公司参观接待流程和指引

1、XXX参观接待流程和指引、八前言 适用范围 ：公司各部门 规范目的 ：为规范公司对外接待的管理程序， 提高接待管理水平， 做好公司对 外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。xxx 参观接待流程和指引 （ 流程图参见附件一 ）1、接待来访前期确认工作1.1 、来访时间及宾客信息确认1.1.1 预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年 / 月/ 日/ 时）。1.1.2 需要尽快确认宾客的随行人数。1.1.3 需要确认接待的地点。1.1.4 需要确认宾客信息，确认接待级别。 （姓名、单位、职位、头衔等）1.1.5 需要了解客户公司经营性质。1.2 、接待活动主题以及来访情况确认1.2.1

2、确认宾客的来访目的以及合作诚意。1.2.2 客户预期谈判的内容。1.2.3 明确此次来访带来的深远影响。1.2.4 根据上述确认此行活动的主题。1.3 、来访安排1.3.1 制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总 经理和部门负责。1.3.2 接待安排（接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）。1.3.3 会议安排客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、 总经理或副总经理， 以确定参 与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前 2 天通知总经办，以便确认。1.4 、资料稿件准备确认1.4.1根据每次接待的不同以及需要准备：汇报演讲 PPT汇报演讲稿件、公 司品牌宣片、公司品牌传

3、册、产品彩页等。1.4.2 办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍 投影设备等。1.4.3 产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。1.4.4 重要客户来访，必须制定详细的接待方案，呈总经理、副总经理及 市场部经理。1.5 、成立接待小组（详情参见附件二） 根据每次接待情况的不同，组建接待小组。1.5.1 接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后 负责接待信息归档、传递。1.5.2 接待助理： 制定接待计划、 进行接待准备工作， 协助填写客人来访记录， 可参与实施接待。1.5.3 接待负责人： 对此次接待效果负责； 需积极配合文件投入处

4、的协调安排， 承担接待工作。1.5.4 各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置行政部；讲解人员技术支持部；等等。）2、接待来访前期准备工作2.1 、吃、住、行安排（详情参见附件三） 根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车） 。2.2 、制定参观路线2.2.1 根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。2.2.2 根据我方希望展示的方向，制定参观路线。2.2.3 根据来宾要求制定相关参观路线。2.2.4 绘制参观路线图 / 参观路线流程。2.3 、公司整体布置（详情参见附表二）2.3.1 外部： 欢迎横幅 指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等） 花篮/ 植物绿化 KT版签名墙 红地

5、毯 （以上信息可以根据每次具体来访而定）2.3.2 内部： 红地毯（按照参观区域布置红毯） 植物/ 花盆装饰 果盘/ 茶水/咖啡2.3.3 特殊： 展厅一一产品展示、调试、演示、讲解。 会议室一一公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。 会客室一一果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。 （以上信息可以根据每次具体情况而定）2.4 、采购接待所需物品（详情参见附表二） 根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程： 接待小组提出一定诉求； 行政部门制作预算报价呈批； 行政部获批后进行采购； 根据要求进行布置 /装饰。* 消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）* 循环

6、用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）* 特殊用品（机器设备等）2.5 、员工面貌整理（详情参见附件四） 统一要求全体员工职业装接待。2.6 、人员安排（详情参见附表二）2.6.1 调配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：总经理助理、接待助理、 接待配合部门经理等。 ）2.6.2 各环节负责人2.6.3 礼仪人员2.6.4 其他人员3、接待来访当日具体工作3.1 、车辆待命 根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划） 。3.1.1 车辆等级： 一级高级接待* 高级商务车（丰田三花、奔驰商务等） 。* 高级轿车（奔驰、宝马等） 。 二级中级接待* 中级商务车（别克商务、日

7、产商务等） 。* 中级轿车（雷克萨斯、大众等） 。 三级普通接待* 普通商务车（东风商务车、江淮商务车等） 。* 普通轿车 / 打车。3.1.2 机动车辆：安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。3.2 、设备调试 产品设备调试： 第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。 第二阶段：来访前一天，最终设备调试。 第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。3.3 、工作人员到位 接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。 接待当日，所有参与接待人员提前到岗。 最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。3.4 、领导会晤 陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记

