浅议信息时代电子档案的管理与开发

1、    浅议信息时代电子档案的管理与开发    张欣摘 要：电子档案在不断的发展，在社会发展中占有关键性的地位。现代社会发展中，计算机技术在各个领域都被广泛的应用，电子档案是信息时代下发展的产物，随着社会的发展，电子档案的出现是必然的结果，信息时代下电子档案的管理与开发是档案工作者需要研究的主要任务，让电子档案适应社会发展，让信息化与电子档案紧密结合，提高档案的使用效率和寿命，提高档案的利用效率，做好档案的管理工作。关键词：信息时代 电子档案 开发与管理计算机技术已经成为了社会发展的关键和基础，在各行各业都被广泛的应用。电子档案主要指经过计算机处理的、有

2、着保存价值的、是在社会实践中形成的、有着保存价值的一种记录形式，这种记录的载体是电子形式的。电子档案在形成、存储和管理的过程中有着极大的优势，与传统的纸质档案相比有着极大的优越性，但是电子档案在管理和开发上还有着很多的问题需要解决，只有将这些问题解决，才能促进电子档案的发展，让电子档案在社会的发展中发挥着重要的作用。一、电子档案的重要性（一）减轻了员工的工作强度電子档案在社会的发展中有着极大的优越性，相对于传统的档案形式来说，电子档案提高了档案的工作效率，在档案中加入了现代化元素，利用计算机技术和网络系统，在归档上产生了极大的作用，而且对信息的利用者来说，也提供了极大的便利，避免了立卷工作，减

3、轻了工作的强度，只需要在网络系统中搜索就可以找到需要单位档案信息，减少了人工归档的成本，让管理人员的工作量也大幅度的减少，让员工的工作也不会变得乏味，在电脑上就可以工作。在文书工作的过程中，传统的档案管理需要进行人工进行归档、整理和分析，但是在电子档案这种载体下，是不需要人工来归档的，只要将基本的信息输入到计算机中，系统会自然识别，不在是按照卷在归档，而是按照件在归档，分门别类，随时都可以对档案进行归档处理，减少了归档的手续，便于前来查找信息的人们及时、高效、准确的获取信息。（二）有利于遗漏文件的补漏增缺遗漏文件在档案归档的时候会经常发生，在按卷归档的情况下，信息的利用者仅仅是利用其中的一部分

4、，但是却会看到整卷的内容，既不能得到信息的保密性，还对信息的使用者在使用上造成了影响，对整个档案工作的运行都是不利的。使用电子档案可以利用微机按件整理，那么信息使用者仅仅可以看到单分文件，不会看到全部的内容，就可以让文件达到了保密性。（三）可以提高档案的质量要想最大程度的利用档案，就要提高档案质量，传统的档案质量在档案管理中是十分复杂的，作为立卷人需要按照自己的理解，根据纸张来进行立卷工作，但是由于是人工的立卷，在尺寸和理解上很难达到统一性，对整个工作来说是十分困难的。而电子档案就可以避免这一问题，利用微机将档案管理者从繁琐的工作中解脱出来，尤其是在整理上，避免了大量的整理工作，让工作人员将大

5、量的时间和精力都放在了档案信息的二次开发和利用上，提高文书档案的工作效率，让档案管理者在工作的过程中，最大程度的发挥档案的价值。二、电子档案的整理、开发和利用（一）电子档案的整理电子档案的整理工作是利用计算机将电子档案按照需要进行单份文件的分类和组合，电子档案管理可以在任何情况下进行文件的转化，因此案卷已经从人们的视线中逐渐的淡出，利用光盘介质对档案进行整理，可以将接受到的档案信息在脱机的情况下对档案进行利用，让整个档案都可以顺利的进行，还可以做好备份工作，避免档案系统出现问题，可以利用备份档案避免出现的信息断裂，让编目和排架工作无法顺利进行。（二）电子档案的开发和利用电子档案的开发和利用是档

6、案存在的目的，电子档案自身的特点决定了电子档案在利用上，比传统的档案更加快捷、便利，减少了不必要的环节，具有实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，

7、又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。三、规范电子档案管理的几项措施（一）加强电子档案归档制度建设各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题：注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。（二）从电子文件的源头抓电子档案的质量为进一步加强电子信息的管理，对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中

8、制作。为档案部门增配必要的设备，建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。1）档案室设立图纸与文件集中处理系统，对审查完毕的电子文件进行统一收集，按要求形成纸质文件。2）设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴，以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。3）电子信息由档案部门集中积累，并在项目阶段结束时，在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。4）为便于操作和管理，建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台，因工作需要必须使用特殊软件的，有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。（三）要严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收，除有关归档责任签署之外，还必须发挥电子档案专家咨询组的作用，有针对性地进行检查，及时发现问题、及时解决问题；二是做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。四、结论电子档案是信息时代的产物