档案管理办法(试行)

1、档案管理办法(试行)一、档案实体分类方案1、行政档案类(xz)2、人事档案类(rs)3、财会档案类(ck)4、基建档案类(jj)5、声像档案类(sx)6、实物档案类(sw)二、档案管理归档制度(一) 、归档范围凡集团各部门、单位在工作活动屮形成的、处理完毕的、具有参考价值的收发文件、电报、会 议文件、内部文件、电话记录、会议记录、图表、簿册、存根、原稿和印本、照片、录音带等全部 文件材料都需要立卷归档。具体按如卜类别范围收集、整理：1、行政档案：按工作性质分类(共分成8人类、参见附件1 “文件材料归档范围与保管期限表” 归档)(1) 党群管理类(2) 行政工作类(3) 法律事务类(4) 宣传工

2、作类(5) 后勤工作类(6) 信息管理类(7) 档案工作类(8) 审计工作类2、人事档案：归档内容(参见附件1 “文件材料归档范围与保管期限表”归档)3、财会档案：按工作内容分类（共分成5类，参见附件1 “文件材料归档范围与保管期限表”归档）(1)会计报表(2)会计帐薄(3)会计凭证(4)财务管理(5)其它文件材料4、基建档案：按工作内容分类（共分成6人类，参见附件1 “文件材料归档范围与保管期限衣”归档）(1)建设工程依据性材料(2)设计基础性材料(3)设计文件材料(4)监理文件材料(5)施工文件材料(6)竣工验收文件材料5、声像档案：归档内容（参见附件1 “文件材料归档范围与保铮期限表”归

3、档）反映集团重人活动和历史发展，具有保存价值的各种声像载体6、实物档案：归档内容（参见附件1 “文件材料归档范围与保管期限表”归档）凡属反映本集团荣苦的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及貝有保存价值的赠 品、礼品等实物。附件1：文件材料归档范围与保管期限表（二）、归档时间1、文书类文件材料以单位、部门为立档单位，部门兼职档案管理员将侮刀有价值的文件材料处理完毕后进行收集、整理并按年度进行立卷、归档。次年6刀底前向档案室归档完毕。2、人事资料应随时归档，每月底整理移交档案室。3、当年财会档案，在会计年度终了后可由财会部门保管2年，期满后次年6刀底向集团档 案室办理移交手续。编制移交目

4、录，一式二份。4、基建项目资料应随时归档，下属单位的基建项目文件材料，由分公司档案员在基建项目验收后两个月内移交集团档案索。5、声像载体材料在完成制作后三个刀内归档。照片档案归档时间为制作完成后归档。6、实物类材料应随时归档。（三）、归档要求1、行政档案类：按工作性质分类、整理并收集齐全。2、财会档案类：按工作内容分类、整理并收集齐全。3、基建档案类：首先按地区分类-项h分类內容分类（分为二大类：（1）文件材料类；（2） 合同、协议类；）、整理并收集齐全。三、档案查阅利用办法为了有效地利用档案，开发档案信息资源，更好地为集团各项工作提供服务，特制订本办法：一、集团各单位、部门、个人因工作需要查

5、阅利用集团行政管理档案，须先填写借阅单后分别 经部门经理和总裁办主任审批后方可查阅。二、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团人事档案，须先填写借阅单后分别经部 门经理和人力资源部总监审批后方可杳阅。三、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团基建档案，须先填写借阅单后分别经部 门经理和总裁办主任审批后方可查阅，如需借用原件必须经副总裁或总裁批准后方可借用。四、集团各单位、部门、个人因工作需要查阅利用集团财会档案，须先填写借阅单后分别经部 门经理和财务副总裁审批后方可查阅。五、地方公司的员工因工作需要杏阅利用木公司的各类档案，须先填写借阅单后分别经部门经 理和分公司副总裁（总经理）批

6、准后方可借用。六、绝密级科技档案只限于指定的总接需要的部门和人员查阅，同该工作仅有部门关系的人员 只能接触有关部分；机密级科技档案只限于该项冃直接有关的部门和人员查阅；秘密级科技档案， 与该工作冇关的部门及人员都可查阅。非木集团的员工谢绝查阅科技档案。七、对于重要珍贵的档案，一般不提供原件使用。八、摘录或复制重要的或密级档案、财会档案复制时，须经有关部门负责人同意，由档案人员 负责复卬。九、凡来档案室查档者，原则上一律在档案室查阅。如确需借出时，根据档案借阅流程办理借 阅登记手续，归还时应当面清点、注销。借期不得超过i天，不得代借代还。十、借阅档案的人员,必须保守档案的秘密,保证档案的安全,不

