信息化档案管理中新技术的应用研究

1、    信息化档案管理中新技术的应用研究    王萍 摘 要： 档案管理工作在各个行业发展中都占据着重要地位，传统的档案管理方式存在严重弊端，影响了各项工作的开展。信息化技术在档案管理工作中的应用提高了工作效率，降低了成本，提升了服务质量。文章主要对信息化档案管理中新技术的应用进行研究分析，依据实际情况提出一些意见，旨在提高档案管理水平。关键词： 档案信息化；新技术；信息化管理f49 a 2236-1879（2018）11-0239-01随着社会的发展，信息化技术已经逐渐应用到各个行业，为人们的日常生活和工作提供了极大便利。在档案管理工作中，信息化技术的

2、应用实现了档案管理的系统化，提升了档案管理水平，为各项工作的顺利开展奠定了基础。一、信息化档案管理的必要性在传统的档案管理工作中基本都采用人工对相关信息进行记录，然后将资料分类储存，此种档案管理当时存在许多弊端，例如：（1）所有的资料都是以纸为载体进行记录，会产生大量的数据信息，并且不容易保存，易出错，易丢失；（2）在资料查阅过程中，工作人员需要耗费大量的经济和精力，并且工作效率低下。信息化档案管理能够有效解决传统档案管理中存在的弊端，相较于传统档案管理方式，信息化档案管理具有很多优点：（1）能够将纸质档案转化为信息资源，并且备份功能解决档案丢失的风险；（2）工作人员在资料查阅中，可以依据关键

3、词在检索中搜索，提高了工作效率以及服务质量。（3）工作人员能够通过网络系统及时对各项数据进行查看，实现资源共享。二、信息化新技术在档案管理中的应用1.云计算机技术的应用。云计算机技术在档案管理中的应用能够提高档案管理水平。云计算机系统主要是以动态、虚拟、可延伸的方式为基础对档案进行管理，能够实现基础设施以及服务的统一管理，可以将档案按照不同方式进行整理储存，将其存放在云计算机管理中心，不仅提高了档案管理水平，还能实现档案资源的共享，使得档案管理更加规范，一定程度上提高了档案管理水平。此技术在实际应用中主要包含了：计算机资源建设、缩微、扫描等技术，能够快速的对信息进行录入整理，并且具有良好的安全

4、性，保证档案信息资源管理价值最大化。2.档案分类管理新技术的应用。计算机技术在档案管理中应用使得档案管理更规范化。机读档案可以根据档案文件的不同对其进行分类整理，提高档案管理工作效率。机读档案管理可以分为：文本材料、应用系统数据文档等，由于其工作介质不同，需要一些辅助软件，起初的管理软件都是以c-s为基础一些软件，这种管理系统对相应的硬件设备要求较低，工作人员只需要一台电脑就可以完成。在查询中只需要输入关键词就能够快速找到所需内容。科技不断发展，一些新技术也被应用到档案管理中，新技术主要是以b-s为基础，其本质是由管理软件改变为对各种单位流量信息进行管理；并且用户登录以及浏览都是通过浏览器实现

5、。两种不同的技术在应用中各有利弊。以b-s为基础的技术在系统优化升级方面占据优势，管理员只需要对系统进行升级；而是以c-s为基础的技术需要对各个子部件进行分开维护。以c-s為基础的技术在信息安全方面更具优势，主要是因为档案服务器和用户之间的客户端两者之间是相互独立的，并且用户之间数据交流信息是透明的，因此，其安全性能较高，适用于较为机密度较高的档案管理工作。以b-s为基础的技术其优势在于信息的共享以及交交流能力较强，适用于公共档案管理。三、提高档案管理信息化的措施1.加强对工作人员的培训。在档案信息化管理中，工作人员对档案管理工作的质量具有直接影响，因此，加强对工作人员的培训十分重要。从档案管

6、理角度出发，工作人员对档案信息化的认知程度对档案管理具有直接影响。在上岗前，相关部门应该做好岗前培训工作，使其明确档案工作的主要内容以及重要性，使其能够从思想层面认识档案管理，增强其责任感。在培训工作完后期，应该及时对其进行考核，通过以后发放工作证，持证上岗。2.推进档案管理信息化进程。在实际工作中，首选，管理部门应该打破传统思想的局限，拓宽信息化管理观念。以信息化技术为基础，对档案管理的模式进行创新，简化工作流程，保证信息的完整性，构建完善的监管机制，促进资源整合，实现对档案管理信息的二次利用，能够提升人们对档案管理重视。另外，工作人员在不断完善自身的同时还要善于发现，积极进行研究，对工作方

7、式进行创新，提供更好的服务。在信息化档案管理中，计算机是重要的载体，能够实现对各项数据的信息的整合，从而提高工作效率。3.加强对管理机制的建设。科学合理的管理机制是所有工作顺利进行的根本，因此，在档案管理中，必须要制定一项较为完善的管理机制才能保证各项工作的顺利开展。现阶段来说，档案管理工作中并没有较为完善的管理机制，导致工作人员没有责任心，不能全身心投入到工作中从而影响了工作质量。因此，在档案管理中，应该设置档案管理部门以及监管部门，管理部门主要是对工作人员进行管理、制定完善的工作计划，将各项工作落实到人使工作人员能明确自身工作内容以及责任。另一方面，在档案录入时，还要有专门机制对其监管，从源头上保证资料的完整性、准确性。对于一些机密性较高档案可以对其进行加密处理，防止信息泄露，进步提升档案的安全性。监管部门还要定期对系统的安全性能进行排查，做好记录。四、总结综上所述，新技术在档案信息化管理中的应用具有重要意义，不仅能够提高档案管理水平，而且还能降低成本、提高档案的安全性。在实际应用中，应该从工作人员、档案管理系统等方面入手，制定有效措施，加强对工作人员的培训，使其具有良好的责任心，才能保证档案信息的准确性以及安全性，才能源头上提高档案管理水平，提高服务质量。参考文献1 王晓燕. 新媒体技术在推动档案管理信息化进程中的应用分析j.