机关公文处理办法

1、XX市xx局机关公文处理办法第一章 总 则 第一条 为加快局机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和质量，根据唐山市政府办公厅关于规范机关公文报送工作的通知（唐政办函2013251号）和河北省党政机关公文处理工作实施细则(冀发201313号)文件精神，结合我局情况，制定本办法。 第二条 局机关的公文(包括电报，下同)，是在住房城乡建设行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 第三条 公文处理分为收文办理、发文办理和整理(立卷)、归档等工作。收文办理一般包括签收、登记、分发、传递、拟办、批办、承办、办、查办、立卷、归档、销毁等

2、程序。发文办理一般包括拟稿、审核、签发、会签、缮印、校对、用印、登记、分类、立卷、归档、销毁等程序。 第四条 办公室是局公文处理的管理机构，主管局机关并负责指导下级单位的公文处理工作，并对上级机关和局机关下发公文的贯彻落实情况，及有关部门、地方和单位报送我局公文的办理情况实施督促检查。 第五条 公文处理要深入实际、调查研究、实事求是；要克服官僚主义、形式主义和文牍主义；要少而精，注重实效；要充分运用机关办公信息系统，努力提高公文处理的效率和质量。 第六条 公文处理必须做到及时、准确、安全，并严格执行国家有关保密的规定，确保国家秘密安全。公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档等环节，必须分工明

3、确、职责清楚。第二章 公文种类 第七条 局机关公文，根据不同内容和要求，分别采用住房和城乡建设局文件、住房和城乡建设局通知、住房和城乡建设局函、住房和城乡建设局公告、中共河北省住房和城乡建设厅党组文件、住房和城乡建设厅办公室文件等形式印发。 第八条 以局名义向上级报送的请示、意见、报告，用住房和城乡建设局文件。向下级传达贯彻党和国家的方针政策，发布指导性、指令性意见，印发局的规范性、政策性文件和标准、规范，以及其他必须以局文件形式办理的事项，用住房和城乡建设局通知。其他以局名义办理的事项，用住房和城乡建设局函或住房和城乡建设局办公室文件。 第九条 常用的公文种类主要包括： (一)决定 适用于对

4、重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定。 (二)公告 适用于宣布重要事项或法定事项。 (三)通告 适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。 (四)通知 适用于转发上级机关、批转下级机关和不相隶属机关的公文；发布标准、规范和不含处罚条款的规定；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。 (五)通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 (六)报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 (七)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 (八)批复 适用于答复下级机关的请示事项。 (九)意见 适用

5、于对重要问题提出见解和处理办法。 (十)函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。 (十一)会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。第三章 公文格式 第十条 市住房和城乡建设厅文件、中共唐山市住房和城乡建设厅党委文件一般由发文机关、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 (一)发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前。 (二)发文字号，包括机关代字、年份、序号，一般置于发文机关名称之下、横线中央之上。联合行文，只标明主办机

6、关发文字号。 (三)公文秘密等级分为绝密、机密、秘密三个等级，注在文件首页右上角。绝密、机密公文应当标明份数序号。 (四)公文紧急程度分为特急、急件两种，注在公文首页右上角。上注紧急程度，下注秘密等级。 (五)上报的公文，应当注明签发人、会签人的姓名；其中“请示”还应当在末页注明联系人的姓名和电话。 (六)公文标题，一般应标明发文机关名称、公文种类、概括公文主要内容。标题文字应力求扼要简短，除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。 (七)公文主送机关是主要受理公文的机关。公文主送机关名称应当用全称或规范化简称。 没有抬头的公文，主送机关注在分送栏中位于抄送机关之上。 (八)成文日期一般以领导人

7、最后签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。通报、公告，以发出日期为准。特殊情况可以印发日期为准。 公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合下发文机关都应当加盖印章。 (九)公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 (十)公文如有附注(如“此件不涉密，可以公开”等)，应当注在公文落款(印章)之下，并用括号括起来。 (十一)抄送机关(单位)，是指除主送机关(单位)外需要执行或知晓的其他机关(单位)。 (十二)印发机关栏，设在文件末页最后一行。印发机关统称唐山市住房和城乡建设局办公室。印发日期一般为送印日期。 第十一条 办公室文件一

