利用大数据提升电力企业档案资源管理和服务能力

1、    利用大数据提升电力企业档案资源管理和服务能力    薛仙凤摘 要： 随着我国经济社会的不断发展，各个企业企业不断发展，在生产经营活动中产生的档案信息越来越多，档案管理是企业发展过程中的重要内容，对企业生产过程中的各种活动、产生的问题等进行记录，是企业发展的根据。本文对大数据时代背景下电力企业档案资源管理存在的问题和对策进行分析，旨在提高电力档案管理水平。关键词： 档案管理；大数据时代；问题；策略引言随着我国对经济社会发展的重视程度不断提高，各个领域、各个企业的工作任务也越来越繁重，以科学技术和知识产权局为例，该企业在发展过程中产生的资料信息、档案

2、资源越来越多，这些档案资源对企业的发展有十分重要的作用，档案记载着企业过去的工作、业务活动，是有保存价值的各种历史记录，可以为企业管理人员决策提出依据，促进企业转型发展。为了促进社会发展，提高企业管理水平，必须要积极加强档案的规范化管理，对档案进行分类整理，并且对各种档案加以利用，提高档案管理质量。在大数据时代，信息技术的广泛应用，为档案的创新管理提供了支持。一、大数据的含义大数据代表了一个全新的时代，指的是无法在一定时间范围内使用常规软件进行捕捉、处理的数据集合，简单来讲，就是海量信息数据。大数据具有五个几个特点，即数据量大、数据传输和处理迅速、数据价值高、数据种类丰富、数据真实。大数据技术

3、的提出具有一定的战略意义，并不仅仅是为了掌握庞大的数据，而是要对这些含义丰富的数据进行专业化处理和广泛应用，即要将大数据当做一种产业，通过对数据进行加工和处理，实现数据增值。大数据技术已经在人们的工作生活过程中有广泛应用。二、大数据时代电力企业档案资源管理面临的困境档案的搜集、整理、汇总、存档、利用，是一个企业发展的重要基础，各类档案是企业日常生产经营活动的体现，反映了企业取得的成就，也反映了发展过程中存在的问题，利用档案资源信息，可以为企业的发展以及战略决策提供必要的信息支持。但是在传统管理理念影响下，对档案资源的利用率不够高，档案管理和服务能力相对较差。以电力企业为例，电力档案信息包括电力

4、生产、电力工程项目建设、电费收缴等各个方面，在档案管理过程中存在以下问题：（一）档案管理理念比较陈旧档案管理工作一直以来都处于我国经济社会发展过程中的重要地位，任何一个行业都要对档案管理加以重视。但是当前有的企业在发展过程中，开展档案管理依旧习惯采用人工管理方式，对各种纸质档案进行收集，而且没有及时进行计算機归档，所以导致很多信息杂乱无章。（二）档案信息资源的数字化和数据化程度较低档案信息资源的数字化和数据化发展是未来档案信息发展的主要方向，可以将其统称为档案信息化服发展。在档案管理过程中，信息化管理是一个必然趋势，当前很多企业在信息化管理方面的投入还不足，例如计算机设备的配备不够充分，对档案

5、管理人员的培训教育工作不到位，导致档案管理过程比较随意，没有掌握先进的计算机技术，对档案管理工作造成很大影响。（三）档案信息安全问题档案信息安全问题是影响档案信息利用水平的重要因素，在互联网时代背景下，网络给档案信息的存储、利用带来了便捷，但同时也带来了安全漏洞，比如黑客、网络安全漏洞等问题，导致信息泄露和信息丢失的现象越来越多。档案信息安全问题与档案管理人员的日常工作习惯、工作技术水平等也有一定关系，当前很多档案管理工作人员水平不高，档案管理工作中缺乏一支高素质团队，尤其是在企业转型发展的过程中，企业管理人员对企业的经济建设目标更加重视，忽视了档案管理的重要性，将档案管理看成是企业管理中的附

6、属工作，认为档案管理比较简单，没有招聘专业的档案管理人员，所以导致档案信息资源没有发挥其作用。大数据时代档案管理内容三、大数据技术在电力档案管理中的应用（一）改变传统的档案管理理念在档案管理过程中，应该要不断树立现代管理理念，提高档案管理水平。从企业的角度来讲，领导人员首先要重视档案管理，将把档案管理纳入企业管理范畴中，提高档案管理的地位，加强工作人员对档案管理的重视。其次要重视档案信息化和现代化管理。随着企业的不断发展，产生的档案信息会越来越多，传统的人工管理模式会导致工作量大、容易出错，对此，要加强对档案管理信息化工程的建设，为档案信息化管理提供坚实的基础。（二）建立档案信息数字化一站式管

7、理档案数字化与档案数据化是不同的两个概念，档案数字化指的是将复杂的信息转变为电子化信息并且利用电子技术存储起来，在存储过程中要将数字化信息变为二进制代码，进行统一处理。档案数据化则是将各种档案信息统一处理的信息中可以分析、追踪、计算和量化的信息提炼出来，并且根据信息表现出来的规律，推测可能出现的结果。相比起来，档案数据化比档案信息化所产生的价值更大，只有当档案信息被数字化处理之后才具有数据化的基本条件，档案信息数字化一站式管理就是要实现对档案信息资源的数字化转化，并且对这些数字化信息进行分析，使其产生价值。在档案信息数字化一站式管理过程中，要加强计算机设备的配备，争取更多资金用于电脑设备、通信

8、设备等各种基础设施设备的购买，为档案信息化管理提供良好的硬件基础。（三）利用大数据创建智慧档案室一键式服务大数据技术是一种先进的智能化技术，可以通过人脑和数据模型分析，对数据进行分解、合并，然后进行推导，做出预测，具有很高的智能水平。大数据技术关注的是全部数据而不仅仅是样本数据，所以在推导结果的时候可以得到更加全面的结论，尤其是在分析事件的发展趋势的时候可以获得更准确的结果。所以在企业发展过程中可以利用大数据技术加强档案产品创新研究分析，提升档案室的服务能力，让档案室中的数据活起来，不再是存储在档案室中的枯燥数字，而是可以通过设置完整的搜索引擎，实现一键式服务，即可以通过输入相关的项目关键词对

9、大量的档案数据信息进行调取，获得某个项目的详细信息，并且可以给出更多延伸信息，让档案成为企业发展的“预言家”。（四）加强大数据时代档案信息安全管理在传统的档案管理过程中，档案的安全问题主要来源于外界损坏，比如纸质档案很容易在潮湿环境中损坏，而大数据时代档案管理过程中的问题主要表现在信息泄露方面。档案对于企业的发展具有十分重要的意义，所以必须要加强对档案管理过程中的安全问题的防范，比如对档案利用者身份进行认证，在档案利用过程中采取权限设置方式，减少网络入侵，实现对档案的安全管理。在档案日常管理过程中也必须要完善监督管理制度，组建专门的档案管理队伍，完善责任制度，落实档案安全监管任务，一旦发现档案信息泄露等问题，要及时向上级报告，并且积极开展档案管理系统修复，减少档案丢失和泄露的风险4。结语综上所述，大数据时代是信息时代背景下产生的一个全新概念，大数据技术与很多行业、很多领域都有融合，在档案管理过程中，大数据时代理念和技术的应用，彻底改变了档案管理理念和管理模式。在新时期必须要加强档案管理技术的创新，利用大数据技术开展档案信息资源的收集、整理、分析和利用，提高档案资源服务能力，真正发挥出档案资源的价值和作用。参考文献1章晓镭.利用大数据提升电力企业档案资源管理和服