时间管理教程--李娟

1、资深讲师：范兴中资深讲师：范兴中 时时 间间 管管 理理 Time ManagementTime Management请用些成语或者字请用些成语或者字句来描写时间。句来描写时间。在过去的岁月里，在过去的岁月里，对时间的看法，感对时间的看法，感觉！觉！习惯真的很难改吗？习惯真的很难改吗？有什么方法？有什么方法？每天忙的要命！每天忙的要命！ 时间真是不够用？时间真是不够用？时间管理不是时间管理不是 管理时间管理时间而是管理自己而是管理自己时间管理的关键时间管理的关键关注结果关注结果而不是使自己忙碌而不是使自己忙碌计划有效顺序计划有效顺序而不是优先处理计而不是优先处理计划表划表从钟表从钟表转变到罗盘

2、转变到罗盘物有本末，事有终结物有本末，事有终结知所先后，则近道矣知所先后，则近道矣 控制自己的时间与工作，而不是让控制自己的时间与工作，而不是让它它 控制自己。控制自己。 基本了解基本了解 方向重于努力，目标在于实现，理方向重于努力，目标在于实现，理想必须具体化。想必须具体化。 时间是绝对有限的资产，不能买卖时间是绝对有限的资产，不能买卖、 堆积、储存，更不能增加堆积、储存，更不能增加 。意愿、能力意愿、能力意愿：愿意投入的态度意愿：愿意投入的态度能力：处理事物的才干能力：处理事物的才干有意愿有意愿 有能力有能力无意愿无意愿 有能力有能力有意愿有意愿 无能力无能力无意愿无意愿 无能力无能力效率

3、、效果效率、效果效果：达成预期目标效果：达成预期目标有效率有效率有效果有效果有效率有效率无效果无效果无效率无效率有效果有效果无效率无效率无效果无效果产出产出投入投入效率：效率：黄先生时间管理案例分析黄先生时间管理案例分析延误延误原因原因1.二十九天内没有把报告做好二十九天内没有把报告做好没有定没有定目标目标和作计划和作计划2.打算做报告的当天属下生病，打算做报告的当天属下生病， 代出席会议代出席会议. 上司紧急命令上司紧急命令 一些电话一些电话突发事件突发事件,处理失当处理失当紧急事件紧急事件被打扰被打扰.下班回家下班回家交通挤塞交通挤塞4.看电视看电视不能自我约束不能自我约束5.放弃工作放弃

4、工作,转向睡觉转向睡觉.不能自我约束不能自我约束6.赖床赖床不能自我约束不能自我约束7.没有带一些文件回家没有带一些文件回家善忘善忘8.上班上班交通挤塞交通挤塞练习练习:知行合一知行合一检视一下围绕你身边的时间杀手有哪检视一下围绕你身边的时间杀手有哪些？些？哪些可以由你控制？哪些可以由你控制？哪些不可以（你感到身不由已的）？哪些不可以（你感到身不由已的）？你可以做些什么去改善？你可以做些什么去改善？时间杀手时间杀手(Time Waster)的分类的分类有形（自觉有形（自觉)无形（不自觉无形（不自觉)1.接听电话接听电话1.欠缺周详计划欠缺周详计划2.打电话打电话2.不懂分辨缓急先后不懂分辨缓急

5、先后3.会议会议3.过分专细节过分专细节4.打扰打扰4.不懂说不懂说”不不”5.官僚作风官僚作风5.拖延拖延6.沟通不足沟通不足6.善忘善忘7.办公室政治办公室政治7.不懂授权不懂授权8.跟跟”有问题有问题”的人共事的人共事8.欠缺组织欠缺组织9.资源不足或过多资源不足或过多9.健康人生健康人生10.新闻文件及信件新闻文件及信件11.交通挤塞交通挤塞设立和确定目标原则设立和确定目标原则Specific：具体的：具体的Measurable：可衡量的：可衡量的Achievable：可达成的：可达成的Result-orientated：以结果为导向的：以结果为导向的Time bound：有时限的：有

