高效时间管理教材(PPT 43页)

1、时间管理时间管理v意识自己在时间管理上的问题 (理念误区/做法)v掌握时间管理的工具v掌握排除干扰的方法时间管理的时间管理的意识与视角意识与视角做正确的事做正确的事正确地做事正确地做事排除干扰排除干扰与改进与改进1.时间管理的意识与视角l时间管理：时间管理：是通过合理的使用时间，以提高个人的工作效率和实现个人和组织价值的过程；l时间管理是个人管理个人管理、是效率管理效率管理和价值价值管理管理。l金钱金钱l充裕?l够用?l时松时紧?l不太够用?l总是很紧?你如何感觉你的？时间时间l“时间是不能控制的，计划赶不上变化”l“时间掌握在别人手中”l“时间管理太麻烦，有那时间不如干点实事”l“时间管理各

2、人有各人的习惯，l“ 按部就班就行了”ll不能管理 / 不值得管理你是否同意这样的说法？回忆:你上一周做了什么？时间时间/ /工作清单分析工作清单分析有多少是有计划的？有多少是有计划的？有多少时段记不起做什么？有多少时段记不起做什么？超时超时/ /浪费多少浪费多少 （总和（总和/ /各项）？各项）？什么原因？什么原因？主要做的事及用时主要做的事及用时按每周工作5天，每天8小时，每年251个工作日计算你是否意识你的时间成本？l金钱是通过时间 (每分钟/每小时/每天的工作中)创造出来的时间价值的启示l每天浪费一小时 意味着单位时间成本利润率的下降 或当天其它单位时间的挣钱效率需提高15%2.在有限

3、的时间内做正确的事你通常如何安排时间?1.完成自己的本职工作任务完成自己的本职工作任务2. 参加工作参加工作/管理例会管理例会3. 检查工作进度检查工作进度 4. 与其他部门进行工作沟通与其他部门进行工作沟通5. 与员工与员工/同事谈心同事谈心6. 处理急等回复的电话处理急等回复的电话7. 自身业务的学习提高自身业务的学习提高8. 为向经理为向经理/老板汇报工作老板汇报工作(做准备做准备)9. 处理随机发生的重要事处理随机发生的重要事10. 处理随机发生的一些急事处理随机发生的一些急事11. 回复一般联络性电话回复一般联络性电话12. 考虑本部门考虑本部门/本人较长期的改进方案本人较长期的改进

4、方案/建议建议13. 许许多多的应酬许许多多的应酬14. 给员工给员工/同事做业务培训同事做业务培训/提供帮助提供帮助15. 经常性的询问经常性的询问/批准批准/协调协调 16. 外出休假外出休假/陶冶身心陶冶身心/和家人在一起和家人在一起 你通常如何安排时间?对上述事情如何分配你的时间？对上述事情如何分配你的时间？I. 首先做首先做II.完成完成 I 再做再做III. 完成完成 I & II 再做再做Iv. 完成完成 I , II & III再做，如无剩余时间，则放弃再做，如无剩余时间，则放弃你如何评价其重要性?I. 最重要最重要II.重要重要III. 比较重要比较重要IV.

5、 不重要不重要V. 最不重要最不重要紧急紧急不紧急不紧急 重要重要不重要不重要压力压力筋疲力尽筋疲力尽危机处理危机处理忙于收拾残局忙于收拾残局有远见有远见平衡平衡纪律纪律自制自制少有危机少有危机短视近利短视近利危机处理危机处理被视为巧言令色被视为巧言令色轻视目标与计划轻视目标与计划缺乏自制力，抱怨缺乏自制力，抱怨人际关系浮泛，破裂人际关系浮泛，破裂 全无责任感全无责任感工作不保工作不保依赖他人或社会机依赖他人或社会机构维生构维生 永远应先做最重要的事永远应先做最重要的事v最大的最大的危险危险是总是让紧要的事挤掉做重是总是让紧要的事挤掉做重 要要事的时间事的时间v问题是要知道什么是重要的事问题是

6、要知道什么是重要的事时间管理的原则（1）帕雷托帕雷托80/20法则法则 20%的工作占整个工作的工作占整个工作80%的价值的价值集中集中80%的精力做的精力做20%的工作的工作投入投入20%的精力做另外的精力做另外80%的工作的工作避免平均分配时间和精力避免平均分配时间和精力时间管理的原则（2）列出要做的工作列出要做的工作按价值按价值/重要性对工作分类重要性对工作分类价值价值80%的工作的工作价值价值20%的工作的工作事项1事项2事项3事项4事项5事项6价值价值80%的工作的工作价值价值20%的工作的工作事项1：2小时集中精力事项2：1小时不受干扰事项3：2小时高状态时间事项4：授权下属做事项