8、般由公文名称、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、抄送机关、印发机关和日期等部分组成。第四章 行文规则 第十二条 向市政府行文报告工作、请求指示；可以向县（区）住房城乡建设系统和主管部门发出业务指导性文件；可以向局直属单位发出指导性文件；可以向市政府各部门、各直属机构行文；可以同市政府各部门和各县（区）人民政府以及同级人民团体联合行文。 第十三条 各处室向局报告工作，请求指示，由各处(室)向局长或分管局领导写签报，须经处(室)主要负责同志签字(或盖章)，不必行文。 第十四条 局机关各处(室)之间一般不互相行文；必须行文时，可采用便函。 第十五条 行文以不越级为原则，应按隶属关

9、系逐级上报或下达。局的下行公文只发到局属各单位、各县（区）住房城乡建设系统各部门。抄送市直有关部门(单位)。 凡属下列情况之一的可以越级行文： (一)逐级转送将会造成损失的特别紧急事项； (二)上级机关认为必须直接下达到有关单位或者指定越级上报的事项； (三)对个别具体问题的查询、联系或答复。 越级发送的公文，应同时抄送被越过的单位。 第十六条 向上级机关的请示，应主送一个机关，不得多头主送。 第十七条 请示的公文应一文一事；除领导同志直接交办的事项和必须直接报送的绝密事项外，一般不得直接向领导同志个人报送公文；也不能同时抄送下级机关；不得将请示的事项夹在报告中。 第十八条 部门之间、处室之间

10、对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。第五章 公文拟制 第十九条 拟制公文应当做到： (一)符合法律、法规、规章及党和国家的方针、政策。 (二)全面、准确地反映客观实际情况。 (三)完整、准确地体现发文机关的意图，提出的政策、措施切实可行，并同现行有关公文相衔接。 (四)观点明确，条理清楚，内容充实，结构严谨，表述贴切，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。 (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应写具体年、月、日。 (六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。

11、(七)必须使用国家法定计量单位。 (八)用词用字准确、规范。文内使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。 (九)公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。 第二十条 公文拟制应坚持质量第一，注重效率的原则。 起草重要公文，应当由承办处(室)主要负责人亲自动手或亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，征求意见，处(室)务会议讨论研究。拟发局文或局办公室文的公文文稿，承办处室经处(室)长审核签署意见后，送局办公室核稿。 第二十一条 凡涉及局内两个以上处(室)的职权范围的事项或涉及市政府其他部门的事项，应当发局文。

12、局文应当由职权为主的处(室)起草，并做好会签工作。第六章 公文审核 第二十二条 公文严格实行审核把关制度。办公室负责局发文及办公室发文的核稿工作。 第二十三条 局发文、办公室发文的文稿，要经本处室（单位）主管负责同志认真审核把关，确保格式正确、表达清晰、语句通顺无错别字后，送办公室，由办公室秘书核稿，经办公室主任审核后报局领导签发。 第二十四条 办公室负责核稿的主要内容： (一)是否需要行文； (二)报批程序是否符合规定； (三)是否符合法律、法规、规章及党和国家的方针、政策； (四)是否完整准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接； (五)涉及有关部门业务的事项，是否经过协商、会签；

13、 (六)所提措施和办法是否切实可行； (七)文种使用、公文格式、文字表述等是否符合本办法的有关规定。 第二十五条 代拟的局发文、办公室发文文稿，办公室核稿时或局领导批示需要进行实质性内容修改的，由主办处(室)负责修改完善。第七章 公文会签 第二十六条 严格执行局发文的协商会签制度。公文文稿内容如涉及其他处室的事项，主办处室应积极主动做好协商、会签工作。 对会签意见不一致的公文，要将会签意见分列，连同修改稿一并报局领导。 第二十七条 会签处室对主办处室起草的文稿，除格式、文字修改外，凡涉及到实质性内容修改的，应尽量与主办处室协商达成一致意见，对于不能形成一致意见的，应在报请局领导审签的文稿中加以

