二十局集团有限公司档案管理实施细则

1、中铁二十局集团有限公司档案管理实施细则第一章总 则第一条为加强集团公司系统档案管理，促进档案工作更好地为企业 生产经营和各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共 和国档案法实施办法、企业档案管理规定、国有企业文件材料归档办 法和铁道部关于档案管理的有关规定，结合集团公司实际，制定本细则。第二条 企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、 社会和企业有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。第三条 本细则规定了科技、文书、会计、声像档案的收集、整第四条企业应遵守中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和国家有关档案工作的方针政策法规，依法管理本企业档案，提高全体职工

2、的档案意识，确保档案的完整、准确和安全。第五条第六条企业档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。各单位应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，纳入企业管理的各个环节，纳入分管领导和有关部门职责，统筹安排档案业务第二章档案工作机构与档案管理干部第七条 按照国家规定，集团公司所属各单位凡是具有独立行文权、 人事任免权和财务预决算编制权的单位，均应构成独立的全宗（即立档单 位），均应建立综合档案部门（馆、科、室），配备与档案工作相适应的足第八条企业档案工作人员应热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，第九条企业档案部门负

3、责人应具有大专以上学识水平或中级以上专业技术职务。档案工作人员须取得国家档案局、总公司或省、部（市）级 以上档案管理部门颁发的培训合格证，持证上岗。第十条档案工作人员应享受专业技术人员同等待遇，按档案专业技第三章第十一条各单位档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组组长应由单位领导担任，其成员由单位分管领导或有关部门负责人担任。一般由企业领导担任档案工作领导小组组长，由总工程师分管科技档案，由总会 计师分管会计档案，由办公室主任分管文书档案，由宣传（政工）部门领 导分管声像档案，并担任档案鉴定工作领导小组负责人。各级档案工作分 管领导应认真履行工作职责，切实负起组织领导责任，领导、监督和指导 企

4、业档案工作健康发展。第十二条集团公司系统的档案工作直接接受总公司档案馆的监督和 指导。集团公司所属单位的档案工作接受集团公司档案科的监督和指导。第十三条 集团公司档案科是全集团公司档案管理的职能部门，应依 法履行下列职责：（一）负责党和国家有关档案工作的法律法规和方针政策的贯彻实施，结 合实际制定集团公司档案工作发展规划、计划、管理办法及规章制度；（二）负责对本系统所属机构（含国境外机构）的档案工作进行统筹（三）总结推广档案工作经验，培训档案工作干部，推广应用档案信息化（四）负责指导本机关各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作，（五）协助有关部门参与重点工程竣工验收，重要设备开箱，重大科研

5、成（六）负责集团公司档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计和开发 第十四条 集团公司、所属单位的档案机构，是本单位的档案工作职（一）贯彻党和国家关于档案工作的方针政策、法规法律和上级机关档案 工作规划、计划、制度、办法，结合实际制定本单位档案工作实施办法或（二）收集、整理、鉴定、销毁、保管、统计、利用本单位档案及资料；（三）（四）按时向集团公司移交进馆档案；（五）参与基建工程竣工验收、科研成果鉴定、产品定型、设备开箱等活（六）负责本级机关电子文件的归档、管理与开发利用工作。第十五条各单位应结合岗位责任制考评，对档案工作进行同步考核, 并依据中华人民共和国档案法和中华人民共和国档案法实施办法

6、的有关规定实施奖惩，促进档案事业发展。第四章档案管理制度第十六条档案工作涉及企业生产经营活动的全过程，集团公司及所 属单位应建立健全档案工作的组织领导体系，成立档案工作领导小组和档 案鉴定工作领导小组，明确档案工作分管领导，建立包括机关各部门及所 属单位在内的纵向到底、横向到边的由专兼职档案人员组成的档案管理网 络体系，建立健全档案工作各项规章制度，并纳入企业各项管理制度之中。第十七条集团公司系统的档案工作根据国家集中统一、分级管理的 规定，对科技、文书、会计、声像档案实行综合管理，其档案由各立档单 位档案部门集中保管。其他门类如人事、公安、战备保障等档案可实行集 中管理，也可设档案分室进行管

7、理，但必须纳入综合档案管理与统计。同 时，档案工作人员应对其他门类档案进行指导。第十八条根据国务院关于全面推行业务部门立卷归档制度的规定， 应归档的文件材料，由机关各部门进行收集、整理，定期向档案部门移交 归档。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。第十九条 归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反映企业施 工生产、科研、经营、财务管理等各项活动的真实内容；归档文件的书写 笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨 水书写和复印纸、热敏纸复写；归档文件材料必须纸质优良，线条、字迹、 图象清晰，反差良好；文件材料和表格统一使用a4纸国际标准尺寸。第二

8、十条对已归档的档案，应严格按照国家、总公司、集团公司及 行业案卷质量标准进行整理，按归档要求及时整理上架。第二十一条各单位应根据国家有关规定，准确划定档案密级。对机 密档案、涉及企业自主知识产权的专利档案和涉及企业商业秘密的档案，第二十二条档案部门应根据国家有关规定，准确划定档案的保管期 限。对已到保管期限的档案要及时组织鉴定，对确无保存价值的档案要进 行登记造册，经档案鉴定小组鉴定并经档案工作分管领导审核批准后进行 监销。第二十三条各单位应采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应 设置专门的档案库房，购置足够的档案装具，档案库房面积应满足需要并 至少留有五年的余地；应制定档案库房管理制度，切