7、得涂改、标记、剪裁、折拆、 划线、抽页、调换、圈注、损坏及丢失，违者追究责任。附件2：1、档案借阅流程图：（1）集团（2）地方公司（oa上建立口动流程系统）2、档案资料借阅单：（1）集团（2）地方公司（0a上填写借阅单）3、档案检索口录（0a上建立档案查找系统）四、档案鉴定销毁制度一、档案室要按规定进行鉴定，对保管期限已满，认为毫无保存价值的档案予以销毁。二、对耍鉴定销毁的档案，在分管主任领导下，档案室和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴 定方法，以一个年度和一个项冃的成套档案材料为棊础，按分工、个人初鉴、集体审查，对到期的 档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经总裁批准麻，方可存毁。

8、三、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。附件二：（集团）各类档案借阅 流程图附件二：（地方公司）各类档案借阅 流程图附件二档案资料借阅单（集团）借阅日期姓名所属部门、单位档案类型采用方式行政类 人事类 财会类 基建类 声像类 实物类原件借用原件复印査阅文件内容文件总数利用目的借阅人签字归还日期签字部门领导签章：年月日人力资源总监、财务总监、总裁办主任签章：年月日总裁或副总裁签章：年月日档案管理员签章：年月日注：原则上档案原件不外借档案资料借阅单（地方公司）借阅日期姓名所属部门、单位档案类型采用方式行政类 人事类 财会类 基建类 声像类 实物类原件借用原件复印查阅文件内容文件总数利用目

9、的借阅人签字归还日期签字部门领导签章：年月日地方公司副总裁、总经理签章：年月日总裁或副总裁签章：地方公司档案管理员签章：年月日年月日注：原则上档案原件不外借附件一文件材料归档范围与保管期限表的规定（试行）一级类 目代号 与名称:级类目代号与名称文件材料归档范围保管期限1、上级党委.团季下发的各种批示.指示.决定、规定、通知、通报以永久或长期xz11及木公司贯彻执行的有关文件2、公司党委、团委各种会议记录永久或长期行党3、公司党委、团委年度工作计划、总结、规章制度永久政群4、公司党委、团委工作的请示、报告及批复水久或长期档管5、公司及子公司党、团组织建立和改选材料永久或长期案理6、公司评选先进支

10、部及优秀党员、团员的事迹、报告长期类7、公司党、团组织工作计划、总结，及党员名册、年报表永久或长期8、公司党、团员违纪处理调查报告、批复、退党、取消预备期等决议、永久或长期决定9、党、团员教育、学习、党、团风治理等材料短期10、上级和公司党、团组织有关党纪检査、通报、决定长期11、党组织关系介绍信及存根长期12、其他1、公司成立、合并、撤销、更名等文件材料具体文件有：永久或长期121)组建公司的巾请及上级批准文件2)公司法人开业登记申请书及批准文件行3)公司组织章程政4)资金使用证明、验资证明或资金报告工5)公司主要负贲人身份证明作6)企业法人代码证书类7)国冇土地使用证8)中华人民共和国法人

11、营业执照（包括合营各方所在国或地区政府主管部门发给的营业执照）9）税务登记证10）企业法人年鉴报告11）资金信用证明书及外方资调情况12）历次董事会会议记录13）历次股东代表会议文件2、高管、总裁办公会议记录、纪要及讨论的文件永久3、公司大事记、组织沿革材料永久4、公司领导在重要会议上的讲话稿长期5、党和国家领导人、上级机关领导人视察、检查公司工作时重耍指示、永久或长期讲话、题词、照片、录像、录音等材料。6、上级或公司制订的各项规章制度长期7、其他一级类 目代号 与名称一级类目代号与名称文件材料归档范围保管期限xz行政档 案13法律 事 务 类1、上级关于法律事务的指示及规定2、公司内部关于法

12、律事务的规章、制度、办法3、公司参与行政或经济诉讼所形成的材料4、其他短期长期长期14言 传 工 作 类1、上级有关宣传工作的指示、通知2、公司编印的简报、时报等正式打印件和原稿3、公司编印的投资指南、建设发展情况及各种宣传小册子等印刷本和底稿4、各种新闻媒介发布的新闻稿5、公司各种活动的照片、录像带、录音带、电影胶片等材料6、向上级汇报的种类重要信息7、各种广告、宣传牌等8、其它短期 长期或短期长期长期或短期 长期或短期长期短期15后 勤 工 作 类1、后勤工作计划、总结、制度等文件2、贵重物品购置的签报、批示3、固定资产验收单4、低值易耗、办公用品帐册5、各类协议、合同6、其他长期或短期短

