工作任务10设计和制作报表

1、 公司公司的的经营管理过程中，制作和打印报表经营管理过程中，制作和打印报表是数据管理的日常工作。是数据管理的日常工作。 除需要进行简单的表格式报表打印外，常除需要进行简单的表格式报表打印外，常常需要对公司的经营情况进行统计、汇总和分常需要对公司的经营情况进行统计、汇总和分析，最后析，最后再再将这些以一种美观、实用的格式打将这些以一种美观、实用的格式打印出来。印出来。 在本任务中，我们将通过自动方式和设计在本任务中，我们将通过自动方式和设计视图制作有关库存、进货、商品和订单的一系视图制作有关库存、进货、商品和订单的一系列满足经营管理需求的报表。列满足经营管理需求的报表。10.2.1 报表的定义报

2、表的定义 报表是将信息用打印机打印输出。报表是将信息用打印机打印输出。 报表的数据源大多数是表、查询或报表的数据源大多数是表、查询或SQL语语句。句。 使用报表可以控制报表上所有内容的外观使用报表可以控制报表上所有内容的外观，可以按照所需方式显示要查看的信息。，可以按照所需方式显示要查看的信息。 有了报表，用户就可以控制数据格式，获有了报表，用户就可以控制数据格式，获取数据汇总，并以所需的任意顺序对信息进行取数据汇总，并以所需的任意顺序对信息进行排序。排序。 报表是打印和复制数据库管理信息的最佳报表是打印和复制数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。方式，可以帮助用户以更好

3、的方式表示数据。 报表既可以在屏幕上输出，也可以被传送报表既可以在屏幕上输出，也可以被传送到打印设备中打印输出。到打印设备中打印输出。 报表是打印数据的最好方式。报表是打印数据的最好方式。 与直接从表、查询或窗体中打印数据相比，报与直接从表、查询或窗体中打印数据相比，报表打印可以提供更多的控制数据格式的方法，包括表打印可以提供更多的控制数据格式的方法，包括对记录进行排序、分组，对数据进行比较、总结和对记录进行排序、分组，对数据进行比较、总结和小计，以及控制报表的布局和外观，如定义页面的小计，以及控制报表的布局和外观，如定义页面的页眉、页脚及报表页眉和页脚等。页眉、页脚及报表页眉和页脚等。 报表

4、是查阅和打印数据的较好方式，与其他报表是查阅和打印数据的较好方式，与其他打印数据的方法相比，它具有以下两个优点。打印数据的方法相比，它具有以下两个优点。 首先，报表可以对简单的数据执行浏览和打首先，报表可以对简单的数据执行浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。和小计。 其次，报表可生成清单、订单及其他所需的其次，报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容。输出内容。 报表报表是是Access 2010数据库的一个重要组成数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据并执行计算，还

5、提供了以下功能据并执行计算，还提供了以下功能：（1）可以制成各种丰富的格式，而使用户的报）可以制成各种丰富的格式，而使用户的报表更易于阅读和理解。表更易于阅读和理解。（2）可以插入大量的图片、图表以及其他）可以插入大量的图片、图表以及其他OLE对象美化报表的设计。对象美化报表的设计。（3）可以在每页的顶部和底部打印标识信息的）可以在每页的顶部和底部打印标识信息的页眉及页脚。页眉及页脚。（4）可以利用图表和图形帮助说明数据的含义。）可以利用图表和图形帮助说明数据的含义。（5）可包含子窗体和子报表。）可包含子窗体和子报表。（6）能按特殊格式排版，例如，可生成发票、电）能按特殊格式排版，例如，可生成

6、发票、电话和标签等。话和标签等。（7）能打印所有表达式的值。）能打印所有表达式的值。 报表与窗体在设计与使用上有许多类似之报表与窗体在设计与使用上有许多类似之处，它们的数据源都是表、查询或处，它们的数据源都是表、查询或SQL语句，语句，两者之间可以相互转换。两者之间可以相互转换。 窗体设计中所提到的控件的添加、复制窗体设计中所提到的控件的添加、复制、移动、删除及布局等操作，都可以应用在报、移动、删除及布局等操作，都可以应用在报表的设计过程中。表的设计过程中。 两者不同的是，在窗体中可以输入数据，两者不同的是，在窗体中可以输入数据，而报表则侧重于按指定格式来输出数据。而报表则侧重于按指定格式来输

7、出数据。 报表一般由报表一般由“报表页眉报表页眉”、“页面页眉页面页眉”、“主体主体”、“页面页面 页脚页脚”和和“报表页脚报表页脚”组成组成，如图，如图3.57所示所示。 分组报表中还有组页眉和组页脚两个节，分组报表中还有组页眉和组页脚两个节，它们是报表所特有的。它们是报表所特有的。 报表中的内容以节来划分，每一个节都有报表中的内容以节来划分，每一个节都有特定的目的，并按照一定的顺序打印在页面和特定的目的，并按照一定的顺序打印在页面和报表上。报表上。 报表页眉出现在整个报表的开头处，而且报表页眉出现在整个报表的开头处，而且只出现一次。只出现一次。 报表页眉显示整个报表的一般性说明文字，报表页

8、眉显示整个报表的一般性说明文字，以及报表的标题、图标等，让用户一眼就能看以及报表的标题、图标等，让用户一眼就能看出报表所包括出报表所包括的主要内容。的主要内容。 报表页眉一般和页面页眉一起显示在首页。报表页眉一般和页面页眉一起显示在首页。 报表页眉打印在第一页的页眉之前。报表页眉打印在第一页的页眉之前。 但如果报表很大，则有必要把报表页眉单独但如果报表很大，则有必要把报表页眉单独设置成一页来作为封面。设置成一页来作为封面。 如果要向报表中添加报表页眉如果要向报表中添加报表页眉/页脚，可页脚，可右键单右键单击击 “主体主体”或或“页面页眉页面页眉”或或“页面页脚页面页脚” 栏目栏目，在快捷菜单中