9、实做好“八防”（防火、 防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染）工作，严防档案 损毁、丢失和泄密。第二十四条各级档案部门必须加强对档案的科学管理，做到存放有序、 排列系统、便于查找和利用。第二十五条各单位要认真贯彻落实国家颁发的国有企业资产与产 权变动档案处置暂行办法，切实做好企业在改组、联合、兼并、破产、租 赁、承包经营、股份合作和出售等改革过程中档案的处置工作，防止档案 流失和损毁。第二十六条各级档案部门要建立档案统计制度，按要求认真填报档 案工作年度统计报表和档案管理基本情况（机构、人员、收进、移出、销 毁、复制、利用数量、效果反馈等）统计台账，做到统计内容全面，数据 准确。第

10、五章科技档案管理第二十七条科技文件材料的形成与立卷归档。（一）科技档案是记述和反映本单位基本建设、经营管理、生产技术和科 学研究等活动而形成的具有保存价值的科技文件材料。主要形式有图纸、 图表、文字材料、照片（含底片）、计算材料以及相应的软盘、光盘等。集 团公司科技档案的种类有：基本建设档案，科学研究档案，设备仪器档案, 房地产档案，生产技术档案，铁路保障档案等。（二）集团公司及所属单位的技术主管部门，在制定有关科技工作规章制 度，布置设计、施工、生产、科研任务吋，对科技文件材料的组成与内容、 形成与积累、立卷与归档，应做出明确规定，提出具体要求。（三）科技文件材料的形成、积累、整理、立卷、归

11、档是科技工作的重要 组成部分，一项生产、基建、科研等活动没有完整准确系统的科技文件材 料的积累、整理与归档，不能算完成工作任务。（四）各项科学研究、产品制造、工程设计、基建施工、设备安装等任务 完成之后，有关部门或工程技术人员应将形成的科技文件材料收集齐全、 核对准确，按规定分类组成保管单位,及时移交档案部门或档案工作人员，实行集中管理。（五）科技档案归档范围1. 基本建设档案：自行设计施工工程的勘察设计文件；承建的大中型 建设项目、对施工技术有指导意义的施工设计文件；承揽工程任务形成的 投招标文件、中标通知书，与建设单位签订的施工承包合同和协议，工程 承包价分割文件；施工过程中形成的施工组织

12、设计、施工方案、作业指导 书及工程监理文件；重大工程技术、质量、安全事故报告，补救措施及评 价材料；开工报告及批复、工程质量评定、竣工验收报告和验收证书、施 工技术总结、建交表、工程数量汇总表，重大设计变更及修改记录，竣工 决算或末次验工计价表及审定书；施工中形成的关于工程建设的重要来往 文件，线路平、纵断面竣工图，平纵断面缩图，重点工程的平面图、立面 图，特殊设计和特殊结构图，釆用“四新”技术施工工程及科技攻关项目 的有关科技资料，以及其他有保存价值的竣工文件和图纸；优质工程申报 材料及证书，工程投入使用（运营或投产）后的保修和冋访资料等（详见 归档范围及保管期限表）。2. 科学研究档案：在

13、科研、试验、技术交流、成果推广应用、参观考 察、经济技术合作、技术革新、发明创造、软件开发、教学研究等工作中 形成的科研成果、报告、计划、任务书、技术专利、记录、总结以及审批、 鉴定、评议、推广等作为依据的文件材料，以及专刊、论文、工程技术总 结、著作、优秀工法、qc成果材料等（详见归档范围及保管期限表）。3. 设备仪器档案：因施工生产、产品制造、科研试验、测量化验、养 护维修、教学、办公等各项活动需要而购置、进口、自制、安装、使用和 储备的机械、非机械动力设备、仪器仪表设备的图纸、说明书（外文材料 包括原文和译文）、操作规程、规范、检查验收资料；进口或订购国内机械 设备、仪器仪表过程中形成的

14、购置报告、审批文件、订货合同、发票；机械设备、仪器仪表调拨转让通知，设备报废文件及批复，技术 经济指标统计资料以及机械设备事故调查分析等文件材料（详见归档范围4. 生产技术档案：在大型机具、设备、桥梁、混凝土和金属构件、水泥、 专用与非专用工具、器材等产品的设计、试制、试验、新造、改造、修理 等各阶段形成的设计图、说明书、计算书、记录、工艺文件、工艺装备以 及作为各阶段依据和审批鉴定的文件材料（详见归档范围及保管期限表）。5. 房地产档案：集团公司及所属单位自建、购买、拨入的正式房地产（含铁路专用线）和基地的扩建、改建、大修、抗震加固等工程的全部设 计、施工、监理、竣工文件，以及福利设施、给排

