UM_MM02_GA_PurchaseRequest

1、第二章-MM02_总务请购流程1. 流程说明此流程是针对各相关部门产生的广告投放/型录印刷、培训、固定资产、低值设备（VCD、DVD、TV、手机、白板、碎纸机、传真机）、备品备件的请购作业。1. 对于各部门产生固定资产和低值设备的需求后，先向财务部申请内部订单号、向总务部申请在建工程号，并填写请采购验收单的请购部分，由部门主管审批核准，再由系统维护人员在系统中创建PR，由总务部判定是否购买，如可以调拨，由总务部取消PR。2. 对于产生广告投放/型录印刷和培训服务需求后，由需求部门先向财务部申请内部订单号，并填写请采购验收单的请购部分，由部门主管审批核准，再由系统维护人员在系统中创建PR。3.

2、对于产生备品备件的需求后，先填写请采购验收单的请购部分，由部门主管审批核准后，再由系统维护人员在系统中创建PR。本流程涉及二种情形：采购申请的创建、修改。注意事项：1. 所有的固定资产请购，都统一在company code F001下创建。2. 在请购固定资产，必须先向财务部申请内部订单号，向总务部申请再建工程号。3. 对于低值设备（VCD、DVD、TV、手机、白板、碎纸机、传真机）的采购与固定资产采购相同。4. 在请购广告投放/型录印刷、培训时，必须先向财务部申请内部订单号。5. 系统维护人员在系统中创建完毕采购申请后，必须在请采购验收单中的系统维护人员栏位上签字确认。6. 总务部在取消采购

3、申请后，要及时通知请购部门。7. 财务主要对专项费用和资本化费用进行内部订单的控制。1. 专项费用：1） 广告费用户外看板、型录、电视广播网络、报刊杂志黄页、赠品2） 教育训练费用3） 研发费用2. 资本化费用2. 流程图3. 系统操作3.1. 操作范例例1：创建采购申请单：申请购买一台空调，评估价格在5000元。例2：创建采购申请单：申请广告投放，评估价格在20000元。例3：取消采购申请单：18000050。3.2. 系统菜单及交易代码例1：后勤®物料管理®采购®采购申请®创建交易代码：MM51或MM51N3.3. 系统屏幕及栏位解释栏位名称栏位说明

4、资料范例凭证类型此栏位为必输项；订单类型共分为3类；ZB为总务类采购申请单，NB为标准采购订单，ZZ为分公司与总部的采购申请。ZB采购申请此栏位不必输，待请购单建立完成后，系统将会自动产生请购单号。项目类别系统预设空白，表示此为标准之请购单，如S：第三方，表示业务部门为第三方交易所开立的请购单。工厂此栏位为必输项，工厂是挂在公司下的，总务类工厂为FZ00FZ00采购组此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头501需求跟踪号此栏位不是系统自动生成号码，是自定义的，便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪按<Enter>键或进

5、入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例A此栏位为必输项；科目设置指为了使收到订购的货物时系统能自动过帐所定义的数据。当进入科目设置时，系统进行内部检查并且建议帐户号。系统预设为空白，供一般之物料请购用；科目设置类型可分为：K（成本中心）、A（资产）、Z（专项费用）；如采购办公用品、服务、劳防用品、备品备件等，科目设置为K；采购固定资产、低值设备，科目设置为A；采购培训、投放广告/型录，科目设置为ZA固定资产短文本此栏位为必输项；短文本指所要请购的物料的描述，包括规格、品名、型号等内容空调2P申请数量此栏位为必输项；1Un此栏位为必输项；指所要请购的物料的单位SET交货日期此栏位为必输项；指所要

6、请购的物料的交期限，格式为yy/mm/dd2001/04/03物料组此栏位为必输项；物料组指对相同属性的物料或服务，把它们组合成为一个物料组。50517按<Enter>键或进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例申请者此栏位为必输项；输入申请者的名字CQY评估价格此栏位为必输项；输入空调2P的预估价格5000需求跟踪号此栏位不是系统自动生成号码，是自定义的，便于对所请购的物料或服务进行查询和追踪GR表示此请购之物料，必将产生收货，（系统自动打）IR表示此请购之物料，在供应商交货后，供应商以发票来请款（系统自动打）按<Enter>键或进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范

