浅谈加强基础档案建设更好的为企业服务

1、    浅谈加强基础档案建设更好的为企业服务    毕卫堃【摘要】档案基础建设是档案工作的基石，只有打牢这个基础，档案工作才能更好为社会进步和经济发展服务，档案事业发展才有后劲，才能更好的为企业服务。本文就如何加强档案基础建设进行了阐述。【关键词】档案 建设 服务党的“十八大”以来，中央基于新形势、新理念、新特点，做出“新常态”的重大战略判断，同时，对档案工作也提出了新的更高的要求，尤其是在信息化建设发展的今天，基础档案建设应作为企业档案管理的核心和基石，利用现代化手段开展基础档案工作，实现档案管理和信息资源的有效开发利用，更好地为企业经济建设服务。如何

2、能在现代化管理的整体环境下，开展基础基础档案建设，我将从以下几个方面做详细阐述。一、档案工作的现状现阶段我国档案管理工作在技术和效率上得到了明显的提高，解决了以往工作中存在的许多难题。近几年国家经济飞速发展，文书档案管理工作的进一步发展也离不开经济的支持。目前文书档案管理部门还加强了对工作人员的管理，加强了文书档案管理人员对工作责任的认识，保证了文书档案管理工作的有效进行，因此，基础档案建设是实现档案的快速发展的基础。二、加强档案基础建设在信息化建设发展的今天，档案基础建设显得尤为的重要，首先，加强领导，为能将档案工作的规范、有序的开展，应将档案工作纳入主管领导和相关人员的岗位责任制，落实岗位

3、职责。要充分认识档案工作对企业改革发展的重要作用，加强对档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的工作计划和发展规划。确保开展档案工作所需人员、经费的落实，应为企业档案事业的发展提供人才支撑和物质保证。其次，强化档案基础建设。基础业务建设规范化、标准化是档案现代化管理的基石。基础业务建设水平的高低也是档案馆考评定级的主要条件。做好档案年度立卷接续工作，彻底消除室藏积存零散档案未整理现象，及时纠正档案整理质量问题。要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。最后，加强档案干部队伍建设。档案

4、事业发展正处于关键时期，大量的新情况、新问题需要我们去探讨，去解决，在这种新形势、新任务面前，加强档案干部队伍建设，提高档案干部队伍素质尤为重要。因此，我们要提高其政治素质、文化素质和业务能力。强化档案培训。开展多角度、多方位、多层次的业务培训活动，强化档案管理人员的基本功训练。同时，加强业务学习，提高工作水平。认真学习档案业务基本知识，做到精益求精；虚心学习发达地区的先进经验和好的做法，做到相得益彰；以开拓创新的精神探索适应新形势新任务需要的档案工作的新举措，做到与时俱进。档案管理人员要学习与掌握现代科学技术知识，学习现代化设备的实践技术、电子計算机技术、网络技术、多媒体技术等，运用科学的方

5、法和技术管理档案，以实现档案管理的现代化，促进档案工作的发展跟上当今时代的节拍。三、基础档案的建设有利于实现档案基础工作标准化、规范化档案的基础建设是实现档案工作现代化的前提条件和关键环节，档案的基础建设必须一步一个脚印的从基础工作做起。首先，是实现基础工作的标准化和规范化，例如：应建立档案著录和档案索引的标准化、规范化，才能建立一个统一的档案数据库，才能实现档案的现代化检索，实现档案工作的现代化，这是建设基础档案的基础工作。其次，是按照国家和地区档案管理的各项行业标准，建立了一套符合企业自身实际、反映企业自身特色的档案科学管理系统。同时在国家关于企业档案工作实现科学标准化管理的政策倡导下，建

6、立、完善了一套科学的档案管理体系，在软硬件建设上齐头并进，进一步完善基础档案的基础管理工作，这是基础档案建立的基石。四、提高思维意识，坚持档案建设的规范化、标准化同步进行文书是档案的前身，档案是文书的归宿，档案是由公文转化而来。基础档案又是通过纸质档案转化过来的，因此，公文在制发形成过程中质量如何，不仅会直接影响到档案的质量，而且也决定档案工作的规范化、标准化的质量问题。提高档案的实体质量，对基础档案的规范化、标准化具有重要的意义。其中，住宅集团在发展过程中形成了一套相对完备的公文处理流程。有自己完成的一套oa办公自动化系统，无纸化办公成为集团公文管理的一大优势，无纸化办公一方面无需传统纸质载

7、体，通过局域网系统的逐级传送，减少了文件实际传阅办理过程中的诸多不便和各种隐患，使企业的各类文件的存储、归档、调阅实现了无纸化管理。通过办公自动化建设，完成了覆盖文书、会计、合同、照片、录音录像等各类档案的数字化工作，基础档案建设已初步建立，有效提高了档案收集整理工作的效率，大大的缩短了档案查阅时间。五、不断创新基础档案管理手段，实现现代化管理档案离不开现代化的管理手段、依靠这些科学手段是实现基础档案管理的必由之路。随着计算机技术与通信技术的快速发展，电子文件作为现行文件的主要形式提到了新的高度。电子文件如何实现安全、有效的保管利用成为基础档案建设的一个重要课题，对于电子文件，实现完整、便捷的

8、读取是关键，而维护电子文件载体的安全则是基本，因此要做好电子文件的及时备份、防毒工作；要对文件进行定期整理；做好电子档案的授权、有效的控制、修改更换、电子文件签署以及系统安全问题等。计算机检索系统要做好定期更新，对应用软件做到及时升级换代，要把确保系统运行的稳定和安全放在首要位置。新时期的基础档案工作建设要充分实现自身价值，发挥现实效益，就必须围绕着企业实际需要提供服务，利用档案资源为企业的改革和发展提供第一手材料，使基础档案管理工作逐步向深层次、高标准方向发展，更好地为企业经济建设和管理工作服务。因此，基础档案管理是信息时代发展的基础，在数字化管理的过程中，仍然离不开档案管理的基础性工作，只有扎扎实实做好档案管理的基础性工作，才能确保档案信息资料的严格、准确、全面。档案管理人员