15、水、电力、采暖等工程 的总平面布置图、座落总平面布置图、地下管线图、地形地质资料、地亩 图及购地文件、地方批准文件、规划和施工许可证、统计表、土地使用证 、房屋所有权证和与地方政府签订的协议，以及与房地产有关的评估资料、 产权变更文件资料等（详见归档范围及保管期限表）。6. 铁路保障档案：战时铁路工程保障任务的划分调整，战区内铁路线 路保障资料及一、二级重点目标（枢纽、桥梁、隧道、车站）的抢修方案, 战备物资、器材的储备，战备科研项目，战时铁路工程保障计划、铁路战 备输送方案，铁路抢修（含国内外）的设计、计划、总结，以及平时铁路 抢险救灾等活动中形成的科技文件材料（详见归档范围及保管期限表）。

16、（六）归档要求1. 基建和房地产项目竣工文件的收集、整理、归档及移交，应做到“三 同步冬即布置施工任务与布置竣工文件编制同步、工程施工进度与竣工文 件形成积累同步、工程竣工验收交接与竣工文件交接同步进行。各级工程 管理部门或工程项目部，应指定专人负责竣工文件的编制、移交工作，同 级档案部门应协助做好竣工文件的编制指导工作。2. 停建、缓建的工程项目，停止或不成功的科研项目，停产的产品生产形成的科技文件材料，都应收集、整理、立卷，移交本级档案部门保管, 不得遗失和销毁。3. 集团公司及所属单位在国外（含境外）承建的工程项目，也应比照 上述归档范围及内容，将形成的科技文件材料整理后向档案部门归档。

17、4. 房地产档案的归档，在新建工程竣工移交时，由施工单位（或项目 部）主管部门将房地产原始资料及竣工文件图纸按标准整理好后，移交给 使用单位的房产部门，由房产部门按分级管理的内容和统一要求进行整理, 向档案部门归档。5. 科技档案人员应按国家要求做好“四参加”工作，即协同主管部门参加工程竣工验收、产品试制定型、设备开箱和科研成果鉴定，对应归档 的科技文件材料及时进行检查、指导和验收。6. 要坚持推行技术业务部门或有关业务技术人员负责科技文件材料的 案；若干单位（部门）共同参建的项目，由项目负责人指定人员负责科技 文件材料的收集、整理、立卷归档。立卷归档制度。科技文件材料形成、 是哪个科技部门或

18、科技人员经办的, 两个以上单位（部门）承办的项冃， 料提供给主办单位，由主办（牵头）积累、立卷、归档责任划分：原则上 即由该部门或科技人员负责；两个或 协作单位（部门）将其承担部分的资 单位（部门）负责归档一套完整的档7归档的科技文件材料要做到书写工整，图像字迹清晰，反差良好。 严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸和热敏纸等书写。科 技文件材料用纸应在50克以上低于50克的必须纸质优良。8. 归档的科技文件材料，必须做到法律手续完备，按规定签字盖章， 图纸的图幅按国家标准绘制。9. 必须做好科技档案与文书档案的区分工作。一般情况下，在科学技 术管理工作中产生的文件材料属文书档案；在科

19、学技术活动中形成的文件 材料、图纸属科技档案；有关科学技术工作的指示、决定和审批文件，以 及作为科技活动依据的文件材料，如果是一套科技文件材料中不可分割的 组成部分，应归入科技档案；非科技单位或部门产生的科技文件材料，作 为文书档案的附件时，可与正文一并归档，按文书档案进行管理。第二十八条案卷的整理。科技文件材料应遵循自然形成规律和相互间的有机联系，按照便于安 全保管、保密和查考利用的基本原则进行系统整理。一个独立项目的科技 档案，可以组成一个保管单位，也可组成若干个保管单位。（一）卷内文字材料装订厚度应控制在15毫米20毫米之间，装订前先 去掉金属物，检查文件材料是否齐全，空白页是否去掉，有

20、无颠倒、错页、 重份，表格文头是否一律向上或向左，小于a4纸规格的要粘贴在a4纸上。 采用细尼龙线在左侧装订，以打4个孔为宜，装订后用胶水粘贴上科技档 案软封面。装订要求结实牢固，整齐美观。（二）图纸一般散放在盒内，不装订。图纸折叠尺寸为297毫米x210毫 米。为便于查阅，叠图时应从图标处往后叠，将图纸先折成210毫米成手 风琴式，然后再折成297毫米，使图标外露。成套使用的图纸应进行装订, 如通信信号及各种标准、安装图册，装订尺寸为420毫米x297毫米，图纸 装订成册后再对折装在盒内。（三）在每份文字材料和每张散装图纸上盖上科技档案档号章（档号章式 样如下），文字材料盖在右上角（装订成册

21、的文字材料和图纸只需在软封面 上盖章），图纸盖在图标的上方。科技档案档号章式样（单位：毫米）7020|151 2。 一.15 单位代号种类代号档案号（四）卷内文件材料排列，一般文字材料在前，图纸在后。排列好的 文字材料和图纸一律按照排列顺序编张号，文字材料编在右上角，图纸编 在图标上方。编张号可用打号机打印，也可用碳素笔或蓝、黑钢笔编写。 编张号从文字材料的内容开始，统一用阿拉伯数字从1起编，卷内目录、 备考表、扉页、封面均不编张号。不是一个保管单位的，不能连续编张号。每一个保管单位，均应填写卷内目录（详见附件1）,以便揭示每一个 案卷的具体内容。1. 卷内目录“名称”栏第一格应填写项目名称。