8、等）。 会晤期间，所有接待人员待命。3.5 、结束送行 根据身份确定规格而定。（一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等） 送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。4、接待来访后期总结工作4.1 、电话回访、后期跟进 接待小组 / 具体项目组执行：4.1.1 接待活动结束后一个星期内，给予对方电话回访，查看此次接待的反响， 以及客人的意见。4.1.2 对于会议上提出的相关问题进行跟进并执行。4.2 、总结会议4.2.1 接待活动结束后，所有参与此次活动的重要职能部门参与总结会议。4.2.2 总结并记录此次接待活动的利弊。4.2.3 成员们提出， 对于日后接待活动的意见， 并逐渐修正

9、完成各项具体流程。4.3 、总结整理资料留档4.3.1 接待小组收集每次接待的相关资料以及图片，整理归档。4.3.2 相关部门收集整理接待相关资料以及图片，便于后期业务跟进。5、特别注意事项（详情参见附件三）6、保密原则特别申明 接待中涉及机要事务、 秘密文电、重要会议，要特别注意保密， 接待中既要熟练 介绍公司情况，又要内外有别， 严守本公司商业机密， 对不宜对方摄影摄像的场 合，应向参观人员说明。结束语】兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定， 此规定从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。附件XXX客户来访接待流程图附件二xxx 客户来访接待人员职责说明

10、一、接待接口人1、处理接待信息 一般有两个来源：一是客人直接向管理工程部提出；二是对接客户人员提出 的接待需求。并要有相关领导批准， 并对其要求参观交流的内容进行审查控制。2、确定接待负责人 根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理， 并向接待负责人及接待助理提 供申请方的基本信息及联系方式。3、归档保存接待记录 接待接口人归档，建立客户接待信息库，对其中有价值的信息知会相关领导。 每月向干部处及相关主管提交接待人员的表现情况，作为工作考核参考。4、资料维护 负责组织对交流资料的维护。 每半年检查更新一次， 督促各资料编写人更新内 容。要符合公司宣传策略，把好信息保密关。二、接待助理人1、进行

11、接待安排制定详细接待计划。 确定来访的议题及来访时间、地点。 明确双方与会人数、人员姓名、职位。 作好接待日程安排及议程安排。 与接待负责人确认此接待计划。 礼品资料准备。 会议准备。 填写任务令及工作联络单联系相关部门准备。2、接待工作记录 / 意见反馈 填写接待记录，记录会谈的内容、来访人员的信息资料等。 接待后组织会议，收集意见。三、接待负责人 实施接待：主持接待，按接待议程陪同客人参观，为客人讲解与客人交流。附件三xxx 客户来访接待注意事项一、接待注意事项：1、接机 举的牌子应该有公司名、人名和欢迎辞。 客人来了要主动接行李，而且要挑最重的，就算推辞也要接过来。 接机的车子要按生意情

12、况和来人官阶来定。2、吃饭（根据情况选定餐厅）饭桌上谈生意是中国的特色。 顾客定方向， 主人定消费额度。 菜的个数应该比人 数多一道，酒水占总金额的 40%。问过客人之后再定餐厅，菜可以先点好，依照 客户进行小改动。3、酒店 根据客人需求和级别来订酒店。（三星五星）具体方案由行政部制定。二、特别注意事项4、送礼送礼；酒店是最好的地方。 1. 一二级客人可以旁敲侧击询问他家里的情况， 谈到 最多的人就是送礼对象。 2. 三级客人应先用小礼物试探一下， 再用大概两倍于它 的工资的钱活动。5、合影这是大部分民营企业忽略的一点。 即拍即印， 再配上高档相框的合影也许会让客 户收藏一辈子。6、必要摆放在

