企事业单位档案的业务指导工作

1、浅谈企业档案工作1.企业档案的概念 ：在86年12月国家档案局、计、经、科委联合组织召开了第三次全国科技档案工作会议上，通过了国营企业档案管理暂行规定等四个有关科技档案工作的文件，在国营企业档案管理暂行规定里第一次提出了企业档案和企业档案工作的概念。 规定中对企业档案概念的表述是：“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面的档案。”对于上述定义中，应重点把握以下几点： 首先：企业档案是企业活动整体的反映和记录，是企业各种档案的总和，而不是专指企业某种职能活动所产生的档案

2、，它综合反映和说明企业的基本面貌和全部活动，是各种内容和载体档案的总和。   其次：企业档案是直接记录企业活动的一种信息材料 （图书、资料和档案的区别）   在企业的生产经营活动中，存在着多种形式和载体形态的信息材料，包括图书、资料和档案等，它们共同构成企业生产和发展的信息资源。但是，企业档案同企业中的图书或资料相比较，主要的功能在于它是直接记述和反映企业各项活动的工作过程和成果，是反映和记录企业生产活动的第一手材料，这是其他信息材料所不具有的一个基本特性。   最后：企业档案是由企业活动中形成的企业文件材料有条件地转化而来的 ，这个“条件”就是“保存备查”。这是

3、因为企业活动中产生的各种文件材料，其最初的效用是现实效用，并非所有的文件材料都具有长远参考利用的价值，都有转化为档案保存起来的必要。企业档案是为企业自身的发展服务的，只有那些对今后的工作具有查考利用价值的企业文件材料才有必要转化为档案。 2.企业档案的构成： 在一个企业中，企业档案整体所包括的档案门类及其内容主要有三个部分构成： 1、 党、政、群工作的档案。企业的党、政、工、团工作，是企业工作的基本内容之一。虽然这些工作的内容各有不同，但从总体上说，它们共同构成企业的工作保证体系，是引导企业沿着正确的方向发展，正确地贯彻实施党和国家的方针、政策，维护企业职工的利益。在这些活动中产生的党、政、群

4、工作的档案，成为企业档案的基本组成部分。它具体包括有：党务、组织、宣传、纪检、工会、共青团、协会、行政事务、公安保卫、法纪监察、审计、人事、干部职工、教育培训、医疗卫生、后勤福利和外事工作的档案等。 2、 生产经营和技术管理工作的档案。生产经营和技术管理工作，是对企业的生产、经营和技术活动进行计划、组织和控制的工作，是企业工作的基本内容之一。生产经营和技术管理工作中产生的档案，是企业档案构成中的重要组成部分。这部分档案的主要内容有：经营决策、计划、统计、财务管理、物资管理、产品销售、企业管理、生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量、标准化、档案和信息管理、会

5、计档案等。 3、 科技工作的档案。科技工作是企业的重要工作内容之一，它包括对产品的开发制造，科研项目的研究试验，基建工程的勘察、设计、施工和竣工验收，设施仪器的购置、安装、操作和检修等。这些工作产生的档案具体包括产品、基建、科研和设备仪器档案等。 在一个企业之中，会形成多种门类、多种载体的档案，对于这些档案的管理，我国实行企业档案的综合管理。综合管理具体包括以下3个方面的涵义：1）在企业内部企业档案工作要实行归口管理，由专门设立的综合性的档案工作机构来对本企业的档案工作进行整体控制。2）在一个企业的档案工作中要统一制定规章制度。3）在企业档案工作中，要牢固树立整体观念，把各种门类、各种形式的档

6、案作为一个有机整体来看待和管理，在利用工作中要强调企业档案信息资源的全面开发和综合利用，发挥企业档案整体的功能和作用。3.企业档案工作的内容 ：主要有两部分组成： 一是企业档案行政管理工作（宏观管理），主要包括5项： 1、 统筹规划； 2、 组织协调； 3、 统一制度； 4、 实施监督； 5、 业务指导。国家和地方各级档案行政部门，专业主管机关依据国家的法律、法规和政策，研究制定企业档案工作的方针、政策、行政法规性文件、规章制度、工作计划和规划，并组织实施，以及进行监督和指导。（通过1.会议2.转发文件3.制定标准、制度、规范、法规4.政法检查来实现）二是企业档案业务建设工作（微观业务），主要