22、2. 将盒内每份文字材料、图纸的内容逐项填写在卷内目录“名称”栏 以后各格内，要填写文件、图纸标题全称。卷内目录“张次”栏内只需填该内容的首页号，不必填起止号。卷内目录的最后一份文字材料或图纸， 在“张次”栏内应填该文字或图纸的首页号末页号。3 顺序号从有内容的一行开始填写。4.文件、图纸如有编号的（即文件号、图号），应在卷内目录的“图 号或文件号”栏内填写清楚。（六）填写备考表每个保管单位内均应填写一份备考表（详见附件2）,便于统计卷内文 件、图纸总张数，了解卷内文件发生的变化和存在的问题。备考表放在一 个保管单位文件材料、图纸的最后面。（七）文件材料、图纸装盒sq每个保管单位的科技文件材料

23、一律装盒，一盒即是一卷，也是一个保 管单位（以下简称卷）。装盒的顺序是：卷内目录、文字材料、图纸、备考 表。科技档案盒的规格尺寸，一律采用310毫米x220毫米（详见附件3）, 盒的厚度分别为25、40、50毫米（详见附件4）。档案盒封面（详见附件5） 的盒面、脊背所列项目均用油墨刷制，要求清晰、美观。（a）填写案卷封面和脊背1. 案卷封面分为案卷盒封面和案卷软封面两种，案卷盒封面为科技档 案盒封面。案卷软封面（铁路、公路）在原科技档案盒封面基础上增加了 施工里程和竣工里程两项（详见附件6）,其他各项内容与科技档案盒封面 内容相同。其他工程和其他类别的科技档案软封面与科技档案盒封面相同（详见附

24、件7）。2. 案卷标题，用于揭示本案卷的主要内容和成份。标题结构一般由三 个部分组成：项目名称、内容、文件名称。女口： x x线x x特大桥竣工文件及图纸 项目名称：基建档案反映工程项目名称或所在线别名称；科研档案 反映课题名称；设备仪器档案反映设备名称。 内容：是指某个专业、工序、单项工程（站名、桥名）等。 文件名称：是指竣工文件或竣工图。3. 施工里程：为施工设计时采用的里程，一般用dk表示。4. 竣工里程：为建设项目竣工后统一使用的里程，一般用k表示。5. 形成单位：为卷内文件材料或图纸形成的责任者。6. 形成日期：为卷内文件材料或图纸形成的起止时间（填到月即可）。7. 保管期限：根据保

25、管期限表填写，科技档案的保管期限分别为永久、 长期、短期。保管期限表如下：科技档案归档范围及保管期限表18-31页都是表格9. 案卷软封面的案卷标题、施工里程、竣工里程、形成单位、形成日 期、密级、归档章等有关内容由移交单位填写。10. 案卷盒封面及背脊内容由接收单位档案部门填写。第二十九条档案的分类编号。（一）科技档案的分类编号，由种类、分类、属类三级项目代号组成。 每个保管单位的档案号应包括种类代号、分类代号、属类代号和案卷流水 号。科技档案分类编号方法按铁道部（85）铁科技字1123号文件规定和铁 道部工程指挥部铁指办（1987） 329号文件补充通知及铁道部第二十工程局 办公室局办19

26、90） 1号文件通知要求填写序号种类名称简称代号备注1基本建设档案基j包括路内路外基建工程2生产技术档案产c3科学研究档案科k4设备仪器档案设s5房地产档案房f房地产档案归入基建档案类的，可维 持原状6铁路保障档案保障bz含战备保障和自然灾害抢修档案（三）基本建设档案按工程项目、枢纽名分类，按专业、阶段、地点、里程分属类。科研档案一般按专业分类，按专题项目号分属类。产品档案 一般按产品项目分类，按组部件分属类。房地产档案按简化座落号分类， 按项目、阶段或栋（排）流水号分属类。设备档案按设备项目分类，按设 备顺序号分属类。1997年以后新形成的设备仪器档案，按新的分类代码编 号，仍然执行铁道行业

27、标准tb2338-93机械动力设备分类代码编号表。铁 路保障档案含战备保障和自然灾害抢修档案，一般按线名（枢纽）分类，（四）集团公司所属单位的档案单位代号，一律采用中铁二十局集 团有限公司档案全宗编号和档案单位名称代号（集团公司（2003） 236文）。 如，“中铁二十局集团第一工程有限公司”，单位代号的汉语简称为“二十 集团 一公司”，汉语拼音代号为“esjt ygs（五）科技档案分类编号的代号，采用汉语拼音字母和阿拉伯数字。 如果一个分类中的科技档案较少，也可去掉属类代号。在“档案号”中，第三十条（一）集团公司档案科归档范围。为储备技术创新成果、积累重点工 程建设业绩和企业增项资质、增强公

28、司集团竞争实力，集团公司将从所属 子公司、公司、指挥部收集、进馆部分重要科技档案。主要是：基建工程 中的高、难、新、尖重点工程及采用新技术、新工艺、新设备、新材料， 知名度高，具有长远查考利用价值工程的综合性、依据性、总结性材料、 图纸、表报等，由所属单位档案部门向集团公司档案馆移交归档；科研档 案主要收集获得国家、铁道部（含省、市）及总公司以上奖励的科研成果、 论文、著作、技术总结、工法、qc成果、优质工程、合理化建议和技术创 新等内容，其中科研成果、论文、著作、技术总结、工法材料由集团公司 科技部移交归档；优质工程、qc成果材料由集团公司安质部移交归档；合 理化建议和技术创新成果由集团公司

