ERP操作管理规定

1、ERP操作管理规定1. 目的确保ERP系统数据的及时性、准确性、规范性，为公司正常运营、决策以及 财务集成提供可靠的基础数据.2. 范围ERP各操作部门。3. 职责及综述序号岗位说明责任部门责任岗位责任人1. 1负责ERP相关内容的培训，各项计划的落 实与安排及各项工作考核软件部1.2负责整个网络的稳定和ERP系统的日常维 护软件部1. 3ERP运行及项目中的各项制度和文件的编 写软件部2. 1维护客户资料：录入客户代码、名称，以 及其他业务需求信息，并保存。业务部2.2将客户确认的合同录入系统业务部2.3录入交货计划业务部2.4查询销售订单执行情况。业务部3.1L程部根据研发部开发的新产品，

2、对产品 的基础资料进行维护，制定产品的物料清 单(BOM)及工艺路线，原材料编码的维 护匸程技术部3.2对于BoM及工艺的修改，要进行严格的审 批工程技术部4.1维护价格资料采购部4.2维护供应商资料：录入供应商代码、名称, 以及其他业务需求信息，并保存。采购部4.3依据采购申请单，下推生成采购订单。采购部4.4确认采购订单的数量等信息，选择采购 员。然后对采购订单进行保存。采购部4.5确认采购订单上相关信息，审核采购订 单。釆购部5.1根据生成生产领料单进行发料仓库5.2根据入库单进行入库仓库5.3非生产部领用物料的收发仓库5.4依据交货计划进行发货仓库5.5盘点作业。仓库5.6期末处理。仓

3、库6.1车间反馈生产部6.2查询跟踪生产任务单执行情况生产部6.2负责监督及跟踪相关部门是否有按照 ERP流程在操作。生产部3.1各业务部门严格按照规定操作ERP系统。保证企业信息化建设的有效开展， 保证企业规划业务有序进行。3.2各部门主管或ERP使用成员必须对本职能的ERP工作负责，必须合理安排 好本部门的工作时间和人员，以确保按照实施计划参加ERP项LI的各项工 作，从而提交适时.适质.适量的资料。3.3 实现ERP信息流与现实业务流同步，需各流程节点日清日结，不能假借种 种借口推卸责任，问题停滞点负责人必须牵头处理节点问题，凡影响流程 后续节点工作者，按本规定奖罚规则执行考核。3. 4

4、 业务处理过程中需多部门协同完成事项，执行部门需主动负责协调工作， 配合部门不得以事物繁杂，事不关己为山搁置工作，造成业务开展拖沓低 效，凡影响工作效率者，按本规定奖罚规则执行考核。3. 5日常工作中遇不明事项及棘手问题必须第一时间反馈到ERP项Ll经理处，不 得隐瞒问题，拖延问题，放纵问题。凡造成公司损失及符合33款及3. 4 款规定内容者，按本规定奖罚规定执行考核。3.6为确保相关负责人对ERP操作的熟练度，公司将根据具体情况安排培训工 作，培训分为集中培训和个体培训，由各部门制作培训计划。培训内容主 要包含：理论培训、实践培训操作规范。各业务操作人员在使用ERP进行 业务操作时，必须按照

5、ERP指定规程进行操作，当遇到无法明确的操作业 务时，不得擅作主张随意操作，必须向系统维护人员提出，有系统维护人 员给予解答，并按解答之后的操作规范进行操作。3.7参加ERP培训的各方人员必须按时出席不得无故迟到早退缺席，对培训业 务不明者 及时提出及时解决，凡培训事项后续犯错者，将进行单独培训， 多次培训无果者按定岗资料重新评佔业务技能。3.8为提高系统资源利用率及信息安全，ERP系统用户在完成各项操作后，应 及时退出ERP避免信息风险事件发生。3.9为了避免单据的丢失和漏输单据现象，建议业务部和仓库分派一名人员进行 录入单据和打印单据（录入员请假指派一名代理人），部门主管签好后录 入员保存

6、一份，最终交给财务部门。这样也可以做到跟单员和仓管员对录 单员的监督。保证单据的完整性。4. 文件内容4. 1权限控制4. 1. 1必须按系统指定权限对软件系统进行操作，严禁利用他人帐号登录系 统2新进员工的ERP帐号及权限由本部门提出申请，由财务部审核并开 通，3员工离职或变更部门，由人事部审核通知网管并更新权限。4权限的增加和减少，经过本部门经理的审批，最后财务部审批并执 行。4. 2单据录入的及时性/准确性4. 2. 1及时性1）材料收货/发料：材料入库后，不得在业务发生后超过2个小时录 入系统。2）车间反馈：生产现场需求所提的整改单据类（订单配方变更、BOM 变更），应及时优先处理。3

