巧用Excel编制记账凭证汇总表

1、巧用Excel编制科目汇总表湖北十堰市职业技术（集团学校）龚锋目前虽然会计电算化得到了推广， 但手工工会计处理比重仍然很大。 在手工 账务处理的单位基本上都采用科目汇总表 （记账凭证）账务处理程序。使用过科 目汇总表（或叫记账凭证汇总表） 账务处理程序的会计人员都知道， 记账凭证汇 总表的手工编制比较令人头疼，因为在利用“丁”型帐户进行汇总时，由丁容易 发生方向错误、金额错误、漏录等情况，汇总表不容易平衡，编制记账凭证汇总 表浪费了会计人员大量时间。在会计教学和实践中，笔者利用 Excel电子表格软 件进行记账凭证汇总表的编制，感觉既快捷有准确，在此推荐给大家。一、设计汇总表模版1、根据汇总表

2、的格式，设计成以下表样。E licrosoft Excel Book 1ABCD1200K年XX月笛记账凭证£总表（1XX。共XX张）2单位名标:XX市XX公司3会计弱目借方发空额贷方发生额4%银行存款一6其他货币搐金7应收票据8应收账款9预付账款10库存商京11,低值易耗品13其他应空款19其他应付款20本年利润21主营业务收入22主营业务成本23主营业务税金发甜加24管理费用25营业费用26财务费用27合1"28制表:XXX昊核:XXXI，己账:XXX3文件。说氾d）视El拓入（!）格式侃）工且©熟据皿窗口®希昉叩舞入需尊带曲的问颗 _弓x七二可，五

3、码挪体旧/口季寻至田垣田C蹈 应记账:XXXH , ' M iheeil/Sheet?/Sheets/<幽标准>会计人员可以根据实际情况增减科目。2、输入汇总公式和试算平衡公式在合计行输入汇总公式，便丁自动求和。以上图为例，在B27单元输入“=SUM （B4:B26）”，在 C27单元输入 “ =SUM （C4:C26）”。在D27单元输入逻辑函数IF,用丁判断汇总表是否平衡。公式为“ =IF （B27-C27=0, “汇总平衡”，“当前凭证不平衡”）”。公式效果图如下：C liCEosoft Excel 一 iaakl口回区史件时编辑叫视图如格式迫）TA（TJ敷芜也）键人

4、需要犁助的问题工世工jIEl*数字公式说明：=SUM（B4:B26）表示对B4: B26区域求和，即借方发生额合计 =SUM（C4:C26） 表示对C4: C26区域求和，即贷方发生额合计 =IF（B27-C27=0,"汇总平衡","当前凭证不平衡"） 表示如果借方 合计等丁贷方合计,D27单元显示"汇总平衡”，否则D27单元显示"当前凭证不 平衡"二、凭证汇总凭证汇总非常简单，就是将本期需要汇总的记账凭证按顺序录入以上设计好 的电子表格即可。在录入时有以下要点需要把握。1、当某单元格第一次输入数据时，应该先输入等号，再输入

5、数据。比如第一号凭证是“借 现金 5000 贷 银行存款5000”，录入时在B4单元录入“=5000”，在C5单元录入“=5000”。其目的是再有同科目数据录入时方便汇 总。2、当某科目数据再次出现时应该在原来的数据的基础上输入“ +XXX ”。例 如三号凭证是“借 现金 3000 贷 银行存款 3000”，在录入数据时应直 接在编辑栏或在相应单元格双击鼠标， 加录入“+3000”，不能直接录入，否则原 来的5000被覆盖。效果图如下：C Microsoft Excel 一 tioakl曰回区文件（E）编辑叫讥图如员入I 格式。TA（TJ敷芜0）闵口敏）jj.J."首*=2000AB

6、CD1网OX年灯月粉记账凭证汇耳表（1-XX#共舔张）2单布名桥二XX币双公司3会计科目借方发些额贷方发生额4-5SQ0O0ff-3QO05银行存款6其他货币资金7应收票据8应底账款9菜付账款10库存商食111低值易耗品IB其他应变款19其他应付款=2QQQ20本年利润21主营业务收入22主营业务成屯23主营业务税金英附施24管理省用25营业费用26财务费用27aV'=SUX（4:S2b）SUS（C4:C26）疗物匕时= 汇堂平衡。二28制表:XXX复核:xxx记账:XXXVH 4> HShftfrtl /Shttt2/Shfeeta/|<数字注意以上两点一般可以顺利将凭证汇总完毕。3、在汇总时如果将某一凭证内容全部输入后发现 D28单元显示"当前 凭证不平衡"，那就表明刚刚录入的凭证不是录入错误就是凭证本身借贷不平衡，需要及时检查处理，保证凭证汇总的一次成功。4、对丁一个月只汇总一次的单位，利用此方法汇总凭证，甚至可以在 月末结转损益前汇总，利用汇总数据直接编制结转