集中统一管理应用于企业档案工作中对策探讨

1、    集中统一管理应用于企业档案工作中对策探讨    罗顺剑摘 要：随着社会的不断进步，企业发展中推进集中统一管理在档案工作的应用实践是已经是必然趋势，对企业今后的可持续发展起着广泛而又深刻的影响。基于集中统一管理模式下的档案工作可以给企业提供真实完整的历史依据，指明未来正确的前进方向。基于此，本文结合对企业档案工作实施集中统一管理的重要意义概述，从我国企业档案管理工作现状分析入手，就集中统一管理应用于企业档案工作中对策展开了初步分析探讨，旨在通过集中统一管理档案工作的实践开展，提升企业档案利用价值，促进企业不断进步发展。关键词：档案工作 集中统一管理

2、 对策 应用：g27：a：1003-9082（2020）01-00-02档案工作是企业管理中不可缺少的一个环节，做好企业档案管理工作，能够保护企业所有活动、所有部门的文件资料信息，对充分开发和利用企业档案资源价值具有重要意义。目前来看，我国企业档案工作尚未达到集中统一的管理效果，还存在着一些问题，面对社会的多元化发展和企业间激烈竞争环境，有效应用档案集中统一管理模式创新改革档案工作显得尤为迫切，是现代企业发展所面临的重要问题。一、企业档案工作实施集中统一管理的重要意义1.可以更好的为企业服务企业经营发展中间档案工作的服务作用不可小觑，是为企业作出正确决策和良好发展规划的主要参考依据。档案工作的

3、前身是资料文件管理工作，其内容涵盖了企业所有工作的开展情况以及历史信息记录，可以说档案可以反映出一个企业的发展过程。企业实施档案工作的集中统一管理模式，能够促进企业基础性工作顺利、有序开展，有助于企业权利的更好维护。虽然档案资料来源于不同的部门，不过档案的应用和价值却超出了本部门的范畴，企业的各项活动的记录均以档案形式存在，实施集中统一管理可以整合各个部门的档案资料，强化企业内部信息资源的利用率和共享性能，进一步发挥出档案对企业发展的服务作用1。2.可以充分发挥档案价值企业在制定战略目标后，各个部门均要围绕岗位工作内容向着企业战略大目标不断迈进，在这一过程中需要默契合作，发挥出不同的岗位职责，

4、才能够高效完成战略目标。因为所有部门都会在运转中不断形成新的资料或者文件，因此企业档案具有极强的来源分散性特征，仅由各个部门负责本部门档案管理，势必会影响档案价值的充分发挥，也涉及到更分散的档案管理工作人力、物力、财力投入，增加了档案管理的难度。采用集中统一管理模式，能够由专门的档案部门将所有部门档案资料搜集整理起来，既增强了档案资料的安全性，也解决了传统档案工作过于分散的弊端问题，有利于档案机制的充分发挥。二、我国企业档案管理工作现状分析现阶段从我国企业档案管理工作的整体情况上来看，管理质量和效率呈现出逐渐提升的趋势，社会各界人士越来越多的认识到档案管理重要性，在档案管理意识不断增强的推动下

5、，企業档案管理工作获取了很大进步。然而，从企业档案管理工作的具体实际方面来看，尚未达到集中统一管理的效果，依旧存在一些不足问题，重要包括以下几点。首先，一些企业没有树立起良好的档案管理意识，在进行这项工作呈现出一时兴起的特点。在企业经济效益发展迅速一片繁荣昌盛时，大搞档案管理的集中统一管理改革实践，当企业经济效益出现滑坡面临危机时，便停下推进档案集中管理的工作进度，将其束之高阁，甚至把组建不久的档案集中管理机构消减掉，遣送档案集中管理的专职人员，再次将集中统一的企业各方面档案管理工作交付于各个部门负责。其次，宣传工作不到位。部分企业领导和档案管理部门人员对于档案集中统一管理模式的了解比较全面，

6、但是其他各个部门的员工却由于认识不足没有积极参与到档案集中统一管理中，影响了档案资料的搜集、保存以及应用价值等，造成企业集中统一管理档案的效果差强人意2。究其原因主要是因为这项工作的宣传力度欠缺所致，企业没有面向所有员工宣传集中统一管理档案的理念、方式、方法和精神，也没有通过相关培训让各个部门员工了解档案集中管理与自己实际岗位工作密不可分的关系，从而不具备参与到档案集中管理工作中的能力，一旦企业没有意识到这个问题严重性，长久下去必然会削弱档案管理对企业发展的导向作用，不利于企业和社会的稳定发展。最后，专业人才和专业设施不足。一些企业负责落实档案集中管理的工作人员并没有接受过档案管理专业教育，在