14、说明。 第二十八条 局发文涉及其他部门的，由分管局领导先签署意见，然后再送往会签的部门。 有分歧意见时，局主办处(室)主要负责同志应主动与协办部门协商，尽可能协商解决问题；经协商仍不能取得一致意见时，由局长或分管副局长协商；确难取一致意见的，应按市政府要求，注明各方意见和理据并提出建设性意见报市政府协调或裁定。 第二十九条 局发文涉及两个以上处室业务时，主办处(室)要主动征求相关的处室的意见，认真进行协商和会签；未经协商和会签的文稿，不得送办公室核稿；经协商不能达成一致意见的，主办处室应报经分管副局长协调，协调不一致的，报局长裁定。 协商意见不一致的或经局长裁定不同意印发的公文不得印发。第八章

15、 公文签发 第三十条 局发文件，一般的由分管副局长签发；重要的经分管副局长审核同意后报局长签发。 报市政府的公文，经分管局领导审核后，由局长签发；局长出差期间，由局长委托的其他局领导签发；报市政府的公文要注明签发人。 第三十一条 办公室文件，一般由主任或副主任签发；重要的经主任或副主任审核，并报经局长或副局长同意后印发。 第三十二条 由我局主办呈报市政府的联合行文，先由我局分管局领导审核、局长签发后，再送其他部门签发。由其他部门牵头主办送我局会签的呈报市政府的联合行文，一般由分管局领导签发，重要的经分管局领导审核同意后报局长签发。 由我局牵头主办向各县（市）区印发的联合行文，一般由我局分管局领

16、导签发，重要的经分管局领导审核同意报局长签发后，再送其他部门审批签发。由其他部门牵头主办送我局会签的向各县（市）区印发的联合行文，由分管局领导签发。 第三十三条 审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批日期。其他审批人有不同意见时，应当明确表示；实行圈阅的，圈阅则表示同意。 第三十四条 已经领导人签发的文稿，一般不得修改；需作修改时，应报签发的领导人同意。 第三十五条 局发文文稿的运转程序是： (一)处(室)代拟的局发文、办公室发文文稿，由起草人起草，送处(室)长(主任)审核。 (二)处(室)长(主任)审核后，送办公室核稿。如涉及其他业务处室，应先送有关处室会签后，再送办公室秘书核稿

17、。 (三)办公室收到各处室传送来的发文文稿应在3个工作日内审核完毕，急件当日核毕。 (四)局领导或办公室主任签发的文稿，由机要室登记编号后付印。 (五)局发文，除发各单位外，办公室分情况负责送有关局领导或所有局领导。第九章 公文校对、印刷和发送 第三十六条 公文一般3个工作日内印出，急件2个工作日内印出，特急件1个工作日内印出或按要求时限印出。 第三十七条 公文由主办处室拟稿同志负责校对，特殊情况也可委托其他同志校对。打印的文件经校对或复校，确认准确无误后，予以付印。 第三十八条 局发文印发后，因工作需要涉及内容更改需要重新印刷的，需由办文处(室)的处(室)长(主任)提出意见，并经办公室主任批

18、准，需经原签发的局领导批准。 第三十九条 报市委、市政府(包括市委办公厅、市政府办公厅，下同)等的上报文件，由办公室会同主办处室有关人员按照规定的报送份数封装报送。报市委、市政府限时送达的紧急文件，由办公室安排专人专送。如必要，主办处室派专人随同送达。 以局名义下行文件和分发省直其他有关部门的文(函)，由主办处室封发。第十章 公文办理时限 第四十条 市政府办公厅批转我局办理的公文，凡明确提出时限要求的，我局必须在规定的时限内办理完毕，并送达市政府办公厅。承办处室应加强协作，密切配合，认真负责地在规定时限内办理完毕。 确因情况特殊，不能按规定时限办理完毕的，承办处室应当在规定时限内，草拟向市政府