9、选择【报表页眉在快捷菜单中选择【报表页眉/页脚】命令。页脚】命令。 当报表中已经具有报表页眉和页脚时，执行上当报表中已经具有报表页眉和页脚时，执行上述命令，将同时删除报表页眉、页脚以及其中的控述命令，将同时删除报表页眉、页脚以及其中的控件。件。 页面页眉将显示在报表中每一页的最上方，页面页眉将显示在报表中每一页的最上方，其信息包括报表的标题、图标、日期及字段的名其信息包括报表的标题、图标、日期及字段的名称等。称等。 如果要向报表中添加页面页眉如果要向报表中添加页面页眉/页脚，则可以页脚，则可以按照前面介绍的方法，按照前面介绍的方法，右键单击右键单击【主体主体】，在弹，在弹出的菜单中选出的菜单中

10、选【页面页眉【页面页眉/页页脚】命令。脚】命令。 组页眉出现在报表每一个分组字段的开始组页眉出现在报表每一个分组字段的开始，用于显示该组的标题及相关信息，还可以显示，用于显示该组的标题及相关信息，还可以显示分组字段的名称等。分组字段的名称等。 如果报表有多个层次性的分组，则对应的组如果报表有多个层次性的分组，则对应的组页眉也有多个，而且从上到下按分组级别高低依页眉也有多个，而且从上到下按分组级别高低依次排列。次排列。 主体节包含了报表数据的主体，报表的基表主体节包含了报表数据的主体，报表的基表记录源中的每一条记录都放置在主体节中。记录源中的每一条记录都放置在主体节中。 该部分显示报表的详细记录

11、该部分显示报表的详细记录。 在报表中，页眉和页脚总是对应出现的。在报表中，页眉和页脚总是对应出现的。 组页脚对应着组页眉。组页脚对应着组页眉。 组页脚出现在报表每一个分组的末尾，用组页脚出现在报表每一个分组的末尾，用于显示该组总结性信息。于显示该组总结性信息。 页面页脚和页面页眉对应，出现在报表每页面页脚和页面页眉对应，出现在报表每一页的末尾，其信息包括报表页码、日期等。一页的末尾，其信息包括报表页码、日期等。 值得注意的是，页面页脚和页面页眉显示值得注意的是，页面页脚和页面页眉显示在同一页，因此要避免两者信息的重复。在同一页，因此要避免两者信息的重复。 页面页脚与页面页眉使用同样的命令，成页

12、面页脚与页面页眉使用同样的命令，成对地添加或删除。对地添加或删除。 报表页脚用于在报表的底部放置信息，例报表页脚用于在报表的底部放置信息，例如，报表总结和总计数等。如，报表总结和总计数等。 报表有报表有3种视图，分别种视图，分别是：是：设计视图、打设计视图、打印视图和版面视图。印视图和版面视图。 在设计视图中可以自行设计报表，也可以在设计视图中可以自行设计报表，也可以修改报表的布局。修改报表的布局。 在设计视图中打开报表时，字段列表和工在设计视图中打开报表时，字段列表和工具箱会自动显示出来。具箱会自动显示出来。 要在设计视图中打开报表，要在设计视图中打开报表，可以单击可以单击【报表报表】或或【

13、报表报表设计】按钮。设计】按钮。 若已在打印预览视图中打开了报表，则可以选若已在打印预览视图中打开了报表，则可以选择【视图】择【视图】【设计视图】命令，切换到报表的设【设计视图】命令，切换到报表的设计视图中。计视图中。 在打印预览视图中可以预览报表的版式，浏览在打印预览视图中可以预览报表的版式，浏览报表中的数据。报表中的数据。 若要显示报表的打印预览视图，则若要显示报表的打印预览视图，则先选中该报先选中该报表，然后右键单击，在弹出的菜单中选择表，然后右键单击，在弹出的菜单中选择【打印预【打印预览】命令。览】命令。 当查看由多个页面组成的报表时，可以使当查看由多个页面组成的报表时，可以使用窗口用

14、窗口右右下方的浏览按钮在不同的页面之间切下方的浏览按钮在不同的页面之间切换，从而同时查看多个页面。换，从而同时查看多个页面。 版面预览视图用于查看报表的版面设置。版面预览视图用于查看报表的版面设置。 在版面预览视图中可以检查报表的字体、在版面预览视图中可以检查报表的字体、字号和常规布局。字号和常规布局。 版面预览视图与打印预览视图非常相似，版面预览视图与打印预览视图非常相似，但版面预览视图中只显示报表中的示范数据，但版面预览视图中只显示报表中的示范数据，而不是完整的呈现数据。而不是完整的呈现数据。 常见的报表类型有纵栏式报表、表常见的报表类型有纵栏式报表、表格式报表、图表示报表和标签报表。格式

15、报表、图表示报表和标签报表。 纵栏式报表是在每页中从上到下按字段打纵栏式报表是在每页中从上到下按字段打印一条或多条记录的一种报表，其中每个字段印一条或多条记录的一种报表，其中每个字段占一行。占一行。 这类似于纵栏式窗体，只不过纵栏式报表这类似于纵栏式窗体，只不过纵栏式报表可以显示多条记录，记录与记录之间用一条横可以显示多条记录，记录与记录之间用一条横线隔开。线隔开。 表格式报表以表格（即行和列）的形式显表格式报表以表格（即行和列）的形式显示和打印表或查询中的数据。示和打印表或查询中的数据。 与普通表格不同的是，表格式报表还可以与普通表格不同的是，表格式报表还可以对数据记录进行分组，对分组结果进