7、内容有7项： 1、对企业文件材料形成、积累、整理和归档的监督和指导。2、企业档案的整理。 3、 企业档案的鉴定。 4、 企业档案的检索。 5、 企业档案的编研。 6、 企业档案的提供服务。 7、 企业档案的统计。 （档案各项具体业务工作，重点以下几点）有关企业档案的标准分为国家标准，行业标准，地方标准，国家标准，由国家技术监督局批准、发布，代号为GB或GB/T，如：科学技术档案案卷构成的一般要求，档案交接文据格式，CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求，照片档案管理规范，电子文件归档与管理规范。行业标准，由国家档案局批准、发布，报国家技术监督局备案，代号为DA或DA/T，如：高等学校档案实

8、体分类法，档案工作基本术语，归档文件整理规则，档案馆建筑设计规范，档案著录规则，档号编制规则，磁性载体档案管理与保护规范，科学技术研究课题档案管理规范，全宗卷规范。地方标准，由省技术监督局发布，代号为DB，如工业企业文件材料整理规程，工业企业档案分类编号规则，工业企业档案案卷格式等等。 有关企业档案的完整、准确的控制措施为确保归档文件材料的完整与准确，就要从企业文件材料的形成与积累等基础工作入手，加强企业文件材料形成、积累的监督与指导，通过把企业文件材料工作纳入企业工作计划、程序和岗位责任制等管理措施，使企业文件材料有效服务于企业各项活动，并达到归档文件材料完整、准确的要求。通过大量的实践，总

9、结出来很多行之有效的工作经验，例如：企业文件材料管理“四同步”：即企业下达科技、生产计划与提出科技文件的形成、积累、整理、归档要求同步；检查科技、生产活动计划与检查文件的形成、积累情况同步；鉴定、验收科技、生产成果与鉴定、验收文件是否完整、准确、系统，是否符合归档要求同步；上级登记科技成果及成果申报获奖、科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。 还有，将企业文件的形成和积累纳入企业管理制度。即实行“三纳入”，（把企业文件的收集和归档纳入企业各项管理程序；纳入企业各项活动的工作计划；纳入有关部门职责范围和有关人员的岗位责任制“）有关企业文件的归档制度的制定企业文件的归档制度包括5项内

10、容： 1、 归档范围； 2、 归档时间； 3、 归档份数； 4、 归档要求； 5、 归档手续。确定企业文件归档范围的基本方法：1、研究和分析企业生产经营的范围和性质，从而掌握企业所形成文件的种类和成分，确定归档范围中应该包括哪些方面的文件； 2、掌握企业基本职能活动的内容和范围，把在这些活动中形成的文件作为归档范围的主体。 3、针对不同种类企业文件的形成特点和利用价值，分门别类地确定不同文件的归档范围。 归档时间： 1、 管理文件：一般在形成和第二年上半年内向档案部门移交归档。 2、 科技文件：根据形成的具体情况可按： 1） 按项目结束时间归档； 2） 按工作阶段归档； 3） 按子项结束时间归

11、档 4） 按年度归档； 5） 随时归档。 3、 会计文件：在会计年度终了后，暂由企业财务会计部门保管一年，期满后移交给档案部门保管。 4、 人事文件：一般应在办理完毕后的10天或半个月内向档案部门归档。归档要求： 1、 归档工作由企业各职能部门承担，企业档案部门要对归档工作进行协助、指导和监督。 2、 归档文件要选用优质的制成材料。 3、 归档文件须经系统整理。有关企业档案的组卷，组成的案卷要符合以下几个要求： 1.案卷必须方便保管和利用； 2.案卷必须符合一定的质量要求： 1） 必须是一组具有有机联系（案卷的本质特征）的企业文件； 2） 卷内文件数量适度； 3） 卷内文件的保存价值与密级应基