6、时限的 SMART原则原则量量化目標化目標 幸福幸福 成功成功 英俊英俊 美丽美丽 自信自信 积极积极目目 标标 设设 定定 的的 重重 点点挑选少数重要的挑选少数重要的避免太多或太少避免太多或太少权数分配权数分配工作计划工作计划时间计划时间计划全面计划全面计划目标目标行动行动次序次序时间估计时间估计时间表时间表灵活性灵活性美钢铁大王美钢铁大王Charles Schwab 的的 To Do List日期日期:今天主要目标今天主要目标:次序次序事项事项所需时间所需时间什么时间处理什么时间处理今天要务今天要务分配时间上要紧记定律分配时间上要紧记定律梅菲定律（梅菲定律（Murphys Law）八二定

7、律八二定律意大利经济学家巴雷德意大利经济学家巴雷德Vilfredo Pareto80%20%20%80%80%20%20%80%事情事情时间时间时间时间效果效果周工作记实表周工作记实表一一二二三三四四五五六六日日8:008:158:308:459:009:15星期星期时间时间周工作记实分析周工作记实分析与下属与下属接触接触与其他与其他部门接部门接触触外界接外界接触触行政事行政事务务策划策划写报告写报告会议会议向上司向上司汇报汇报执行执行检讨检讨时间管理的象限时间管理的象限紧急程度紧急程度非常重要非常重要非常紧急非常紧急重要重要但不紧急但不紧急紧急紧急但不重要但不重要不重要不重要不紧急不紧急重要

8、程度重要程度ABCD时间管理时间管理-重要而紧急的事重要而紧急的事重要：影响深远的。重要：影响深远的。紧急：要立刻处理的。紧急：要立刻处理的。现象：现象：压力大压力大精疲力竭精疲力竭危机处理危机处理忙于救火忙于救火时间管理时间管理-重要而不紧急的事重要而不紧急的事做事有品质做事有品质有计划有计划善于运用资源善于运用资源现象：现象：看似不忙碌看似不忙碌井然有序井然有序时间管理时间管理-紧急而不重要紧急而不重要现象：现象：疲于拼命在非重点事项疲于拼命在非重点事项缺乏自制力缺乏自制力轻视目标轻视目标犹豫不决但不偷赖犹豫不决但不偷赖时间管理时间管理-既不紧急又不重要既不紧急又不重要一些事情不重要又不紧

9、急，但却给我们一些事情不重要又不紧急，但却给我们一种一种忙忙碌碌的成就感忙忙碌碌的成就感，似乎表现出自，似乎表现出自己并没偷懒。己并没偷懒。现象：现象：缺乏责任感缺乏责任感工作效率低下工作效率低下制订时间管理计划的前期准备制订时间管理计划的前期准备评估现在时间的运用评估现在时间的运用设立目标设立目标计划有效的利用时间计划有效的利用时间注意优先次序注意优先次序避免干扰避免干扰工具工具计划应具备六个要素计划应具备六个要素结果是什么目标？要达到怎样的结果？结果是什么目标？要达到怎样的结果？行动要做些什么？行动要做些什么？次序哪些为先？哪些为后？次序哪些为先？哪些为后？时间估计每项行动需要多少时间？时

10、间估计每项行动需要多少时间？时间表什么时候处理什么事项？时间表什么时候处理什么事项？灵活性有无预留时间给不可估计的突灵活性有无预留时间给不可估计的突 发事件？发事件？制定时间管理计划制定时间管理计划时间日志时间日志参考至少过去一周时间的使用流水记录参考至少过去一周时间的使用流水记录日常所需完成工作的列表日常所需完成工作的列表本周本周/本月所需完成工作的列表本月所需完成工作的列表每项工作任务的优先及设定每项工作任务的优先及设定每项工作所需时间的设定每项工作所需时间的设定每项工作所需资源的规划每项工作所需资源的规划考核标准的表现形式考核标准的表现形式在一天当中，花费时间在一天当中，花费时间最多地方

11、在哪里？原因？最多地方在哪里？原因？影响时间最重要因素有影响时间最重要因素有哪些？（三个以上）哪些？（三个以上）目标怎么管理？目标怎么管理？工作过程中，有人打工作过程中，有人打扰怎么办？扰怎么办？如何执行时间管理计划如何执行时间管理计划持之以恒持之以恒，信任你的计划，依赖你的计，信任你的计划，依赖你的计划，使计划本成为你不可缺少的随身伴划，使计划本成为你不可缺少的随身伴侣。侣。及时及时修正修正你的计划。你的计划。建立确实可行的任务。建立确实可行的任务。使计划中涉及的人员和部门及时使计划中涉及的人员和部门及时了解你了解你的计划的计划进展情况及他们所应负责的那部进展情况及他们所应负责的那部份工作。

