高级办公自动化

1、实用与应用 高效与专业绍兴文理学院王秀庆Wangxiuqing高级办公自动化AOA第一讲 基础与技巧Page 3第一节 基础与技巧教学知识点Word视图查找和替换分解汉字文本流网文处理域的使用Page 4Word视图页面视图：最常用的视图，所见即所得，以页面的形式显示文档，忠实显示页面所有元素，与实际打印效果相同普通视图：不能以页的形式显示文档，使用一条虚线表示分页。在普通视图中不能编辑图形、页码、页眉和页脚等内容，只能进行纯文字的输入与编辑操作第一节 基础与技巧Page 5Word视图Web版式视图：由于Word文档可以保存为网页，因而在Word中提供了Web版式视图，该视图模拟浏览器显示文

2、档，不提供分页、页眉和页脚，文档的内容随窗口大小自动调整大纲视图：呈现长文档的大纲，通过“大纲”工具栏，方便进行大纲的编修，该视图一般进行查看和组织文档结构第一节 基础与技巧Page 6第一节 基础与技巧Word视图主控文档视图主控文档是包含一系列相关文档的文档。可以使用主控文档将长文档分成较小的、更易于管理的子文档，从而便于组织和维护 。使用主控文档功能，可以轻松完成多人协同文档编辑工作 Page 7第一节 基础与技巧Word视图主控文档视图案例：年终，某公司老板要做一个总结报告，这个总结报告包含总述、财务情况、公司业绩、人员管理、安全制度、总结拆6个文档， 分别交给6科室的负责人分别完成，

3、请使用Word的协同工作技巧，完成报告的最终合并。Page 8第一节 基础与技巧Word视图主控文档视图（1）快速拆分 按行分别输入提纲、设置标题样式（提纲文档） 切换到大纲视图、创建子文档 保存文档说明：文档拆分是以标题样式作为拆分点，并默认以首行标题作为子文档名称。若想自定义子文档名，可在第一次保存主文档前，双击框线左上角的图标，打开子文档进行保存。保存主文档后子文档不能再改名，否则主文档会因找不到子文档而无法显示。Page 9第一节 基础与技巧Word视图主控文档视图（2）汇总修订 将各子文档分别交给相关负责人进行编写 编写完毕后收回，统一放置到原文件夹，覆盖原文件， 完成汇总 打开主文

4、档Page 10查找和替换批量设置字体格式实例：一篇很长的Word文档，其中多个地方含有“博客”一词，现在要求把该词全部设置为带下划线的红色粗体字。即把文档中的“博客”全部替换为粗体、红色、带下划线的“博客”。第一节 基础与技巧Page 11查找和替换使用通配符实例：文档中含有多个书名，要求将所有书名设置为黑体、红色。思考：要求将所有书名设置为黑体、红色，但不包含书名号。第一节 基础与技巧Page 12查找和替换批量转换大小写实例：在输入文档时，为了避免来回地在大小写和中文输入法之间切换，现将文档中所有的“Word”一词全部输入成“WORD”，文档录入完毕后要求把它们全部改回为“Word”。第

5、一节 基础与技巧Page 13查找和替换删除文档中的空白段落实例：把网文复制到Word文档后含有大量的空白段落和手动换行符“”，要求将文档中的手动换行符更改为段落标记“”，并将文档中的空白段落删除。 第一节 基础与技巧Page 14常用技巧分解汉字文本流修复Word受损文档第一节 基础与技巧Page 15常用技巧网文处理（1）突破网页的局限（2）删除文档中所有的超链接（3）删除文档中的乱码第一节 基础与技巧Page 16域的使用域的概念域可以在Word中实现数据的自动更新和文档自动化 域的构成第一节 基础与技巧Page 17域的使用域的分类9大类、73种域 域的插入域相关快捷键第一节 基础与技

6、巧Ctrl+F9插入域标志F9更新域Shift+F9显示或隐藏特定域代码，在域结果和域代码间切换Alt+F9显示或隐藏文档中所有域的域代码Page 18域的使用域的应用（1）左右结构生僻字输入（2）上下结构生僻字输入第一节 基础与技巧 Eq：域名，用于创建科学公式 s：上、下标开关 up10：表示括号内的内容上移10磅 d：位移开关 ba21：表示括号内的字符向左位移21磅解释：“土”设为上标，向上移动10磅；“土土”为下标，向左移动21磅。Page 19域的使用域的应用（3）混合结构生僻字输入第一节 基础与技巧 o：覆盖开关，表示让括号内的字符重叠在一起 ar：括号内的字符右对齐 操作说明：

7、在域代码中“广”字设置为“三号”字体，“休”字设置为“小四”字体，这样，“休”字能完全显示在“广”字的内部。第二讲 长文档的排版Page 21第二节 长文档的排版教学知识点页面设置分节样式页眉和页脚注释和交叉引用目录和索引审阅和修订Page 22页面设置页面构成第二节 长文档的排版Page 23页面设置纸型ISO分为A标准、B标准A标准：A0纸：84.1*118.9平方厘米，分为A1、A2、B标准：B0纸：100*141.4平方厘米，分为B1、B2、我国标准：K标准：78.7*109.2平方厘米，分为2K、4K、8K、16K等。第二节 长文档的排版Page 24页面设置折页手册的制作折页手册特

8、点： 在纸页的中间进行装订 要求一张纸上可以打印两页的内容，在打印时，第一张纸上打印的两页内容是文档的第一页和最后一页，第二张纸上打印的内容是文档的第二页和倒数第二页，如此类推 正反打印第二节 长文档的排版Page 25页面设置折页手册的制作过程 设置纸型，选择“书籍折页” 设置每册中的页数说明：文档实际页数大于所设置的页数时，打印时，文档将自动拆分，作为多个册子来打印。例如：设置每册中页数为24，而制作的文档页数为32页，打印时，自动将文档前24页作为第一本册子进行打印，即第一张纸打印第1页和第24页，第2张纸打印第2页与第23页，以此类推。剩下的第25页至32页的内容，将被作为第2本册子进行打印。第二节 长文档的排版Page 26分节节的含义节是用来设置一个独立的排版单元或区域，从而使得同一篇文档的不同单元可以有不同的大局设置。节的插入与删除第二节 长文档的排版Page 27样式样式的含义样式是将修饰某一类段落的一组参数如字体名称、大小、颜色、效果、对齐方式等，用一个特定名称命名，这个名称叫做样式，或者说，样式就是一组命令或格式的集合。样式的类型（1）字符样式（2）段落样式（3）表格样式（4）列表样式第二节 长文档的排版Page 28样式样式的应用样式的新建样式的修改样式的删除为样式指定快捷键标题样式样式与多级编号的绑定第二节 长文档的排版P