浅析信息化背景下对档案职业能力的拓展

1、    浅析信息化背景下对档案职业能力的拓展    赵维超【摘要】本文立足于信息化背景，重点探讨档案工作的新特点以及档案职业能力的拓展要求及其方式，以求加强档案管理水平。【关键词】信息化；档案职业一、信息化背景下档案工作的新特点（一）管理对象复杂化。“信息化”是人类社会一个不断演变着、推进着的动态发展过程。这一过程通过相关信息技术的运用对社会生产、生活的各个方面产生渗透作用，改变着信息的生产和交流方式，也成为各行各业发展的战略选择。就档案工作而言，信息化首先带来的是管理对象的复杂化，纸质档案已经不再是当前档案管理的全部对象，伴随信息技术的发展、文件产生与

2、流转方式的变迁，各类“原生性”的电子文件大量产生，同时已有的纸质档案经过数字化加工也成为“再生性”的档案信息资源。档案呈现出的是多样化的表现方式，馆藏档案被视为档案信息资源整体来进行管理，随之必然对档案工作者提出新的信息管理技能上的要求。（二）管理手段数字化。管理对象的复杂和多样，产生“倒逼”效应，使得档案管理者不得不采取数字化的管理手段，即通过相关技术，将存储于传统载体上的档案信息转化为以数字形态存在的、计算机可以识别与存储、处理的信息，从而使档案信息资源在存储环节更加有秩序，提高档案服务的能力与效率。以各类档案数据库的应用为代表，其数据来源的复杂性、数据格式的多样性、数据存储的安全性都是档

3、案管理数字化过程中必须面对的问题，这就要求档案工作者兼具档案管理与数据管理的能力。（三）服务方式多样化。在信息化发展初期，互联网在全球的普及极大地提高了工作效率，而当前以智能手机为代表的各类移动终端再一次带来了生活和工作方式的变革。这意味着每个人都可以随时随地成为信息服务的对象，享受信息服务带来的便捷，同时加速信息资源的产生和传播速度。对档案工作者而言，这意味着提供档案信息服务的渠道在不断拓宽，网站、邮件、电话等服务方式已经不能满足多样化、个性化的档案信息需求，不能满足档案宣传与文化建设的要求。在当前的档案管理实践中，已经有诸多档案馆开通微博、微信平台，成为档案服务的新路径，这就要求档案工作者

4、同时具备档案管理能力与新媒体运用能力。二、信息化背景下档案职业能力的拓展要求（一）具备档案信息资源管理视野。档案信息资源管理视野着重强调的是一种档案管理理念。即要求档案工作者将所管理的档案视为一个整体进行管理，不但要具备档案专业知识，更需要具备相关信息资源管理的大视野。将“死档案”视作“活资源”，在传统的档案实体管理的基础上，了解和把握档案资源潜在的优势，尤其是在开发档案信息资源过程中，需要站在历史文化的高度发掘其内涵，能够在大量“片段化”的档案信息中选择和提炼出具有一定主题的、反映一定时代特点的档案信息，从而使得档案尽可能完整呈现出其所记录的历史的原貌。（二）具备档案数据库管理技能。大量的档

5、案数据必须通过一定措施进行有序化、专业化管理。当前信息化背景下的档案数据管理一方面依靠专业的档案管理数据库，另一方面则要依靠专门的数据管理人员。档案数据管理员要同时具备档案专业知识与计算机管理能力，从数据的建库到运行、维护，要负责所管理的档案数据进行档案实体与子数据库的分类对接、数字图像挂接、数据库管理授权、数据安全备份等多项工作，从而保障档案数据库运行与档案实体管理的规范化和秩序化。（三）具备新媒体运用能力。新媒体是利用数字信息技术，主要通过网络运行，在各类数字终端上传播一种新型的传播形态。当前事实证明，新媒体的运用已经成为多个行业的重要宣传与服务手段，用户通过新媒体能够快速、直观、有效地提

6、供各类信息。提升档案工作的服务能力，有必要将新媒体的服务方式加以应用，利用传播速度快、范围广、形式新的特点来为用户提供便捷的档案信息服务。档案服务过程中对新媒体的运用要求相关工作者编辑、加工、推送。档案服务的信息不在于“大而全”，而在于“少而精”，要迎合当今用户“片段化”“碎片化”的信息阅读行为习惯，重点在于发掘所管理档案的特色，辅以文字、图片、视频、动画等多样化的形式，尽可能地使档案信息服务内容形象生动、具有趣味性与可读性，着重对档案的宣传起到推动作用。三、信息化背景下档案职业能力的拓展方式档案工作的管理对象在不断发生改变，围绕档案的本质衍生出愈加丰富的形态。信息化背景下对档案工作人员提出了全方位的、多样化的、復合化的职业能力要求。档案工作者的职业能力需要不断拓展是不争的事实，但面对逐渐复杂的管理对象、不断变革的管理要求，任何一位档案工作者都难以成为面面俱到的“多面手”，故此档案职业能力拓展首先要立足于档案管理本身，即任何档案工作者都必须具备档案管理的基本专业素养，以“专人专事”为原则，由包括档案专业等不同专业领域的工作人员各司其职，全方位提高档案管理的专业水平，在共同完成工作的同时相互学习，再进一步拓展自身的档案职业综合能力。四、结语信息化背景下对档案工作者的职业能力提出了更高的要求，需要立足于档案信息资源管理的前提，全面提高档案数据库管理能力和运用新媒体的能