12、份工作。及时记录执行结果。及时记录执行结果。时间管理计划执行的评估时间管理计划执行的评估阶段性的量化分析已完成的工作阶段性的量化分析已完成的工作有效时间与无效时间比例有效时间与无效时间比例计划内与计划外时间比例计划内与计划外时间比例重要任务与非重要任务所占用时间比例重要任务与非重要任务所占用时间比例主动时间与被动时间比例主动时间与被动时间比例日常工作与创造性工作所占时间比例日常工作与创造性工作所占时间比例阶段性的与时间管理计划涉及的相关人员阶段性的与时间管理计划涉及的相关人员进行沟通，获取反馈意见。进行沟通，获取反馈意见。管理循环管理循环方针方针策略策略目标目标实施计划实施计划日程表日程表标准

13、化标准化修正修正做法做法找出问题找出问题原因原因检查检查结果结果执行执行训练训练工作工作分配分配Plan(计划计划) Action(行动行动)A PC DDo(执行执行)Check(检查检查)周工作计划安排周工作计划安排日期：日期： 月月 日至日至 月月 日日目标：目标：1.2.3.优先级别优先级别工工 作作 内内 容容估计时间估计时间日期安排日期安排每日工作计划表每日工作计划表日期：日期： 年年 月月 日日优先级别优先级别(A,B,C,D)时时 间间需需 完完 成成 的的 任任 务务若完成打若完成打8:009:009:0010:0010:0011:0011:0012:00中午中午13:001

14、4:0014:0015:0015:0016:0016:0017:00晚间晚间常见的时间浪费因素常见的时间浪费因素自我因素自我因素环境因素环境因素混乱混乱访客访客作事品质差作事品质差电话电话无计划无计划会议会议拖延拖延等候等候闲聊闲聊资源、工具不足资源、工具不足练习三练习三 请问什么情况下我请问什么情况下我们倾向拖延？们倾向拖延？拖延的原因拖延的原因不知如何下手不知如何下手不知为什么要做不知为什么要做不喜欢去处理不喜欢去处理个人情绪或健康问题个人情绪或健康问题缺乏压力缺乏压力没有迫切性找借口没有迫切性找借口过分优虑过分优虑忙碌过后忙碌过后改善拖延的解决方法改善拖延的解决方法建立自信建立自信设立目

15、标设立目标找出与自己相关之处找出与自己相关之处改善情绪改善情绪自我奖励自我奖励自设期限自设期限时刻提醒自己事情的重要性时刻提醒自己事情的重要性加强质量观念加强质量观念时间就是金钱时间就是金钱避免避免“最后期限症最后期限症”，设立一个中间，设立一个中间目标，分阶段完成。目标，分阶段完成。自我因素时间浪费自我因素时间浪费混乱混乱解决：解决：5S 整理、整顿、清洁、清扫、修身整理、整顿、清洁、清扫、修身 文件、物品各得其位，各得其所。文件、物品各得其位，各得其所。 颜色管理颜色管理 自我因素时间浪费自我因素时间浪费做事品质差：做事品质差：解决：解决：把事情作把事情作“对对”理清理清“好好”的标准的标

16、准丢掉丢掉“马马虎虎马马虎虎”“”“差不多差不多”“”“可以了可以了”的的观念观念自我因素时间浪费自我因素时间浪费无计划：无计划：解决：解决：周工作计划安排周工作计划安排每日工作计划表每日工作计划表( (将大任务分解成小任务将大任务分解成小任务) )依优先级别处理依优先级别处理今日事今日毕今日事今日毕自我因素时间浪费自我因素时间浪费闲聊：闲聊：解决：解决：强制自己不参与强制自己不参与站着说站着说改善被打扰的方法改善被打扰的方法谈话前设定时限谈话前设定时限设定会谈地点设定会谈地点暗示暗示“到此为止到此为止“忙碌的样子忙碌的样子“请勿打扰请勿打扰“挂牌挂牌沉默是金沉默是金果断地说果断地说“不不“适