16、行汇总等对数据记录进行分组，对分组结果进行汇总等。 因此，这类报表很常用。因此，这类报表很常用。 图表报表是图表报表是Access中的一种特殊格式的报中的一种特殊格式的报表，它通过图表的形式输出数据源中两组数据表，它通过图表的形式输出数据源中两组数据之间的关系。之间的关系。 图表可以更方便、更直观地表示数据间的图表可以更方便、更直观地表示数据间的关系。关系。 标签报表一般很小，类似于一个标签。标签报表一般很小，类似于一个标签。 一张纸往往可以打印几个到几十个标签报一张纸往往可以打印几个到几十个标签报表。表。 编辑报表的布局时常用的操作是选择控件编辑报表的布局时常用的操作是选择控件、移动控件、对

17、齐控件、改变控件大小、复制、移动控件、对齐控件、改变控件大小、复制控件、删除控件、撤销操作、保存编辑结果等控件、删除控件、撤销操作、保存编辑结果等。 要对报表设计器中的控件进行对齐、移动要对报表设计器中的控件进行对齐、移动和删除等编辑操作，通常需要先选择它。和删除等编辑操作，通常需要先选择它。 用户可以选择一个控件，也可以选择多个控用户可以选择一个控件，也可以选择多个控件。件。（1）选择一个控件）选择一个控件单击控件即可选择该控件。选定的控件单击控件即可选择该控件。选定的控件的边框将出现控制柄（黑色的小矩形）的边框将出现控制柄（黑色的小矩形）。（2）选择多个控件）选择多个控件 与与Window

18、s环境中选择多个文件图标环境中选择多个文件图标的方法相同，先选中一个控件，单击，再放的方法相同，先选中一个控件，单击，再放入到主体或页眉入到主体或页眉/页脚中。如图所示。页脚中。如图所示。 先按住【先按住【Shift】键，再单击需要选择的控】键，再单击需要选择的控件。这种方法常用于选择不连续的多个控件件。这种方法常用于选择不连续的多个控件。 按【按【Ctrl】+【A】组合键或选择【编辑】组合键或选择【编辑】【全选】命令，可以选择全部控件。【全选】命令，可以选择全部控件。 设计报表的布局时，经常需要移动控件。设计报表的布局时，经常需要移动控件。 用户可以利用鼠标快速地移动控件，也可以用户可以利用

19、鼠标快速地移动控件，也可以利用键盘细微地移动控件，还可以利用属性窗口利用键盘细微地移动控件，还可以利用属性窗口精确地设置控件的位置。精确地设置控件的位置。 先选择需要移动的一个或多个控件，再将鼠先选择需要移动的一个或多个控件，再将鼠标指针指向选定的控件。标指针指向选定的控件。 当鼠标指针变成黑色的小手形状时，按下鼠当鼠标指针变成黑色的小手形状时，按下鼠标左键进行拖曳时，可以移动所有选定控件的位标左键进行拖曳时，可以移动所有选定控件的位置。置。 先选择需要移动位置的一个或多个控件先选择需要移动位置的一个或多个控件，再按【，再按【Ctrl】+方向键即可细微地移动选定方向键即可细微地移动选定的控件。

20、的控件。 设计报表时，常常需要使控件按行或列对齐设计报表时，常常需要使控件按行或列对齐。 因为使用鼠标和键盘移动控件时很难精确地因为使用鼠标和键盘移动控件时很难精确地对齐控件，所以用户通常使用菜单命令来对齐控对齐控件，所以用户通常使用菜单命令来对齐控件。件。 先选择需要对齐的控件，再选择【格先选择需要对齐的控件，再选择【格式】式】【对齐】子菜单中的命令，即可精【对齐】子菜单中的命令，即可精确地对齐控件。确地对齐控件。 常用的对齐控件命令的功能说明如表常用的对齐控件命令的功能说明如表3.6所示。所示。命命 令令功功 能能 说说 明明【格式格式】【对齐对齐】【靠左靠左】以选定的控件中最左边的位置为

21、标准对以选定的控件中最左边的位置为标准对齐控件齐控件【格式格式】【对齐对齐】【靠右靠右】以选定的控件中最右边的位置为标准对以选定的控件中最右边的位置为标准对齐控件齐控件【格式格式】【对齐对齐】【靠上靠上】以选定的控件中最高的位置为标准对齐以选定的控件中最高的位置为标准对齐控件控件【格式格式】【对齐对齐】【靠下靠下】以选定的控件中最低的位置为标准对齐以选定的控件中最低的位置为标准对齐控件控件表表3.6对齐控件的命令对齐控件的命令 设计报表时，常常需要使控件的水平间距设计报表时，常常需要使控件的水平间距或垂直间距相等。或垂直间距相等。 用户只要先选择需要使水平间距或垂直间用户只要先选择需要使水平间

22、距或垂直间距相等的多个控件，再选择如表距相等的多个控件，再选择如表3.7所示的命令所示的命令，即可设置控件的水平间距或垂直间距相等。，即可设置控件的水平间距或垂直间距相等。命命 令令功功 能能 说说 明明【格式格式】【水平间距水平间距】【相同相同】以所有选定的控件的左、右边界为标准，使控件的以所有选定的控件的左、右边界为标准，使控件的水平间距相等水平间距相等【格式格式】【水平间距水平间距】【增加增加】使选定的控件的水平间距相同，并增加水平间距使选定的控件的水平间距相同，并增加水平间距【格式格式】【水平间距水平间距】【减少减少】使选定的控件的水平间距相同，并减少水平间距使选定的控件的水平间距相同

23、，并减少水平间距【格式格式】【垂直间距垂直间距】【相同相同】以所有选定的控件的上、下边界为标准，使控件的以所有选定的控件的上、下边界为标准，使控件的垂直间距相等垂直间距相等【格式格式】【垂直间距垂直间距】【增加增加】使选定的控件的垂直间距相同，并增加垂直间距使选定的控件的垂直间距相同，并增加垂直间距【格式格式】【垂直间距垂直间距】【减少减少】使选定的控件的垂直间距相同，并减少垂直间距使选定的控件的垂直间距相同，并减少垂直间距表表3.7设置控件的命令设置控件的命令 在报表设计器中可以利用鼠标快速改变控在报表设计器中可以利用鼠标快速改变控件的大小，也可以利用键盘细微地改变控件的件的大小，也可以利用