12、本一致； 4） 案卷外形力求规范、整齐、美观、实用。 3、必须按照企业各种文件不同的形成规律，分别利用科学合理的方法立卷。生产经营管理文件的组卷方法？ 1、 按问题确定案卷单元。就是把反映同一问题或同一件事物的相关文件组成案卷，通常采用一事一卷、一事数卷、同事一卷等方法。 2、 按作者确定案卷单元。就是将同一作者形成的文件组成案卷。 3、 按时间确定案卷单元。就是将同一时间范围内形成的或内容针对同一时间的文件组成案卷。这种方法，适用于时间性强的文件，如计划、总结、统计材料等。 4、 按名称确定案卷单元。就是把文件种类名称相同的文件组成案卷。这种方法，多应用于一些综合性文件，如综合性工作计划、总

13、结报告、工作简报、会议记录等。 5、 按地区确定案卷单元。就是把内容涉及同一地区的文件集中组卷。会计文件组卷方法？ 1、 会计凭证，一般由经办会计将当月凭证按形成时间先后分别装订成册，案卷的厚度不超过3cm； 2、 会计账本，基本上是一账一卷； 3、 会计报表，年报、季报、月报分别组卷。科技文件组卷方法？ 1、 按结构组卷。这种方法主要适用于机械产品和设备科技文件，特别是图样部分。 2、 按子项组卷。这种方法，主要适用于基本建设工作文件。 3、 按工序或阶段确定案卷单元。就是按相同的生产工艺过程或同一工作阶段进行组卷。 4、 按专业组卷。就是按文件内容所反映的专业性质进行组卷。企业档案检索工具

14、四种基本的案卷目录：1、 案卷总目录；2、 案卷分类目录；3、 底图目录；4、 新型载体档案目录。4、当前形势下，如何开展企业档案业务指导工作：  档案事业的发展对业务指导工作提出了更新更高的要求。如何从旧的观念、做法中解放出来，与时俱进，不断创新与发展，这是我们贯彻落实十七大精神的具体体现。为此，需要进一步理清思路，明确方向。    服务是档案工作永恒的主题。业务指导工作一定要贯彻“服务”这个重要思想，在服务中实施监督，在服务中体现指导。 随着形势的发展，业务指导要从国有企业向各个领域、各个方面、各个层次全方位拓展；从微观指导向宏观监控、服务

15、创新转变。  （1）依法管理，确立业务指导工作的权威性。过去，我们的业务指导工作没有完全做到依法指导，法律法规赋予的有些权利没有很好地去履行，结果给业务指导工作本身带来了一定的软弱性和不确定性，也使业务指导人员产生了畏难思想。根据档案工作发展的实际情况，一定要理直气壮地加强依法指导工作。一是要严肃认真地坚决贯彻落实法律法规和有关政策的要求，及时把国家对档案管理的法律、法规和市委、市政府关于档案事业发展的方针政策，以及档案工作的各项标准、规范，认认真真地贯彻到各级组织和各个法人中去，从而加强档案基础业务建设、档案资源建设、档案法制建设。 （2）抓好源头，体现业务指导

16、工作的前瞻性。一是抓好档案形成的源头。档案形成的源头是业务指导工作的重中之重。要由业务指导专业人员骨干，对源头上形成的档案进行鉴定，确定文件的归档范围、档案保管期限表以及档案数字化的意见，避免以往实际上由单位档案室单方面决定文件归档与否和档案鉴定意见带来的局限性。二是抓好档案人员的源头。业务指导工作主要在各级档案局，但必须贯彻分级指导的原则，要一级抓一级，发挥各级各类档案机构指导人员的作用和积极性。要通过采取重点培训市级机关、集团公司和区县档案局馆的档案指导人员，要组织大家学好、学透档案法规和各项业务标准、规范。（3）理顺分工，加强业务指导工作的科学性。要加强市档案局馆与区县档案部门、各系统档案部门的联系、沟通，形成档案工作网络，增强档案队伍素质，保证档案业务工作的完成和档案工作整体水平的提高;业务指导人员要经常深入到系统和单位，及时发现和解决问题，及时反馈工作信息，做到上下信息畅通，指导工作到位。要