Access数据库应用实训教程数据库的操作和管理

1、1会计学Access数据库应用实训教程数据库的操数据库应用实训教程数据库的操作和管理作和管理2.1 创建数据库 Microsoft Access 提供创建 Access数据库的方法无外乎两种，一种是用“数据库向导”，仅一次操作即可为所选数据库类型创建必要的表、窗体及报表，这是开始创建数据库的最简单的方法，由向导创建数据库虽然迅速，却往往不能完全满足用户的要求；也可以先创建一个空数据库，然后再添加表、窗体、报表及其他对象，这是最灵活的方法，但需要分别定义每一个数据库对象。无论哪一种方法，在数据库创建之后，都可以随时修改或扩展数据库。 使用“数据库向导”创建数据库操作方法：1. 启动Access2

2、002，单击工具栏上的“新建”； 2. 在“新建文件”任务窗格中的“根据模板新建”下，单击“通用模板”。如图2.1 所示； 图2.1 模板对话框 3. 在“数据库”选项卡上，单击要创建的数据库类型的图标，如“资源调度”,然后单击“确定”，进入“文件新建数据库”对话框； 4. 在“文件新建数据库”对话框中，指定数据库的名称和位置，如图2.2所示； 图2.2 数据库保存对话框 5. 然后单击“创建”，进入“数据库向导对话框”之一，如所示；图2.3“数据库向导对话框”之一 6. 单击“下一步”按钮，进入“数据库向导对话框”之二，如图2.4 所示； 图2.4“数据库向导对话框”之二 7. 在“数据库对

3、话框”之二中进行数据库表的字段的选择，选择后再单击“下一步”按钮，进入“数据库向导对话框”之三，如图2.5所示； 图2.5“数据库向导对话框”之三8. 在“数据库向导对话框”之三中确定屏幕显示样式，单击“下一步”按钮进入“数据库向导对话框”之四，如图2.6所示；图2.6 “数据库向导对话框”之四 9. 在“数据库向导对话框”之四中确定打印报表选用的样式，单击“下一步”按钮进入“数据库向导“之五，如图2.7所示；图2.7“数据库向导“之五 10.在“数据库向导“之五中输入指定数据库标题“资源调度”，单击“下一步”进入“数据库向导”之六，如图2.8所示；图2.8“数据库向导“之六 11.在“数据库

4、向导”之六中，将“是的，启动数据库”前的复选框选中，单击“完成”按钮，数据库将按刚才的向导进行创建并打开，数据库所对应的数据库子窗口，如图2.9所示。 图2.9数据库子窗口 至此由向导创建的数据库创建结束，读者可以打开创建的数据库查看一下数据库对象，也可以按上述方法创建另外的数据库。 注意：在使用向导创建数据库的过程中，读者可以随时按“完成”按钮来接受默认的选项结束创建过程，当然也可以选择“上一步”来修改自己以前的选择。 在Access2002中有两种从外部获取数据的方法：导入和链接。这些外部数据源可以是Access数据库、文本文件夹、Excel、FoxPro、SQL Server数据库等，当

5、我们建立了一个空的数据库后，如果外部数据已存在，就可以利用Access的导入功能创建数据库对象了。 操作方法：1. 首先创建一个新的空数据库，命名为“迷你超市业务信息管理系统”；2. 在Access2002“文件”菜单中选择“获取外部数据”命令，在“获取外部数据”的子菜单中选择“导入”命令，则会打开导入对话框；3. 选中外部数据文件名，单击“导入”，系统会弹出“导入对象”对话框，如图2.10所示； 图2.10“导入对象”对话框 4. 在“导入对象”对话框的各个选项卡中选中需要导入数据库对象名，这儿我们先择“表”选项，然后选中要导入的表，之后单击“确定”即可；5. 导入表成功后的数据库子窗口，如

