管理学论文-关于项目信息管理的思考

1、关于项目信息管理的思考高新技术r&d项目需要新的信息管理模式扌商要：木文通过对国内外口前项口信息管理建设现状的分析，论述研发新 的项目信息管理模式的必要性，指出实现项目信息优化管理，找寻新的信息管理 模式是保证高新技术r&d项目成功的必要条件。关键词：项目信息管理 信息优化管理 高新技术r&d项目reflections on the project information management一high-tech r&d projects require new information managementmodelabstract:based on the a

2、nalysis of international status of the currentconstruction project information management ,this article discusses the need of the developing new project information management model and pointes out that achieving optimal management of project information and finding a new information management mode

3、l is the necessary conditions for the success of the high-tech r&d project. keyword: project infonnation management, information management optimization, high-tech, r&d project信息已经成为现代信息社会建设和发展的一种重要的资源和资产。信息管理 也已经成为项目管理的一个重要环节，而且也有一定的模式可以遵循。然而，随 着人们对信息重要性认识的捉高，逐渐发现只关注进度、成本、质量的管理模式 已经不能很好解决项r

4、i管理小的新问题，也不能体现信息技术对项n管理的影响。 而且，随着经济发展和科技进步，项目管理的客观环境发生了显著的变化，涉及 高新技术的项目越来越多，“高新技术”通常是指具有较大社会和经济价值并能形 成产品或产业的新兴技术或尖端技术。高新技术r&d项目产生知识、人才和投入 密集的新技术群，具冇明显的战略性，具冇复杂性和信息密集的特性，因此，以 往信息管理模式的滞后已经成为制约高新技术r&d项目成功的关键因素之一。1国内外项目信息管理的研究现状国际上，项冃管理形成了两个具有影响力的学术组织，一个是欧洲于1965年 成立的国际项目管理协会(interrmtiorml projec

5、t management association, ipma ), 一个是美国于1969年成立的项目管理学会(project management institute, pmi),这两个组织都分别有各自的项目管理知识体系。在国内，.我国于1991年成立了项目管理研究委员会(project management research committee, pmrc),并t* 1996年加入了 ipma。在我国的项目管理知识 体系(c-pmbok)d的编写过程中充分考虑了 pmi和ipma的知识体系，同时也充分研 究了英国、法国、瑞士等国家的项目管理知识体系，对项廿信息管理的重要意义 有了更深一层的认

6、识，不但论述了沟通规划、信息分发，而且还明确指出了信息 管理是c-pmb0k的重要组成部分，较多的考虑了项fi信息管理的相关问题。对照国内外项廿管理的知识体系以及现在项目管理的一些主要论著可以看 到，在目前提出的项目信息管理指南中，管理方法主要集中在对沟通的概念、沟 通计划、信息发送、绩效报告、管理者素质和智能设置等方面，涉及到的信息管 理也主要局限在项目管理信息系统的建设和基本功能的实现上。但是，这些项目 管理指南尚未讨论现代信息技在r&d项h中的集成应用目标和具体途径，没有反 映出信息技术的发展。对于高新技术项冃，没有充分考虑其具有的复杂性和信息 密集的特性，因而没有提供一个针对高

7、新技术r&d项目信息管理的具体实施途径。美fl standish group对信息技术项目的研究| (超过8400个项目,1994)表 明：只有16%的项冃实现了其冃标，50%的项冃需要补救，34%的项冃彻底失败。失 败的原因多种多样，但其中重要的原因包括项目信息管理效率低，存在信息孤岛, 信息流动无序、缺乏统一的标准等，显然传统的信息管理方法已经明显不适应高 新技术r&d项r o2研发新的项目信息管理模式的必要性2. 1高新技术的发展高新技术通常是指具冇较大社会和经济价值并能形成产品或产业的新兴技术 或尖端技术，它是传统技术不断吸收电子、信息、能源及现代管理等技术成果， 并将

8、其应用于项目的全过程，以实现优质、高效、低耗、清洁、灵活的研发，从 而取得理想技术、经济效呆的技术的总称。高新技术水平的高低也成为衡量一个 国家经济实力和科技发展的重要标志z-,成为世界上齐个国家的竞争焦点。随 着高新新技术的发展，信息集成技术已从小范围内的集成发展到企业范围内的集 成，进而发展到企业间的集成；信息集成的对象以从功能的集成发展到过程集成, 发展到乃至企业间业务的集成；信息集成的内容已从单纯的技术集成发展到战略、 组织、技术、资源、行为和知识的集成。各发达国家在制定高新技术发展战略时，都无一例外地注重信息技术与高新 技术的交叉、融合。1990年美国商务部国家标准与技术研究院发起了

