企业档案登记管理工作中的安全问题探讨

1、    企业档案登记管理工作中的安全问题探讨    程 b摘 要：人们在社会实践活动、学习以及工作中产生的事实以及价值，都由档案这种形式记录下来，做好档案安全管理工作，是企业建设与发展重要的工作内容。本文围绕企业档案登记管理工作中的安全问题展开讨论，为企业档案管理工作实施安全管理措施提供参考依据。关键词：企业档案;档案管理;创新性策略企业档案工作中安全管理是重要的组成部分，加强安全管理应以保护档案安全为核心，建立完善的档案安全管理体系。而且企业从事档案管理工作人员，应具备良好的安全管理意识以及工作能力，及时发现并解决档案安全管理工作中存在的安全問题。现阶

2、段企业档案安全管理工作应积极实施创新性策略，笔者结合一线工作经验对实施的安全管理措施进行分析。1 消除企业登记档案形成阶段的安全隐患，确保源头安全与企业日常经营生产产生的文书、会计档案不同，登记档案具有与其它记录形式不同的专业属性，这就为企业消除登记档案存在的安全问题制造困难。登记档案存在的问题主要出现在形成环节，主要受到三个方面的影响：第一，登记档案是由企业的档案室统一管理，但是登记档案的形成阶段，是需要经过企业注册登记完成的，而且登记档案由企业监督管理部门管理，企业登记与企业监督分隔距离较远。而且受到时间的限制，市级机关档案室对登记档案的时间要求较为严格。通过对登记档案的发展现状可知，登记

3、档案具有多头归档的属性，登记档案在每个环节内，都需要办公人员或者移送人员作为档案员管理档案。但是档案管理需要专业的技能，登记档案在源头由非专业人员操作，势必会使登记档案存在安全隐患，为今后的登记档案安全管理工作造成不同程度的困难;第二，企业登记档案根据营业执照的时间确定登记时间，然后按照流程移交到档案室。我国对企业登记档案实行一户一档制度，但是随着企业登记档案的数量持续增加，登记档案出现的错放、漏页以及无损等问题，严重影响登记档案的安全;第三，许多企业为提早经营，都是在未取得营业执照的状态下经营，此时企业登记档案的时间会发生变化，而企业经营者未更改时间，这为登记档案出现的遗失、泄密等提供条件，

4、造成严重的安全管理问题。根据登记档案出现的安全管理隐患，企业登记档案应确保源头安全，建立明确的管理制度，依据制度、档案范围以及职能要求，为每名企业登记管理工作者分配安全管理职责，以安全管理原则详细记录档案登记时间、企业名称，同时严格检查登记盖章等证明材料，保证在源头上控制登记档案安全管理存在的问题。2 重视企业登记档案整理环节中的安全问题，确保日常工作顺利开展2.1 档案实体的安全规范整理企业档案室的档案管理人员，应具备专业的档案安全管理技能，掌握专业管理知识，在档案登记时以安全规范为原则实施管理措施，并形成独有的档案管理方法，保证每个档案都按照类别进行分类，同时根据目录即可完成档案的查找和归

5、类。规范的档案管理方法，既能避免重复的档案材料出现，还能针对档案出现的材料缺失、档案受损等管理问题得到根本的解决。另外在有限的时间内，可使登记档案管理工作更加高效，减少企业登记档案的工作量。2.2 电子影像档案制作中的安全措施将信息技术应用在企业登记档案安全管理工作中，制作电子影像档案，借助信息处理技术提升电子图像的真实性，保证电子影像档案的完整性，为档案工作人员提供便利的管理条件的同时，还能有效避免发生档案安全管理问题。在传统的纸张记录为主的方式进行登记档案管理工作，受到存储条件以及环境的影响，纸张档案会发生丢失或者破损等情况。而使用电子影像制作档案，可使管理人员及时准确的查找档案的建立时间

6、、文件夹起止号以及兆数等信息，同时通过加密技术有效保护电子影像档案的安全。2.3 实体分类和编号产生的安全问题不容忽视企业登记档案工作包括档案的登记编号、核对补号以及年度重新归类等，上述工作都是由工作人员完成。但是大量的登记工作，极易出现多种问题，如档案编号出现漏编、重编等，而且一旦出现上述问题，需要工作人员重新进行编号，并且保证不会出现错误才能进行下一项工作。对于实体档案分类工作出现的编号问题，工作人员应重视这类问题产生的原因。在日常工作中应重视档案的完整性，若发现存在编号不齐全等问题，应及时查找，防止出现多头管理的现象。在进行档案移出时，工作人员应加强信息安全管理，避免对档案的相关的信息进

7、行修改，导致实体档案无法追根溯源，致使实体档案缺少真实性。3 加强企业登记档案的安全保管，最大限度地延长档案寿命以技术保护和监督管理为基础，为企业登记档案工作建立安全管理制度，应按照以下要点以此加强档案的安全保管：第一，企业应完善安全防护体系，增加多种防护硬件，如在档案室内加装安全保护措施，同时调节档案室内的温度，为档案室保管档案创造良好的环境的同时，还应增强工作人员的安全保管意识;第二，工作人员应重视出现破损或者毁坏的档案内容，对这类档案做好保护，实施修复、复制、增色以及除霉去污等措施。同时将新旧档案实行分离保管制度，避免旧档案存在的上述问题影响到新档案保管工作。针对以吊销营业执照的企业档案

8、，这类档案按照管理规定移交档案管理部门做进一步的处理;第三，档案管理人员应对档案保管环境以及保管设施进行检查，检查包括保管环境的温度和湿度、以及保管设施是否损坏等，以此杜绝安全管理问题的出现。4 确保企业登记档案利用过程中的安全，发挥档案利用价值企业档案内会涉及到许多机密内容，确保企业登记档案利用过程中的安全，避免机密内容泄露。工商部门应加强企业登记档案的安全管理工作，根据档案的类型设置查看权限、用户操作跟踪以及打印控制等防护方法。对电子档案应实施更加严格的安全保护措施，防止电子档案通过复制、未登记查阅等方式泄露档案内容。在对档案内出现的无损、图像质量差等问题时，工作人员应根据权限要求，安排专人对档案修复工作进行监督。如有档案需要外借使用时，工作人员根据安全保护条例，自己保管档案随同使用企业进行保管工作。5 总结综上所述，加快企业档案登记管理工作的安全管理建设和发展，需要工作人员针对企业登记档案存在的安全问题进行分析，根据问题实施对应的预防以及解决措施，从登记档案的登记源头、使用过程实施严格的安全保护措施，以此保证企业登记档案的安全性，为信息化企业档案管理发展奠定坚实的基础。参考文献1孟燕.提高档案工作中人事档案管理的途径分析j.办公室业务，2017，11（5）：52-53.2贾