29、工会移交归档；房地产档案由集团公（二）移交铁道部、铁路局及铁路分局等单位的基建工程档案，根据 铁道部铁路建设项目竣工文件编制移交办法（办档（2002） 8号）的规 定组织进馆。其他基建工程按建设单位的耍求组织进馆。1. 基本建设档案：集团公司本级自行承揽、承建的工程项目，由集团 公司指挥部参照科技档案归档范围及保管期限表中“施工单位”的收集范 围，收集整理并向集团公司档案科归档。以集团公司名义承揽、由所属单 位组织施工的工程项目，由施工单位负责整理，分别向集团公司及本单位 档案部门归档；集团公司保存反映工程建设全貌的综合性、总结性材料及 图纸的原件，施工单位保管竣工资料及图纸。所属单位自揽并承

30、建的工程 项目，除高、难、新、尖工程需向集团公司归档外，一律由所属单位自行2. 科学研究档案：市集团公司组织或上级机关鉴定评审的科研成果、 论文、工法、技术总结以及引进技术、出席国外学术会议和出国考察、学 习形成的科学研究档案由集团公司及相关单位归档；所属单位自行安排的3. 设备仪器档案：属于哪一级出资购置的设备仪器，其档案资料即由哪一级档案部门保管；本级机关办公、计量测试、卫生等使用的设备仪器4. 房地产档案：产权属集团公司的小型基建项目，其档案由集团公司 和使用单位各保管一份，其中房地产基本资料原件由集团公司保管，使用 单位保存复印件。所属单位形成的本级房地产资料由各单位自行归档保存。5.

31、 生产技术档案：所属单位自行设计、制造的产品形成的档案，由形6. 铁路保障档案：战时铁路抢修和自然灾害抢修活动中形成的档案，（四）每个保管单位整理完毕后，要填写科技档案案卷目录（详见附 件8）和科技档案总目录（详见附件9（五）案卷归档时，由移交单位组卷人填写“科技档案移交清册”和 “移交目录” 一式二份，由交接双方清点、签字、盖章后各存一份（详见 附件10、附件11（六）科技文件材料的归档时间，可按工程程序分期分批归档，也可 在全部科技文件材料形成后一次归档。一般情况下，基木建设档案应在每 个工程项目竣工验收或阶段竣工验收之后归档；科学研究档案应在每项科 研课题完成或停止之后归档；设备仪器档案

32、应在每项设备仪器安装调试并 正式投入使用之后归档；房地产档案应在工程竣工办理移交后三个月内归 档；生产技术档案应在每项产品定型或批量生产之后归档；铁路保障档案 应在每个项冃完成（竣工或批准）之后归档。第三十一条（-）科技档案应定期进行鉴定。鉴定工作由鉴定领导小组组长牵头, 科技档案管理人员和有关业务部门技术人员参加。鉴定小组进行鉴定时， 要逐卷逐页进行审查，既要考虑当前的利用价值，又要考虑长远需要，对（二）科技档案保管期限分为永久（50年以上）、长期（15年50年）、 短期（15（三）鉴定工作结束后，由鉴定小组提出科技档案的存毁鉴定报告,并附销毁清册和销毁目录（详见附件12、附件13）,经本单

33、位总工程师或技术部门负责人审核批 准后，指定专人到指定地点监销，以防泄密。第三十二条（一）归档的科技档案，必须保持其历史的真实面目，不得任意修改。必须修改时，由原归档单位的有关科技人员负责进行，并须履行审批手续。遇有特殊情况，应对科技档案进行全面或重点检查并作出详细记录，发现（二）借阅科技档案时，应严格执行科技档案借阅制度。各部门原则 上只能借阅本部门形成的科技档案，借阅其他部门形成的科技档案，须经 该部门领导批准；外单位借阅本单位科技档案时，应持有单位介绍信和个 人证件，经办公室主任和单位领导批准后方可借阅；借阅具有知识产权和 商业秘密的科技档案，须经获得专利单位和专利权人批准；借阅房地产档

34、 案的原始房产证时，须经房产部门同意和单位领导批准。归档的底图，除（三）借阅科技档案的人员，必须保持案卷的完整与安全，不得转借、（四）借阅科技档案时，须认真登记、签字。归还时，档案工作人员 要详细检查、注销，并注意收集、积累利用效果实例。第三十三条（-）科技资料是基木建设、科学研究等工作必不可少的有保存价值 的辅助材料。机关各部门及所属单位均有义务向档案部门提供科技资料。（二）档案部门保管的科技资料，应编制资料目录，便于查找利用。第六章第三十四条（一）文书档案是指本企业在从事领导和行政管理等项活动中形成的根据国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会颁发的国有企业 文件材料归档办法（档发2004

