浅析办公室档案管理工作效率提升途径

1、    浅析办公室档案管理工作效率提升途径    陈艳云【摘要】办公室档案管理工作的效率对于单位管理起到了重要作用。尤其是在信息社会中，必须充分利用现代信息科技，进一步提高办公室档案管理工作的效率。因此，在总结目前办公室档案管理工作效率问题的基础上，分析了这些问题产生的原因，进而提出了相关的改进策略，以更好地促进办公室档案管理工作效率的提升。【关键词】办公室；档案管理；企业管理随着时代的发展，办公室管理工作也越来越先进，档案管理工作作为办公室管理的一项重要内容，也应该不断与时俱进，充分发挥出检索和查询的作用，以提高工作效率。就办公室档案管理工作的实际来说

2、，档案管理工作其实是一个收集资料数据，并对其进行整理保存的过程。实际上，档案管理的实质就是通过档案管理来反映事物的发展过程，对办公室工作具有切实的参考和借鉴作用。一、影响办公室档案管理工作效率的因素办公室档案管理最大的职责便是保持档案的完整性，记录各项业务的历史轨迹和凭借其最大的利用价值便于为规范管理提供依据。但是，由于管理制度不健全、管理方式落后等原因，造成其在发展过程中存在一些问题。（一）对管理工作认识缺乏。长期以来，我国对办公室档案管理工作的认识度不足，对于档案管理工作的有效性更是缺乏相关的认识。因此，我国档案管理存在管理混乱甚至缺失的现象。档案管理混乱甚至缺失，给单位审计核查、总结带来

3、很多不便，因为档案管理不到位而带来巨大損失的事例层出不穷。很多管理档案的工作人员，工作观念存在着意识淡薄的问题，专业管理水平较差，甚至很多单位选择兼职人员为其进行档案管理工作，因兼职人员不具备专业管理能力，对档案的价值不明确，导致档案管理工作无法有效地进行下去。（二）管理制度不健全。若想将办公室管理工作高效的进行下去，首先必须要健全各方面的管理制度，档案管理也是这样。档案管理制度主要包括档案分类、保管期限、介质区分、收集机制、归整规范、查阅借阅规定等等，涵盖档案从新材料产生到生命周期结束的全过程。但是，部分单位的领导人员过于繁忙，对办公室管理工作也不重视，没有单独建立管理档案的资料室，没有相关

4、的档案管理制度。因此，导致档案管理人员懈怠了其工作，进而影响其对档案的处理。二、办公室档案管理工作的重要性（一）要适应时代发展对办公室工作的要求，就要提高档案管理的工作效率。档案是企业和单位的一种重要的信息产业。实施办公室档案管理工作，主要目的是为了方便工作人员查询信息，进而提高办公室工作的效率。随着信息时代的不断发展，办公室档案管理也逐渐发挥出了更重要的作用。不断完善档案管理工作，提高办公室工作的效率，以适应时代发展对办公室工作的要求进而更好地为企业服务。（二）完善档案管理工作可以促进档案事业的可持续发展。档案管理工作本身具有连续性、连贯性的特点，鉴于档案管理工作的几个特点，我们有必要重视档

5、案管理工作。此外，我们还要充分结合档案管理工作的实际情况，然后采取针对性的应对措施，通过完善档案管理工作来促进档案管理的可持续发展。档案的形成是一个长期的过程，具有历史性和时间性的特点，全面系统地管理纸质档案，有助于促进档案管理工作的可持续发展。三、如何提升办公室档案管理的效率（一）改进档案管理的思想观念。第一，单位的领导人员要将档案管理置于工作的重要位置，加强单位的档案综合管理，在谋划阶段和实施阶段都要做好档案管理工作。第二，完善档案管理工作人员的业务考核制度、奖惩制度，增强对档案管理工作的重视，提高工作人员的工作效率，同时还要加强对档案管理工作的监督，激发管理工作人员的工作积极性，开展档案

6、管理教育和培训。（二）培养档案管理专业人才。当前，企业、单位中的档案管理工作人员能力和素质不统一，互相之间缺乏良好的配合，团队缺乏协作力，严重影响了工作效率。因此，第一要加强对高素质人才的引进和对专业人员的训练，完善各市政单位档案管理工作的人力资源力量。第二，定期开展档案管理工作人员的教育培训，通过参加国家档案管理综合管理部门的调训，获取档案管理资格，提升自身的管理能力。（三）无纸化办公技术。随着信息化建设步伐的加快，为进一步提高文件转办效率，降低办公成本，发挥oa自动化办公的最大功能，向着现代化办公又迈出重要一步。无纸化办公的推行和使用，极大地提高了办公效率，节省了因传递过程中重复复印所花费的大量时间和纸张，使转办工作效率、特别是急件的处置工作及时率得到很大提高。四、结论总之，档案管理工作是单位管理工作的重要内容，档案管理的主要作用是记录各项业务的历史轨迹，以给管理和其他工作提供凭证，只有保证档案资料的完整性，才能给各市政单位管理提供参考价值。市政单位首先要对档案管理引起足够重视，不断提高档案管理的工作效率。针对市政单位档案管理的特点，采取针对性的应对措施，以不断提高档案管理工作的效率，进而推进市政设施维护管理事业的健康发展。【参考文献】1张韶华.提高办公室档案管理工作效