24、键盘细微地改变控件的大小，还可以利用属性窗口精确地设置控件的大小，还可以利用属性窗口精确地设置控件的大小。大小。 利用鼠标改变控件的大小时，先选择需要利用鼠标改变控件的大小时，先选择需要改变大小的控件，再将鼠标指针指向选定的控改变大小的控件，再将鼠标指针指向选定的控件的控制柄。件的控制柄。 当鼠标指针变成黑色的双箭头形状时，拖当鼠标指针变成黑色的双箭头形状时，拖曳选定的控件的控制柄，即可方便地改变所有曳选定的控件的控制柄，即可方便地改变所有选定的控件的大小。选定的控件的大小。 如果控件有与之关联的标签控件，默认情如果控件有与之关联的标签控件，默认情况下改变其中某个控件的大小，将不改变另一况下改

25、变其中某个控件的大小，将不改变另一个控件的大小。个控件的大小。 利用键盘改变控件的大小时，只需先选择需利用键盘改变控件的大小时，只需先选择需要改变大小的控件，再按【要改变大小的控件，再按【Shift】+方向键，即可方向键，即可细微地改变选定的控件的大小。细微地改变选定的控件的大小。 设计报表时，常常需要使一组控件具有相设计报表时，常常需要使一组控件具有相同的宽度或高度。同的宽度或高度。 因为使用鼠标和键盘很难精确设置控件的因为使用鼠标和键盘很难精确设置控件的大小，所以用户通常使用菜单命令设置多个控大小，所以用户通常使用菜单命令设置多个控件的大小，从而使它们大小相同。件的大小，从而使它们大小相同

26、。 先选择需要设置相同大小的控件，再选先选择需要设置相同大小的控件，再选择如表择如表3.8所示的命令，即可设置多个控件具有所示的命令，即可设置多个控件具有相同的高度和宽度。相同的高度和宽度。命命 令令功功 能能 说说 明明【格式格式】【大小大小】【至最高至最高】以各选定控件高度的最大值为标准设置控件以各选定控件高度的最大值为标准设置控件的高度的高度【格式格式】【大小大小】【至最短至最短】以各选定控件高度的最小值为标准设置控件以各选定控件高度的最小值为标准设置控件的高度的高度【格式格式】【大小大小】【至最宽至最宽】以各选定控件宽度的最大值为标准设置控件以各选定控件宽度的最大值为标准设置控件的高度

27、的高度【格式格式】【大小大小】【至最窄至最窄】以各选定控件宽度的最小值为标准设置控件以各选定控件宽度的最小值为标准设置控件的高度的高度表表3.8设置控件大小相同的命令设置控件大小相同的命令 如果报表中有多个相同的控件，则创建了其如果报表中有多个相同的控件，则创建了其中一个控件后，可以使用复制的方法创建其他控中一个控件后，可以使用复制的方法创建其他控件，以提高工作效率。件，以提高工作效率。 复制报表控件的操作步骤如下。复制报表控件的操作步骤如下。 （1）选择需要复制的控件。）选择需要复制的控件。（2）单击）单击【报表设计工具报表设计工具】中的中的【复制复制】按钮按钮 ，把控件复制到剪贴板上。，把

28、控件复制到剪贴板上。 （3）单击报表设计工具栏中的【粘贴】）单击报表设计工具栏中的【粘贴】按钮按钮 。 完成以上操作后，复制出的报表控完成以上操作后，复制出的报表控件将出现在选定控件附近。件将出现在选定控件附近。 用户可以把复制出的控件移动到目用户可以把复制出的控件移动到目标位置。标位置。 报表中不需要的控件必须删除。报表中不需要的控件必须删除。 先选择需要删除的控件，再按【先选择需要删除的控件，再按【Delete】键，即可删除选定的控件。键，即可删除选定的控件。 如果某个编辑操作做错了，可以立即单击如果某个编辑操作做错了，可以立即单击报表设计工具栏中的【撤销】按钮报表设计工具栏中的【撤销】按

29、钮 撤销刚做的撤销刚做的操作。操作。 如果撤销操作做错了，那么可以单击报表如果撤销操作做错了，那么可以单击报表设计工具栏中的【恢复】按钮设计工具栏中的【恢复】按钮 恢复刚撤销的操恢复刚撤销的操作。作。 例如，误删除了控件后，若想马上例如，误删除了控件后，若想马上恢复删除的控件，则单击报表设计工具恢复删除的控件，则单击报表设计工具栏中的【撤销】按钮栏中的【撤销】按钮 撤销删除控件撤销删除控件的操作，这样误删除的控件又会出现在的操作，这样误删除的控件又会出现在原来的位置。原来的位置。10.3.1 创建库存报表创建库存报表 自动创建报表的方法是创建报表的一种快自动创建报表的方法是创建报表的一种快捷方

30、式，使用该方法可以创建纵栏式或表格式捷方式，使用该方法可以创建纵栏式或表格式报表。报表。 这里，我们将使用自动方法创建表格式库这里，我们将使用自动方法创建表格式库存报表。存报表。 （1）打开）打开“商贸管理系统商贸管理系统”数据库。数据库。选择选择“库存库存表表”为数据源。为数据源。 （2）单击单击【创建创建】-【报表报表】按钮，】按钮，弹出弹出“库存库存表表”视图。如图所示，单击视图。如图所示，单击【视图视图】-【打印预打印预览览】，显示下面的预览结果。，显示下面的预览结果。（3）选择）选择【文件文件】【保存保存】命令，在命令，在“报表名称报表名称”文本框中输入文本框中输入“库存报表库存报表

