四级秘书复习笔记

1、四级秘书部分第一章        商务沟通1  接待规格是从主陪人的角度而言的.接待规格有3种：高规格接待、对等接待、低规格接待。其中对等规格是最常用的接待规格。P235下2  秘书在接待规格确定后，如果一些突然的变化影响到既定的接待规格：如上司生病或临时出差，让他人代替，秘书必须向客人解释清楚，向客人道歉。（录像中出现）P236中3  第一大题：背景：领导以便条的方式要求秘书制定关于某某参观团来我公司的接待计划及日程安排.用E-mail或备忘录的形式答：

2、见P184备忘录的格式：  发给：（根据实际背景写）  发自：（根据实际背景写）  日期：（根据实际背景写）  内容：关于某参观团来我公司的日程安排1.  秘书应了解本单位有关接待方面的规章制度，严格遵照执行，不得擅自更改.2.  接待计划的主要内容有三象：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支.接待规格决定了其他的人员、日程安排及经费开支。包括车站迎接、宴请的规格、住宿的宾馆等级等。3.  关于日程安排，包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，

3、一般以表格的形式列出。4.  关于接待经费列支，包括：（1）工作经费（2）住宿费（3）餐饮费（4）劳务费（5）交通费（6）参观、游览、娱乐费用等（注：至少罗列5到6项）5.  在接待计划拟出后，秘书应该交领导审核，然后再将日程安排和经费数目一起提前寄给来访对方。（P237）     4.第二大题：背景：某公司有2个部门，假设2个部门均看上了同一个人才，发生矛盾，总经理让你提出建议，化解矛盾。       答：这属于横向沟通。横向沟通的目的是为了增强部门间的

4、合作，减少摩擦。首先，先利用面谈、备忘录等方式听取各方意见和需求。我们给他们开一个圆桌会议（平等性的会议），在会上分析导致横向沟通的障碍：部门“本位主义”部门产生的先入为主的偏见会影响部门沟通的顺利进行，“一叶障目”等。在会议上我们应该选择针对性的沟通形式树立“内部客户”的理念耐心倾听而不是叙诉要他们学会换位思考，跳出自我的模式，了解他人的心境。           最后，我们应该将会议上协商、认同的内容以会议纪要或者是文件的形式固定下来，以便各方遵照下来（P238和P239）。 &#

5、160;    5.某人性格孤僻，由此造成部门之间的矛盾的根源是：性格冲突P239      6.“内部客户”的理念是指要用对待外部客户、最终顾客的态度和热情去服务内部客户。P2397.换位思考的概念：跳出自我的模式，进入他人的心境。8.纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。其中下行沟通在组织中的表现形式通常为公司政策备忘录口头指示传真电子信箱（多选题P239）9.纵向沟通可能遇到的障碍：5条中常考第三条：不善聆听；第四条：草率评判；第五条：语义表达和理解方面的歧义（P240）10.纵向沟通的

6、策略：主要考试第三点：“去繁从简”，减轻沟通任务；第四点：言简意赅，提倡简约的沟通；第五点：启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价；第六点：多介质组合，比如，书面形式与电话相结合（强调）11.冲突产生的原因：主要考第二点（目标不合，难以合作）和第三点（责任不明，缺乏效率）。背景：上级指示，下级执行不了，原因是：（第二点）；背景：有很多公司，员工随意性强，产生冲突的原因：（第三点）P241中12.冲突处理策略：主要考试第三点、第六点和第七点；背景：某公司领导做出决定，下级不听，这属于：铁令如山；背景：通过协商、交易后，存有争议的双方都可以认为获得好处，这属于：讨价还价（平级部门之间常用）；第七点，弃

7、子投降，在绝对弱势的情况下用P242第二章        办公室事务与管理1.       办公环境的维护的依据：三大法律：宪法、劳动法、工厂安全卫生规程2.       在企业办公室中安全检查，如果发现个人职权无法排除的危险，秘书有责任和义务报告、跟进、直到解决P2443.       安全检查包括办公环境和办公设备两部分。秘书要区分“

