产品订货管理办法暂行

1、石泵企字（2006） 11号关于下发合同管理办法（试行）的通知各子（分）公司、部室：为了规范产品订货管理程序，加强合同的全过程管理，确保 合同的按时交付及货款的及吋回收，经集团公司研究，对合同订 价、结算条件、合同的执行、提发货管理、产品验收、安装调试 及货款催收等工作做出了具体规定，现将合同管理办法（试 行）发给你们，请集团公司销售、进出口分公司及财务部，各子 公司的营销部、生产技术部、财务部、企管部等，组织业务、管 理人员对文件进行认真学习，各有关部门要严格按程序工作，考 核部门按规定进行检查、考核。本通知自下发之日起执行，原产品订货管理办法同时作 废。二oo六年六月三十日合同管理办法（试

2、行）为规范产品订货管理程序，加强合同管理，确保合同的按时交付及货 款的及时回收，降低资金风险，减少资金山用，现就合同价格的确定、结 算条件、合同的执行及捉发货管理，制订如下管理办法。1合同签订冇关规定。1.1合同价格的确定：（1）对各联营网点按销售协议冇关价格标准执行。（2）对公司用户原则上执行公司现行出厂价。凡价格下浮的销售公司 订货人员必须向子公司营销部捉出申请，经子公司营销部部长审核上报公 司领导批准后方可签订合同，其中，降价10%（含）以内由子公司主管副总审 批，超过10%由子公司总经理审批。只冇符合公司规定的付款结算条件的合 同，销售公司订货人员方可捉出降价申请。（3）合同条款的总价

3、款屮应包括主机、附件、配套电机及其它配套产 品、运费、包装、合装、试验等所冇相关项目的货款及费用。未经主管副 总或总经理批准，不得减免费用。（4）销售公司订货人员在确定运费时必须向生产技术部储运负责人员 询价，并以此为标准支付运费。12付款结算条件：（1）销售公司订货人员与用户签订合同时必须执行以下付款结算条 件：a. 合同正式签订后，用户最低预付该合同总额的30%,款到合同生效。b. 捉发货前，50万元以上的合同最低付清总款的70%,货到后支付余 额；50万以下20万以上的合同最低付清总额的95%,货到后支付余额；20 万元以下的合同捉货前付清全部货款。c. 外购配套产品和外购零件款及保证金

4、在提发货前要全部付清。d. 质保金不得超过5%且支付期限应在一年之内。（2）50万元以下的合同一律按以上付款结算条件签订，销售部门不得 捉出特批申请上报审批，要给用户做好解释工作。（3）超过50万元的合同，不符合以上付款结算条件规定的，经子公 司营销部部长审核后，报主管副总审核，再报总经理审批，批准后方可签 订合同。（4）正规招标项目的付款方式应于投标前由标书制作人员以书而形式 按（3）条规定的审批程序执行，审批完毕后方可投标和签订合同；并将审 批结果到营销部综合管理室备案。（5）对固定老用户实施信用管理，结算条件及付款方式按双方协议执 行。固定老用户的确定及协议签订必须经子公司营销部部长及主

5、管副总裁 审核、总经理批准。1.3合同中要明确捉（到）货验收时间、安装调试时间、质保金到期 时间及相应回款时间。1. 4销售公司业务人员耍严格按照公司规定的价格标准及付款结算条 件签订合同，并在签订合同的同时，每份合同同时填写合同价格审批单 一份。1.5合同拟订后，连同合同价格审批单表一同报子公司财务部审 核盖章并由审核人签字，合同价格审批单表屮包含配套产品的要先到生 产技术部审核盖章并由审核人签字，经审核不符合公司规定的一律由销售 部门重新拟订合同并审批。16配套产品订货规定（1）配套产品订购范围a. y280及以下电机可配带订货；b. y315及以上电机、js、jr、300kw以上的潜水配