31、”，单击，单击【确定确定】按钮保按钮保存报表。存报表。（4）单击）单击【视图视图】-【设计视图设计视图】，查看各字段的布，查看各字段的布局，不合适的可以调整。局，不合适的可以调整。 （5）单击报表中的）单击报表中的【关闭关闭】按钮按钮 ，关闭创建好的报，关闭创建好的报表。表。 在实际操作中，如果报表的数据源有多个，在实际操作中，如果报表的数据源有多个，要想使用自动创建报表的方法，则需要先创要想使用自动创建报表的方法，则需要先创建包含相关数据的查询。建包含相关数据的查询。 使用报表向导创建报表，则可从多个使用报表向导创建报表，则可从多个数据源中选择需要的字段创建报表。数据源中选择需要的字段创建报

32、表。 例如，我们将要创建的例如，我们将要创建的“商品详细清单商品详细清单”报表，报表，需包含来自需包含来自“商品商品”、“类别类别”和和“供应商供应商”表中的表中的字段，因此在这里我们使用字段，因此在这里我们使用报表向导报表向导来创建报表。来创建报表。 （1）打开）打开“商贸管理系统商贸管理系统”数据库。数据库。 （2）选择选择【创建创建】-【报表向导报表向导】，弹出弹出“报表报表向导向导”对对话框。话框。（3）选择）选择“商品商品”表、供应商表、供应商”表、表、“类别类别”表作为数据表作为数据源，单击源，单击【确定确定】按钮，弹出如图按钮，弹出如图3.61所示的所示的“报表向导报表向导”对话

33、框。对话框。（4）添加报表字段）添加报表字段。 添加添加“商品商品”表中的字段：表中的字段：“商品编号商品编号”、“商品名称商品名称”、“规格型号规格型号”、“进货价进货价”、“销售价销售价” 添加添加“供应商供应商”表中的字段：表中的字段：“公司名称公司名称” 添加添加“类别类别”表中的字段：表中的字段：“类别名称类别名称” （5）单击【下一步】按钮，弹出）单击【下一步】按钮，弹出 “报表向导报表向导”第第2步对话框。选择查看数据的方式。这里选择步对话框。选择查看数据的方式。这里选择“通过类别通过类别”来查看。来查看。 （6）单击）单击【下一步下一步】按钮，弹出按钮，弹出 “报表向导报表向导

34、”第第3步对话框，确定是否添加分组级别。这里，步对话框，确定是否添加分组级别。这里，我们保持默认设置，即不添加分组级别。我们保持默认设置，即不添加分组级别。 （7）单击【下一步】按钮，弹出）单击【下一步】按钮，弹出“报表向导报表向导”第第4步对话框，确定明细信息使用的排序次序和汇步对话框，确定明细信息使用的排序次序和汇总信息。这里，我们选择按总信息。这里，我们选择按“商品编号商品编号”升序排升序排列报表记录，并且不指定列报表记录，并且不指定“汇总选项汇总选项”。 （8）单击【下一步】按钮，弹出）单击【下一步】按钮，弹出 “报表向导报表向导”第第5步对话框，确定报表的布局方式。这里，我步对话框，

35、确定报表的布局方式。这里，我们选中们选中“布局布局”中的中的“递阶递阶”单选按钮，并且设单选按钮，并且设置页面方向为置页面方向为“纵向纵向”。 （9）单击【下一步】按钮，弹出）单击【下一步】按钮，弹出 “报表向导报表向导”第第6步对话框，为报表指定步对话框，为报表指定样式样式。单击单击【下一部下一部】，在，在弹出的对话框中要求弹出的对话框中要求“请请为报表指定标题为报表指定标题”，在，在文文本框中输入报表标题本框中输入报表标题“商品详细清单商品详细清单”，然后选中，然后选中【预览报表预览报表】单选按钮。】单选按钮。（10）单击）单击【完成完成】按钮，可以看到打印预览结果。按钮，可以看到打印预览

36、结果。（11）关闭报表预览窗口，完成报表的创建。）关闭报表预览窗口，完成报表的创建。 标签是标签是Access报表的一种特殊类型。报表的一种特殊类型。 在日常的工作中经常需要制作一些标签式的在日常的工作中经常需要制作一些标签式的短信息，如商品的标签、客户的邮件地址等。短信息，如商品的标签、客户的邮件地址等。 利用利用“标签向导标签向导”可以快速地创建各种规格可以快速地创建各种规格的标签式报表。的标签式报表。 （1）打开）打开“商贸管理系统商贸管理系统”数据库。数据库。 （2）单击【）单击【创创建】建】-【标签标签】按钮，弹出按钮，弹出“标签标签向导向导”对话框。对话框。 （3）指定标签的尺寸及

37、类型，也可以单击【自）指定标签的尺寸及类型，也可以单击【自定义】按钮自行设计，这里我们设置尺寸为定义】按钮自行设计，这里我们设置尺寸为“52mm 90mm”。 （4）单击【下一步】按钮，弹出如图所示的）单击【下一步】按钮，弹出如图所示的“标签向导标签向导”， 设置标签文本的字体、字号、粗设置标签文本的字体、字号、粗细和颜色等。细和颜色等。 （5）单击【下一步】按钮，弹出确定标签的显示）单击【下一步】按钮，弹出确定标签的显示内容内容对话框对话框。可以从左边选择需要的字段，也。可以从左边选择需要的字段，也可以直接在原型标签上输入所需的文本。可以直接在原型标签上输入所需的文本。（6）单击）单击【下一

38、步下一步】按钮，弹出选择标签记录的按钮，弹出选择标签记录的排序依据。排序依据。（7）单击【下一步】按钮，弹出指定报表的名）单击【下一步】按钮，弹出指定报表的名称称对话框对话框，再选中【查看标签的打印预览】单，再选中【查看标签的打印预览】单选按钮。选按钮。（8）单击）单击【完成完成】按钮，标签报表的打印预览按钮，标签报表的打印预览结果如图结果如图3.75所示。所示。 （9）关闭报表预览窗口，完成报表的创建。）关闭报表预览窗口，完成报表的创建。 在创建报表过程中，除了可以使用表作为在创建报表过程中，除了可以使用表作为其数据源外，当要制作的报表涉及多个数据表其数据源外，当要制作的报表涉及多个数据表的

