企业档案管理的措施与效果研究

1、    企业档案管理的措施与效果研究    詹海飞摘要文章简要分析了企业档案管理在国内的现状，结合企业档案管理存在的一些问题和不足，主要阐述了企业档案管理的有效措施及在实际运用中的效果探究，最后总结了加强企业档案管理的必要性和促进企业档案管理网络信息化的重要性，旨在改善传统的企业档案管理模式，推动档案管理信息化进程，从而保障企业健康有序地发展。关键词企业档案管理；网络信息化；资料信息1目前企业档案管理存在的主要问题11企业缺乏先进的档案管理设备我国目前众多企业在档案管理的工作中采取的仍然是落后的传统档案管理软件，也就是普遍使用的局域网管理模式，这种管理模

2、式无法实现档案的跨区域管理，导致这种现象的原因是许多企业仍然没有对档案管理的重要性引起足够的认识，进而致使没有足够的资金投入到档案管理的工作中去，最终造成了企业档案管理设备落后的局面。12缺乏健全的档案管理制度健全的档案管理制度是档案管理工作有章可循，有条不紊进行的根本保障，而目前国内许多企业的档案管理制度存在诸多问题，主要表现为一方面是管理制度的不合理，另一方面是管理制度没有根据企业的实际情况进行及时的更新。除此之外，档案管理人员的不规范操作也是档案管理制度不健全的主要表现之一。13档案管理的意识薄弱档案管理的意识薄弱问题主要集中在非公有制经济体系中，也就是民营企业。因为民营自负盈亏的经营模

3、式让企业的经营者把更多的精力和资金投入到生产、经营和销售中，将经济效益最大化作为企业的最大目标。此外，民营企业的档案管理工作模式具有很大的灵活性，进而削弱了有关部门对民营企业档案管理的监督力度，进一步导致民营企业的经营者忽视档案管理工作。14企业档案资料信息没有根据实际情况进行及时更新企业的发展情况是随时变化的，员工数量的变化和管理层的人员变动等都需要及时在企业的档案中体现出来，但是目前国内很多企业对员工特别是基层员工的增加、离职或者调动都缺乏管理效力，导致这部分人的档案缺失或者遗留，从而使整个企业的档案资料没有得到及时更新。15档案管理的网络信息化水平较低在这个科技飞速发展的时代，特别当前大

4、数据的广泛运用背景下，网络信息化管理企业档案已经成为潮流和趋势。但是目前国内许多企业尤其是民营企业的管理层并没有意识到这一点，导致档案管理模式依旧处于落后的传统管理模式，或者有些企业已经开始运用网络信息化进行档案管理，但是由于投入不足，使档案管理的信息化水平相对较低。2企业档案管理的措施和效果探究21增强企业的档案管理意识档案管理工作作为一个现代企业管理中不可或缺的组成部分，如果无法深刻体会到它对企业发展的重要影响，势必会影响企业发展的后劲，使企业无法健康地持续发展。因此，企业，特别是企业的高层管理人员要意识到目前在企业档案管理工作中的不足，积极主动地着手改善档案管理工作的现状。22制定完善的

5、档案管理制度制定一个完善的档案管理制度主要有两个方面的意义。首先，这可以体现出企业高层对档案管理工作的重视，从而引起基层员工对档案管理的重视，进一步带动整个企业都参与到档案管理工作中去；其次，档案管理制度的制定使档案管理工作变得有章可循，制度一旦设定后，就要求企业管理者和基层员工共同遵守，依章办事。23对档案管理的模式进行改进随着科技的飞跃和社会的进步，陈旧落后的档案管理模式已经无法适应和满足新时期企业发展的需求，所以这就要求企业管理层要深刻认识到当前企业档案管理工作中的不足，参照其他企业的先进经验，对自己企业的档案管理模式进行改进。当然，每个企业的实际情况不同，所以档案的管理模式不可以照搬照

6、抄，在借鉴其他企业的先进经验时，要仔细考量这种模式是否符合自己企業的实际情况，如果不符合，就坚决不能采用，如果有一些符合，那就在别人的经验上加以改进。总而言之，企业应该拥有一个符合实际情况、可行性高且能够满足自己发展需求的档案管理模式。24提高档案管理的信息化水平互联网技术和计算机技术飞速发展带来的影响如今已经渗透到各行各业中，对一个现代企业来说，档案管理的网络信息化拥有许多优势。一方面是大幅提升了档案管理的工作效率，以往档案管理人员如果要找一份档案，只能通过档案编号和年份进行手动翻查，这种方式不仅浪费时间，还可能出现查找错误，大大地降低了工作效率，而信息化档案管理基本上都是通过一台计算机操作

7、的，通常在企业档案管理的计算机系统都设置了高级查找和关键词检索的功能，当企业档案的电子版数据库完成建立以后，管理人员只需要通过口令密码登录该系统，然后就可以快速地进行检索了，十分的方便和快捷。其次档案的录入通常使用扫描仪进行，这种仪器可以最大限度地保存档案的原貌，避免了纸质档案因为时间问题而产生的发黄、发霉和字迹不清等问题，以方便档案在今后使用过程中的准确性。第三，档案管理的网络信息化可以增加档案的保密性和安全性，企业档案中不乏一些仅供内部使用的商业机密之类的文件，在信息化管理过程中，可以依据档案的保密级别对档案进行分级管理，不同级别的档案设定不同的使用权限，大大降低了档案信息外泄的风险。由此

8、可见，实施档案的信息化管理可以建立起很大的行业竞争优势，所以提高档案的信息化水平很重要。25加大资金和人力投入和许多其他管理工作一样，企业档案管理也需要大量的财力、人力和物力的支持。随着企业的不断发展，企业的档案就需要持续及时的更新，如果没有及时投入相应的资金进行支持的话，企业现有的设备和仪器以及人员配置就无法满足档案管理的实际需求，从而影响企业的发展。所以必须投入足够的资金以维护和购买如打印机、扫描仪等设备，一方面帮助降低档案管理工作人员的工作难度和强度，另一方面也是为持续变化的档案管理工作提供可靠的技术支持。26加强档案管理员的培训，提升他们的职业素养企业档案管理工作的不断发展，对档案管理员的要求也在不断更新，所以企业有必要对档案管理员定期进行培训，一方面让他们学习新的档案管理理论和方法，另一方面加强他们互联网技术中与档案管理先关的知识的了解和学习。另外也要督促档案管理员学习档案管理相关的法律、法规，从而提高他们的综合素质，以便企业档案管理工作的顺利进行。3结论总而言之，档案管理工作是一个企业管理工作的重要组成部分，在一定程度上体现了企业的总体管理水平。特别是在信息化高度发展的今天，加快企业档案管理的网络信息化已经成为了必然趋势。企业应当深刻意识到当前档案管理工作中的不足，改变传统落后的档案管理模式，使档案管理工作发挥其最大作用，从而更好地为企业和社会的发