购销存环节流程控制

1、嘉汇汉唐书城嘉汇汉唐书城购销存环节流程控制购销存环节流程控制 调查时间：调查时间：2004年年11月月15号号 调查目标：书城存货环节内部控制过程调查目标：书城存货环节内部控制过程 地点：小寨嘉汇汉唐书城业务部地点：小寨嘉汇汉唐书城业务部 被采访人：张剑（业务部采编主管）被采访人：张剑（业务部采编主管） 小组成员介绍：薛瑞芳小组成员介绍：薛瑞芳 侯乐平侯乐平 王芳王芳 朱利光朱利光 杨鹏斌杨鹏斌 林杨林杨CONTENTCONTENT 书城概述书城概述 经营线索经营线索 具体运作流程具体运作流程 风险控制风险控制 内部牵制内部牵制 盘点盘点 总结总结 概述概述 嘉汇汉唐书城是西安市内一家大嘉汇汉

2、唐书城是西安市内一家大型图书超市，书城经营社科，财经，型图书超市，书城经营社科，财经，法律等上百类法律等上百类10万多种图书和音像制万多种图书和音像制品，拥有高标准的计算机信息处理系品，拥有高标准的计算机信息处理系统和科学先进的管理手段。有别于其统和科学先进的管理手段。有别于其它中小型书店，它的所有业务都是通它中小型书店，它的所有业务都是通过电脑信息系统联网操作完成。过电脑信息系统联网操作完成。BACK经营线索介绍经营线索介绍 书店经营的主要线索主要分为以书店经营的主要线索主要分为以下下3个方面：个方面： 购货环节购货环节 销货环节销货环节 存货环节存货环节 BACK购货环节购货环节 采购部一

3、共有采购部一共有5人组成，分管不同的书人组成，分管不同的书籍类型，例如文学类，计算机类，教籍类型，例如文学类，计算机类，教育类等育类等 图书的采购直接与出版社联系（通过图书的采购直接与出版社联系（通过网络，电话，传真），与全国网络，电话，传真），与全国500多家多家出版社建立信用关系出版社建立信用关系 图书相关信息来源：各地的图书展览图书相关信息来源：各地的图书展览会，相关报纸（图书商情报）会，相关报纸（图书商情报）BACK 图书的采购预算：有分管不同书籍类图书的采购预算：有分管不同书籍类型的采编主管做出，根据：型的采编主管做出，根据： 1：个人经验：个人经验 2：全国畅销书排行榜：全国畅销书

4、排行榜 3：各类图书订货会行情等：各类图书订货会行情等 运输环节：由运输环节：由购货方，承运方，出版购货方，承运方，出版社签订运输协议，风险由承运方承担社签订运输协议，风险由承运方承担BACK销货环节销货环节 根据不同书类制定上架数量，如计算根据不同书类制定上架数量，如计算机类一次上架机类一次上架10-15本，畅销书类上本，畅销书类上架架500本本 零售环节根据零售环节根据POS销售日报单返回财销售日报单返回财务务 大宗采购则是签订协议（合同）的方大宗采购则是签订协议（合同）的方式，待批销单送客服签收后报送财务式，待批销单送客服签收后报送财务 购物卷销售模式，是指书城所发放的购物卷销售模式，是

5、指书城所发放的免费购物卷，购物卷上标明一定数额免费购物卷，购物卷上标明一定数额的面值，供消费者消费时直接抵消书的面值，供消费者消费时直接抵消书款。购物卷其它企业赠送给职工的福款。购物卷其它企业赠送给职工的福利，有企业和书城签订合同，企业预利，有企业和书城签订合同，企业预先支付款项，同时由书城签发购物卷。先支付款项，同时由书城签发购物卷。购物卷消费时等同普通结算。购物卷消费时等同普通结算。 BACK存货环节存货环节 零库存概念：即绝大部分的图书进货零库存概念：即绝大部分的图书进货数量较少，直接上架而不通过中转库。数量较少，直接上架而不通过中转库。例外：古籍，字典，畅销书除上架部例外：古籍，字典，

6、畅销书除上架部分外，剩余进入中转库分外，剩余进入中转库 当销量达到一定值时，计算机系统有当销量达到一定值时，计算机系统有自动提示功能，以便及时有中转库补自动提示功能，以便及时有中转库补充上去。当中转库不足时，向中心库充上去。当中转库不足时，向中心库求助求助 。（在内部控制中详细介绍）。（在内部控制中详细介绍） 图书的分类采取类似与图书馆分类法，图书的分类采取类似与图书馆分类法，但是由于图书馆分类法分类过于细致，但是由于图书馆分类法分类过于细致，不适合书城，因此只是选取常用项目不适合书城，因此只是选取常用项目对图书进行分类。同时由于图书馆分对图书进行分类。同时由于图书馆分类法较为古老，一些图书无

7、法分类，类法较为古老，一些图书无法分类，比如目前非常热门的励志类图书在图比如目前非常热门的励志类图书在图书馆分类法中并不存在，因此采取一书馆分类法中并不存在，因此采取一种更为灵活的方式。种更为灵活的方式。BACK具体运作流程具体运作流程 在嘉汇汉唐书城的经营过程中，在嘉汇汉唐书城的经营过程中，具体的业务流程可以分为以下三个方具体的业务流程可以分为以下三个方面面物流物流票据流票据流信息流信息流物流采购下单订货出版社发货货到书城物流拆验分层分货上架零售出库批销出库退货出库赠送出库其它出库司机-物流-验货-仓储BACK票据流A订货单（采购部下）随货同行单（物流拆验时核对单据，有误标记）电脑收货单（与

