浅析新时期办公室秘书所应具备的基本素质

1、    浅析新时期办公室秘书所应具备的基本素质    汪浩：f272.9 文献标识：a ：1674-1145（2016）12-000-02摘 要 秘书工作者素质的高低与办公室整体的办公效率、质量紧密相关。当前我国的秘书队伍整体水平还比较低，亟待提高；而知识的不断更新、科技的不断发展，也对秘书工作者提出了更高的要求。本文简单介绍了秘书工作，并探讨了新时期背景下秘书工作的要求与准则、办公室秘书所应具备的基本素质及其面临的困难，具有很强的现实意义。关键词 新时期 办公室秘书 基本素质秘书已经成为21世纪的热门职业之一。很多人认为秘书工作没有什么难度，每天就是收

2、发、整理文件，接待来访，跟在领导后面开会、做个记录，不用动脑子，因此，秘书只要掌握基本的秘书知识就可以了。但是随着我国企业的快速发展，秘书也将面临着更多的机遇与挑战，怎样做一个合格、称职的秘书已经引起人们的广泛关注。一、秘书工作简介（一）秘书类别根据社会领域的不同，秘书分为科学文化、经济生活、政治生活等领域的秘书；根据投入精力的情况，秘书分为兼职秘书与专职秘书；根据辅助对象的不同，分为个人秘书与集体秘书；根据业务范围的宽窄，分为专业秘书与通用秘书；根据经济来源、服务对象的不同，分为私人秘书与公务秘书。（二）秘书工作概述总体来说，秘书工作主要包含了文書、事务、一般管理三个部分。秘书工作具有中介性

3、、服务性、机密性、综合性以及辅助性等性质和特点。秘书工作的主要作用有：公共关系作用、门面作用、协调作用、参谋助手作用以及枢纽作用等。二、新时期背景下秘书工作的要求与准则（一）要求新时期背景下秘书工作的要求从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；从单纯地传递信息转变为综合处理信息；从被动服务转变为主动服务；从凭经验办事转变为科学化管理。（二）工作原则（1）准确：秘书工作准确性可以在很大程度上确保领导工作的准确性；秘书工作的准确性涉及很多的方面面，面广点多事杂，凡是事无巨细，总体要求为：办文要雅，情况要实，主意要慎，切忌丢三忘四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数。秘书工作的质量关系着企业的面貌，准

4、确是提高质量的基础；（2）迅速：秘书必须科学地组织、安排时间和工作，并尽可能地使用先进技术和设备，使中转过程快速畅通，极大地提高办事效率，使得秘书工作更加适应企业发展的需要；（3）保密：秘书部门、秘书工作必须遵守保密的原则，牢固树立“保守机密、慎之又慎”的思想，在言行中切实注意保密，遵守各项保密法规和制度；秘书工作者必须时刻保持清醒的头脑，保持高度的警惕性，严格遵守一切保密纪律。为了保证机密的安全，还要制定健全的保密制度，比如会议记录、信函、材料以及文件等等，均要有登记、收回归档，以保证办公室的资料、信息安全；（4）实事求是：实事求是是秘书部门一切工作必须遵守的原则，也是秘书人员必须具备的职业

5、品德。把它贯彻于秘书工作的实践中，就是按照规律办事，真实地反映情况，不能夹杂个人的情感、报喜不报忧，甚至捏造事实等。只有这样，才能向领导提供正确决策，才能协助领导避免决策的失误，才能为领导提供更好的服务。（三）工作规律与特点秘书工作是一种服务性的工作，是一种很规范的职业，有自己的规律和特点，秘书工作具备三种性质：事务性、政治性、从属性。（1）事务性：秘书工作绝大多数都是具体的事务工作；（2）政治性是秘书工作的社会属性：秘书工作应当为党和国家、广大人民群众的利益服务。秘书工作的时代背景就是党和国家改革开放、建设社会主义和谐社会以及科学发展的大政方针，各项工作必须符合现行法律和政策；（3）从属性是

