件中表述清晰、准确和完整。（2）招标文件审核部门为成本控制部、项目部、产品研发部、财务部、审计部与分管领导。3.投标单位选择（1）邀请招标的投标单位来源 在公司对应区域承包商资料库未建立的情况下，由公司各部门推荐满足要求的承包商，公司对推荐单位进行考察，择优选择不少于3家合格参投单位，并将合格参投单位的情况形成考察报告，向公司领导汇报审批确定。 在公司对应区域的承包商资料库已建立情况下，商贸合约部直接从公司对应区域承包

16、商资料库随机抽取不少于3家投标单位；对项目影响较大的工程，商贸合约部也可根据以往年度承包商评价情况，会同公司择优推荐承包商资料库中符合要求的承包商参加投标，并将参加投单位的情况公司领导汇报审批确定。 在正式投标前，商贸合约部会同公司组织对拟邀请单位项目经理进行面试，只有通过项目经理面试的投标人才具备投标资格。4. 开标、评标及定标（1）开评标工作严格按照招标文件各项规定执行，公司各个部门经过公开、公平、公正评审后，依法推荐中标候选人。（2）开评标工作应遵守公司的规章制度，自觉接受公司工作人员的监督。（3）公司领导根据定标报告中说明进行审批，确定中标单位。（4）评标时，若合格投标人不足3家，当次

17、招标工作失败。将整个招标询价过程形成文件、分析及后续工作安排的书面报告，经公司领导审批后，采取重新招标、谈判或其它方式选择承包商。5招标评估（1）招标完成后，由商贸合约部负责将招标过程中重要资料归档，包括招标策划方案、招标文件、投标单位名单及资格审查报告、招标文件、投标文件等。（2）项目部及成本控制部负责承包商的后期配合度及实力进行评分。第五章：承包商资料库第一条 公司建立承包商资料库，由商贸合约部负责管理。第二条 商贸合约部承包商库实行动态管理，公司应及时反馈承包商履行合同情况，由商贸合约部对资料库内容进行调整。第三条 招标询价，原则上首先在承包商库中抽取正式投标人；若承包商分库中没有相应单

18、位或尚未建立时，由公司各个部门推荐，商贸合约部组织对推荐单位进行考察，择优选择合格投标单位；特殊项目，经公司领导批准后，可选择特定承包商。第六章：招标回避第一条 与投标人有利害关系的工作人员不得参加相关项目的招标工作，因工作需要的，可出席相关招标会议。利害关系指：（1）公司招标工作人员与投标人的主要股东和高级管理人员之间具有亲属关系；（2）公司招标工作人员近三年内有在投标人处工作的经历；（3）公司招标工作人员与投标人及其工作人员之间具有其他关系，可能影响招投标的公正性。第二条 在工作过程中，相关人员发现可能与投标人存在上述任一种关系的，应自动告知审计部提出回避，若应回避而未回避的，审计部查实，

19、视情节轻重给予处理。第七章：保密条款第一条 公司招投标活动中有关的承包商资料库内容、尚未公开的招标文件、投标限价、商务谈判的底价、资格预审结果、收取的投标文件、评标过程、定标意向及其他一经泄密将对公司招投标工作造成不利影响的文件或信息均属于公司的保密内容。第二条 公司因工作关系制定、接触上述文件和信息的工作人员必须严格按照公司有关保密制度和相关法律的规定履行保密义务。保密文件的制定、复制、传达、使用、移交、归档、销毁全过程应有专职人员负责，严防无关第三人窥窃上述文件和信息；在职权范围内知悉保密文件和信息的工作人员不得在公共场所讨论保密文件和信息的内容、未经批准不得向公司其他无权获悉保密文件和信

20、息的员工和非公司人员泄露保密文件和信息。第三条 招标工作人员必须严格遵循实事求是、客观公正、谨慎评价、诚实廉洁、保守机密的职业操守，对有关招投标资料承担保密责任，任何情况下不得泄密，否则按公司有关制度处罚，情节严重涉嫌犯罪的，移交司法机关追究刑事责。第八章：合同管理第一条公司对合同实行归口管理与统筹管理相结合的模式。公司各部门按照本办法的规定，在各自的职责和业务范围内对特定合同事务进行管理。商贸合约部按照本办法的规定，对公司合同事务实施统筹管理，并提供相应的服务。公司合同事务归口管理如下：（1）项目开发类合同统一归口 部管理； （2）办公行政、人力资源等公司管理类合同统一归口 部管理； （3）

21、营销费用类和销售类合同由 部管理；（4）资金、税务及保险类合同由 部管理。第二条商贸合约部负责管理如下合同事务：（1）建立健全公司合同管理制度，完善合同管理流程，对公司各部门的合同管理工作进行指导，并定期向公司领导报告；（2）就公司拟签订的合同进行法律审核，就特定合同的合法性、可能存在的法律风险及其防范提出法律意见和建议；（3）会同各相关部门拟定各类在公司经营管理中需多次使用的格式合同文本；（4）按本办法规定参与公司重大投资、资产处置等重大合同的草拟与谈判工作；（5）对公司合同履行过程出现的问题和纠纷提供法律意见和建议，及时处理合同纠纷，参与调解、仲裁和诉讼事务，依法保障公司合法权益；（6）办

22、理其他合同法律事务。第三条公司各职能部门按照本办法及公司规章制度的规定，在其职权范围内管理如下合同事务：（1）负责所承办合同的谈判与草拟工作，参照合同范本，依法办理合同签订、变更、转让、解除、终止等有关事宜；（2）严格履行所承办合同，及时向法律专员及相关部门通报合同履行中发生的问题；（3）参加相关合同纠纷的调处和解决；（4）依本办法及其他有关规定进行合同的整理、备案等工作。第四条公司按规定指定各部门履行合同管理职责，商贸合约部配备法律专员负责合同统筹管理和业务指导，制定符合本企业实际的合同管理制度，各业务部门负责合同的履行。第五条 公司各部门均应配置兼职合同管理员，负责本部门合同的台帐管理、履

23、行跟踪、统计、与合同相关资料的归档等工作，并负责审核本部门拟签订合同的形式完整性。财务部、商贸合约部与各合同归口管理部门应定期核对合同台账。合同管理员应具备相应的专业知识，定期参加公司举办的法律知识培训，熟悉公司的合同管理制度与流程，在业务上接受法律专员的指导。第九章：合同的订立第一条公司对外缔结的各类合同，均应在履行前签订书面合同，严禁合同倒签现象，即未签订书面合同而实际履行或开始履行的情形。第二条办理特定合同事务的部门是合同承办部门。合同承办部门应对公司拟订立合同的必要性与可行性进行评估，形成书面可行性报告或方案，经公司领导批准后，方可进入合同谈判及签约程序。第三条在订立合同之前，合同承办部门应严格审查订立合同相对方的情况: 是否为独立法人；审查是否具有法人营业执照，且是否在有效期内以及年检状况；审查经营范围和经营方式；是否取得履行