9、先进技术计 划，其中将血向制造应用的技术列为关键计划，这一计划的首耍任务是实现中间 级信息系统z间的集成与互操作，以解决企业内部和企业间各种应用的信息集成 问题；德国1995年提出的2000年生产计划小研究的重点，包括而向制造的信息 技术，即开发适用于制造的高效可控的通信系统；1996年口本文部省发起的旨在 发展本国技术的未来计划中，也将智能信息与先进信息控制技术列为研究的重点 领域等。可见，随着新技术的应用，影响现代项目的非结构化的、随机变化的因素越 来越多，各发达关键都意识到只冇采用更先进的信息管理方法，才能适应先进技 术发展的要求，进而将企业的技术开发和市场营销等整个价值链系统的信息集成

10、 起來，实现项fi管理过程的整体优化。下而以软件开发的具体事例，来说明研发新的信息管理模式的必耍性。软件 开发产生典型的信息密集型产品，具有不同于硬件开发的特点。以提高承包商软 件过程能力为目标的sw-cmm为例，软件开发更加需要先进的信息管理方法。cmm是从制造业屮所产生的过程思想引发的，但软件过程不像制造过程那样以 重复问题为主，而是以设计问题为主导，是知识密集性活动，cmm框架包含了五个 不断进化的成熟度等级，即初始级、可重复级、已定义级、已管理级和优化级如 图2. 1所示。图2.1 cmm软件过程能力成熟度的五个等级经过分析可以发现，在可重复级，项目组织耍使管理过程制度化，能重复以 前

11、项目的成功实践，项目主要收集与产品的规模、工作量和进度宜接相关的信息, 数据经过非正式机制在项目间共享，传统的沟通技术基本能够适应要求。但是随 着成熟度等级的提高，软件项冃对信息管理的要求也越来越高。在已定义级，软件开发是一个集成工程，使用经过批准和剪裁的标准版本， 成本、进度、功能和质量均受控和跟踪，项目活动有很好的可视性，项目经理能 活动精准、即时的状态更新信息；对于已管理级和优化级，组织耍对软件产品和 过程设置定量冃标和测量标准，能够预测过程和产品的趋势，识别缺陷和选择改 进区域，并利用冇关软件过程的信息对新技术和新建议进行费效分析，保证整个 过程的性能稳定和优化。因此，软件组织必须持续

12、应用先进的信息管理技术，通过更大范围的信息采 集，产生软件工作和产品的数据标准，建立统一的软件过程数据库，实现承包商 z间数据交换等方法，进行全过程的信息集成，才能保证项目管理者可以在有信 息依据的定量基础上作出理性的决策。2.2高新技术r&d项目高新技术r&d项fi以其复杂性和信息密集的特性，决定了信息不对称的问题 在高新技术r&d项目普遍存在，这严重妨碍了信息优化管理的实现。不完全信息 问题可能导致资源配置扭曲、成本增加或决策失谋，特别对于多因素、多n标、 不确定性和多种方案的项目，经费、进度、质量等更加难以保证，增加了项冃管 理层决策的风险和难度。（1）高新技术专

13、业领域的深入发展，使信息不对称分布广泛存在。信息不 对称是某些事件的知识或概率在有相互对应关系的人z间不对称的分布。随着社 会分工的细化，专业化程度的捉高，在每个领域和行业屮专业人员与非专业人员 z间的信息差别越来越大，项n组织成员z间的信息分布也就越来越不对称，这 就导致项目决策的难度增加，为此需要项目组织有新的信息管理方法，來消除信 息差别，并不断更新知识。（2）居于信息优势和劣势的项口参加者z间普遍形成委托代理关系，代理人 可能会利用委托人不了解的信息追求白身效用最大化，同时损害委托人的利益， 产生不利选择或道徳风险，为了在一定程度上避免不利选择或道徳风险可能导致 的资源配置扭曲或决策失

