高校科研经费跨部门协同管理模式探讨

1、    高校科研经费跨部门协同管理模式探讨    吴丹舟摘 要高校科研经费管理工作中的部门间协作问题逐渐显现，内部环境亟待改善。高校应建立科研经费跨部门协同管理长效机制，提升高校科研经费管理水平，最终提高科研经费使用效益。基于此，本文首先分析了高校科研经费管理的概念，进而分析了高校科研经费管理的环境，最后分析了高校科研经费协同管理的措施。关键词高校；科研经费管理；协同管理doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.02.014g644 a 1673-0194（2019）02-00-020 引 言高校作为科研的中坚力量在国家“科

2、教兴国”战略中起着举足轻重的作用，近年来高校的科研经费大幅增长。同时，高校科研经费的管理要求也越来越严格，高校科研经费管理中的部门协作问题也逐渐显现。针对高校科研经费多、种类繁、要求高、审计严的共性问题，以科研经费跨部门协同管理为指导，通过完善管理体制，有助于推进我国高校科研经费管理的相关性、合理性及规范性，以充分调动科研人员的创造性及积极性，提高高校科研经费的使用效率及管理水平，促进高校科学研究事业实现可持续发展。1 高校科研经费管理概述科研经费泛指各种用于发展科学技术事业而支出的费用。科研经费通常由政府、企业、民间组织、基金会等通過委托方式或者对申请报告的筛选来分配，用于解决特定的科学和技

3、术问题。目前，高校科研经费管理大多采用传统的职能制分工组织形式。18世纪70年代，亚当·斯密提出的分工理论极大地促进了经济社会的发展，之后人们发现单纯依靠分工提升效率很快难为继，分工理论陷入困境。德国物理学家赫尔曼·哈肯（herman haken）在20 世纪70 年代的协同学（synergetics）中提出了协同概念。协同学是研究各种由大量子系统组成的系统在一定条件下，通过子系统间的协同作用，在宏观上呈有序状态，形成具有一定功能的自组织结构机理的学科。高校科研经费管理未来的发展趋势就是协同管理，高校科研管理应充分发挥各职能部门的协同配合作用，并形成高校科研经费跨部门协同管

4、理长效机制，提升高校科研经费管理水平，最终提高科研经费使用效益。2 高校科研经费管理环境2.1 高校科研经费管理外部环境高校科研经费管理外部环境（external environment）是对高校科研经费管理外部政治环境、社会环境、技术环境、经济环境等的总称。随着科研管理政策放宽、科研经费投入增加、信息技术创新，高校科研经费管理外部环境进一步优化。2.1.1 科研管理政策放宽2006年，国家发布了国家中长期科学和技术发展规划纲要（2006-2020年）旨在促进我国科学技术创新发展。“十一五”以来，国家更加强了科研经费分类，增加了间接成本，有效调动了科研人员的积极性。2014年，国务院发布的关于

5、改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见改进了项目管理流程，加大绩效激励力度、取消劳务比例限制，坚持放、管、服、落结合，让科研人员潜心研究，在科研、财务、采购等各方面为激发科技创新创造了良好的制度环境。2.1.2 科研经费投入增加研究与试验发展（r&d;）经费指全社会在统计年度内实际用于基础研究、应用研究和试验发展的经费支出。根据国家统计局2012-2016年全国科技经费投入统计公报，2012-2016年我国研究与试验发展经费逐年稳步上升，其中2013年的研究与试验发展经费占国内生产总值的比重首次突破2%，2016年高校研究与试验发展经费投入首次突破千亿元，如表1所示。随着科研投入

6、不断增加，亟待提升高校科研经费管理水平。2.1.3 信息技术创新以“互联网+”为载体、以erp、gps、rfid等为呈现的现代信息技术，有力拓展了人与人之间的信息交流，提高了人们的工作、学习、生活的效率。信息技术的应用实现了数据和信息有秩序的传递和流通，推动了部门的横向融合，使部门间的沟通更加高效、便捷。2.2 高校科研经费管理内部环境高校科研经费管理内部环境（interior environment）是指高校科研经费管理内部的物质、文化环境的总和。高校科研经费管理内部环境主要存在高校组织结构老化、部门沟通困难、缺少跨职能部门和信息孤岛严重等问题。2.2.1 组织结构老化高校组织管理结构绝大多