39、字段或要打印由查询生成的记录集时，也可的字段或要打印由查询生成的记录集时，也可以利用做好的查询作为报表数据源。以利用做好的查询作为报表数据源。 下面，我们将用工作任务下面，我们将用工作任务9中创建的中创建的“查看查看订单明细信息订单明细信息”查询打印订单明细表。查询打印订单明细表。 （1）打开）打开“商贸管理系统商贸管理系统”数据库。数据库。选中选中“查看查看订单明细信息订单明细信息”作为数据源。作为数据源。 （2）单击【）单击【创创建】建】-【报表报表】按钮，弹出按钮，弹出“查看查看订单明细信息订单明细信息”报表报表视图视图。（3）以）以“订单明细表订单明细表”为名保存该报表。为名保存该报表

40、。（4）单击单击【视图视图】-【打印预览打印预览】，可以看到如下，可以看到如下效果。效果。（5）美化和修饰报表格式。美化和修饰报表格式。 右键右键单击单击窗体，在弹出的菜单中选窗体，在弹出的菜单中选【设【设计视图】，打开如图所示的计视图】，打开如图所示的“订单明细表订单明细表”的设计视图。的设计视图。 设置页面格式。设置页面格式。 a选择【选择【报表设计工具报表设计工具】【页面设置】命令，【页面设置】命令，设置页面边距。设置页面边距。 c单击【确定】按钮，返回设计器。单击【确定】按钮，返回设计器。 修改报表标题。修改报表标题。 a将报表页眉中默认的标题将报表页眉中默认的标题“订单订单”修改为修

41、改为“订订单明细表单明细表”。b将标题的文本设置为华文行楷、将标题的文本设置为华文行楷、28磅、黑色。磅、黑色。 c选中标题控件，选择选中标题控件，选择【格式格式】【大小大小】【正好容纳正好容纳】命令，调整好控件的大小，并将标题命令，调整好控件的大小，并将标题控件居中。控件居中。 修改字段标题。选中页面页眉中所有的报修改字段标题。选中页面页眉中所有的报 表字段标题控件，将标题设置为宋体、表字段标题控件，将标题设置为宋体、11磅、磅、 加粗、居中、黑色。选择【格式】加粗、居中、黑色。选择【格式】【大小】【大小】 【正好容纳】命令，再选择【格式】【正好容纳】命令，再选择【格式】【水【水 平间距】平

42、间距】【增加】命令，调整控件的水平间【增加】命令，调整控件的水平间 距。距。 修改报表记录格式。选中主体节中的控件，将文修改报表记录格式。选中主体节中的控件，将文本设置宋体、本设置宋体、9磅，并调整控件的大小为磅，并调整控件的大小为“正好容纳正好容纳”，同时适当调整控件的水平间距和对齐方式，使，同时适当调整控件的水平间距和对齐方式，使其记录的内容与上面的字段标题对应。其记录的内容与上面的字段标题对应。 （7）保存报表，并预览报表，效果如图）保存报表，并预览报表，效果如图3.79所示。所示。 通过创建的订单明细表，我们可以了解公通过创建的订单明细表，我们可以了解公司的整个订单情况。司的整个订单情

43、况。 如果想进一步统计和分析业务员的销售业如果想进一步统计和分析业务员的销售业绩，可利用订单明细表，通过数据的分组和汇绩，可利用订单明细表，通过数据的分组和汇总来实现。总来实现。 （1）打开）打开“订单明细表订单明细表”报表的设计视图，报表的设计视图，将报表另存为将报表另存为“销售业绩统计表销售业绩统计表”。 （2）将报表页眉中的报表标题修改为）将报表页眉中的报表标题修改为“销售销售业绩统计表业绩统计表”。 （3）按）按“业务员业务员”字段对报表进行排序。字段对报表进行排序。 选择选择【设计设计】-【分组【分组和和排序】按钮排序】按钮 ，弹出，弹出“排排序与分组序与分组”视图。视图。 单击单击

44、“添加组添加组”，选择，选择“业务员业务员”，在，在“排序排序次序次序”中选择中选择“升序升序”，如图，如图3.80所示。所示。 （4）按）按“业务员业务员”字段对报表进行分组。字段对报表进行分组。 在在“排序与分组排序与分组”对话框的对话框的“组属性组属性”中设置相中设置相应的组属性，应的组属性，单击单击【更多更多】，在弹出的属性对话框，在弹出的属性对话框中中将将“组页眉组页眉”和和“组页组页 脚脚”设置为设置为“是是”。如图所示。如图所示。 关闭关闭“排序与分组排序与分组”对话框，报表的对话框，报表的设计视图中便添加了如图设计视图中便添加了如图3.81所示的所示的“业业务员页眉务员页眉”和

45、和“业务员页脚业务员页脚”两个节。两个节。 将字段列表中的将字段列表中的“业务员业务员”字段字段复制并粘贴到复制并粘贴到“业务员页眉业务员页眉”中，并将附在文本框上的标签文本修改中，并将附在文本框上的标签文本修改为为“业务员业务员”。在。在“业务员页脚业务员页脚”中添加一个文本框中添加一个文本框控件，在文本框中输入计算表达式控件，在文本框中输入计算表达式“=Sum（销售金销售金额额）”，并将其标签文本修改为，并将其标签文本修改为“销售金额销售金额”，如，如图所示。图所示。 将添加的组页眉和组页脚控件的文本将添加的组页眉和组页脚控件的文本设置为宋体、设置为宋体、12磅、加粗，控件大小为磅、加粗，