35、） 4号），结合企业实际，明确企业在筹备、 成立、经营、管理及产权变动过程中形成的直接记述和反映企业生产经营 活动的具有现实和长远查考价值的文件材料应列入归档范围。主要内容有:1（1）党务综合性工作，党员代表大会、党委（扩大）会和组织其他有（2）党组织建设、党员和党员干部管理、纪检监察工作及重要政治活（3）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作中形（4）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作形成的文件材（5）专业学会、研究会、协会工作，居委会工作，群众团体活动形成2.（6）企业在组建、改制、重组、重构、兼并、破产过程中形成的可行（7）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会

36、、经理层）构成及（8）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会、经理层）开展各（9）综合性行政事务及文秘、机要、保密、信访、档案、史志、印鉴（11）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资、社会保险、福利待遇，职务任免，专业技术职称评聘，职业技能鉴定、考核、奖励与处分形(14 (15(16(17(18(19(20 (21(22(23(24(25) 企业所有的知识产权、商业秘密及其管理中形成的文件材料；(26) 企业计划管理、经济责任制管理及各类统计报表、综合性统计(27) 企业资产管理，房地产管理，资木运作，对外投资，股权管理,(28) 企业国内、国际投招标项目管理，商务合同正本及与合同有关(29

37、) 企业经营业务管理、国内外项目管理、服务质量管理形成的文(31 (324.(33(34)施工(36（35）质量管理、质量检测、质量控制、贯标认证及计量、试验工作(37(38(39(405产品生产或业务开发管理工作形成的文件材料（生产技术文件存科技6.7基本建设、技术改造管理工作形成的文件材料（基建、技改技术文件8设备仪器购置、调配及管理形成的文件材料（设备仪器技术资料存科1.2本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）按规定应报本企业的文3本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；4.本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材5.6上述归档文件材料包括纸质以及电

38、子（光盘、磁带）等载体形式的历1. 本机关各部门当年形成的文件材料，一般应在办理完毕后的第二年2. 企业负责人或职工因公外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后及时3. 变更、修改、补充的文件材料，金业内部机构变动和职工调动、离 岗时留在部门或个人手中的文件材料，企业产权变动过程中形成的文件材 料，应归档的零散文件材料及其他临时性活动中形成的文件材料应随时归4. 工程指挥（项目）部形成的文件材料，应在机构撤销时，由该机构指定专人负责整理、立1机关各部门、所属指挥（项目）部负责人应指定专（兼）职人员负责2.3归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭证作用、法律效用的4. 归档的本级

39、文件必须是盖有公章的正本，其定稿必须有单位领导在发 文稿纸（首页）上的签字并同时加盖公章。归档文件定稿必须使用碳素墨 水或蓝黑墨水5. 计算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印，应归有修 改痕迹的最后定稿。6. 归档的文件材料及各种表格，纸张大小应符合公文格式要求和档案保7归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，8 各种会议记录必须采用统一的活页会议记录用纸，一次会议记录作为 一份文件归档（会议记录纸首页式样详见附件149.文件材料一般归档一份，重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当10两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办1 1 反映同一内容而

40、形式不同的文件材料应保持一致性o第三十五条整理就是按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便1 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一 件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件, 报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文、请示与批复为一件,2.(1) 归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前,附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在(2) 装订前去除金属物，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊,(33.(1) 归档文件统一采用年度一一

41、保管期限一一机构分类法进行分类(工程指挥部、项目部亦可采用保管期限一年度一(2) 归档文件的保管期限一般划分为永久、长期(50年)、短期(15年)三种。归档文件保管期限的鉴定与划分参照文书档案保管期限表进行。（3）分类文件应按党委（含纪委）、行政、工会、团委、其他顺序排 列。行政部门中的机构排列顺序，可按照本机关机构序列表的顺序（或习惯） 排列，一般综合部门在前，业务部门在后。不同保管期限、不同内部组织 机构的文件不能混淆，党委与纪委（监察）形成的文件必须分开。联合行文， 定稿由主办单位归档。业务部门起草的以单位或办公厅（室）名义印发的文（4）归档文件的年度。一般情况下，归档文件应归入文件的形

42、成年度。 跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年;跨年度 形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布（批准）年；年度工作计划、 总结、报告及各种统计资料归入文件内容针对年；长远规划及多年工作总 结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的 文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与（5）纪检监察、审计卷宗，其分类、整理标准分别执行中铁建纪2001 5号文件和中铁建审1990612号文件，每年形成的结案卷宗由业务部门 整理后于第二年上半年向木级档案部门移交归档。每一个卷宗为一件，归（6）上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的

43、文件材料， 其内容直接针对本企业或本企业需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文 书档案的管理办法进行分类、整理和归档；普发性、参考性文件作为文书（1）盒的排列。在一个全宗内，文书档案釆用年度一保管期限的盒排（2）盒内归档文件的排列。应在分类方案的最低一级类目（部门）内，（3）没有文件字号的文件，如会议材料、会议记录、会议纪要、统计（4）同一立卷部门内不同级别的文件应以本级文件为主，排列时本级(1)5.定归档文件以及案卷在全宗中的位置和（上架）排列顺序,必须在每份归档文件上加盖归档章，文书处理部门或机关各业务部门对归档的每件文件编室件号并同时填写全宗（号）、年度、保管期限、机构，由档全宗年度机 构