8、隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用。在录像中出现的隐患：电话线纠缠消防栓放在柜子后面道路上堆放货物太阳光照在电脑上有人来访时未关电脑写字楼中有人吸烟(P245中)4.       信息的安全及保密工作通常包括：口头信息、纸面信息和电子信息（P245下）5.       当涉及公司保密信息时，你应该做到：机智、稳重、果断、有外交手段。6.       做好口头信息的安全：员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或

9、外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息。P2467.       做好纸面信息的安全：接收任何保密文件、资料等都要签收并登记；在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失；用邮件发送保密信息时，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”；极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里；不再使用的保密文档要粉碎。P246P2478.     &

10、#160; 做好电子信息的安全：计算机显示器应放置在他人看不到的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换；有保密信息的软盘不应该带出单位，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上；P2479.       秘书在保密工作中需要注意的几个方面：文件保密：秘书要有很强的保密意识，对保密文件、资料，应自觉做到接收、传递、保管方面的保密工作会议保密：是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定科技保密：秘书的工作性质决定其得与各种人接触，包括客户、同行、媒体、

11、政府部门等，做好这方面的保密工作是非常重要的P24710.   秘书应做好组织中特定信息的保密工作：包括人事信息、财务信息、产品信息和客户信息P47下11.   如果财务信息失密，会影响企业的股票价格，也会影响银行给企业的贷款。企业长期积累的客户信息失密，不仅失去老客户，失去大宗业务和合同，而且还会失去信誉P248上12.   有关国家秘密及密级要遵照国家秘密及密级具体范围的规定：规定有3级：秘密、机密、绝密；有关国家密密的保密期限要遵照国家秘密保密期限的规定：保密期限有3种：短期（115年）、长期（1650年）、永久13. 

12、;  值班人员应做好3项记录：电话记录、接待记录、值班日记（主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记）P24914.   值班表的编制：通常包括以下项目：值班人员姓名、带班人姓名、替班人员姓名P24915.   值班表常用在：为某项任务的值班办公室，还需要标明值班地点和值班的具体任务P249中下16.   值班人员在值班工作中，可能有时接受、传达上级机关、单位领导的指示，可能处理内部的突发性事件，要完成领导临时交办的事项。P249下17.   大型企业设有专门的值班室，并有完善的值班管

13、理制度。要加强值班管理，最重要的是落实岗位责任制度。P250上18.   以支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量的办公用品等，企业办公室常设立一笔零用钱或称作备用金，这同时也是一笔周转使用的现金19.   秘书要认真核对领取者提交的发票等证据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致P251上1.       第三大题：上司出差，商务费用报销的步骤答：秘书首先要了解公司有关财务报销的相关规定，上司出差到外地开会的交通费不能从零用现金中支付。通常的工作步骤：申请人提交费

14、用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等，并亲自签字该报告活该表必须经过组织确定的授权人审核同意一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表题教财务部门，领取支票或现金贷款；一种情况是先有申请人垫付，完成商务工作。在商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方获取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符商务工作结束，申请者应将发票附在“出差报销单”（附样例）后面，并亲自签字，提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金如果在事实上务工作中，计划的

15、费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，否则需自付（P251）        21.企业工作人员国内外出差的费用，经常要由秘书办理或协助办理。因此，秘书要事先做好准备，熟悉办理信用卡、旅行支票、快汇等的方法（P252）        22.公文形成过程示意图（P253）交拟、议拟、撰拟三步骤称为拟稿。具有法定职权者定稿生效的步骤是签发        23

16、.公文处理基本程序（P254图）重点  收文阶段：从签收到催办   发文阶段：从交拟到发文        24.对办理完毕的文书整理（立卷）、归档及销毁立卷的范围：办理完毕、具有查考价值的文件材料立卷的程序：（重点）编写页号、登记卷内目录和备考表、拟定案卷标题、装订成卷、填写案卷封面（流程不能错）销毁的程序：由文秘部门对已办毕的公文进行鉴定逐件核定造册领导审查签批监督销毁P255        2

17、5.销毁公文应在指定地点或单位进行，不得将带销毁的公文出售给废品收购部门        26.不得在空白介绍信、空白合同书上扣公章P256        27.秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位印章（含钢印）；二是单位领导人“公用”的私章；三是秘书部门的公章。其中单位印章是单位对外行使权力的标志，其作用是：标志作用权威作用法律作用凭证作用（P256）28.出具介绍信要经过内部的审批手续，填写清楚，与存根一致，加盖骑缝章，并有存根备查