7、数属于按分工理论组成的职能制组织机构，即按科研经费管理方向的不同形成若干横向不相联的职能部门，如科技处、财务处、资产处、课题组等。这种组织机构虽能发挥职能机构的专业管理作用，却把贯穿整个系统部门的完整流程分割成了若干单独的流程，导致管理工作难以连贯。2.2.2 部门沟通困难在高校传统的职能制组织结构中，部门间的交流呈断链性，各职能部门对工作的要求难以统一，数据难以共享。科研人员的相关材料往往在上一个职能部门通过，又需在下一个职能部门重新审核；在上一个职能部门填写的数据，又需在下一个职能部门重新填写。部门之间沟通甚少，出现了信息扭曲和执行不良等情况。2.2.3 缺少跨职能部门科研经费管理在各职能

8、部门中进行艰难流转，由于缺少跨职能部门及协同管理，当过程中出现问题时，各职能部门往往相互推诿，造成科研人员成了部门沟通的“人肉”传令兵，大大降低了科研经费管理工作的效率及水平，严重挫伤了科研人员的科研积极性。2.2.4 信息孤岛严重目前，大多数高校已建立多套与科研经费管理相关的信息系统，包括科研管理系统、财务报销系统、资产采购系统等，但是各系统分属于不同的管理部门，没有统一标准，难以实现数据共享与交互。首先，科研经费管理各职能部门的信息系统仅针对本部门职能所设，没有按照科研经费管理的流程进行上下部门链接；其次，各职能部门内部信息系统也未实现整体管理过程链接。以上问题导致高校科研经费管理形成一群

9、各自独立、信息冗余、难以链接的信息孤岛。由此可见，近年来高校科研经费外部环境持续向好，而糟糕的内部管理环境却亟待改进，传统的组织形式、孤立的信息平台使高校科研经费管理举步维艰，因此高校科研经费跨部门加强协同管理显得尤为迫切及重要。3 高校科研经费协同管理措施3.1 革新组织机构，建立跨部门协同工作组高校应落实科研经费管理三级管理体系，在放管服政策指导下，通过联合一级管理层，充分利用二级管理层，调动三级管理层的积极性，从而形成高校科研经费跨部门协同管理机制，以不断提高管理水平，如图1所示。对于一级管理层进行协同联合。首先，加强各职能部门的沟通与交流，建立协调机制，减少工作中的矛盾，降低科研经费管

10、理过程中的时间成本和物质成本，为正常开展科研活动创造良好的环境；其次，参照政府管理的“综合行政服务中心”“一步式办公”等方式，以高校科研经费管理中涉及的科技、财务、资产、采购等多部门，建立高校科研经费管理跨部门协同管理中心。对于二级管理层进行充分利用。二级的院系管理层本来就是一个微缩的高校科研经费管理中心，主要缺少的是权力和专业两方面的支撑。首先，管理重心下移是当前我国高校内部管理体制改革的核心，管理权限下放改革的核心是校一级权限部门向院级放权。其次，应设立院级科研经费管理人员，通过加强专业知识培训，形成专业高效的科研经费管理团队。对于三级管理层积极调动。高校应通过加强管理、优化流程、提高绩效

11、等方法，充分调动科研工作者的积极性，使科研工作者将更多的精力放在科学研究上。3.2 完善制度建设，配套统一流程管理高校应在打破科研经费管理传统组织形式、建立跨部门多层次协同管理模式的基础上，重新梳理科研经费管理制度，形成适应跨部门的协同管理模式，含财务预算、项目采购、资产管理、经费核算、项目管理、绩效评价和监督监察的科研经费管理制度。同时，高校应在统一科研经费管理制度的基础上梳理、优化流程，形成一整套高校科研经费管理制度及流程。3.3 利用现代信息技术，构建协同管理平台高校应以现有的科研管理系统为基础，统一规划、集约展现，构建项目申请、预算执行、项目采购、资产管理等全方位一体的协同管理平台。同时，高校科研经费管理各方要实时掌握、控制项目情况，确保项目