14、谋等，需要寻求新的信息管理方法来避免风险。3高新技术r&d项目信息优化管理3.1高新技术r&d项目信息优化管理的内涵高新技术r&d项目信息优化管理是指开发复杂产品系统时项目组织首先从信 息的观点出发，根据目标（通常是对产品的功能和指标的要求）和外部信息，系 统地运用信息集成技术使整个r&d过程中的各种数字化信息在各个坏节间有序流 通，提高信息共享和可再利用性，在综合考虑产品进度、成本、和质量等因索的 同时，寻找与目标的差距，并实现动态监控，不断优化醒目管理过程，以达到立 项的目标。信息优化管理的目标是在r&d中进行全方位、全过程的数字化管理，利用信 息技

15、术实现集成共享数据环境，通过增加信息量、提高反应时间和定量测量保证 项冃管理者持续优化决策，从而按时、不超出预算地高质量完成立项目标。3.2项目组织实现信息优化管理通过信息实现优化时信息优化管理的目标。通过连接各信息孤岛，产品和项 目各职能部门的计划、质量、费用、人力资源、采购等方面的信息可以有效集成, 信息增加，同时项目信息延迟大大减低、项目经理可以根据目标和环境信息，以 信息管理技术为手段，以产品数字化模型的设计和最终实现为焦点进行动态监控, 实现过程的不断优化。（1）项目管理层可以有效地调节组织规模从事高新技术产品r&d的项目组织是一种围绕某种新产品开发，集中优势资 源，形成靠网

16、络通信联系的临时性的动态组织形态，具冇可重构性和可调性。项口组织的纵向和横向规模是由外部协调成本、内部协调成本共同决定的。 当外部协调成木较小时，组织规模可以偏小，以充分利用对承包商和供应商的外 部协调优势，节省自身开销。当内部i办调成本较小时，则项目组织的规模将扩大, 自己完成r&d过程小的大多数任务。项口管理层可以利用信息技术改变组织的成 本结构，直接影响组织的规模大小。（2）项目组织建立一种不断适应的发展机制竞争促使项目组织努力实现关键实践中的各种信息管理技术以获得竞争优 势，反过來这些新技术极大地推动了组织的发展，在组织中扮演着各种重要角色, 变革项目管理流程，提高项目成功的机

17、会，并产生深远的影响。首先，项冃组织恰当地运用信息管理技术，辨识信息资源以确定和支持项目 的目标，理解关键信息资源和流程之间的相互关系，然后进行流程变革，提高客 户的参与和满意程度并提高增值服务，改善项目管理的效率。其次，项目管理中 随时面临着内、外的不确定因素。内部不确定i大i素主要由项fi组织中的流程变革 引起的，解决它需要运用信息技术对跨越不同部门的流程有效地控制；外部不确 定因素来口于信息技术的发展和市场竞争压力。项目组织实施基于信息技术的流 程变革，通过技术性改善、流程性改善、战略性改善，改变、升级甚至取代现存 的以串行为基础的流程为并行方式，能够对内、外部环境的威胁与机遇作出迅速

18、反应，获得阻止危机发生的能力。（3）项口组织通过信息优化管理成为学习组织在高新技术项口屮，创新的作用无疑是非常重大的。然而，在传统的项口管 理理念指导下，项口经理往往是扼杀实验是元凶，因为他们负有控制成木级及预 算的责任，当他们所掌握的信息不足以支持创新决策时，项目经理通常不知道如 何在实验和资源间取得平衡，这是目前高新技术项目管理界的一个很大的问题所 在。定量的监控结果和大量信息能够改善项目管理层决策的质量和速度，项目资 源可以快速、有效地从一个方面释放出来而注入另外一个方面，实现资源优化配 置并支持不断创新；随着项目经理的管理驾驭能力的增强，可以利用信息资源调 整组织个方而的实力，消除各部

19、门的利益分歧，把子部门的目标统一到总目标上 来，从而降低代理费用，产生协同效应。例如，奥蒂斯电梯公司开发otisling系 统来集屮对客户进行服务，而在此之前，这些系统均分布在数量巨大的远程办公 室里。另一方面，信息优化管理的关键实践也改善了项目各组成单元的监控与评估 的能力，是决策权分散化。项目组织因此建立了一种信息管理的文化，使之成为 具冇扁平化和网络化结构的学习组织。项目组织在承拒更大的项目，那些包描更多的地点、人员或者装备的项目， 在信息优化管理强大的协调能力的帮助下，项目或者进程屮的所有人方便地连接 在一起工作，形成一个开放的系统。管理者鼓励项目成员进行创新和试验，积极 带动创新性的对话，这些对话存在于成员之间，具有连接信息、激发创意以及合 作的功能，在高新技术项目中，项目成员之间的对话时非常重要的；