18、。P256下29.盖公章要端正、清晰，盖在署名中间，上不压正文，下要骑年盖月。  盖印要领是：握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳P257上30.第四大题：秘书如何做好办公用品的保管和发放工作。答：秘书要掌握办公设备和办公用品的进货、入库手续和库存保管。在收到货物时，要保证办公设备和办公用品准确无误地入库、登记、检验、核对。办公设备及用品接收时，发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商；要订立物品发放制度，确定物品发放人。库存保管中应采取的措施：见书P258下第一点到第七点，再加第八点：秘书要记好库存控制卡，关键掌握最大库存量（一项物品应该存储的最大数量），再定货量（当

19、库存余额达到这个水平时必须订购新的货物来补充），最小库存量（当库存余额达到这个水平，必须采取紧急行动检查是否已经定货）发放问题（可参考第177页）：发放物品的手续：第一点到第七点要保管好进货、存货和发放办公用品的记录与资料P258P25931.第五大题：决定库存的依据是什么？P260   答：决定最大、最小、再定货量的依据是：大量的资金不被不必要的库存占用空间不被用来存储不必要的货物保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的工作迟延。监督任何偷窃和破坏造成的损失32.选择题：办公设备和耗材的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。33.通常时间表

20、是编制成表格。在办公室中，也可以为多人执行工作的情况和行动编制时间表。有很多种简单的时间管理辅助手段有助于秘书有效地分配和管理时间，例如效率手册、待办文件夹、墙上计划板等等P26234.在办公室工作中，秘书要为领导们的会议或活动做月安排表或周安排表。月安排表的信息通常由主管领导召开会议，再结合集体议定的事项，经主要领导审定下发实施。P26335.对于手工填写的工作日志通常要准备两本，一本为上司使用，一本为自己使用。36.当日出现情况变化，应立即更新日志，并告知上司出现的变化；在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。（流程：更新自己的日志通知上司更改自己的日志）P264上3

21、7.做工作日志可通过电脑程序中的Outlook打开个人文件夹，上面有今日的时间、本月和下月日历P26538.公司的日志内容通常包括：上司内部参加的会议、接待上司外部参加的会议、接待上司个人的安排上司私人的信息P265中39.秘书在安排的活动之间要留有10分左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新临时的、紧急的情况。进行项目的时间变更，确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如通知对方，说明理由，防止误解等。40.谁能查上司的工作日志？上司的上司秘书上司授权的人第三章        常用事务文书的拟写1.

22、0;      简报的特点：简，即简明扼要快，即报道迅速快捷，讲究实效性新，即内容新鲜实，即真实准确P2672.       简报的类型，按性质分，有综合简报和专题简报；按内容分，又工作简报、动态简报（有情况动态简报和思想动态简报）、会议见报。3.       考题：给出简报样式，判断报头的格式对吗？日期的位置等4.       简报的结构是：报头+报核+报尾（重点，

23、书上第267下和268页简报必看）5.       报头设在第一页的上方，约占全页的三分之一的位置，下边用横线与正文部分隔开。报头的内容简报名称。如有特殊内容，可在名称或期数下面注明“增刊”等字样。秘密等级写在左上角期号，写在名称的下一行，用括号标注编印单位，在期号下、间隔线上居左书写印发日期，写在与编印单位平行的右侧6.       报核的主要结构是：按语+标题+导语+主体+结尾        

24、按语：在标题上端加注编者“按语”  导语：即简报的开头。简明扼要地概括全文的主旨或主要内容          注意：简报一般应限制在1000字以内，最长不要超过2000字。7.       会议记录的特点：其一是真实性；其二是资料性P2698.       会议记录的结构是：标题+正文+尾部9.     &#

25、160; 会议的正文的构成是：首部+主体+结尾首部：会议概要，包括会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人签名等10.   会议尾部的右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”会议记录要生效，必须由主持人和记录人签字11.   意向书为进一步正式签订协议奠定了基础，是“协议书”或“合同”的先导，多用于经济技术的合作领域。P271上12.   第六大题：意向书的结构与写法答：意向书的结构是：标题+正文+尾部意向书应该做到：1语言准确，表达清楚；2忠实于洽谈内容背诵第189页下贺信，