44、期限盒号寸室件号馆件号1112131260 全宗（号）：即全宗名称代号，指集团公司给所属立档单位的全宗编号。 期限：指归档文件的保管期限，一般划分为永久、长期、短期（详见归档文件保管期限表） 机构：指机关内部组织机构名称（或规范化的简称） 室件号：指文书处理部门或业务部门编写的盒内文件排列顺序号。 编号方式为：一个部门、在一个年度、一种保管期限内编制盒内文件排列 馆件号：指档案进馆时或对超过保管期限的档案进行鉴定销毁后， 档案部门根据档案变动情况编制的件号。它反映每份档案在全宗中的最终 盒号：指档案部门对归档文件以盒为单位编制的顺序号。它反映全 宗上架的排列方式。其编号方法为：在一个全宗内，按

45、一个年度、一种保（2）归档章盖在每份归档文件首页左上角的空白位置。加盖归档章用（1）定义。编目是指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目 录的过程。文书处理部门或机关业务部门应依据归档文件分类方案和编号 顺序编制归档文件目录；档案部门在汇总归档文件目录的基础上编制归档（2）方法。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件吋，只对复文 编目，来文标题用u表示。归档文件目录（详见附件22）著录项包括：机 构（部门）、盒号、件号、责任者、文件字号、题名、文件日期、张数、电了 盒号、件号（同室件号，解释同前） 责任者：文件的制发单位（部门），即文件的发文机关或署名者。联合 发文时应将所有责任者照实抄录

46、。填写责任者时，应使用全称或规范性简 称。 文件字号：文件的发文字号，由机关代字、年度、本年度发文序号 组成。转发文件和来文的文件字号如不能在文件字号栏内显示，可在标题 题名：文件标题。附件、被转发文件的题名及文件字号可加u抄 在正文标题（后）；文件有副标题的，在正题名能够反映文件内容吋，副标题 一般无须抄录；文件没有标题或标题不规范、含义不清的，可自拟标题， 外加u号；有的止本题名不能反映附件内容，可在止本题名后抄录附件 文件日期：文件形成日期。以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如 2001 年 9 月 9 fi,填写为 2001-09-09 张数：指每一件归档文件的总张数（来文与复文为一件）

47、，文件中有图 文的页面为一张，文件处理单为一张，大张的文件或图表折叠后，仍按未 机构（部门） 电子文件载体号：电子文件脱机存储载体的编号，由档案部门填写。（3）归档文件目录在一个年度下按保管期限装订成册并编制归档文件目录封面（详见附件21）(4（5）一个立档单位的归档文件目录在汇总时，可按本单位归档文件分（6）为查找方便，应编制归档文件目录索引（详见附件20）。在每页归档文件目录右上角编制页号，将每个立档单位内部组织机构文件的总件数7.归档文件按件号顺序装入档案盒，与归档文件目录排列顺序一致。不同年度、不同保管期限、不同（指本机关内部组织机构）（来文与复文、转发 与被转发文件除（1 档案盒的外

48、形尺寸为310毫米x220毫米（长x宽）。脊背厚度分别 为20、30、40毫米等（详见附件16） 档案盒应根据摆放方式的不同，在脊背（底边）设置全宗号、年度、（保 管）期限、机构、室件号、馆件号（室、馆件号填写盒内文件起止件号，中间 用“一”连接）、盒号等项目（详见附件15） 档案盒封面应标明全宗名称（即立档单位名称全称）（详见附件16）o归档文件目录是固定盒内归档文件排列顺序的依据和检索工具。应在 一个年度内，按部门一保管期限一备考表（详见附件23）放在盒内文件之后，项目包括盒内文件的份数、盒内文件情况说明：填写文件收集的齐全、完整程度和文件缺损、8.（1）文书处理部门或机关业务部门将以件为

49、保管单位的归档文件整 理、装盒后按盒移交给档案部门，档案部门经过系统整理、排列后，统一 填写盒脊背内容和编目（在汇总归档文件目录的基础上编制归档文件目录索 引）（2）文书处理部门或机关业务部门向档案部门移交归档文件材料时， 要编制“移交清册”（详见附件18）,并附归档文件目录一式两份，对归档 文件中的特殊情况应编写移交说明（详见附件19）。交接双方在认真核对、 检查归档文件质量合格后，方可在移交清册上履行签字手续并加盖公章， 双方各存一份备查，档案部门应将移交清册按年度装订成册并编制封面（详 见附件17）。第三十六条文书档案借阅应严格执行档案借阅制度，借阅本部门形成的档案无须 批准；借阅其他部

50、门形成的档案须经相关部门领导批准；外单位借阅本单 位的档案须按审批权限向本单位分管领导报批；党委会以及企业领导层的 第三十七条（一）文书档案的销毁鉴定工作，应由本单位负责分管文书档案工作 的领导、档案部门以及机关有关部门的相关人员组成鉴定小组，根据归（二）经过鉴定，对保管期限已满、确无保存价值的档案材料，应编 制文书档案销毁清册和销毁目录（详见附件24、附件25）,向档案工作主 管领导提出销毁意见，经批准后方可进行销毁。销毁档案时，必须严格遵守保密制度，指定专人负责监销。文书档案的销毁清册、销毁目录和领导（三）对鉴定销毁后发生变动的档案，应对馆件号进行变更，对归档文件目录和档案盒进行更换，同时