17、当改变办公桌位置适当改变办公桌位置能够站着说话就不要坐着能够站着说话就不要坐着能够在桌边解决就不要去会议室能够在桌边解决就不要去会议室能够写便条就不要搞文件能够写便条就不要搞文件比尔比尔.盖茨盖茨缩短必须要做的事所花时间缩短必须要做的事所花时间电话电话找不到人留言的方式找不到人留言的方式电话前先写要点电话前先写要点若复杂，先送文件，待对方看过后再谈。若复杂，先送文件，待对方看过后再谈。站着打电话站着打电话遇短话长说者，果断做结论。遇短话长说者，果断做结论。缩短必须要做的事所花时间缩短必须要做的事所花时间会议会议不偏主题不偏主题会议通知亦说明预计结束时间会议通知亦说明预计结束时间站着开会站着开会

18、处罚处罚迟到者迟到者开会通知说明目的与希望收到的成效开会通知说明目的与希望收到的成效增进沟通增进沟通 避免延误避免延误 邱汉来（邱汉来（Johari Window）窗口窗口理论理论开放个人开放个人隐藏隐藏盲点盲点未知数未知数自己知道自己知道的的自己不知自己不知道的道的别人知道的别人知道的别人不知道的别人不知道的我不是说我没说过它，我不是说我没说过它，我说的是我没有说我我说的是我没有说我说过它，我希望你能说过它，我希望你能明白我的意思。明白我的意思。 -罗罗姆姆尼尼(G.Romney)和主管沟通的时间管理和主管沟通的时间管理重复主管交待事项，以免会错意。重复主管交待事项，以免会错意。将这件事与你

19、现在正在进行的工作做一个将这件事与你现在正在进行的工作做一个优先顺序比较，询问哪件事比较重要。优先顺序比较，询问哪件事比较重要。若主管属于忙碌型，而却要等他决定时，若主管属于忙碌型，而却要等他决定时，事先言明若某日某点前未得到答复，你将事先言明若某日某点前未得到答复，你将如何处理。如何处理。和属下沟通的时间管理和属下沟通的时间管理交待事情依交待事情依5W1H原则原则事由何处来回到何处去事由何处来回到何处去要求下属重覆一遍要求下属重覆一遍鼓励及教会下属如何工作及和别人协作鼓励及教会下属如何工作及和别人协作授权授权情境情境周会上，销售部王经理关心着销售额是否成长，周会上，销售部王经理关心着销售额是

20、否成长，王经理说：王经理说：“小张，我们来看看你上个月的销售成绩，你跟我小张，我们来看看你上个月的销售成绩，你跟我说会有显著改善的，对吧？说会有显著改善的，对吧？”小张说：小张说：“不过我还以为到这个季度结束时再来评估我的成果，不过我还以为到这个季度结束时再来评估我的成果，不管怎样我已经有了显著改善。不管怎样我已经有了显著改善。”王经理说：王经理说：“是吗？你总销售量是上去了一点，但增长部份却是吗？你总销售量是上去了一点，但增长部份却多来自于小客户。多来自于小客户。”小张说：小张说：“我并不想忽略大客户，但我认为提高销售量最好的我并不想忽略大客户，但我认为提高销售量最好的办法是在一些中等的客户

21、上下功夫。办法是在一些中等的客户上下功夫。”王经理说：王经理说：“但是我还是希望每个人将精力放在大客户上，这样才但是我还是希望每个人将精力放在大客户上，这样才能将销售额提高很多。能将销售额提高很多。”小张说：小张说：“哦哦!你是要我提高销售额啊，我还以为要从增加销售产你是要我提高销售额啊，我还以为要从增加销售产品给客户做为起步。品给客户做为起步。”王经理说：王经理说：“增加产品种类当然没错，但不能增加销售额。增加产品种类当然没错，但不能增加销售额。”小张说：小张说：“那你认为我所做的这一切都是毫无价值的吗？那你认为我所做的这一切都是毫无价值的吗？”请问错在哪里？请问错在哪里？黄金时间黄金时间100%50%0%上午上午8:00中午中午下午下午17:00象限象限象限象限增加效率增加