26、注意其格式13.   请柬的格式，见第191页，请柬一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种，但无论哪种形式，其内容结构都基本相同，即：标题+称谓+正文+落款+成文日期14.   产品说明书的特点:其一是指导性;其二是科学性;其三是通俗性. P27415.  在产品说明书的书写中,要注意:1语言简洁、通俗（对面向广大消费者的生活日用品说明书，尽可能少用专业术语）；2要有侧重点。第四章           会议与商务活动1.在会议议程

27、表的设计中，要尽量将同性质的问题集中排列在一起；而且要将保密性较强的议题，一般放在后面。P2782.会议的日程设计特点：采用简短文字或表格形式，而且时间固定，议题具体化3.区分会议议程和日程、程序这三种文件。现有议程，后有日程。会议议程是供会议主持人使用，日程是提供给会议代表的  P2794.关于选择会址的考试方式：公司要找召开会议，选择会址要考虑的因素：A.经济效益B.社会影响C.政治因素D.企业自身知名度   答案：ABCD5.选择会场，会场的大小考虑与（）相符？A.会议规模B.会议主题C.会议时间的长短D.会议的经费  答案：A

28、BC6.在会场的设备，考试方式放在具体的环境中。如：某一专家来公司讲有关财会的专题，我们在会场应准备的设备有：A.投影仪B.演示白板C.挂图架子D.放映设备  答案：ABCD7.所谓会中的安静是指：（1）避开闹市区（2）挂起“谢绝参观”（3）在会上关闭所有的手机和呼机  P280上8.题型：公司要召开一个有关新产品的会议，作为秘书，你应当带好什么资料？A.企业奖金方案B.本次会议的议程C.本企业五年计划D.企业今年的生产报表  答案：BCD9.在会议记录的结尾必须由主席人的签名和记录人的签名方可生效。P281上10.在会议记录中，漏记

29、的内容英对照录音磁带修改。P28111.会议记录的要求：准确、完整、简洁、条理清楚    P281中12.选择题：会后，对会议记录的原稿的处理：统一编号和统一装订。不可销毁和多次复制。P28113.第七大题：背景：公司开一个重要的会议，会后，领导要对与会中重要的信息急于看，（1）你如何尽快收集有关资料？（2）对收集上来的资料，如何加工？（3）那如何做到会后相关文件的整理工作？  答：秘书收集信息的渠道主要有（书上第224页）：（1）大众传媒，如广播，电视，报纸，期刊以及其他文献载体（2）网络，通过上网了解有关信息(3)供应商、客户和代

30、理商，通过企业在各地的销售点，来获取有关信息。（4）图书馆和贸易交流，即通过专门的信息机构，如大学、图书馆、专门的信息情报所。在会议期间，秘书人员要做到多听、多记、多算、多跑，才能比较全面地收集信息。要深入实际，掌握第一手资料。（书上第281下）要侧重信息的加工提炼，使上司、与会者、新闻媒体都能方便利用。要侧重时效（书上第282上）对收集上来的资料的加工方式有3种，见书上第282中对会后会议文件的整理工作，先答书上第283页下的3点，然后再答书上第284页上的第2、3、4点。其中第四点，会议记录属于长期保存的档案，立卷归档时要严格遵守档案制度。以上要点用自己的语言组织一下14.选择题：常见的开

31、放参观活动的主题有：四个    P285下15.安排的参观内容，主要有生产经营设备和工艺流程；厂区环境或营业大厅；员工的教育和培训设施；组织服务、娱乐、福利等设施。  P285下最后一行16.选择题：选择开放参观的时机：在一些特殊的日子：周年纪念日、重大的节假日、开业庆典、社区节日等 P286上  选择在春末或秋初的时节，不宜选择在雨天、酷暑或寒冬季节P286下17.确定邀请对象：政府官员、行政主管部门、同行业领导或专家、媒体记者等。以上为特殊邀请对象；一般市民为一般邀请对象   &#