7、）成品半成品入库：要在入库后半个小时内将入库单录入系统。4. 1. 2准确性1）辅料的发放：按补料单及领料单控制发出的批量。2）车间领料（在bom中的物料）：为了计算领料单的投入/产出，应保 证所发物料准确。3）在bom清单外物料的发放：须严格按补料单、非生产领料单进行发 放4）成品入库：按实际工单的产量进行入库。5）成品发货：实际打印出发货的货运单要严格与系统一致，系统不允 许出现多余的货运单。5. 奖励标准5. 1仓库盘点无错误货品占总货品的99%且盘亏或盘盈金额在200元 以下时，应专项报批奖励。5.2对于及时发现他人录入错误，而为公司减少损失的，每张单奖励30 兀O5. 3相关操作人员

8、，如当月无任何错误或逾期记录，应申请奖励（列出 操作人员详细单据明细申请）5. 4对于各部门参与与支持的，以部门为单位的奖罚，其奖金将由其 部门主管决定依据实际操作ERP人员进行分配或将其进行聚餐等活 动。5. 5所有罚款金额将进行累积，并将该金额用于奖励操作ERP认真、 正确的部门及人员。6. 处罚条例6.1本制度一经生效，望相关同仁积极学习，后续会择期对制度及对ERP系统的 学习进行考核，不合格者再进行补考直到合格为止（或按人力资源相关规定处 罚）。6.2岗位责任制严格上是不能替代、调换，但遇有人事变动由ERP项Ll经理与部 门负责人重新商讨另一名人员补充。如因私自替代、调换给ERP项IJ

9、工作造成了 实施故障.o63因个人马虎大意，造成录入ERP系统数据错误，给公司带来经济损失6. 4凡因不按照操作规范操作的，给予严重警告.6. 5各级审核人员未认真履行职责，未发现单据错误,造成公司经济损失.6. 6 考7. 考核细则落实参考1、技术工艺部（1）图片录入错误；与客户厂商资料中的客户品号及品名录入错误。（2）设计开发人员未按要求填写料号申请单，录入人员未及时提出而 录入系统信息错误的。（3）BOM料号、品名、规格录入错误；BOM物料、版本、替代品录入 错误。（4）BOM物料用量录错；BoM备注信息、错误。（5）BOM的修改未能及时通知相关部门人员的，或在变更时未对现有 仓库库存材

10、料及在途材料进行查询及提岀处理方式，而造成呆料 或滞料的。（6）没有变更单或上级批准的变更文件，私自进行BOM修改的。2、业务部（1）客户基础资料建立时录入错误的。（2）销售订单录入错误，录错客户、交期的（3）销售订单中录错成品料号、数量、币别、单价的。（4）销售订单录错客户特殊要求的。（5）订单推后/提前/取消等未及时更新系统的,且更新后没及时通知 生产计划的。3、生产计划部1. 计划：（1）未按公司流程要求录入计划订单的。（2）计划订单录错成品料号,数量,要求完成日期的。（3）计划订单提前/推后/取消等变更未及时更新系统并告知相关同 事的。（4）更新系统信息后未及时知会物控采购等相关同事的

11、。2. 物控：（1）未经确认，随意增加或减少/删除需要请购的物料的。（2）因工作疏忽，造成延迟物料请购，或对物料请购错误、造成公司 不必要的损失的。（3）未及时下达Ill本职工作负责的请购单、釆购单等其他单据，而造 成其他部门人员无法使用相关资源、信息的。（4）未及时在电脑里进行应山物控操作的物料需求分析、等，而 对部门运营产生较大不利影响的。3. 生产部门：（1）补料时未填写原因（计划物控正常领料单之外的物料），且发现所 补物料可用库存不足未通知物控。造成严重影响的（2）材料损坏需退料及补料单据应同时进行，如因生产出货所需而补料后，材料损耗退料部份要求最迟在2个工作日内退回仓库（3）生产完成