46、控件大小为“正好容纳正好容纳”。 设置组页脚中设置组页脚中“销售金额销售金额”文本框控文本框控件的数据格式。件的数据格式。 a鼠标右键单击组页脚中鼠标右键单击组页脚中“销售金额销售金额”文文 本框控件，从快捷菜单中选择【属性】命令，本框控件，从快捷菜单中选择【属性】命令，弹出如图弹出如图3.83所示的属性对话框。所示的属性对话框。 b选择选择“格式格式”选项卡，在选项卡，在“格式格式”下拉下拉 列表中选择列表中选择“货币货币”格式。格式。 c关闭属性对话框。关闭属性对话框。（5）保存报表，切换到打印预览视图，效果如）保存报表，切换到打印预览视图，效果如图图3.84所示。所示。 为了进一步了解各

47、类商品的销售情况，这为了进一步了解各类商品的销售情况，这里，我们将制作一份能反映各种商品销售量、里，我们将制作一份能反映各种商品销售量、销售额和毛利润的商品销售情况统计表。销售额和毛利润的商品销售情况统计表。 （1）打开）打开“商贸管理系统商贸管理系统”数据库。数据库。 （2）使用报表向导创建包含）使用报表向导创建包含“商品商品”表和表和“订单订单”表表的的“订单编号订单编号”、“商品编号商品编号”、“商名称商名称”、“类类别编号别编号”、“规格型号规格型号”、“进货价进货价”、“销售价销售价”、“订购量订购量”字段的字段的 表格式报表表格式报表“商品销售情况统计商品销售情况统计表表”，如图，

48、如图3.85所所示。示。 （3）打开）打开“商品销售情况统计表商品销售情况统计表”的设的设计视图。计视图。 （4）设置页面纸张方向为）设置页面纸张方向为“横向横向”。 （5）调整节的宽度。将鼠标指针指向节的）调整节的宽度。将鼠标指针指向节的右边距，当鼠标指针为右边距，当鼠标指针为“ ”状态时，按状态时，按住鼠标左键向右拖曳，将节的宽度适当增住鼠标左键向右拖曳，将节的宽度适当增加。加。 （6）设置报表标题格式。）设置报表标题格式。 将报表页眉中的报表标题文本设置为将报表页眉中的报表标题文本设置为宋体、宋体、24磅、加粗。磅、加粗。 选中标题控件，将其大小设置为选中标题控件，将其大小设置为“正正好

49、容纳好容纳”，并将标题控件居中。，并将标题控件居中。 （7）设置字段标题和报表记录格式。）设置字段标题和报表记录格式。 修改字段标题。选中页面页眉中所有修改字段标题。选中页面页眉中所有的报表字段标题控件，将标题字体设置的报表字段标题控件，将标题字体设置为宋体、为宋体、12磅、加粗、居中。控件大小磅、加粗、居中。控件大小为为“正好容纳正好容纳”，然后适当增加控件的，然后适当增加控件的水平间距。水平间距。 修改报表记录格式。选中主体节中的修改报表记录格式。选中主体节中的控件，将字体设置宋体、控件，将字体设置宋体、10磅，将控件磅，将控件的大小设置为的大小设置为“正好容纳正好容纳”，同时适当，同时适

50、当调整控件的水平间距和对齐方式，使其调整控件的水平间距和对齐方式，使其记录的内容与上面的字段标题对应。记录的内容与上面的字段标题对应。 （8）按）按“商品名称商品名称”字段对报表进行排序和分组。字段对报表进行排序和分组。 选择【选择【设计设计】【分组与排序】命令，弹出【分组与排序】命令，弹出“排排序与分组序与分组”对话框。对话框。 在在“字段字段/表达式表达式”列的第一行选择列的第一行选择 “商品名称商品名称”，在，在“排序次序排序次序”中选择中选择 “升序升序”。 在在“排序与分组排序与分组”对话框下部的对话框下部的“组属性组属性”中中设置相应的组属性。设置相应的组属性。单击单击【更多更多】

51、按钮，按钮，将将“组组页眉页眉”和和“组页脚组页脚”设置为设置为“是是”，在报表的设，在报表的设计视图中添加了计视图中添加了“商品名称页眉商品名称页眉”和和“商品名称商品名称页脚页脚”两个节两个节。 将字段列表中的将字段列表中的“商品名称商品名称”字段拖曳到字段拖曳到“商品名称页眉商品名称页眉”中，并将附在文本框上的中，并将附在文本框上的标签文本修改为标签文本修改为“商品名称商品名称”。 在在“商品名称页脚商品名称页脚”中添加需要的控件。中添加需要的控件。 a添加一个标签框，并且输入添加一个标签框，并且输入“小计小计”。 b添加第一个文本框控件，在文本框中输添加第一个文本框控件，在文本框中输入

52、计算表达式：入计算表达式：=Sum（订购量订购量），并将），并将其标签文本修改为其标签文本修改为“销售量销售量”。 c添加第二个文本框控件，在文本框中添加第二个文本框控件，在文本框中输入计算表达式：输入计算表达式：=Sum（销售价销售价*订订购量购量），并将其标签文本修改为），并将其标签文本修改为“销售销售金额金额”。 d添加第三个文本框控件，在文本框中添加第三个文本框控件，在文本框中输入计算表达式：输入计算表达式：=Sum（销售价销售价进进货价货价）*订购量订购量），并将其标签文本修），并将其标签文本修改为改为“毛利润毛利润”。（9）在报表页脚中添加需要的控件。）在报表页脚中添加需要的控件。

53、 选中选中“商品名称页脚商品名称页脚”中添加的控件，中添加的控件，选择【编辑】选择【编辑】【复制】命令。【复制】命令。 适当调整报表页脚的节高度。适当调整报表页脚的节高度。 （10）修饰添加的控件。）修饰添加的控件。 将添加的组页眉、组页脚中的控件的文将添加的组页眉、组页脚中的控件的文本设置为宋体、本设置为宋体、10磅、加粗，控件大小为磅、加粗，控件大小为“正好容纳正好容纳”。 将添加的报表页脚中的控件的文本设置为宋体将添加的报表页脚中的控件的文本设置为宋体、12磅、加粗，控件大小为磅、加粗，控件大小为“正好容纳正好容纳”。 将添加的将添加的“销售金额销售金额”和和“毛利润毛利润”文本框的文本