19、说明理由的报告，经办公室审核后，报分管局领导审批签发；对属于市政府领导同志交办或关注的重大事项，在报分管局领导核准后，报局长审定签发。 对市政府办公厅未明确提出办理时限要求的，承办处室也应本着认真负责的精神尽快予以办理。 其他上级机关，批转我局办理的公文时限，照此办理。 第四十一条 局请示市政府的事项，承办处室应当抓紧做好前期工作及时上报，给市政府留出研究、决策的时间：一般事项不得少于2周，紧急事项不得少于7个工作日；特别紧急的事项，需要市政府在7个工作日以内(指送达市政府)批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定或市政府领导同志另有交待的事项外，承办处室必须在文中说明紧急原因及本单位的办理

20、过程。 第四十二条 市政府有关部门送我局征求会签的文件，凡明确提出时限要求的，我局须按规定时限办理完毕；凡未提出时限要求的，原则上应在收到该文后的7个工作日内办理完毕。 确因情况特殊，不能按规定时限办理完毕的，承办处室应当在规定时限内提前与有关部门沟通并商定具体办复时限和方式；同时应将沟通、协调情况作书面记录，附在征求意见或会签的文件后。 第四十三条 我局送请市有关部门征求意见或会签的公文，承办处室应在会签单上注明会签时限和联系人。联系人在规定时限内应主动向有关部门了解办理情况，逾期未向我局回复和沟通协调的，承办处室可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文；需要报送市政府的公文应当在报送

21、的公文中说明有关会签情况。 第四十四条 局机关业务处室之间征求会签的文件，除主办处室中另有时限要求的以外，协办处室一般应当在2个工作日内回复。协办处室因故不能按期办理完毕的，应提前主动与主办处室协商具体办理时限和方式。 第四十五条 局机关在办理有时限要求的公文时，应当留出办公室核稿时间，给局领导留出研究、决策的时间以及公文的印制、送达时间。一般公文不得少于4个工作日，紧急公文(急件：不得少于3个工作日），特别紧急公文(特急件：不得少于2个工作日）。需以急件、特急件办理，必须以急件、特急件办理的，应随文书面附上紧急原因及在本处室办理过程。第十一章 收文办理 第四十六条 中共中央、国务院和省委、省

22、政府、市委、市政府文件由机要室专人负责签收、分发和管理。机关处(室)和局属单位也要由专人或兼职人员负责公文的管理。局领导参加有关会议带回的文件，也照此办理。机要室收到直接送达局领导或由局领导亲启的紧急公文后，要立即登记，分送办公室主任审签，对限时送达的紧急公文，必须在限时内送达。 各处室和局属各单位也要由专人或兼职人员负责公文件的管理，并建立收文登记制度。当年的中共中央文件、中共中央办公厅文件和省委、省政府文件、市委、市政府文件以及由机要室分发的其他资料，一般在翌年3月底前清退给机要室统一组织销毁，个别需要留用的须重新办理借阅手续。 第四十七条 需要办理的公文，办公室审核后应当及时提出拟办意见

23、，按局领导分工和处室职能分别呈送或批分。重要公文，送局领导阅批。一般性公文直接分送主管处(室)办理。需两个以上处(室)办理的公文，由主办处室商其他有关处室办理。 对重要的或紧急的公文，办公室要限定办理时间。做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。 第四十八条 密码电报传阅或办理完毕要及时退机要室保管。 第四十九条 确定电报的秘密等级和紧急程度要严格掌握。秘密等级分绝密、机密和秘密。紧急程度分特提、特急、加急、平急。 第五十条 中共中央、国务院文件、省委、省政府文件、市委、市政府文件涉及密级或有要求的不准翻印。如需翻印，须经原发文机关批准。省政府、市政府的其他文件需要翻印