6、套电机一般由用户 肖.接订购;c偶合器、齿轮箱、变频器一般不再配带，由用户直接订购；d.联营网点签订合同屮不需合装的电机等配套产品由网点自行解决；e特殊情况，如招标项目等必须成套供应超出订购范围的，签订合同 前，销售部门必须以书而形式报子公司营销部部长审核、主管副总批准；（2）凡合同屮配带配套产品的要执行以下结算条件：a. 签订合同时要明确规定预付款限定条款，执行在任何阶段都不能垫 支资金的原则，即用户与本公司、本公司与配套厂的付款方式、比例要相 同。本公司一律不垫支配套产品款及各种保证金。b. 凡配带配套产品的，签订合同时要收取成套费（含运输等费用）， 成套费一般按配套产品的15%收取，最低

7、不低于10%,（不得低丁配套产品 质保金的15倍）。c. 凡用户指定配套厂家的，必须冇配套供应商及用户承诺按合同条款 同比例分付，否则不允许定货。（3）签订用户自备配套产品的合同，要执行以下结算条件：a. 在签订用户自备配套产品月.到厂合装的合同时，必须按价格本规定 标准收取合装费，并在合同价格审批单屮注明。b. 用户自备并需到厂合装的配套产品，按用户自备配套产品价格的5% 收取下站、起吊、装卸和保管费。此费用在合同价格审批单屮耍注明。2 合同传递及执行。2.1经财务部审批的合同，营销部通知销售公司及该合同订货人员， 由其通知用户按合同规定比例支付预付款，同时将合同传递到生产技术部, 生产技术

8、部可进行生产前准备工作。预付款到帐后，财务部书而通知生产 技术部，生产技术部接通知后安排生产。项目订货合同，经营销部部长审 核，报主管副总审批，总经理批准（在合同上签字），在预付款未到帐前可 排产。2.2凡公司已排产，用户要求变更合同的，订货人员确认变更内容并 与用户协商确定违约赔偿金数额，营销部审核后捉交生产技术部审核，生产 技术部提供该合同已投产情况后，再传递财务部审核确定赔偿额，主管副总 审批后，方可签订变更合同，用户取消合同的，预付款视为违约金，不再 退款。以上内容应在合同屮予以明确。凡变更合同的必须重新签订合同并 按规定审批，否则生产技术部不得排产。2.3对于现货合同，财务部只审核销

9、售清单，不再审核合同。2. 4装配前确认生产技术部制定周装配计划后，以装配通知单（格式后附）的形式 传递至营销部，由营销部通知销售公司进行装配前确认.（2）销售公司按照营销部通知向用户确认合同到货验收及回款的时间, 确认后销售公司要将确认信息及时反馈营销部，营销部整理后反馈生产技 术部.2. 5生产技术部根据营销部反馈的用户确认信息安排组装，原则上按装配、发运及到货验收同期为四周以内做为产品组装计划下达依据.3 提发货规定。3. 1发货确认（1）营销部负责产品发货的确认、审批，符合以下规定的方可发货。a、货到后，用户15日内可进行验收并回款的；b、按合同规定付款条件及比例已付款的；（2）发货确

10、认程序a、生产技术部将可发货的合同信息传递到营销部，营销部通知销售公 司和财务部确认用户能否15日内进行验收并回款及货款到帐情况（以发货 通知单的形式），销售公司、财务部确认后将通知单及时反馈到营销部。b、营销部按规定进行发货前确认.3.2凡符合发货条件的合同，营销部开具销货清单到财务部办理结算 手续后向生产技术部下达发货通知，生产技术部按通知要求安排运输公司 发货。特殊情况，虽不符合发货条件但需发货的，必须由销售部门捉岀书 而巾请，营销部审核报子公司总经理批准后方可办理发货手续。3.3联营网点、用户超过100%付款部分，由营销部捉出对应合同的付 款明细，财务处予以开票结算。超出规定比例的付款