7、工作中主观意识过强，按照自己的思维想法对档案资源进行各项管理实务，造成档案工作欠缺科学性、专业性与实效性，不能很好的贯彻落实集中统一管理理念。有些企业的信息化建设脚步较慢，这一点也充分体现在了档案工作上，工作人员所使用的设备设施过于陈旧，且功能单一，不能很好的完成纸质档案到电子档案的转变和安全储存，没有完善的企业档案信息数据库，再查阅和调取档案时费时费力，管理的效果并没有集中统一性。三、集中统一管理应用于企业档案工作中的有效对策1.领导统一化，管理职能统一化想要在企业档案工作中有效构建集中统一管理模式，首先就要从领导的组织引领作用入手，设置专门的档案工作部门，由高素质、能力强、专业性高的档案管

8、理人才统一领导该部门，实现领导的统一化，为档案管理工作效率的提升和正确方向引领提供组织保障。与此同时，管理职能也要统一化，虽然档案资料的来源是企业所有活动、各个部门中，不过基于集中统一管理模式下的档案工作必须视为一个整体，实现统一的管理职能，确保企业档案机构是独立的部门，能够有计划、有目的、统一、集中的落实档案管理各项措施，进而提升档案工作效率和质量。2.健全档案制度，提升工作规范性很多企业的档案工作开展起来十分随意，没有明确的规章制度对档案管理内容、工作流程等进行规范，导致企业经常出现档案资料缺失、档案信息不真、档案文件保管不当等现象，档案的可靠性和使用价值受到了严重影响3。基于此情况，企业

9、在应用集中统一管理档案工作模式过程中，要着力于尽快建立起健全的档案管理规章制度，可参考其他集中统一档案管理的优秀企业规章制度，结合本企业规模、业务等实际情况，制定出科学可行的档案集中统一管理体系，并完善与之配套的追责制度、奖惩机制、晋升机制、绩效考核机制等规章制度，严格按照制度要求规范档案工作人员的工作行为，强化档案工作人员的责任心和职业素养，切实减少档案管理中的丢失档案信息、未备份档案文件、档案数据失真等情况，令企业档案工作可以朝着规范化、标准化、制度化的方向不断迈进。3.引进先进技术，提升集中统一效果有些企业的各部门员工虽然已经具备了良好的档案管理意识，企业内部也设置了档案集中统一管理部门

10、，但是该项工作的开展效率和质量却不尽人意，尚未充分发挥出企业发展过程中档案的重要作用。为了改善这个困境现状，企业要从长远发展角度出发，树立起“技术进企业，技术促管理”的理念，在科学技术快速发展的时代背景下，积极将先进技术手段和设备设施引入到档案集中统一管理工作中，为档案工作人员提供现代化的工作条件，使其可以利用新手段、新技术、新设备更加高效率、高质量完成企业档案搜集、整理、处理、备份、保管和灵活调用，构建电子档案集中统计管理的网络系统，提升集中统一的管理效用。4.打造专业队伍，提升综合素质任何岗位工作的开展情况都直接受工作人员影响，如果一个企业负责档案管理的工作人员自身没有良好素养和较强专业知

11、识，那么很难在具体工作实践中完成岗位工作任务，充分发挥档案集中统一管理职责4。由此可见，打造专业的档案集中统一管理队伍十分必要，是实现集中统一管理模式能够在企业档案工作中得以充分应用的关键所在。所以，新时期的企业要提升对档案管理工作人员的要求，力求做到以下两点。一方面，企业要严格规定招聘档案管理人才的标准，不仅从专业知识、学历教育方面加以考核应聘者，也要从职业素养、档案管理安全意识、思想道德水平、政治觉悟等多方面对应聘者进行综合考核评估。以確保聘用的档案管理人才能够胜任企业档案集中统一管理岗位需求，可以秉持严谨、认真负责的工作态度，杜绝工作中可能会出现的各种诱惑，坚决维护档案资源的真实性、安全

12、性和可靠性。另一方面，企业要加强对所有部门员工集中统一管理档案的宣传力度，让企业上下都能够对国家现行档案法有一定了解，特别是档案部门工作人员，更要做到对档案法的熟知，在工作中严格按照档案法等相关法律法规要求落实工作。此外，企业要为档案部门人员定期提供专业的教育培训机会，使其可以不断与新的档案集中统一管理方法、技术手段、专业知识相接轨，具备较强的学习能力和业务创新能力，能够在未来的岗位工作中提出更多建设性的可取意见，成为推动企业档案集中统一管理工作不断创新完善的驱动力量。结束语总之，现代企业的档案工作要积极应用集中统一管理模式，充分发挥出档案资源的利用价值，让档案更好对企业运营及发展提供服务。在构建档案集中统一管理体系过程中，实现领导统一化，管理职能统一化，健全档案制度，提升工作规范性，引进先进技术，提升集中统一效果，打造专业队伍，提升综合素质，从而让档案工作得以为企业员工