13、期短期短期 长期或短期16信息管理类1、上级冇关信息工作的指示、通知、规定等2、公司信息工作的计划、总结等3、公司信息管理的制度、规定4、公司信息管理系统应用的各类软件的开发5、重要的协议、合同6、其他短期 长期或短期短期 长期或短期长期17档 案 工 作 类1、上级有关档案工作的指示、通知、规定2、公司档案工作计划、总结等文件3、公司档案工作制度、规定4、档案移交清册、销毁清册5、公司档案人员培训、网络活动记录6、档案的各类汇编7、计算机管理中的各种软件8、其他短期 长期或短期长期长期短期长期 长期或短期一级类 目代号 与名称一级类目代号与名称文件材料归档范围保管期限xz行政 档 案18审

14、计 工 作 类1、公司有关审计工作的指示、规定、通知、通报2、公司有关审计工作的请示、报告及上级批复3、公司有关审计工作的制度、规定、办法4、公司审计工作的年度计划、总结5、专题审计材料1）公司对审计立项的指示、指示和下达的审计项目任务文件2）审计通知书3）审计报告（或复审意见），审计部门审定审计报告（复审意见）的会议 纪要或会议记录摘要4）审计报告所列问题的证明材料5）被审计单位对审计报告的书面意见6）有关审计处理的请示、审计爭项的报告或上级领导的批复、批示7）审计（含复审）结论和决定或审计意见通知书8）被审计单位关于执行审计结论和决定情况的报告9）罚款、没收款、扣缴款、停1拔款，货款，冻结

15、银行存款，封存帐册 等文书及回执10）各种调查取证材料6、其他短期长期长期长期 长期或短期一级类目 代号与名称文件材料归档范围保管期限rs人 事 档 案1、公司冇关人事、劳动工资、福利工作的请示、报告与上级领导的批复、 批示2、公司有关人事、劳动工资、福利工作有关制度、规定、决定、通知3、公司关于员工任免、聘任的决定、通知4、公司机构设置、人员编制的文件材料5、公司推荐、委派干部任职的文件（包括下属单位机构设置、干部任免 的请示批复）6、公司员工招聘工作文件材料7、公司员工考核、专业职务评出工作的文件材料8、公司员工调动、辞退、处理材料9、员工业务培训的文件材料10、公司职工花名册11、公司人

16、事工作会议记录、计划、总结12、其他永久或长期长期 长期 永久长期或短期短期 长期 长期 短期 永久 长期一级类 目代号 与名称二级类目代号与名称文件材料归档范围保管期限ck财会 档 案11会 计 报 表各种会计报表（包括各级主管部门的汇总会计报表）1、主要财务指标2、月、季会计报表3、年度会计报表（决算）三年 五年 永久12会 计 帐 薄1、日记帐其中：现金和银行存款日记帐2、明细表3、总帐4、固定资产帐（固定资产报废清理后保存五年）5、辅助帐簿6、涉及外事会计帐簿十五年二十五年十五年十五年 十五年 永久13会计凭证1、原始凭证、记帐凭证和汇总凭证2、涉及外事的会计凭证3、银行存款余额调查表

17、五十年 永久 三年14财 务 管 理1、公司关于财务、税收、证券、资金、固定资产、成本价格、物价管理、 会计工作等规定、通知2、公司制定的财务管理规定制度3、公司财务管理工作计划、总结和分析汇报4、公司有关证券管理工作的请示、报告及批复5、公司各项财务收支计划、经费、物资等问题的请示、批复6、关于外汇管理货款、集团购买、经费等规定、通知7、公司会计决算报表和验资评估，咨询证明8、有关贷款协议9、公司年、季、月经济活动分析10、下属单位财务年报11、其他长期或短期长期 永久或长期长期 长期或短期 长期或短期 永久或长期短期 长期或短期短期15其 它1、会计档案移交清册2、会计档案保管淸册3、会计