51、将鉴定销毁的时间、盒内剔出或增加文第三十八条（-）定义。全宗卷是档案部门在对全宗进行管理活动中产生的一系列文件材料的组合体，是档案部门对全宗进行管理的依据。其内容包括立（二）各级档案部门在一个年度的文书档案整理归档工作结束后，应编制全宗卷，其位置排列在本年度文书档案的首盒，不编盒号，作为永久1立档单位情况。主要包括组织机构沿革、大事记、生产经营以及其他2.（1）全宗基本情况。全宗内档案机构和专（兼）职档案人员的情况;档案工作大事记；全宗档案的内容成分、种类、案卷数量、损毁以及价值 较大档案（2）档案的收集、整理、保管、开发利用、统计以及现代化管理等方(3 (4（四）如某一全宗移交给另一档案部门

52、保存时，其相应的全宗卷必须随同移交。54-61都是表格第七章第三十九条 （一）会计档案是记录和反映企业生产、经营、建设等全过程的重要经济史料和凭证，是企业档案的重要组成部分。各单位财务部门和档案部门共同负（二）各单位每年形成的会计档案，由财务部门指定专人按照归档要求， 负责整理立卷、装订成册、并编制会计档案保管清册。该项工作应列入财 务部门的职责范围、有关人员的岗位责任制和会计基础工作标准化的内容（三）各单位每年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单 位财务部门保管一年（岀纳人员不得兼管会计档案）。期满后由财务部门经 办人编造清册于每年六月底前向档案部门移交归档。财务部门不得自行封 包保

53、存；档案部门必须按期接收，不得推诿、拒绝。（四）财务部门向档案部门移交的会计档案，必须符合铁道部财务司公（五）会计档案的整理，应遵循财务工作规律，当会计年度终了后， 按照会计凭证、会计账簿、会计报表等分别进行整理，装订成册，组成保 管单位。一本凭证、一本账簿、一个年度的财务报告为一个保管单位。会1（1）根据会计凭证的编号要求，应对现金收入、现金支出、银行存款 收入、银行存款支出和转账五种会计凭证按月分别进行顺序编号，即每一 种会计凭证每月从第一号编起，顺序编至月末，一个月形成五种会计凭证 号，按月把不同种类的凭证分别装订成册。每月凭证数量较少，可将两种 凭证装订在一起。机构小、凭证少的单位，会

54、计凭证的编号根据具体情况（2）分别将现金收入、现金支出、银行存款收入、银行存款支出和转 账凭证及所附原始单据粘贴在“会计凭证粘贴单”上，粘贴吋张与张之间 要均匀、整齐。对超过卷皮规格的大型原始凭证和汇总表等应折叠摆放； 与卷皮规格大小相同的中型原始凭证应压摞摆放；小型凭证可以仿鱼鳞式 由下到上、由右到左依次摆开压页摆放。按时间和顺序号将贴满凭证的“会计凭证粘贴单”、汇总凭证、其他原始凭证分别整理成册后，加上“会计凭(3) 会计凭证装订时，要剔除凭证上的金属物和空白页。装订要求整(4) 银行对账单及银行存款余额调节表应附在月末最后一张银行收款(5) 对于数量过多的原始凭证，如收费票据、材料收支小

55、票、产品销 售料单等可单独装订保管，在封面上注明所属记账凭证日期、编号、种类、 保管期限，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。(6) 各种涉外经济合同、协议、存出保证金收据等重要原始凭证，应 单独组成保管单位永久保存，并在有关的记账凭证和单独装订的原始凭证 上注明日期、编号、名称、数量、保管期限及其去向，由立卷人签字盖章。(7) 铁路征购土地、拆迁补偿、转证契约等原始凭证，由施工或购地 单位单独组卷，归入地亩档案，施工或购地单位保存复印件，并注明原件 存放地点，交接收单位永久保存。购地等凭证交接时要填写移交清册和目(8) 考勤表、计工表为编制工资单的依据，若考勤表、计工表在财

56、务 部门，则应随工资单一起保存；若在劳资部门，则不作为会计档案保存， 由劳资部门出示如夜班天数、加班多少等原始凭证，与工资单装订在起。(9) 工资支付单如形成数量少可与记账凭证装订在一起；如形成数量 较多应与凭证分开组卷，按月装订，装订后每册要编张号，并在封面上标 明立卷部门、案卷内容、年度、月份，经手人和财务主管人员应签字盖章。(10) 各级资金结算中心的原始凭证，可不粘贴，直接装订。装订后2册3册放在一个盒内，为一个保管单位，编一个流水号。为便于查找每册(1) 会计账簿按银行存款日记账、现金日记账、总账(或流转额表)、(2) 订本式账簿以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时去掉空 白页，按科目顺序整理成册。对账目较多的科目，应按科目分开装订组卷。 装订后账簿要加装封面、封底和扉页，填齐封面、扉页的各项内容并在单(3) 计算机生成的总账、明细账、辅助账等应单独组卷并加装封面和扉页，封面应标明单位全称、账簿名称、会计年度、册数等，扉页应列明(4