6、图2.11所示； 图2.11 导入成功后的数据库子窗口 数据库中的表除了可以通过创建表和导入表来增加表外，还可以通过链接来实现。表的链接与表的导入创建类似。 操作方法：1. 打开上述实训中创建的数据库“迷你超市业务信息管理系统”；2. 在Access2002“文件”菜单中选择“获取外部数据”命令，在“获取外部数据”的子菜单中选择“链接表”命令，则会打开链接表对话框；3. 选中外部数据文件名，单击“链接”按钮，系统会弹出“链接表”对话框，如图2.12所示；选中外部数据文件名，单击“链接”按钮，系统会弹出“链接表”对话框，如图2.12所示；图2.12 “链接表”对话框 4. 如果链接表成功后，数据

7、库表对象窗口，如图2.13所示。 图2.13 链接表成功后数据库子窗口 在数据库应用系统的使用过程中，要保证数据的正确性、一致性，并使数据及时得到更新，数据库的管理是至关重要的。 2.2 数据库的管理 如果对数据库频繁执行删除表和添加表操作，则数据库的存储空间可能会存在碎片，为了有效地利用磁盘空间，压缩数据库可以备份数据库、重新安排数据库文件在 磁盘中保存的位置，并可以释放部分磁盘空间。如果要压缩当前的数据库，首先单击“工具”菜单，然后选择“数据库实用工具”下“压缩和修复数据库”命令即可。 如果要压缩Access2002未打开的数据库，操作方法：1. 关闭当前打开的数据库“迷你超市业务信息管理

8、系统”；2. 单击“工具”菜单，然后选择“数据库实用工具”下“压缩和修复数据库”命令，打开“压缩和修复数据库来源”对话框，如图2.14所示；图2.15“压缩数据库为”对话框3. 在对话框中选择要压缩的数据库，单击“压缩”按钮，打开“压缩数据库”对话框，如图2.15所示；图2.14“压缩数据库来源”对话框4. 在“文件名”框中输入要压缩的数据库名称“迷你超市”，最后单击“保存”按钮，即开始压缩和修复数据库。 注意：如果从有自动编号字段的表的结尾删除记录，当压缩数据库时，Access 2002将下一条添加记录的自动编号值重新设置为比最后一条未删除的自动编号值多1，保存自动编号的连续性。 当读者把已

9、经完成的数据库应用系统共享给网络上的其他用户时,会发现用户要想访问数据库中的数据时，必须要把所需要的表、窗体、查询报表等数据库对象都拷贝到自己的计算机中，这样很不方便。“数据库拆分”可以把数据库应用系统一分为二，将数据库部分放在后端数据库服务器上，而前端的操作界面（如窗体和报表等）放在每一个想使用这个数据库应用系统的计算机上，这样用户在自己的计算机上安营扎寨操纵界面而数据库服务器负责传输数据，就构成一个“客户/服务器”应用。 操作方法：1. 保证所有的用户都关闭了数据库；2. 使用管理权限打开数据库，这儿我们可以打开上述实训中用向导创建的数据库“资源调度”；3. 在“工具”菜单中“数据库实用工

10、具”中选择“拆分数据库”命令，系统会弹出“数据库拆分器”对话框，单击“拆分数据库”按钮，如图2.16所示； 图2.16 拆分数据库 4. 在弹出的“后端数据库”对话框中，选择后端数据库要存放到网络计算机上的一个确定位置，如图2.17所示； 图2.17“创建后端数据库”对话框 5. 在“创建后端数据库”对话框中，输入文件名，也可以采用默认文件名，单击“拆分”按钮，如果网络路径正确，会弹出“拆分成功”的对话框，单击“确定”按钮即可，拆分后的前端数据库与如图2.18所示，这些表是链接到后端数据库的链接表；图2.18前端数据库6. 打开后端数据库，只有一些“表”，其他的数据库对象都放到了前端，如图 2

11、.19、图2.20所示。 图2.19后端数据库“表”对象 6. 打开后端数据库，只有一些“表”，其他的数据库对象都放到了前端，如图 2.19、图2.20所示。 图2.19后端数据库“表”对象 图2.20后端数据库“窗体”对象 由于Access版本的不同，所创建的数据库应用系统的文件格式会有所区别，Access2002可以转化数据库文件，一是把旧版的Access数据库应用系统转化为Access2002版本的数据库文件；二是把Access2002版本下的数据库应用系统转化为旧版Access文件。将旧版本的数据库转换到“Access2002”的操作方法：1. 单击“文件”菜单中“打开”命令，弹出“打