7、例订单此栏位为必输项；输入内部订单号码；当采购申请的评估价格达到内部订单的预算费用的95%时，系统发出预警信息，订单预算已快耗尽，还剩XX元；当采购申请的评估价格达到内部订单的预算费用的90%时，系统发出预警信息，订单预算已快耗尽，还剩XX元；当采购申请的评估价格达到内部订单的预算费用的100%时，系统发出警告信息，内部订单的预算已耗尽。100000044资产此栏位为必输项；再建工程号码设置为9位数，以4开头。40000007按键，系统生成采购申请号码18000050。例2：创建采购申请单：申请广告投放，评估价格在20000元。路径：后勤®物料管理®采购®采购申请

8、®创建交易代码：MM51或MM51N栏位名称栏位说明资料范例凭证类型此栏位为必输项；订单类型共分为3类；ZB为总务类采购申请单，NB为标准采购申请，ZZ为分公司与总公司的采购申请。ZB采购申请此栏位不必输，待请购单建立完成后，系统将会自动产生请购单号。项目类别系统预设空白，表示此为标准之请购单，如S：第三方，表示业务部门为第三方交易所开立的请购单。工厂此栏位为必输项，工厂指挂在公司下的，总务类工厂为FZ00FZ00采购组此栏位为必输项，采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头501需求跟踪号此栏位不是系统自动生成号码，是自定义的，便于对所

9、请购的物料或服务进行查询和追踪按<Enter>键或进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例A此栏位为必输项；科目设置指为了使收到订购的货物时系统能自动过帐所定义的数据。当进入科目设置时，系统进行内部检查并且建议帐户号。系统预设为空白，供一般之物料请购用；科目设置类型可分为：K（成本中心）、A（资产）、Z（专项费用）；如采购办公用品、服务、劳防用品、备品备件等，科目设置为K；采购固定资产、低值设备，科目设置为A；采购培训、投放广告/型录，科目设置为ZZ专项费用短文本此栏位为必输项；短文本指所要请购的物料的描述，包括规格、品名、型号等内容广告投放申请数量此栏位为必输项；1Un此栏位为必

10、输项；指所要请购的物料的单位PC交货日期此栏位为必输项；此栏位为必输项；指所要请购的物料的交期限，格式为yy/mm/dd2001/04/26物料组此栏位为必输项；物料组指对相同属性的物料或服务，把它们组合成为一个物料组。50701PGr采购组此栏位为必输项；采购组织可分为多个采购组，采购组是指采购员的代码，总务类采购组设置为3位数字，以5开头501按<Enter>键或进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例申请者此栏位为必输项；输入申请者的名字CQY评估价格此栏位为必输项；输入空调2P的预估价格5000需求跟踪号此栏位不是系统自动生成号码，是自定义的，便于对所请购的物料或服务进行查

11、询和追踪GR表示此请购之物料，必将产生收货，（系统自动打）IR表示此请购之物料，在供应商交货后，供应商以发票来请款（系统自动打）按<Enter>键或进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例总帐科目此栏位为必输项，会计系统中记录会计资料时的分类。l 广告投放/型录印刷：行销费用（5131040300）l 培训：行销费用（5131010700）、管理费用51410107005131040300（销售费用-行销费用-行销广告费）成本中心此栏位为必输项，指最小核算单位（或部门）之代码F0010157市场处订单此栏位为必输项；输入内部订单号码；当采购申请的评估价格是内部订单的预算费用的95%以上，系统发出预警信息，订单预算已快耗尽，还剩XX元；当采购申请的评估价格是内部订单的预算费用的90%以上，系统发出预警信息，订单预算已快耗尽，还剩XX元；内部订单100000023按<Enter>键或回到上一个画面，再按键，系统生成总务采购申请18000060。例3：取消采购申请单：18000050后勤®物料管理®采购®采购申请®更改交易代码：MM52或MM52N3.4. 系统屏幕及栏位解释栏位名称栏位说明资料范例采购申