7、5：选择时间做事项6：没时间就不做分配时间与精力分配时间与精力如何做？一般做法一般做法接听所有电话接听所有电话出席所有会议出席所有会议听取所有建议听取所有建议阅读所有文件阅读所有文件会见所有客户会见所有客户每天要做完所有每天要做完所有的事的事按按80/20原则原则过滤过滤/只接重要电话只接重要电话出席出席80%作用的作用的20%会议会议听取听取20%下属下属80%的建议的建议阅读占阅读占80%信息量的信息量的20%文件文件l会见占销量会见占销量80%的的20%客户客户先做完先做完20%重要性是重要性是80%的事的事一般做法 vs 80/20结果：忙碌结果：忙碌结果：充裕结果：充裕工作工作ABC

8、A - 在特定阶段的头等在特定阶段的头等/主要工作主要工作 B 围绕围绕A的的/增强增强/指导性的工作指导性的工作C 其它次相关其它次相关/具体具体/零散零散/的事的事避免避免事事都想做完事事都想做完, 学会取舍学会取舍将工作分为三类：将工作分为三类：l A 必须要做的必须要做的 (关键的关键的)l B 应该做应该做 (对于提高对于提高/增强是重要的增强是重要的)l C 最好做最好做 (是否做是否做/必须要做它们吗必须要做它们吗?)l完成任务期限完成任务期限l估算完成所有工作需要的时间估算完成所有工作需要的时间 l终止不重要的工作，或者在最后期限前没终止不重要的工作，或者在最后期限前没有足够时

9、间完成的工作。有足够时间完成的工作。如何做?v 做做与与不做不做不影响工作实质不影响工作实质v 做做带来的结果比由于带来的结果比由于做做带来的对其它事的带来的对其它事的 影响要小影响要小 （做（做C而减少做而减少做B的时间的时间)v 下属做与自己做下属做与自己做差别不大差别不大v 为满足最后期限而必须为满足最后期限而必须牺牲牺牲的事的事什么事可能属于 “C” 类3.在有限的时间内正确地做事制订制订帮助你获得清楚的想法，确保帮助你获得清楚的想法，确保 最重最重要的事要的事帮助你帮助你 ，有效控制时间，有效控制时间帮助你知道哪里是关键环节帮助你知道哪里是关键环节, 哪里可以在执哪里可以在执行适当灵

10、活行适当灵活时间管理的原则（4）可操作性的计划可操作性的计划先做先做 拒绝干扰拒绝干扰如何做计划？是周计划的依据是周计划的依据本月内的重要事项本月内的重要事项 （某些活动）（某些活动） - 与之相关的准备工作与之相关的准备工作部门阶段目标部门阶段目标- 为完成目标的必要工作为完成目标的必要工作确定优先顺序确定优先顺序/ 里程碑里程碑落实到各周落实到各周S SM MT TW WT TF FS S1 12 23 34 45 56 67 78 89 910101111121213131414151516161717181819 (ST)19 (ST)2020212122222323242425252

11、62627272828292930(DT)30(DT)3131第一周工作：与客户第一周工作：与客户/工厂谈项目工厂谈项目, 出差出差第二周工作：进一步落实项目第二周工作：进一步落实项目/合同合同, 检查销售计划进度检查销售计划进度第三周工作：见第三周工作：见2个客户个客户, 准备员工培训准备员工培训第四周工作第四周工作: 见客户见客户,数据库分析数据库分析, 准备下周经销商培训准备下周经销商培训第五周工作：经销商培训第五周工作：经销商培训, 月末销售会议月末销售会议是是日日计划的依据计划的依据v本周要做的工作本周要做的工作v确定优先顺序确定优先顺序v估计需要的估计需要的时间时间 （可能是多于一

12、天的连续（可能是多于一天的连续 过程过程)v落实到落实到每一天每一天v考虑可能发生的事项考虑可能发生的事项当天要做的工作当天要做的工作预留事项预留事项 预定的工作预定的工作/时间时间 (周优先工作周优先工作)需完成的目标需完成的目标 日优先工作日优先工作待做事项待做事项 希望当天能做的工作希望当天能做的工作日计划的制定当天待做的事当天待做的事优先顺序优先顺序预留预留/ /完成时间完成时间完成确认完成确认概阅概阅email/email/做汇报准备做汇报准备A A9-9:30am9-9:30am处理重要处理重要/ /紧急紧急emailemailA A9:30-10am9:30-10am 向总经理汇

