高校档案管理人员的职业素质构建研究

1、    高校档案管理人员的职业素质构建研究    宗丽摘要：进入21世纪以后，我国高校在管理制度建设方面取得了一定的成绩。档案管理作为高校管理活动中的重要内容也越来越受到重视，因此，需要大量的具有专业素质的管理人才。探讨了现代高校档案管理人员所要具备的职业素质，并进一步提出了发展这些职业素质的措施。关键词：高校档案；管理人员；职业素质；构建：f272.92：a：1672-3198(2009)08-0110-021高校档案管理人员的职业素质职业素质是指从业者在一定生理和心理条件基础上，通过教育培训、职业实践、自我修炼等途径形成和发展起来的，在职业活动中起决

2、定性作用的、内在的、相对稳定的基本品质。它是劳动者对社会职业了解与适应能力的一种综合体现，其主要表现在职业兴趣、职业能力、职业个性及职业情况等方面。影响和制约职业素质的因素很多，主要包括：受教育程度、实践经验、社会环境、工作经历以及自身的一些基本情况等。一般说来，劳动者能否顺利就业并取得成就，在很大程度上取决于本人的职业素质，职业素质越高的人，获得成功的机会就越多。从事档案管理的工作人员也同样要具备健康的身体素质、良好的道德素质以及专业的知识和技能。有学者把档案管理人员的职业素质构建成粮仓型(如图1)。也有人认为现代档案管理人员除了要精通业务知识外，还要能熟练使用计算机。能懂外语。总之，档案管

3、理人员不仅要做档案管理的“专才”。而且一定意义也得做样样皆通的“全才”，才能适应社会发展对档案管理这一职业的要求。因此，笔者把高校档案管理人员的职业素质归结为一下几点：1.1思想素质这里指的思想素质包括政治素质和职业道德素质。(1)政治素质是指对以国家、阶级和政党为中心的一系列基本政治问题所持有的稳定态度，也就是所持的政治立场和是非观。高校档案人员要具备认清社会的发展方向和高校的改革方向的能力，使档案管理工作朝着有利于高校改革的方向发展。(2)职业道德素质是指从事一定职业的人在其特定的工作实际中形成比较稳定的道德观念、行为规范和风格习惯等。做为一名高校的档案工作者应具备的职业道德素质是：第一，

4、认真履行岗位职责。档案管理人员的日常工作包括做好各类档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计、利用和调研工作，保护档案的完整和安全，此外，还要定期学习相关法规和上级文件，不断提高工作水平。第二，增强服务意识。高校档案管理除了收集整理外，更重要的是服务于学校工作，档案人员要树立服务意识，创新服务手段。1.2专业素质档案管理人员的专业素质是指熟练掌握档案管理的基本知识和技能。档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用，通常称为档案工作“七个环节”。档案管理的工作人员要有敏感的信息收集嗅觉，这是实现档案集中的一项重要步骤；第二步是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目，便

5、于保管和利用，在这个过程中还要有甄别档案价值的能力，确定期保管期限，把已失去价值的档案别除销毁；接下来就是档案的保管工作，努力延长档案的寿命。维护档案的完整与安全。档案管理工作就是为了有效利用档案记录，以满足查阅者的特定要求。档案管理工作人员要熟练掌握这些基本技能，才能“服务于民”。1.3身心素质身心素质包括身体素质和心理素质。身体素质指体质和健康(主要指生理)方面的素质。由于档案管理人员需要长期伏案工作，很容易产生视疲劳、颈椎病等职业病，导致工作效率降低。因此，健康的体魄、旺盛的精力是档案人员做好档案工作的基本条件。心理素质指感知、记忆、想像、情感、意志、态度、个性特征(兴趣、能力、气质、性

6、格、习惯)等方面的素质。心理素质是这几年才开始受到重视的。由于工作的繁杂、压力的增大导致的职业倦怠，由于成绩得不到重视、缺乏成就感而导致的对档案管理工作没有兴趣或缺乏动机，这是档案工作人员面临的心理冲突。无论做什么事，做事者的精神状态是至关重要的。精神健康也是档案工作人员正确认识档案事业。以自信、热情、诚挚的状态投入到工作中，高效率的完成工作的重要条件。1.4能力素质能力是指掌握和运用知识技能所需的个性心理特征。它分为一般能力和特殊能力，本文探讨的是一项特殊能力，指完成档案管理工作所需的能力。做好档案管理要求工作人员具备的能力有：一是积极主动的协调能力。档案管理人员为了切实做好档案工作，不可避