6、秘书工作的本质要求：秘书工作总是围绕领导工作而开展，秘书在处理问题时，应当根据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主张、自行其是1。三、新时期办公室秘书应具备的基本素质秘书工作是一种责任重大的工作。长期以来，秘书工作岗位锻炼培养出大批高素质的领导干部。在新的历史时期，经济社会发展日新月异，秘书工作者应当紧跟时代的步伐，适应新时期的特点，达到领导的要求，秘书工作者要有更高的素质、更强的能力、更渊博的知识，才能适应新时代的要求。（一）较高的综合素质水平主要包括：高效率、积极主动地工作，能够适应多种文化环境；良好的职业道德，强烈的进取心和团队精神；独立的工作能力和良好的人际关系；及时将公司

7、内部外部的信息传递给公司；准确恰当地传达领导的指示，敢于提出不同的意见；能沉着处理紧急事件；能准确领会上司意图，有较强的原则性；善于与人沟通，应变能力强，良好的社交能力；良好的文字处理能力；能严守秘密，谨慎处理保密文件。（二）扎实、全面的知识结构（1）强健的再生性：知识需不断延伸、开拓、活化，使思路开阔、思维敏捷、思想深刻，满足高智能创造性劳动；（2）广泛的适应性：知识结构需要随着领导工作的变化而不断地调整，时时处在调整的动态过程中；（3）专与博的兼容性：既包容多学科的面，满足综合服务的需要；又具备专业的精深度，满足当智力助手的深层次需要。（三）具备较强的综合能力新时期背景下，秘书工作人员应当

8、具备较强的综合能力，包括操作能力、社交能力、承受能力、表达能力、调研能力、管理能力、思维能力以及办事能力。（四）良好的职业道德与严谨的工作作风（1）良好的职业道德包括：守纪律-遵纪守法，恪守信用，严保秘密；多动脑-主动思考，机智敏锐，有商业意识；要谦虚-刻苦学习，虚心求教，钻研业务；爱本职-爱岗敬业，归属服从，从点滴做起；（2）严谨的工作作风：敏捷-干练守时，讲究效率，商如战场；细致-准确不粗，认真不草，稳重不浮；扎实-做事不飘，跟进落实，检查确认；热情-真心诚意，笑脸迎送，谦和友善2。 四、新时期秘书工作面临的困难当前，社会发展日新月异，新事物、新技术层出不穷，新时期的秘书工作面临着更多的困

9、难，这是客观存在、无法回避的，但是秘书工作者要认识它、掌握它，想办法克服它，以积极的态度应对困难及挑战。（一）权力不大影响大，机会不多陷阱多秘书工作是服务性工作，没有具体、直接的权力，但是由于秘书工作者是在领导机关工作，靠近领导，很多人认为秘书有很大的权力，就会有人想接近、拉拢。现在社会很复杂，各种思想交织在一起，面对权力、金钱等各种诱惑，可能会迷失方向，稀里糊涂地掉进陷阱里。（二）要求高、待遇低、提拔慢秘书工作岗位是一种特殊的岗位，要求比较高。秘书工作岗位非常重要，领导很重视。因此，秘书工作者要能说、会写、会办事；要坐得住、动的起、人品好、素质高。秘书工作的特殊性决定了秘书工作者的待遇不高，

10、提拔也往往比别人慢。（三）关系复杂、众口难调、左右为難秘书工作的服务对象上至领导，下至员工，无所不管、无所不包。领导交办的事要办，当领导或者部门之间对某件事情具有不同的意见时，要细心协调，抓住主要矛盾，找出解决办法。在此过程中，秘书工作者往往要承受很多的误会、委屈、指责。但是为了工作、大局、团结，个人受点委屈也在所不辞。受批评的时候，特别是在批评错了的时候，最好不要当面申辩。（四）工作量大，任务繁重，经常加班由于秘书工作种类繁杂，工作量非常大，并且秘书工作人员每天都有新任务，这些任务大多数比较复杂，并且具有很强的时效性，有时还会有突发工作，必须随叫随到，随到随办，不能发生重复、遗漏的问题。五、结语综上所述，在新时期背景下，秘书工作者应当不断提高自己的素质，更加适应时代发展的趋势。在各个方面加强学习，培养自己，让自己成为企业中的多面手。身为秘书，应当站在高层次上，把握社会发展的方向，为企业领导提供更好的服务；身为秘书，应不断加强自身能力及专业知识修养的学习。展望未来，秘