13、客户座位前应该有名牌， 包括公司和姓名， 如果官位比较大也要写上职位。 还 要笔记本，有关公司的书面资料等。7、幻灯片对于公司的历史要简明扼要， 而关于两公司的合作历史要详之又详。 对于自己满 足客户的能力要着重介绍，一定要真实，但不用什么都说。8、参观厂房在顾客来之前就要准备演示， 需要有人通知客人即将参观的车间， 而且要专人展 示（只展示基础的东西）。但核心技术要说的比较深奥，而且没必要展示。9、反馈在最末一次餐饭上， 一定要问一下宾客他们的感受， 一个为了改善自我， 另外也 为了了解情况。附件四xxx 客户来访接待人员着装要求事项、男士：1 、衬衫、领带、西装（成套） 、皮鞋。2 、不需

14、留长发、蓄长须，留长指甲；整体仪表干净整洁。 、女士：1 、职业套装 / 套裙、正装连衣裙、衬衫一步裙 / 西裤、丝袜（肉色 / 黑色）高跟 鞋（ 35公分适宜）。2 、换淡妆、头发整洁（尽量要求扎发或者盘发） 。、禁忌：、禁忌： 怪异造型 / 发型、夸张首饰、浓妆艳抹、松糕鞋、衣着暴露等。附件五XXX客户来访接待参观指引一、礼仪规范1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接 待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，

15、默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意。&进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。10、送客时：根据身份确定规格，送至公司门口、汽车旁。二、商务接待中的座次安排1、关于会议主席台座次的安排1.1主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相 谦让。1.2主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中， 2号领导在1号领导左 手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中， 2号领导依然在1号领导左手位置，3

16、号领导依然在1号领导右手位置。1.3几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握。 如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排。另外，对邀请的上级单位或平级 单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是：上级单位或同 级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的， 可安排在主席台适当位置就 座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。1.4对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导 同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。女口 主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防 止主

17、席台上出现名签差错或领导空缺。 还要注意认真填写名签，谨防错别字出现 1.4.1主席台人数为奇数时31246J揃1.4.2主席台人数为偶数时2、关于宴席座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面， 1号客人 在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在 副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握， 如果场景有 特殊因素，应视情而定。2.1中餐桌1 h2.2西餐桌4用桔33、仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客 左右排列。4、关于乘车的座次安排小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的

18、正后边，3号座位 在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。中轿主座在司 机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。乘车座次安排5、合影座次安排与主席台安排相同 附：会议座位安排长条桌rwj «1 r«i iwi r«i圍凹回四® ®叵ttn注：A为上级领导，B为主方席沙发室nV与外宾会谈G2StA163R4A4注: A为主方，B为客方与上级领导座谈严IIZZI注: A为上级领导，B为主方领导附表XXX客户来访接待通知单（一）来客基本信息姓名性别年龄单位职务地址电话邮编（二）、重要来宾个人信息：1、背景:2、在项目中的具体作用：3

19、、对公司技术、文化管理的认可度：4、来访公司、会见领导历史记录：5、个人爱好、忌讳等：（三）、来访目的：选型 参观 签合同 合作顺访游玩 其它（四）接待级别 A省级 口B地市级 口C普通级 其他特殊客户接口部门：接待日期：接待负责人：手机及电话：责任部门：责任款项：配合部门：配合款项：（五）来访时间及安排到达日期月日航班号（车、船次）：从至出发时刻到达时刻预计离开日期月日返程票：已订月日时分从至待定月日时分从至（六）接待要求：1、迎接迎接地点：机场 火车站其它接待人员：司机 指定人员其它要求：需持鲜花迎接需在迎接地点打欢迎 车型有特殊要求2、住宿入住酒店：一类：五星 二类：四星 三类：三星（快捷类）其它房间类型：标准间间豪华间间套房间费用承担：公司全部承担客人完全自付公司只承担房费，其它费用自理其它要求：提前办好入住手续开通国内长话费 酒店包早餐 摆放水果摆放鲜花 摆放公司宣传资料 摆放公司欢迎牌3、就餐费用承担：公司全部承担公司承担接风、送行，其余客人自理客人完全自理 口其它接风、送行宴建议陪同领导：总经理副总经理部门经理指定人员4、游览5