12、后对当天所做半成品/成品经品质部检验合格后均需及 时在系统日报,超过1个工作日内日报的（4）产品入库单成品料号、数量、日期等填写错误影响正常工作的（5）生产日报录错工时、数量、人数等资料形成问题的（6）生产日报可以完成时未及时处理，影响其他工序工作的4、品质保证部1. IQC:（1）对于供应商送交的物料未能及时进行检验。及检验的时间是：在 收到物料后，在检验完毕后2个小时内要录入ERP中的进货送检及 检验单。对于物料送货过来的，急件要在2个小时内检验完毕，普通 件要在1个工作日内检验完毕。（2）在进货送检单里，未手写或手写错误单据类别、经办人的。（3）在特殊进货检验单里，手写错误的日期、数量、

13、检验员及其他检验 项目的。（4）对于检验不合格的物料，未在当天做出处理决定且釆取措施的。2. PQC:（1）制程检验动作完毕后未在2小时内对制程检验单做出处理。（2）在制程检验单内，未录入或录入错误单据类别、经办人、检验数据的。（3）收到缴库通知后，未在2小时内对缴库单做出反映恶意拖延的。5、公共部分（1）单据制单人故意填写成其他人员的；（2）凡因物料或实物已经发生转移，而在1个工作日内尚未在ERP 系统里入库或出库的，将给予仓库管理员处罚。（3）对打印岀来的单据数据进行修改后，乂不及时修改电脑里原单 据的数据，对相关部门作业造成影响的；（4）原始材料进货单、材料领料单、请购单、釆购单、釆购询

14、价单、 报废单等实体单据遗失：。（5）凡因特殊情况，需要立即发料处理的，如未能在电脑里打印出领 料单来，也要山申请部门提供一张手写的领料单，申请部门应在实 物转移后1个工作日内必须补齐单证，否则对领料申请当事人记 會告一次；（6）在单据打印出来后私自对电脑里的数据进行修改，造成该编号 的单据打印出来经签核的数据与电脑里的该编号的单据不相同的；（7）如已发现有错误的BOH、销售订单、釆购单，应在第一时间通 知相关人员，以减少损失；（8）盗取他人密码，私自进入ERP里进行数据增加、修改或删除的;（9）通过解破密码、更改系统设置或通过第三方软件，私自侵入数据 库进行增加、修改或删除数据的。（10）将

15、本人的权限密码转告他人，而未真正履行其职责的（代理人 的除外）；（11）模仿他人笔迹签单的。（12）未经ERP系统负责人同意：，随意进入服务器数据库进行增加、 修改或删除数据的。（13）提交的纸质签核单据数据与系统里的对应单据数据不一致的。（14）单据如有问题时，由该单的制单人负责进行跟踪、修改直至正 确完毕。如发现单据有问题，应最迟在48小时内处理完毕，否则将予以 制单人处罚。（15）在使用ERP过程中，如遇有不会操作或不会在ERP里如何处 理的事项时，应首先向部门主管报告，如部门主管不能处理时，应 向系统管理员报告，如未经报告而自作主张自行处理或置之不理 的。（16）如遇有操作电脑硬故障时

16、，如需急用ERP的，应先借用其他 同事工作站先将ERP里面的操作处理完毕，不能借口电脑硬故障 而不及时处理ERP里的事务造成其他部门不必要的困扰或公司损 失。（17）如遇有ERP系统异常故障或不能按公司要求去操作ERP系统 时，应及时告知电脑管理员，则电脑管理员去处理，凡未向电脑管 理员报告的，均视作该操作员未进行处理，凡因此而造成单据延后 或其他部门人中未能及时调用该数据的，将视具体情况而作出至少 警告一次的处罚。（18）各部门在使用ERP系统时，如遇到操作手册、公司相关 ISO文件或其他会议中未曾规定到的事项，应由相关部门主管及 ERP维护人员共同讨论通过后，方可执行，不许自作主张，随意处

17、 理。（19）操作人员变动或离职，而未通知系统管理员，而继续使用原用 户名及密码的，将给予其部门主管记警告一次处罚。（20）故意在ERP系统里录入无关的或错误的数据，造成相关部门 误解或造成错误作业的；（21）恶意删除正确单据/恶意删除正确数据/恶意将正确的数据改错, 造成数据错误/数据混乱的；（22）对于在ERP里的操作不知道/不明口，而乂不向部门主管或管 理员询问，而随意想当然录入数据，造成数据错误/混乱的；（23）对于录错单据，未及时修改，而造成公司经济损失的，将由当 事人承担损失。如该单据有多层审核人员时，按以下方式进行分摊: 制单人直属主管审核人（或第一审核人）：40%制单人：60%（24）未经允许，私自复制、盗取公司服务器里的任何电子资料及