18、档案销毁消册十五年 二十五年 二十五年一级类 目代号 与名称级类ii代号 与名称三级类ii代号 与名称文件材料归档范围保管期限jj基建档案11建 设 工 程 依 据 性 材 料.11立项1、项h建议书报告及批复2、可行性研究报告及批复3、计划任务书报告及批复永久或长期.12，、八 刖 期 管 理 性 文 件1、规划选址意见书、选址巾请、规划定点图2、拆迁安置意见、协议3、建设用地红线图、规划用地许可证4、征拔用土地报告、批复、土地出转让合同、土地核准通知 书5、规划管理意见书、报批表、建设项日送审报告6、冇关环保、消防、人防、文管、园林、交通、宗教、航道、 河道、抗震、白蚁防治等涉及部门的管理

19、性文件7、年度计划申请表8、审计意见书9、现场规划放线记录10、工程规划许可证、规划红线图永久或长期12设计基 础性材 料1、地质勘察设计合同、工程地质勘测报告2、水文地质勘测报告3、地形、地貌文件材料永久或长期13设计 文 件 材 料1、设计招投标2、设计合同3、初步设计4、设计概算5、初步设计批复6、设计审查报告7、设计审查批准书长期14监 理 文 件 材 料1、监理招投标文件2、监理合同3、监理规划4、监理实施细则5、监理月报6、监理会议纪要7、合同争议、违约报告及处理意见8、控制文件1）监理工程师备忘录2）监理工程师指令单及回复3）监理工程师通知单（质量控制及工程变更）及回复4）监理工

20、程师联系单5）监理工程师通知单及回复9、监理抽查试验检测报告及汇总衣10、质虽事故报告及处理意见11、工程监理总结短期一级类 目代号 与名称二级类目代号与名称二级类目代号与名称文件材料归档范围保管期限jj基建档案15施工文件材料.11建设单位 文件1、项h管理机构（项h经理部）及责任人名单2、项目施工管理机构（项目监理部）及责任人名单3、项h监理管理机构（项h监理部）及贲任人名单4、勘测设计单位及设计人员名单5、建设单位工程变更指令单短期.12土建 工 程1、施工许可证2、施工、招投标中标通知书、招投标申请表、投标书、标函、 标底、评标记录3、施工合同4、工程质量监督手续5、开工报告6、工程测

21、量定位记录7、控制网设置资料8、基槽开挖线测量资料9、图纸会审记录、技术交底记录10、施工组织设计（方案）11地基验槽及处理记录打（试）桩记录、桩基施工记录、沉 降观测记录、轴线标髙复核验收12、原材料试验汇总表、原材料出厂证明、原材料复试试验报 告、预制构件出厂合格证、试验记录13、土壤干实度试验报告、土壤击实验报告14、絵（试块）抗压试验报告、絵抗渗试验报告、商品絵出厂 合格证、复试报告15、砂浆（试块）抗压强度试验报告16、磴配合比通知单17、砂浆配合比通知单18、地下防水工程验收记录19、地基基础验收记录20、钢筋工程验收记录21、磴工程验收记录22、砌体工程验收记录23、预制构件进场

22、验收记录24、构件吊装工程验收记录25、钢木结构工程验收记录26、主体结构验收记录27、中间交工评定及验收记录28、门窗进场安装验收记录29、屋面找平层工程验收记录30、屋面隔气层工程验收记录31、屋而保温层工程验收记录32、屋面排气孔验收记录33、屋面、厕所、厨房、阳台等注水泼水验收记录短期一级类 目代号 与名称二级类目代号与名称二级类目代号与名称文件材料归档范围保管期限jj基建档案15施工文件 材 料2土 建 工 程34、楼地面基层验收记录35 地基基础分部、分项工程质量评定表36、主体分部、分项工程质量评定表37、地面楼面分部、分项工程质量评定表3久门窗分部、分项工程质量评定表39、装饰

23、分部、分项工程质量评定表40、层面分部、分项工程质量评定表41、现场施工预应力记录42、工程竣工测量43、新型建材推广证44、施工新技术方案45质量事故处理意见短期.13水、电、暖设部分1、招投标文件2、施工合同、施工预算3、图纸会审、技术交底4、设备、产品质量检查、安装记录1）设备、产品合格证2）设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告3）设备女装、试运行4）设备明细表5、隐蔽工程验收记录6、施工试验记录1）电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视系统末端 等测试2）楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试3）变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试4）给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严 密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验5）电气照明、动力、给排水、消防、采暧、通风、空调、燃 气等系统调试、试运行6）电梯接地电阻、绝缘电阻