办公室接待工作中精细化管理的运用研究

1、    办公室接待工作中精细化管理的运用研究    周以金摘 要： 办公室属于单位中综合管理的部门，对于企业开展管理工作有着极大的意义。而接待工作是办公室中最为基础的工作内容，其重点就是注重精益求精，并努力完成每项细节工作，这样能够更好地展示出办公室的协调能力，也能将单位管理质量展示出来。因此，文章针对办公室接待工作中如何运用精细化管理进行全面分析，从而为办公室接待工作的开展提供有利条件。关键词：办公室接待；精细化管理；运用办公室接待工作中精细化管理的重要性分析因为办公室拥有特殊的职能，这就决定了办公室工作会呈现以下几个特点。首先，工作任务比较重、事情较

2、为复杂。办公室工作承担了大量文稿的起草、综合协调工作的开展、会议筹备工作以及信息反馈等工作，而且也承担了很多临时性、应急性和额外性的任务内容。其次，工作质量高、要求较高。例如，在开展政务方面的工作时，因为办公室人员要在事务性工作当中花费较长的时间，这样将无法为领导分忧工作，因此参谋助手所发挥的作用也是有限的。最后，工作影响面广且责任较大，在办公室工作中没有小事。由于办公室的工作地位较为特殊，而且工作的头绪繁多且责任较大，如果不能很好地把握，不能有效处理，那么就会出现小事变大事的问题，而且还会对机关正常运转、领导威信以及单位形象等带来一定的影响。办公室接待工作中的问题缺乏良好的服务意识以及工作热

3、情该问题是工作人员在进行接待工作的环节中欠缺一定的热情导致的，而且整体的创造性也不够充足，工作也较为粗放，一般情况下都是应付了事。然而，在开展接待工作中最主要的部分就是服务意识，也是其核心环节。在评判接待人员是否是一个合格的工作人员时，就要分析其是否具有良好的服务意识，但是当前有些接待人员且并没有意识到接待工作的重要性，且服务意识也相对薄弱，只是关注解决工作中的突发问题。对岗位职责欠缺正确的认识在办公室中有很多岗位类别，但在实际中不同的岗位并没有具体的职责规定，而且还有些岗位职责出现相互重叠的情況，甚至还有些岗位存在着职责悬空的问题，而这些问题的出现极易使工作人员出现相互推卸责任的情况，甚至会

4、影响到工作的效率。另外，因管理工作当中欠缺一定的规范性，使得办公室岗位职责并未明确划分，因而会影响到工作上的沟通与交流，甚至还会对员工的工作积极性带来影响。欠缺完善的办公室管理制度办公室工作具有烦琐以及突发性的特点，可是由于很多单位并未对办公室管理制度进行优化，因而使得工作的状态呈现盲目。而在这样的办公室中，领导在遇到事情时很容易会出现慌乱的情况，甚至会影响到下属人员的工作态度，导致办公室工作欠缺章法，严重影响到办公室管理工作的开展。办公室接待工作当中运用精细化管理的有效策略有效增强工作人员的精细化服务意识首先，应不断提升工作人员的责任意识。在办公室接待工作中有较为庞大的工作量，很多工作都需要

5、细致分析，而精细化管理对工作人员的责任感有较高要求，因此应合理地将精细化管理渗透到办公室接待工作当中，注重员工精细化服务意识的提升，从而更好地提升办公室接待工作的整体质量。其次，要合理提升员工服务理念。在办公室接待工作中提升其质量的重要部分就是服务理念，因此应注重员工服务理念的提升，进而提升整体工作的质量和水平，促进后期工作有序开展。正确认识工作职责，注重员工间的沟通与交流在实际工作中如果无法明确自身岗位职责，那么在工作中将会出现紊乱表现，而且员工间会出现相互推脱，将会对办公室接待工作的质量以及效率带来严重影响。因此，员工必须要正确地认识自身工作职责，并将接待工作落实到各个环节中，确保接待工作

6、能够有序进行。而且办公室员工间要善于交流，人员间也要学会相互理解，从而更好地完成相应工作。制定合理的办公室管理制度体系精细化管理不能脱离管理制度的帮助，管理制度的完善是确保精细化管理工作有效开展的关键。因此，要简化办公室工作内的岗位职责，合理地处理岗位职责中存在的模糊以及分工不清的问题，解决办公室工作中存在的死角问题，进而确保相应工作能够更加有效地开展。另外，办公室也要落实相应的岗位权责，制定合理的考评制度体系，以此来确保接待工作有序进行。而且办公室也要制定合理的办公室工作制度体系，结合相应的制度来保障接待工作能够良好运行。结语办公室属于一个小小的社会，也是一个较大的舞台。在当前社会环境下，办公室接待工作已经呈现出自身的重要性，而且接待人员的工作责任意识也得到了重视。而在实际的办公室接待工作当中，要想更好地提升整体工作水平，提升工作人员的责任感以及事业心，就必须要增强办公室接待工作的整体水平，并将精细化管理合理地运用到办公室接待工作当中，这样才能确保办公室接待工作的有序开展。（作者单位：江苏省盐城市大丰区大中镇村镇建设环保服务中