32、160;   P286中18.掌握出国旅行的申请、护照、签证、黄皮书等概念P29319.公务出国出差，一定要带（1）出国任务批件（2）出国人员政审批件（3）所去国有关公司的邀请书（4）2寸正面免冠半身照片等       P29420.了解黄皮书即为国际预防接种证书  P29421.在拿到机票后，要对票面查验（1）查验姓名的拼音是否与本人的护照或其他有效证件中的拼音相符（2）航班起飞和降落的时间，机场名称（3）是否在定座栏内填好“OK”。看座位号是错误的，因为机票上不显示座位号 

33、0;    P29422.收集所在国的背景，主要指收集国家或地区的文化、习俗、礼节等常识   P295中23.出入境的手续：4个      P29524.我国的护照，分为外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又分为因公普通护照和因私普通护照。     P295下25.计算时差：“东+西-”每相隔一个区，就相差一个小时。如：北京在东八区，巴黎在东一区。如果北京是早上8点，则巴黎是几点？答案：零时1点第五章  

34、60;        信息与档案1.信息分类的五大方法：书上第297页下：字母分类法、地区分类法、主题分类法、数字分类法和时间分类法。其中主题分类法用的最多。2.选择题：信息筛选方法：主要是前三个：看来源、看标题、看正文。P299中  题型：前三个占三个选项，在随便写一个构成四个选项，让你选择。3.信息取舍的方法：一是择其重点；二是择优录用 P300对信息决定取舍时，要留下的信息应要：一突出思想；二要注意典型性；三要富有新意P299下4.信息核对方法：重点看一（溯源法）、三点（核对法）。题型：可能反过来考

35、  P3005.信息工作程序：收集、整理、传递、存储、利用、反馈（顺序不能错）   p300下  其中信息整理是信息工作的核心，是对原始信息进行分类、筛选、核实   P301上6.信息分类的步骤：辨类和归类  P301中7.题目：在分类中遵循的原则：A科学系统原则B层次性原则C符合实际原则D交叉包容原则       答案：ABC  见书上第301页下8.交叉参照卡的定义：    

36、;  P302上9.选择题：信息内向传递的形式有：备忘录、传阅单、企业内部刊物等；信息外向传递的形式有：新闻稿、新闻发布会等  P303上  题型：随机写出四个，让你选择是内向传递的形式？或外向传递的形式？10.信息传递：口头传递的缺点：信息零乱；较难储存  P304下11.企业文字传递信息的主要表现形式有：文本、表格、图表、框图    表示企业生产常用柱状图、饼行图      P304P30612.信息传递的三要素

37、：信源、信道、信宿  信源分为原生源和再生源     信宿包括接受信息和利用信息   P30813.第八大题；信息的登记和编码？答案：（书上第309页中）登记即建立信息的完整记录，系统地反映存储情况，便于查找和利用。信息的登记包括总括登记和个别登记；登记的形式有薄册式、卡片式    信息的编码是为了适应电子计算机处理的需求，它的编码结构一般由字符（字母或数字）组成基本数码，再由基本数码结合成为组合数据。信息编码的一般步骤：分析所有预编码的信息资料选择最佳的编码方法确定数码的位

38、数。信息资料编码的方法：顺序编码法分组编码法：所有项目都要有同样多的数码个数，左边数码表示大类，而向右排列的每一个数码，则标志着更细的小类。 P309P310上在登记、编码后，要根据时序、来源、内容、字顺排序。排序完后，要进行科学保管，因为保管关系到信息的安全、完整和使用寿命。14.选择题：信息存储的方式有：4种     书上P310下  手工存储包括两个方面：信息原件存储和目录、索引存储    P310下15.对文件柜的知识看一下即可，了解  P31316.信息分散管理系统

39、的特征：灵活性和专门性       p314上17.信息存储的载体：纸质载体和磁性载体。纸质载体依然是办公室的主角。常用的磁性载体有软盘、硬盘和磁带      P31518.计算机存储的保护措施：（1）制作备份（2）需要密码（3）磁盘要经常杀毒  P31619.关于档案的分类方法：主要记住：职能分类法、问题分类法、型号分类法。P317  题目：有一企业开发了一项新产品，则原产品要立档归案，采取什么样的分类法？答：型号分类法20.复式分类法是指几种分类方法