公司档案管理管理办法及流程规范,公司档案管理内容

1、1公司档案管理管理办法及流程规范,公司档案管理内容公司人事档案管理办法规章制度一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利 用档案资料，特制定本管理办法。二、档案管理内容1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记 表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历 学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培 训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培 训统计表。3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。4、

2、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关 系，死亡等情形。三、档案相关规定1、基础管理21.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规 范。1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行 核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进 行整理，并及时登记于入职员工人事档案登记（见附件一）离职 员工人事档案登记（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的 名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码 变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时

3、将相关资料复 印件交人力资源部归档，原件当场查验。四、制定、修订、废除与实施 本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施， 修订和废止亦同。公司档案管理制度及流程一、档案归档制度一、文件材料的归档要求：1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有 保存价值的文件材料均列入归档范围。2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理， 并定期交档案室 集中管理，任何人不得拒绝归档。3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、 科研、基建和经营管 理等各项活动的真实内容和历史面貌。5.归档文件材料必须层次分明， 符合其形成规律， 保

4、持同一案卷 内文3件材料的有机联系。6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶 片、实物等各种载体形式。7.归档的文件材料必须为正本， 本企业编制的文件应附发文底稿。8.归档的具有永久、 长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文 件材料一并归档保存。9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。10.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归 档，无译文的要译出标题后归档。11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸 面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水， 禁用圆珠笔、铅笔、 红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、 字迹清晰。二、

5、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）三、归档时间：1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同 收发簿一同移交档案室归档。2.凡专项工程、 专题项目、 科研课题等由发生部门将文件材料整 理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。 周期长的可 分阶段、单项归档。3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即 时登记，安装调试后归档。4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。45.每年形成的会计档案， 由财务部及有关部门保存一年， 在下一 年的第一季度内向档案室移交归档。6.电子文件逻辑归档实时进行， 物理归档应与纸质文件归档时间 一致。7.荣誉档案

6、由行政部收集整理后于次年统一归档。8.声像档案在每次活动结束后整理归档。9.相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束 后归档。10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中 的文件材料随时归档。13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。二、档案查（借）阅制度档案借阅是档案室的日常业务工作， 是档案更好地为生产提供利 用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：1.凡本公司有关人员， 因工作需要借阅档案者， 一般只允许在档 案室阅档室查阅。查阅内容根据档案

7、密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续， 超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、 勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时， 须当面查看清楚， 如发现遗失5或损坏，应及时反映给主管领导。4.外单位借阅档案者， 须持单位介绍信， 且经总经理批准后方可 借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审 核后方能带出。5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。三、档案的保密制度1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。2.非综合档案室人员不

8、得随便进入档案库房， 库房门窗及箱柜应 随关锁。3.全体职工对密级档案、 文件、资料均须严格执行企业保密规定， 不失密。否则应追究责任。4.凡查阅密级档案， 均须办理审批和借阅手续， 一般只允许在阅 档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。5.查阅人员对档案内容承担保密义务， 违反规定造成后果者必须 追究责任。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字六、档案保管统计制度一、档案库房须与办公室、 阅档室分开， 并有防火、防光、防潮、 防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全 与完整。二、档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物， 严禁吸烟和使用明火。三、建立健全档案的接

9、收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁 等统计台帐。四、做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的 准确、及时、科学的统计工作。6七、综合档案室主任职责一、认真学习档案法 ，深刻领会上级档案部门关于档案工作 的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。二、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合 档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。三、检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的 文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。四、组织档案网络成员进行业务学习， 交流档案管理经验与体会， 开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。五、定期向分管领

10、导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工 作计划的制订和落实。六、组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。七、负责综合档案与各部门分公司的工作协调。八、档案工作人员岗位职责一、认真学习贯彻执行档案法和档案工作的方针、政策，坚 持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。二、负责管理本部门的档案， 做好各门类、各种载体档案的接收、 收集、登记、整理、编目、保管、借阅。三、积极做好档案的服务利用工作， 编制必要的检索工具和参考 资料，及时准确地提供利用。四、做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。五、严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案 的借阅7范围，不得泄

11、露档案的保密内容。六、负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。 在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。1.6对员工进行考察、 考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、 整理保持档案的完整性， 归档的材料必须认真鉴别， 保证材料的真实、 文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、 签字后归档。1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后 方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员 工档

12、案交叉，制电子目录，以便查阅。2、档案的查、借阅2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室 阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写查、 借阅人事档案单（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、 借阅。2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得 查、借阅上级员工的人事档案。2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、 借阅员工人事档案。2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印 档案者、8遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。2.5人力资源部做好查、 借阅登记，并在人事档案借阅登记本 签字登记（附件三）。3、查、借阅档案注意事项3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证 须经行政人力资源部经理同意。3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予 以惩处。4、档案的销毁4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写公司员工人事 档案销毁审批登记（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的 公司员工人事档