便利店采购流程管理

1、便利店采购流程管理为加强便利店的规范管理，确保各门店采购的物资符合要求，今后便利店各项物资的订货、 采购、验收等均须严格按此制度执行。一、订货：规定每周一订货，每周五统一上报下周补货申请单（新品采购单和退换 货申请单），要求各门店于每周五下午之前根据本周的销售情况将补货申请单统一报至采购 中心。1、常规订货，食品类的补货申请单包括商品名称，规格，订货数量和单位（是否需要条形 码？）；非食品类的补货申请单除包括商品名称，规格，订货数量和单位外还应写明补货要 求。补货申请单须由各门店店长、 中盛经理和财务经理签字确认， 无签字或内容不清楚的补 货申请单采购中心将不予接收（并发回由各门店重新下单）

2、，由此延误商品到货影响销售而 造成的经济损失由店长及相关责任人承担。2、新品采购，各门店人员应积极开发新品，将新品的信息在新品采购申请表中填好（或是 向供应商索取商品报价单）上报到采购中心待领导审批后统一进行采购。 （新品采购应是采 购员的职责所在，门店人员应主管经营）3、节假日订货：各门店根据各自经营情况的不同，提前做好门店节假日产品的定货计划并 及时报至采购中心。 为避免断货现象出现， 销量较好的商品须备有少量库存保障销售额。 （节 假日如有特殊补货要求需领导审批）二、物资采购：所有的物资采购（中盛便利店商品及其他用品）都必须向采购中心递交各 门店签字确认的（采购经理、部门经理、财务经理）

3、补货申请单后统一进行采购。1、采购员应严格按照申购商品进行采购，如有疑问可直接与申购部门进行沟通，在确认无 误后， 应按照要求立即安排采购计划。 自接到生效的补货申请单五日内 （是否可以与供应商 谈判缩短到货时长？） 完成各门店采购工作。 如有些商品不能在五日内到店， 采购员应及时 与使用部门联系说明未到原因及情况， 并提出解决方案。 对于零星项目的采购可安排采购员 在市场上直接采购， 但要做好采购监督工作。 2、保证所有供应商建立长期合作关系并取得 其营业执照、 卫生许可证、 税务登记证和法人代表身份证的复印件并签订供销合同。 采购中 心负责建立供应商档案，包括： 供应商名称、联系人、联系电

4、话、地址、主要供货类别等。3、供应商的优惠、 折扣、 赠送、 奖金、奖品等上交财务， 任何部门或个人都不得占为私有。4、采购员在采购过程中要认真检查所购物品的品质、商标、生产日期等内容，坚决杜绝假 冒伪劣等不合格商品流入便利店。5、供应商供货时，应提供销货清单，清单上注明物品的名称、规格、计量单位、单价、数 量、金额。 所有相关人员不得在销售清单上勾画涂改 （如因特殊原因需要更改的要求更改人 签字），否则视为作废。三、验货：验收商品应以最小单位为准，特别关注商品的生产日期，超过商品保质期三分 之一的商品拒绝进店。1.验收货物时要求至少有两人在场。验收货物要注意对照送货清单与实到货品是否一致，检

5、 查商品是否存在破损、涨袋、漏气等问题，对存在问题的商品应当场进行退换工作，因员工 自身原因造成的破损由员工自行承担经济损失。 由于条件限制， 采购人员不能在到货时到各 店进行验收，但按规定每周至少到场跟进验收一次，一经发现问题，立即解决。如不能当场 解决，采购员必须在两日内提出解决方案。2. 将验收好的商品（由收货人）统一填写每易加便利店（一式三联）商品入库单，第一联各 便利店留存（必须填写货品生产日期） ，第二联交于送货供应商，第三联交至采购中心。商品入库单必须填写完整， 入库单包括收货门店的全称，到货日期， 送货供应商的名称， 商品 名称，单位，规格，数量，单价，金额，商品条码，合计金额

6、（大小写 ）,店长签字，制单人签字，验收人签字，供货商签字。 各门店商品入库单不得涂改与擅自作废，如必须作废须经财 务部批准。 制单人员要规范填写， 用完的入库单要将整本上交至中盛财务。 如因入库单填写 错误或不完整造成的库存错误和不能结算由各门店相关责任人承担相应责任。 （供应商实际送货与订货单不符情况没有具体说明）四、退换货：各门店商品的退换货时间为商品保质期前30 60 天，已不满 30 天的不予退换。（门店退换货应与供应商协商，如果供应商承诺无条件退换货，应给予退货，这样才能 有力减少公司损失。员工个人造成商品临期未退换情况可公司内部做处罚。 ） 1、各门店店长负责门店的全面经营，因销

7、售不畅而造成商品退换，可立即填写退换货申请 单经领导审批后对产品进行统一退换， 逾期和过期商品还未能及时退换商品采购中心将不予 退换，由此产生的经济损失由各门店店长和相关责任人自行承担。2、其他原因造成的退换货，应及时将退换货商品信息报至采购人员，并对退换货产品进行妥善保存。3. 采购中心退换货要求：退换商品按品类分开存放妥善保管，各门店必须保证所有退换商品 干净、整洁无污损。五、物资结算： 1.供应商手持各便利店供应商联采购入库单和结算货款等额的发票到采购中心办理结算手 续。2.承诺提供发票未能及时开出发票的供应商可以以累计发票金额满2000 元一次性开具发票。供应商也可以一个月累计开票一次或提前开具发票分批结算货款。3.每个月 1-10 号为供应商结账日，其他时间采购中心将不予受理。制度说明制度是以执行力为保障的。制度”之所以可以 对个人行为起到约束的作用，是以有效的执行 力为前提的，即有强制力保证其执行和实施， 否则制度的约束力将无从实现，对人们的行为 也将起不到任何的规范作用。只有通过执行的 过程制度才成为现实的制度，就像是一把标 尺，如果没有被用来划线、测量，它将无异于 普通的木条或钢板，只能是可能性的标尺，而I 不是现实的标尺。制度亦并非单纯的规则条 文，规则条文是死