54、框的数据格式设置为数据格式设置为“货币货币”格式。格式。 （11）保存报表，切换到打印预览视图，效果如图）保存报表，切换到打印预览视图，效果如图3.87所示。所示。10.4.1 制作商品类别卡制作商品类别卡（1）打开）打开“商贸管理系统商贸管理系统”数据库。数据库。（2）单击）单击【创建创建】-【报表设计报表设计】，选择，选择“类类别别”表为数据源。表为数据源。（3）单击）单击【添加字段添加字段】按钮，显示如下窗体。按钮，显示如下窗体。（4）鼠标右键点击）鼠标右键点击“主体主体”窗体，选择窗体，选择【页眉页眉/页脚页脚】，则窗体中的页眉，则窗体中的页眉/页脚被取消。页脚被取消。（5）从右边的）

55、从右边的“字段列表字段列表”中选中选“类表类表”表，表，并把表中的全部字段拖曳到主体区。设置各控件并把表中的全部字段拖曳到主体区。设置各控件的位置如下如所示。的位置如下如所示。（6）删除）删除“图片图片”的标题。选标签框放到主体的标题。选标签框放到主体区，在标签框中写入区，在标签框中写入“商品类别卡商品类别卡”。（7）右键点击图片控件，在弹出的菜单中选择）右键点击图片控件，在弹出的菜单中选择“属属性性”，弹出属性窗口，选择，弹出属性窗口，选择“格式格式”卡片中的卡片中的“缩缩放模式放模式”为为“缩放缩放”。（8）选择工具箱中的）选择工具箱中的【矩形矩形】控件，放到主体区，控件，放到主体区，并框

56、住主体区的所有控件。然后，选择矩形控件的并框住主体区的所有控件。然后，选择矩形控件的属性窗体中的属性窗体中的“背景样式背景样式”为为“透明透明” 。如图所示。如图所示。（9）选择）选择【页面设置页面设置】-【横向横向】。（10）单击）单击【设计设计】-【视图视图】-【打印预览打印预览】，显，显示效果如下。示效果如下。10.4.2 制作供应商比例图制作供应商比例图 图标向导功能很强大，它提供了图标向导功能很强大，它提供了20多种图标多种图标共用户选择，现在我们使用图标向导创建供应商比共用户选择，现在我们使用图标向导创建供应商比例图表，并在图标中展示供应商所在城市及他们所例图表，并在图标中展示供应

57、商所在城市及他们所占比例。占比例。（1）打开）打开“商贸管理系统商贸管理系统”数据库。数据库。（2）单击）单击【创建创建】-【报表设计报表设计】-【图表图表】，在，在弹出的对话框中选弹出的对话框中选“供应商供应商”表作为数据源。表作为数据源。（3 3）单击）单击【下一步下一步】，选择，选择“供应商编号供应商编号”和和“城市城市”作为可选字段。作为可选字段。（4 4）单击）单击【下一步下一步】，在弹出的对话框中选，在弹出的对话框中选“三三维饼图维饼图”，如图所示。，如图所示。（5）单击）单击【下一步下一步】，在弹出的对话框中指定数据，在弹出的对话框中指定数据在图标中的布局方式。将在图标中的布局方

58、式。将“供应商编号供应商编号”拖曳到拖曳到“数据数据”位置，将位置，将“城市城市”拖曳到拖曳到“系列系列”位置，如位置，如图所示。图所示。（6）单击）单击【图标预览图标预览】，可预览设计效果。，可预览设计效果。（7）单击）单击【下一步下一步】，要求指定图标标题。，要求指定图标标题。（8）输入）输入“供应商比例图供应商比例图”，然后按，然后按【确定确定】按按钮。钮。（9）修改图表）修改图表A.切换到设计视图，双击主体图标区域，激活图表切换到设计视图，双击主体图标区域，激活图表。B.右键单击图表，在弹出的菜单中选右键单击图表，在弹出的菜单中选“图表选项图表选项”，弹出，弹出“图标选项图标选项”对话

59、框。对话框。C.勾选勾选“数据标签数据标签”卡中的卡中的“百分比百分比”，单击，单击【确确定定】按钮。按钮。D.选中图表标题，将其文本改为选中图表标题，将其文本改为“黑体黑体”，16磅。磅。E.单击图标区以外的任何地方，推出修改。选定图单击图标区以外的任何地方，推出修改。选定图标，适当放大。标，适当放大。F.预览图表，如下图所示。预览图表，如下图所示。（10）以）以“供应商比例图供应商比例图”为名保存报表。为名保存报表。10.4.3 制作客户信息统计表制作客户信息统计表 现在，我们将制作一个客户信息统计表，分现在，我们将制作一个客户信息统计表，分析和统计各地区客户的数据。析和统计各地区客户的数

60、据。（1）选中）选中“客户客户”表，单击表，单击【创建创建】-【报表报表】，显示显示“客户客户”的报表。的报表。（2）保存该报表为）保存该报表为“客户信息统计表客户信息统计表”。（3）按）按“地区地区”对表进行排序与分组。对表进行排序与分组。A.切换到报表设计视图。切换到报表设计视图。B.单击单击【分组和排序分组和排序】命令，单击命令，单击【添加添加组组】按钮，选择按钮，选择“地区地区”，“升序升序”。C.单击单击【更多更多】，选择，选择“有页眉节有页眉节”和和“有页脚有页脚节节”，报表设计视图中添加了，报表设计视图中添加了“地区页眉地区页眉”和和“地区页脚地区页脚”，如图所示。，如图所示。D.将主体区的将主体区的