8、随货同行单核对，电脑操作员签字）电脑货品账增加电脑应付账增加随货同行单送至财务零售:POS销售日报单，返回财务批销:批销单送客户签收后返回财务采购退货:外地退货单附发货运单； 本地退货单由供商签收。核单会计审核随货同行单和电脑单票据流B随货同行单送至财务三个销售环节财务做账货品帐增加应付帐增加附注：物流与票据流2者同时进行，互相配合BACK信息流各种收货单系统付款单各种货品信息向供应商采购信息向供应商付款信息现欠供应商款信息POS零售各种出货单各种货品信息客户销售信息收回客户款信息现客户欠款信息货品结存信息BACK风险控制风险控制 1:经营方式：先书后款，书城并不承经营方式：先书后款，书城并不

9、承担书籍的购买成本，只有当书销售出担书籍的购买成本，只有当书销售出去时，才于出版社进行结算去时，才于出版社进行结算 2:运输过程风险由承运方承担，运输运输过程风险由承运方承担，运输方和书城以及出版社签订图书运输合方和书城以及出版社签订图书运输合同，运输过程中所有风险有运输方承同，运输过程中所有风险有运输方承担（包括保险）。担（包括保险）。 4:销售风险即防盗控制：销售风险即防盗控制：（1）全部采用）全部采用pos结账方式，每结账方式，每一本书的销售都会在计算机系统中存一本书的销售都会在计算机系统中存在记录。在记录。（2）采取先进的防盗系统，在）采取先进的防盗系统，在每本书上贴有磁条，只有在结单

10、时方每本书上贴有磁条，只有在结单时方可消除磁条；同时在出入口处有防盗可消除磁条；同时在出入口处有防盗通道，一旦逃单通过防盗通道，报警通道，一旦逃单通过防盗通道，报警器当即报警，避免逃单现象发生。器当即报警，避免逃单现象发生。 5:购买保险有效避免因为不可预料情购买保险有效避免因为不可预料情况出现的的重大损失，如火灾等。况出现的的重大损失，如火灾等。BACK 6:退货过程：退货过程： （1）：消费者退货）：消费者退货 消费者如果发现图书存在破损则消费者如果发现图书存在破损则可以在可以在3天内自由退货。（规定天内自由退货。（规定3天的天的原因在于防止消费在图书购回阅读完原因在于防止消费在图书购回阅

11、读完成后进行退货。）成后进行退货。） （2）：书城退回出版社）：书城退回出版社 与出版社存在自由退货协议，当与出版社存在自由退货协议，当书籍滞销或者出现破损时，出版社无书籍滞销或者出现破损时，出版社无条件收回，书城不承担书籍退回的损条件收回，书城不承担书籍退回的损失。失。BACK内部牵制内部牵制 在嘉汇汉唐书城的购销存环节过在嘉汇汉唐书城的购销存环节过程中，涉及内部牵制的环节并不多。程中，涉及内部牵制的环节并不多。 购货环节：预算由采编主管做出，而购货环节：预算由采编主管做出，而由于书籍可以无条件退还出版社，同由于书籍可以无条件退还出版社，同时采购预算由电脑操作系统控制，难时采购预算由电脑操作

12、系统控制，难以出现谎报订购数量问题，因此并不以出现谎报订购数量问题，因此并不存在购货环节的内部控制问题。存在购货环节的内部控制问题。 提货环节提货环节 1：从书城内部储存库提货，这由业：从书城内部储存库提货，这由业务部直接通过电脑网络对储存库电脑务部直接通过电脑网络对储存库电脑发出提货指令发出提货指令.BACK业务部内部库存电脑指令图书上架凭单电脑系统发现缺货缺货警报POS结算提示2：从中心库提货：则需要通过调货票：从中心库提货：则需要通过调货票据即提货单进行内部牵制，由业务部据即提货单进行内部牵制，由业务部联系中心库调货，并发出提货单，中联系中心库调货，并发出提货单，中心库在收到提货人员送达

13、的提货单后心库在收到提货人员送达的提货单后方放货。提货单一式三联，分别是财方放货。提货单一式三联，分别是财务部、中心库、采购部务部、中心库、采购部 。业务部电脑系统发现缺货缺货警报中心库调货单业务员派出业务员提货财务部提货成功单据返还BACK盘点盘点 嘉汇汉唐书城采取年终盘点的做嘉汇汉唐书城采取年终盘点的做法，没有季度盘点或者半年度盘点。法，没有季度盘点或者半年度盘点。盘点时适用扫描器扫描每一本书的条盘点时适用扫描器扫描每一本书的条形码，通过这种方式记录书城目前余形码，通过这种方式记录书城目前余留的书籍的种类和数量。留的书籍的种类和数量。BACK总结总结 我们只是大概的介绍了汉唐书城我们只是大概的介绍了汉唐书城的基本购、存、销业务