关于当前不动产档案管理模式的研究与分析

1、    关于当前不动产档案管理模式的研究与分析    陈丽宏摘 要：近年来，我国颁布了一系列不动产档案管理的条例与法规，对不动产档案管理进行了规范化要求。然而由于缺乏先进的档案管理模式，从而使得档案管理现状与实际需求之间存在着一定的差距。文章针对信息化背景下不动产档案管理过程中存在的问题进行分析探讨，提出相应的建议。关键词：不动产;档案管理;内容;特点;问题;改进措施我国不动产登记经过整合，从以往的分散登记转变为统一登记的模式，且范围也得到拓展，涉及土地、房产、农业等多个方面的业务档案。但不动产信息涉及民政、住建、林业、公安、法院等诸多部门，不动产档案分

2、散于不同的职能部门，现阶段不动产档案管理模式不能适应当前信息化发展的要求，严重阻碍了不动产档案管理工作的开展。1 不动产档案管理的内容、作用及特点不动产档案管理的主要内容是对档案实体的管理，档案管理工作主要包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编纂和利用工作。其作用简单概括为维护国家与公民的合法利益，体现不动产管理工作的规范化与正规化;提升不动产档案管理工作的社会公信力与专业化水平;为产权维护工作提供权威性证明;实现不动产档案管理的现代化与高效化;为不动产管理工作的正常运行提供参考依据。不动产登记档案具有三个主要特点，一是，不动产登记档案数量巨大，因不动产登记涉及的范围广，关系到社会各个阶层

3、、千家万户的利益，特别是房地产登记發证，我国幅员辽阔，人口基数大，不动产登记涉及面广且数量巨大，光是县城就有几万甚至几百万卷归档材料，并且资料类型繁多，如图像、录音、文字与表格等，一定程度给档案查询工作带来困难。二是，不动产登记档案具有动态性，不动产登记档案建立之后也会不断进行活动，如买卖、交换、继承等，会影响到其权属变更，因当前城市化与现代化的深入发展，我国不少地区房屋存在拆迁、扩建等，影响到不动产的现状，从而导致不动产登记档案具有动态性，且不动产具有时间延续性，商品房的使用年限是70年，而其他不动产权限比其更高达到百年。三是，不动产登记档案信息具有真实性，反映实际信息，且操作较为规范，体现

4、了政府职能，确保不动产登记档案信息的真实性，从而起到凭证作用，具有一定的法律效力，为法律依据有助于相关部门与法律进行审核产权与处理相关纠纷。2 当前不动产档案管理存在的突出问题2.1 缺乏时效性和全面性传统的不动产档案管理工作主要收集房屋买卖、土地买卖等基础信息，内容侧重了解当前不动产市场的整体情况，缺乏近期以及具体的不动产数据。当前的不动产档案信息化建设很大程度上沿袭了传统的不动产档案管理模式，导致了不动产档案的管理工作缺乏时效性和全面性。除此之外，当前信息化平台下不动产档案的数据多为房屋买卖整体数据，缺乏对房屋类型的细致调查，不利于不动产档案信息化管理工作的开展。2.2 档案信息化技术尚不

5、成熟档案信息化技术尚不成熟，仍然采用传统的纸质档案管理模式，没有实现档案信息资源数字化，导致“信息孤岛”情况的发生。在信息化的今天，在开展不动产档案管理时，相关职能部门无法实现信息共享，不利于档案信息的查询，无法实现我国不动产数字档案馆的建设。使不动产档案信息化管理难以实现预期的效果。3 改进不动产档案管理的措施及途径3.1 优化档案管理模式在不动产档案管理中，会涉及诸多的职能部门，因此在开展档案管理工作时，应对其管理工作进行科学合理的整合，以使其管理更加标准化。一方面，应将不动产管理相关工作进行规范，制定与实际管理相匹配的标准与规范，明确档案管理过程该怎么做、该如何执行、该记录什么信息等。将

6、不动产档案管理相关的规章制度进行完善与细化，搭建完善的档案管理模式，其中主要包含库房管理、定期销毁、实时鉴定与及时归档等内容，将管理模式做出规范。另一方面，在开展不动产档案信息化管理时，应建立一个统一的信息化管理平台，并在该平台中及时地更新相关的不动产登记信息，实现不动产档案管理信息的共享性，使不动产档案管理更加规范化和标准化。通过搭建信息数据交换平台与计算机网络技术实现不动产档案信息的共享性，从而使相关部门能够及时的了解不动产档案相关的信息，为开展其他工作提供便利。3.2 搭建数据交换平台对不动产档案管理进行信息化建设，最主要的目的就是更好地对信息进行及时地收集处理，使不动产信息实现各部门共

7、享。为实现这一目的，必须搭建一个数据交换平台，不仅可以降低不动产登记的工作量，而且可以提高不动产档案管理工作效率，同时通过将不动产档案信息进行数据化处理，优化了信息查询的流程与步骤，使信息查询更加在准确便利，各部门在不动产信息方面的交互更加流畅，使不动产档案管理信息化程度得到了进一步深化。3.3 建立部门协调配合机制不动产登记档案管理工作中，管理人员一定要从档案管理工作的整体角度出发，全面思考档案管理工作中的问题，积极主动的与不同部门进行沟通，确保档案信息能够实现有效流通，优化不动产登记档案的管理工作。在此过程中，一定要强化各部门之间的协作，以便能够拓宽信息采集面，共享档案资源，确保不动产登记

8、档案管理工作得以顺利开展。此外，档案管理人员要重视加强不动产档案的智能化安全管理，构建完善的档案资源数据库，做好档案备份工作，防止档案信息流失和窃取问题。同时，档案管理人员应该综合使用各种先进的杀毒软件，避免不动产档案管理数据库受到病毒侵扰，以此确保不动产档案资源内容的安全性，并在做好不动产档案保密工作的同时充分开发和利用档案文献。4 结束语综上所述，在不动产档案管理工作中应用信息化技术可以使其更好地服务于社会。确保相关部门能够及时准确地进行档案管理，同时可以促进不动产档案信息，在部门、机构、区域之间的信息共享。只有对传统的不动产档案模式进行优化整合，才能使当前不动产档案管理模式更加适应信息化时代的发展。参考文献1陈晓韵.加强不动产档案集约化管理的探