7、免地要和有关部门和有关人员打交道，这需要档案工作者发挥自身的协调能力，使学校各部门档案管理协调统一。二是组织文字材料的写作能力。档案人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高文字书写能力和较强的文字系统概括能力，才能将零散的文件材料编纂成党政文件及汇编材料等，以便日后查阅。三是信息技术能力。现代信息技术在档案工作中已得到广泛应用，掌握计算机技术，能促进档案人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，使利用者在短时间内寻找到所需的信息。综上所述，以上四点是高校档案管理人员必须具备的素质。其中思想素质和身心素质是最基本的素质，能有效促进专业素质的发展；专业素质是能力素质的基础，只有熟练掌握了

8、档案管理的基本知识和技能，才有可能进一步提高能力素质，而能力的提高反过来又促进了专业技术的发展，所以说专业素质和能力素质是互相促进的。因此，笔者把档案管理人员的职业素质之间的关系表示为：2高校档案管理人员的职业素质发展在高校中，尤其是二级单位的档案管理人员，基本上都是兼职人员，或是非专业人员，没有专业经验，岗位更换又频繁，这给档案管理工作增加了难度。再加上，随着信息技术的发展，计算机系统也越来越多的进入档案管理工作，为繁杂的档案管理工作带来便利的同时，对老一辈工作人员也是一个冲击，他们的知识技能也亟待更新。因此，如何提高档案管理人员的职业素质是当务之急。2.1苦练专业技术如今各高校档案人员的学

9、历越来越高，多数都是本科甚至研究生毕业，这无疑为高校档案事业的发展注入了生机。但从整体上看，档案管理专业毕业的人并不多，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏。因此。高校一方面要引进档案管理专业的毕业生，一方面也要对现有人员进行继续教育和职业培训，提高档案人员的专业素质。这就包括档案管理的基本知识和日常工作职责，档案管理学科发展的新观念、新技能等等。培训可以是聘请专业人员到校内来进行全员培训，也可以派少量人员去专门机构培训。然后回来以报告总结或传授经验的形式教给其他人，共同提高。2.2丰富知识技能随着人事制度的改革，档案部门也同其他部门一样，人员日益精简，但工作量却在增加，

10、工作压力也更大。高校档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，努力丰富知识技能，成为一专多能的复合型人才，以提高工作效率。(1)提高计算机应用能力。在信息技术飞速发展的今天，计算机的应用提高了各行各业的工作效率，档案管理工作也是如此。档案管理人员若是用数据库来管理档案。能提高工作的速度和准确度。如果具备更高的计算机水平，还可以通过编程来设计专门针对该校该部门的档案管理系统，创新管理模式。(2)提高语言文字水平。档案管理是文字工作，学校档案的文件汇编、大事记的编写、全宗介绍、组织沿革、检索工具、科研汇编、数字汇编等，以及使用目录、著录、标引等的书写，都是档案人员的工作职责，因此要提高工作人员的书写

11、和文字表达水平。另外，外语是关系到当前档案专业技术人员评聘和晋升的一项指标，也符合高校发展的方向，要利用各种教育方式，帮助档案管理人员学好外语。除此之外，由于档案管理工作涉及面广，工作人员还要具备历史学、管理学、法学知识，熟悉现代办公设备，等等，丰富的知识技能是对现代档案管理人员更高的要求。2.3健全身心素质没有强健的体魄，抱有宏伟的理想也无法实现；没有精神的支撑，不“想”有所作为，就不“会”有所作为。因此。良好的身心状态是做好档案工作的前提。首先，从个人方面来说，档案工作者平时要多加锻炼，注意劳逸结合，同时，心态上要放平和，提高自己面对困境和挫败的承受力；其次，上级领导要主动关心档案工作人员

12、的身心健康，营造良好的人际关系，对有困难的同志，要加强沟通与教育；再次，高校要积极创造良好的档案工作环境，大力宣传档案工作的重要意义，提高档案工作人员的地位和待遇，建立科学的考评制度，缓解档案工作人员的职业倦怠。2.4提高职业道德档案人员的职业道德主要包括履行职责、保护历史资料、保守机密、周到服务等。提高高校档案工作人员职业道德的途径主要是；第一，通过校内外培训的方式，在提高业务水平的同时，加强档案工作人员的职业道德教育；第二，在全校范围内形成良好的舆论氛围，宣传档案工作者中的先进典型，弘扬正气，进一步提高档案工作者的职业道德意识。第三，把提高职业道德意识与奖惩办法相结合，对坚守职业道德，恪尽职守的先进人物应予宣传表彰，同时对少数玩忽职守者，应给予严肃的批评教育和必要的惩戒