11、，货款可结转使用。34货款的界定确认（1）用户付款的界定确定由销售公司负责。（2）销售部门对每天的回款进行界定确认，填写货款执行统计单, 按予付款、进度款、到货款、调试款、质保金确定每笔回款对应的合 同，并将以上回款信息传递财务部和营销部。4. 货物验收4. 1汽运货物运送到合同规定地点后，运输公司应将到货信息及时反馈 生产技术部，捉交用户签收的收条.4. 2生产技术部将到货信息书而反馈营销部和销售公司.4. 3销售公司负责组织用户验收，并将验收信息书而反馈营销部，要求 于货到后两周内验收完毕.4. 4对丁铁路运输的合同，生产技术部将发货信息通知营销部及销售公 司，销售公司于发货日起20日内通

12、知用户收货验货并以书而形式将到货、 验货信息反馈至营销部及生产技术部。4. 5销售公司应于发货日起20日内收回到货款。5. 安装调试5. 1营销部将合同验货完毕信息以调试通知单形式（格式后附）传递至 工程成套安装公司，进入安装调试阶段；在安装调试完成后，由工程成套 安装公司书而传递至营销部备案。营销部通知销售公司催收货款，自安装 调试至质保期期间，由工程成套安装公司负责现场服务工作，质保期到期 后，销售公司负责回收质保金。5. 2到货验收后3个月为安装调试期，如因用户原因未进行安装调试， 则3个月末为付调试款日期，同时承诺用户安装调试服务至正常为止。5. 3工程成套安装公司要建立：（1）用户服

13、务档案即服务维修台帐，详 细记录用户大修期及备件情况（用量及厂家）。（2）安装调试台帐按周记录 安装调试进度。（3）质保期管理台帐，记录质保期情况。以上信息，工程 成套安装公司要于每周向营销部反馈，由营销部协调处理。6. 对丁已投标结束或已执行的合同，销售公司要立即收回投标保证金 或履行保证金，对于投标保证金和履约保证金，销售公司要建立台帐进行 管理。7. 用户未按合同执行又要签订新合同的，必须执行本办法规定的付款 结算条件，销售部门一律不得提出特批巾请，要给用户做好解释工作。8. 对丁招标项目，投标前，可先响应标书，屮标后在鉴定合同时要按 此办法执行。9. 货款催收及清欠9. 1自新公司成立

14、后签订的合同，销售分公司合同签订人员该合同货款 回收的责任人，销售分公司要建立必要的台帐进行管理。9. 2自合同规定付款日起半年z内由销售分公司该合同签订人员负责 货款的催收工作。9. 3超过合同规定付款期限半年的，子公司营销部负责组织将该合同移 交清欠办清欠，如不移交的该合同回款的销售提成归清欠办。9. 4清欠办应于接收债权之日起一年内进行清欠，凡到期不能清回的合 同，营销部负责组织将该合同移交集团公司综合办公室法务室依法清欠（可 釆用风险代理方式，费用支付办法另行制度）。如不移交捉成不再支付给清 欠办。10进出口分公司的国外用户合同的签订，仍按原程序办理，对国内用户必须按本文件规定执行。1

15、1考核办法111对已签订的合同，由子公司营销部每月定期进行审核，检查，子 公司企管部每月进行抽查，凡发现未按本办法规定执行的，如结算条件、 价格不符合规定，合同项目填写不全等，每份合同扣罚100元，并按该合 同给公司造成损失的额度对责任部门及责任人予以处罚。11.2凡因装配前确认不准确造成产品装配后10日内不能发货的，一个 合同扣罚责任部门100元，并按占用资金利息对责任部门予以处罚，此项 工作的检查考核由营销部每月进行检查汇总。11.3企管部负责对发货确认工作的检查考核工作，凡发现未按规定程 序确认发货的，每项次扣罚责任部门100元，重点项目、重大项目加倍处 罚。114营销部负责货物验收工作的检查考核，凡未按要求及时反馈到货 信息、验收信息的，每次扣罚责任部门100元，未按规定期限组织验收的, 每次扣罚责任部门100元，重点项目、重大项目加倍处罚。11.5营销部负责对安装调试工作的监督检查工作，出现未按规定时间 安装调试的问题，对责任部门每次予以100元处罚，重点项目、重大项目 加倍处罚。11. 6营销部负责对货款催收及清欠工作的检查考核。（1）凡未按合同付款