加强企业档案管理的分析研究

1、    加强企业档案管理的分析研究    李丹妹摘 要：企业档案管理要按照时代的变迁进行改革，在改革过程中，难免会出现一些问题。本文提出档案管理在企业中的重要作用，针对企业档案管理情况进行研究分析，指出现阶段我国企业档案管理的问题，在此基础上，提出改善政策，增强企业档案的管理水平。关键词：企业档案管理;分析研究企业档案是企业内部信息的整合，对企业的生产、管理、工作活动和发展变化都体现出客观反映。我国各企业在市场经济发展中，有非常重要的作用，企业是国民经济的根本，是国家发展的前提和支柱力支持。所以，在企业发展过程中，要加强企业档案管理，为了跟进现今时代的发

2、展，企业档案工作也需要做出升级，逐步实现科技化的现代档案管理体系。1 企业档案管理的作用企业档案概念是源于1954年国家档案局所颁发的关于目前档案工作情况和今后工作安排的报告一文所提出的概念。企业档案中包含本企业各样的内容和活动，主要是企业生产、管理、技术三类活动，企业档案强调关于企业活动的发展变化和相互之间的联系，是一个有机整体，各种活动中的环节都是相互联系、共同进步的。企业档案通过大量数据文件反映企业特征，是企业最有价值的信息。通过企业档案指出企业发展方向，为企业今后的工作奠定基础。随着时代和经济的发展，我国企业越来越注重档案管理问题。档案管理不仅使企业各种资料和信息得到有效保存，也可以在

3、企业今后的管理中发挥重要作用，让企业日常事务得到更加规范的管理。目前经济全球化，我国企业更加需要注意企业的管理，不断提高企业档案管理水平是非常有价值的。2 企业档案管理的现状1）目前我国企业档案管理基本状况。我国经济市场实行是具有中国特色社会主义市场经济体制的。在激烈的竞争过程中，企业更需加强自身管理，无论是国营企业还是民营企业，都需要从各个方面加强企业管理，从而增加企业的经济效益。对一个企业来说，规范化的管理非常必要，在此基础上，就需要规范化的档案管理，这样可以使企业的成本得到有效控制。近年来，科技发展迅速，全球已进入信息化时代，所以企业档案管理问题更需要紧跟时代步伐2。目前我国企业档案管理

4、形式主要有：职能部门管理、档案室管理、档案馆管理等。虽然企业档案管理形式众多，但是与国际档案管理水平还有一定距离。我国企业档案管理普遍缺乏动力，管理效率低，并且我国企业还不具备健全的档案管理机制，在传统的企业管理中，档案管理现状更加落后，不利于企业的发展。2）目前我国企业档案管理的问题。目前我国企业档案管理最主要的问题仍然是管理意识淡薄、管理力度薄弱、企业重视程度低、档案管理观念落后和档案建设资金不足等一系列问题。很多企业不知道为什么要开展此项工作，如何开展此项工作。很多工作人员对档案管理工作的重要性缺乏认识，认为档案管理工作是一项可有可无的工作，甚至一些企业的档案管理工作人员也对档案管理工作

5、失去了信心。很多企业中，档案管理人员由办公室内勤人员兼任，调动频繁，不具备档案管理的专业知识，导致档案的整理混乱。很多档案管理人员只是为了应付上级的检查，形式上的对档案进行管理，没有对企业真正负责的态度去做档案管理工作。在进行工作过程中，档案收集整理、检索和查阅时运用现代化的档案管理手段较少，大多使用传统的纸质档案，致使档案管理质量和使用效率均低。由于企业对档案管理工作的忽视，致使办公经费紧张，档案收集和整理资金投入明显不足，很大程度上影响档案管理工作的开展与维护。另外，有些企业只重视文书类的档案收集，忽视影音、实物档案的收集，这就使企业档案的完整性和系统性得到破坏。由于历史原因或保管不善等原

6、因，个别档案存在缺损和丢失现象，有些工作人员为了使工作方便快捷，自己将档案保留在家中，不愿意将企业档案进行集中管理，致使一些重要的档案资料丢失。这些问题都不利于企业的可持续发展，阻碍企业前进的步伐。企业应加强内部档案管理系统的建立和改革，只有按照规范的流程进行管理，才能更好的为企业发展做出贡献。3 加强企业档案管理的有效途径1）加强资金投入，建设信息化档案管理。目前传统的纸质档案已经不能满足时代和企业发展的需求，档案管理人员要树立档案信息化的观念，提高档案信息化建设。很多企业都将大量的资金投入到设备的更新、生产线改造和厂区基建工作中，档案管理工作与经济收入没有直接联系，所以容易受到忽视。另外，

7、由于信息化建设档案管理本身是一个漫长的工作，公司对档案信息化建设不重视，并且缺乏档案管理人员进行档案采集、扫描、录入等信息化工作，致使档案管理工作信息化建设问困难重重。因此，企业应树立正确的观念，提高档案管理信息化的积极性，加强对档案信息化建设的宣传工作，用沟通、培训、激励等方式提高员工的档案管理意识。在档案管理工作中投入充足的资金完善基础设施，建立公司档案信息化建设3。同时还要加强对资料库的建设，使资料库具备通风、恒温、防潮、防火等功能，提高档案管理的工作效率。2）明确档案管理，划分责任。在企业档案管理过程中，很多工作量体现在纸质卡片、照片、电子文件、图片等信息的性质转换，企业应将档案管理所

8、需要的各个部门进行责任的划分，制定适合的档案管理流程。对档案管理出现的相关问题进行追责，各个部门相互协调，推进档案管理。根据公司实际情况，将参与部门各个职责进行划分。具体操作如下表一：3）加强档案人员职业素养。档案管理人员在档案管理工作中作为核心人物，对担任工作重点起跟进作用。在企业中只有不断的进步与改革，才能增加企业的竞争力，在市场上稳定发展。对于档案管理工作来说，也只有根据环境需求不断的创新，才能为企业提供更好、更安全的信息资源。档案管理工作的创新主要中心是档案工作人员，在日常工作中加强档案工作人员的学习、实践，善于发现新技术，充分利用当前的科学技术给予公司提供便利条件，学习行业相关准则和

9、新的管理知识，为企业档案工作累积经验和力量。作为企业也要善于培养和提升档案工作人员，为其工作環境提供条件。开创培训课程，使每一个档案管理人员都能学习专业知识，如有条件可以让其学习其他公司档案管理的经验，开阔思路和眼界，借鉴他人的新方法和新技术，将企业档案管理建设有效提高。重视对人才的培养提供晋升机会，鼓励档案管理人员增加工作热情，提高工作效率，最大程度的为企业建设发挥能量。4 总结随着企业的不断进步，档案管理工作不止要在观念上进行改变，对档案管理进行优化，增加企业管理的综合水平，也是提升企业综合竞争力的重要手段。加强档案管理工作，立足于企业管理现状，吸收和借鉴优秀的管理成果，引进新技术和新人才，有利于实现企业档案的价值，使档案管理工作与企业共同发展进步。参考文献1范海斌.企业档案管理现状分析与对策研究j.企业文化