13、报向总经理汇报10-10:30am10-10:30am 打电话给潜在经销商打电话给潜在经销商A A10:30-12am10:30-12amC C D D E E出差出差/ /周周4 4检察布展工作检察布展工作B B1-1:30pm1-1:30pm访问客户访问客户A A A A2pm2pm访问客户访问客户B B3:30pm3:30pm 思考下次宣传活动思考下次宣传活动B B4:30-5pm4:30-5pm 起草下次宣传活动文案起草下次宣传活动文案B B5pm 5pm 之后之后/ /本周完成本周完成 明日继续明日继续需要的电话反馈需要的电话反馈/ /处理一般处理一般emailemailB B12a

14、m 12am 之前之前/5pm /5pm 之后之后明日明日日计划B类工作类工作C类类工作工作B类工作类工作C类类工作工作A类工作类工作一天中的典型能量周期Marion E. Haynes8:00am中午中午 5:00pm100%尽可能在脑力高峰时做重要的事尽可能在脑力高峰时做重要的事练习：制作你明天的计划练习：制作你明天的计划练习：制作你的下周计划练习：制作你的下周计划思考：你明天要做什么？4.排除对正确做事的干扰“管理者最稀缺的资源是时间管理者最稀缺的资源是时间”, 但管但管理者的时间一般容易理者的时间一般容易“属于别人属于别人”找出尽可能多的对你的找出尽可能多的对你的时间干扰时间干扰的的方

15、面方面- - 来自你个人的有哪些来自你个人的有哪些? ? - 来自他人的有哪些来自他人的有哪些? ? 你是如何应对的你是如何应对的? ? 有什么困难有什么困难/ /问题问题? ?识别“时间干扰”因素对付时间杀手-由于自己原因产生的无序，乱无序，乱 条理不清条理不清随意无拘束的方式随意无拘束的方式经常忙于救火经常忙于救火想干的事太多想干的事太多不注意沟通不注意沟通没有兴趣的事没有兴趣的事不会拒绝不会拒绝随时更新文档随时更新文档/文件存档文件存档下班时按下班时按完成完成/未完未完/尚未开始尚未开始 等项整理文等项整理文件件每日工作前思考工作的安排顺序每日工作前思考工作的安排顺序每项工作规定好工作结

16、束时间每项工作规定好工作结束时间, 拒绝拖延拒绝拖延保证时间完成重要的工作保证时间完成重要的工作做事考虑后果，不盲目处理，加强沟通做事考虑后果，不盲目处理，加强沟通预测各工作所需完成时间预测各工作所需完成时间授权授权/ 相信相信/指导他人指导他人 提前与有关人员沟通提前与有关人员沟通安排他人检查安排他人检查/公布于众公布于众建立奖励自己的方法建立奖励自己的方法告知拒绝原因告知拒绝原因/阐明重要性阐明重要性/工作的紧迫性工作的紧迫性提出建议提出建议/其他适当的选择方案其他适当的选择方案对付时间杀手-环境访问他们，而不是被访访问他们，而不是被访/ 建议其它时间建议其它时间站着谈话站着谈话 / 提示

17、性动作提示性动作-暗示谈话结束暗示谈话结束直接切入主题，迅速提出解决方案直接切入主题，迅速提出解决方案不要开始闲聊的话题不要开始闲聊的话题,话音表明你很忙话音表明你很忙浏览题目，选择重要，急需回复的，浏览题目，选择重要，急需回复的，立即行动立即行动 对于提供信息的对于提供信息的, 有时间时有时间时阅读它们阅读它们打打/回复电话清理议程回复电话清理议程准备问题准备问题/ 聚焦讨论聚焦讨论事后想想紧急的原因事后想想紧急的原因, 找到避免的方法找到避免的方法有计划的主动授权有计划的主动授权来访者突然到来访者突然到电话电话 (不断的干扰不断的干扰)接收的电子邮件接收的电子邮件等待等待 / 会议会议紧急

18、不重要的事紧急不重要的事提醒自己提醒自己自己订计划时是否想到他人的计划（衔接）？自己订计划时是否想到他人的计划（衔接）？自己是否给他人发放太多的备忘录？自己是否给他人发放太多的备忘录？自己是否准时赴会自己是否准时赴会/约？约？自己是否经常干扰他人？自己是否经常干扰他人？找他人谈话找他人谈话/汇报汇报/开会时自己是否已做好准备？开会时自己是否已做好准备？自己说话是否切中主题自己说话是否切中主题/简明扼要？简明扼要？自己每次占用了他人多少时间自己每次占用了他人多少时间?首先懂得尊重他人的时间提高做事效率的简易方法每做一件事前每做一件事前, 问自己五个问题问自己五个问题:能不能取消它能不能取消它?能不能把它与其它事合并起来做能不能把它与其它事合并起来做?能不能用更简便的方法做能不能用更简便的方法做/取代它取代它?什么时间做合适什么时间做合适?是自己做还是安排他人做是自己做还是安排他人做?有书面的月，周，日计划有书面的月，周，日计划每周都将工作排出优先顺