浅谈高校建立用户信息反馈档案的重要性

1、    浅谈高校建立用户信息反馈档案的重要性    周丽娜摘要：高校档案详细记录了高校招生、教学、日常管理以及教学科研等工作的原始数据信息，对于高校和社会均有重要的参考价值。随着我国高等教育事业不断发展，对于高校档案管理工作提出了更高的要求。但就现阶段高校档案管理工作而言，用户信息反馈作为档案资源开发利用的重要工作环节，却并未受到应有的重视，对于这一环节的研究也相对较少。笔者从高校档案管理入手，就其用户信息反馈存在的问题及解决措施，发表几点看法。关键词：高校档案；管理工作；用户信息反馈档案；重要性：g2a2095-6363（2017）04-0087-02

2、主体要素、客体要素、中介要素和职业技能，是组成档案职业的几大要素，其中客体要素包含3个子系统，分别是档案信息开发、档案实体管理以及档案反馈信息处理。随着社会发展，档案资源逐渐受到人们的重视，但对于档案信息反馈处理的研究较少。档案工字的根本目的是对档案资源的开发利用，档案反馈信息处理属于档案信息开发利用的最后環节，其本质是对档案工作的整体控制和反馈，对于提高档案信息资源开发效率和工作质量，具有重要的现实意义。1.用户反馈信息档案基本内涵概述档案职业主要包含以下几方面要素：1）主体要素，即以档案为主要管理对象的社会职业群体；2）客体要素即档案，包括档案信息开发、档案实体管理以及档案反馈信息处理3个

3、子系统；3）中介要素，即社会发展过程中对主体和课题要素，产生的需求和满足需求，进而形成的档案职业存在环境；4）职业技能是指主体认识客体过程中使用的手段。信息反馈属于客体要素范畴，具有极其重要的地位。反馈在控制原理中具有如下定义：将控制系统输出部分信息或全部信息，返回系统信息输入端，并影响信息再输出的过程。一般情况下，档案工作包括档案收集、整理、保存以及开发利用4个工作环节，其中开发利用是档案工作的根本意义所在，在这一环节中进行信息反馈，就是对整个档案工作的总控制和反馈，具有提高档案工作效率和质量的重要意义。高校档案详细记录了高校各相关活动、工作的原始信息，具有极高的价值。但高校档案信息反馈工作

4、并未受到的应有的重视，限制了高校档案正式效用的发挥，亟需对其进行调整，以促进高校档案工作进一步发展。2.高校用户信息反馈档案发展现状分析目前高校用户信息反馈档案工作主要存在以下几方面问题：1）反馈意识薄弱。由于高校对于用户信息反馈档案缺乏应有的重视，导致多数师生使用档案后，没有填写档案利用效果登记表的习惯和意识，反馈档案建立极为困难。2）反馈档案制度缺失。多数高校档案部门未将反馈信息档案作为正式工作，纳入工作制度中进行管理，工作职责、责任模糊，导致该项工作发展缓慢。3）用户反馈方法收集方式单一。目前，多数高校用户信息反馈依靠“档案利用情况登记表”完成信息收集，缺乏与档案使用者的互动交流。4）反

5、馈信息处理缺乏科学性。目前，多数高校档案工作人员，侧重于收集档案使用效益相关信息，对于使用者提出的意见或建议，缺乏应有的重视，限制了档案信息反馈效用的发挥。另一方面，反馈信息经简单处理后，通常就会被整理收藏，有效利用率低，无法对档案工作产生积极地促进作用。3.高校用户信息反馈档案建立措施分析3.1加强用户信息反馈档案宣传高校应从自身档案管理部门入手，加强用户信息反馈档案宣传，以提高学校师生对于用户信息反馈档案的认识和理解，提高师生档案信息反馈意识，使其认真完成档案信息反馈调查问卷，提高信息反馈质量，促进用户信息反馈档案进一步发展。宣传形式应尽量多元化，以扩大宣传影响，提高宣传工作工作质量，具体

6、途径包括校园广播、校刊、校报、校级宣传讲座等。3.2完善用户信息反馈制度1）加强用户信息反馈制度建设。科学、系统、完整的制度是确保工作有序保质进行的基础。高校通过加强制度建设，将用户信息反馈档案工作定为高校档案工作重点工作，提高档案工作人员对其的重视，规范档案工作人员行为，落实各项工作职责和具体责任。2）建立用户信息反馈档案。高校档案部门应根据用户信息反馈建立相应的档案，通过系统的档案工作，发挥用户信息反馈档案的实际效用，促进高校档案的进一步发展。3）定期组织用户信息反馈档案交流会。在交流会中，集中解决用户信息反馈中的主要问题，总结用户信息反馈管理经验，不断完善用户信息反馈制度，探索新的用户信

7、息反馈模式和信息收集渠道，以实现动态的用户信息反馈档案管理。4）完善用户信息反馈监督制度。监督制度是用户信息反馈制度有效实施的根本保障，根据相关制度强制执行再反馈操作，可有效解决惰性问题，不断为信息反馈档案建立注入活力。3.3积极扩宽信息反馈渠道用户反馈信息是用户信息反馈档案的基础组成，因此，高校应积极扩宽用户信息反馈渠道，由被动接受改为主动收集，以提高用户信息反馈档案的质量和真实性。首先，高校档案部门可通过封闭式意见箱收集用户反馈信息，这种方式的优势在于自愿性和便捷性，便于获取真实的用户反馈信息；其次，高校应通过调查问卷的形式，定期对档案使用者进行信息反馈调查，以保障基本的用户反馈信息收集工作；最后，高校应积极探索网络交流论坛等信息收集渠道，顺应时代发展需求，提高用户信息反馈的影响，完成用户信息的收集工作。4.结论综上所述，用户信息反馈作为档案资源