12、开”对话框，选择数据库文件“迷你超市业务信息管理系统”，在“打开”按钮右侧的下拉列表中选择“以独占方式打开”，如图2.21所示； 图2.21打开数据库对话框2. 选择“工具”菜单中“数据库实用工具”中的“转换数据库”子菜单中的“转换为Access2002的格式”，弹出“将数据库转换为”对话框，如图2.22所示；图2.22“将数据库转换为”对话框3. 在“将数据库转换为”对话框中输入转换后的文件名“迷你超市业务信息管理系统1”，单击“保存”按钮，系统弹出提示信息框，如图2.23所示； 4. 单击“确定”按钮，转换结束。 图2.23系统提示信息框 注意：在Access 2002中创建的数据库默认的

13、文件格式是Access2000格式，旧数据库文件转换成Access 2002数据库文件后就不能在Access 2000或Access 97下打开。将Access 2002版本的文件转化为Access 97文件，操作方法：1. 在Access 2002中打开源数据库“迷你超市业务信息管理系统1”；2. 选择“工具”菜单中“数据库实用工具”中的“转换数据库”子菜单的“转换为Access 97文件格式”命令；3. 选择新文件的位置和名称，单击“保存”按钮即可。注意：将Access 2002文件格式转换为Access 2000或Access 97，有些特性由于某种原因版本不支持而丢失。在Access

14、2002中使用Access 97文件时，系统会弹出如图2.24所示转换/打开数据库提示框，读者可以转换或打开数据库文件，如果选择打开按钮后，在Access 2002中将只能查看数据库，不能对其修改。 图2.24所示转换/打开数据库提示框 若想保护数据库不被别人使用、修改及窃用，用户可以给数据库设置用户密码。设置数据库用户密码后，一旦需要更换或修改密码，可以撤消原密码，再对数据库用户密码进行重新设置。复杂的安全设置参见第11章。设置数据库密码操作方法：1. 以独占方式打开数据库；2. 在“数据库”窗口，打开“工具”菜单，选择“安全”选项，再选择“设置数据库密码”选项，进入“设置数据库密码”窗口，

15、如图1.25所示 ；图1.25设置数据库密码对话框 3. 在“设置数据库密码”窗口，先输入数据库用户密码，再输入4. 验证码；5. 当确认“密码”文本框内输入的数据与“验证”文本框内输入的数据完全相同时，再按“确定”按钮，结束数据库用户密码的设置；6. 选择“安全”子菜单中的“加密/解密数据库”命令，系统会提示读者把加密的数据库保存为新的文件，至此所有的加密工作结束；7. 如要撤消密码，选择“安全”子菜单中的“撤消数据库密码”，系统会提示读者输入密码，如图1.26所示。 图1.26 “撤消数据库密码”对话框 注意：密码中若使用英文字母要注意大小写之分，另外，数据库密码用户必须牢记密码，一旦忘记

16、，连自己都无法打开设有密码的数据库,设计密码必须用独占方式打开要数据库。 练习与思考利用“库存控制”模板向导创建一个数据库并转化成Access2002版本及Access 97版本。创建一个空的数据库，将第1题所建的数据库中的数据表分二批进行导入和链接，观察导入和链接有什么不同？将第1题所创建的数据库拆分并设置数据库密码。 3. 在“数据库”选项卡上，单击要创建的数据库类型的图标，如“资源调度”,然后单击“确定”，进入“文件新建数据库”对话框； 4. 在“文件新建数据库”对话框中，指定数据库的名称和位置，如图2.2所示； 图2.2 数据库保存对话框 5. 然后单击“创建”，进入“数据库向导对话框”之一，如所示；图2.3“数据库向导对话框”之一 在Access2002中有两种从外部获取数据的方法：导入和链接。这些外部数据源可以是Access数据库、文本文件夹、Excel、FoxPro、SQL Server数据库等，当我们建立了一个空的数据库后，如果外部数据已存在，就