工程项目管理中档案资料质量的控制

1、工程项目管理中档案资料质量的控制工程项目管理是以工程项目为对象的系统管理方法,通过一个临时性的特地性的柔性组织,对项目进行高效率的计划、组织、指导和掌握,以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。它可以被称为一项复杂的管理过程。工程项目管理的目标是完成工程项目任务,其中包括工程档案的审核与归档。工程项目管理部门档案资料质量的掌握重点在以下三个方面:施工图设计文件(含变更)、厂家资料、现场施工文件。 1、施工图设计文件(含变更)质量的掌握: 施工图设计文件由设计院编制,是现场施工的依据,也是编制竣工图的依据。X省石化炼油千万吨改扩建工程由洛阳院、南京院、中元公司、东华科技股份有限公司

2、等多个设计单位设计,各设计院有其独特的编制方式,如洛阳院的设计文件以文表号代替专业,不再在图标中增加“专业”栏,南京院的图纸可能出现图纸、目录、分目录同时出现在一个目录号中,而中元公司的设计图纸的图号则由工号、专业、年号等组成,各专业一目了然,不足之处则是同一个项目可能有多个工号,同一工号可能有数个总目录,给人以混乱的感觉。各设计院所出的变更单也基本存在工程名称、单元名称、项目号、图号等与规定的有所差异,重号、缺号状况较为普遍,并有大量的传真件、大量的变更内容。同时,代材单、变更单不注明原图号,给编制竣工图增加了难度。 做好设计文件质量的掌握,首要的一点是资料人员要了解各设计院的特点,做好验核

3、工作,验核的要求包括:清单与实物是否相符,目录与内容是否全都;图纸的工程名称、单元名称、项目号、图号等是否与规定的全都;本次来图与历次的来图有无矛盾或错误,代材单、变更单、工程联络单是否规范、有无重号或空号,存在哪些复印件、传真件,修改量大约占多少等状况。来目录时核该目录及目录下的全部文件,来分目录时核整个专业的全部文件,来总目录或总分目录时核整个装置或单元的全部文件。验核应做到:发觉问题准时进行汇总、处理,不能准时处理的应做好跟踪。全部设计文件存在的问题都应在项目中交前全部解决。 2、厂家档案质量的掌握 厂家档案资料由厂家供应,经选购方验核后移交,有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内

4、容,包括设备、仪器、仪表和材料等多种类别,有国产和进口之分,资料本身复杂繁多,加之涉及厂家多,各厂家提交的资料又各有其特点,状况复杂,给厂家资料的验核工作增加了不少难度。一般状况下,商务合同及其技术附件会对厂家应提交的资料有一个要求(也有未要求提交资料的),就我厂而言,参与签订合同的部门有选购部门、使用单位、专业管理部门等,工程管理单位及档案管理部门被排解在外,而在厂家提交资料时,选购人员不予把关,在将资料发给使用和管理部门后,这些部门也很少核实其完整性,造成长期以来工程管理部门只能是被动的接收,即交什么收什么。而商务合同或协议的多头签订造成归档难,档案部门难以了解项目的应交资料状况,也只能是

5、被动的归档。 厂家档案资料包含了物供中心选购部分(即甲方选购)及EPC项目由总包单位选购的部分。对于甲方选购部分,档案部门经过一段时间艰苦的摸索,略有成效,基本上能保证主要的资料收集齐全:基本上做到按要求领取及验核,如,要求物供中心供应移交清单并需注明项目名称、设备仪器仪表名称及位号、资料名称等,并进行验核清单与实物是否对应,每台设备是否至少有一份原件能满意档案的要求(干净、清楚、签章齐全),压力容器应同时有竣工图章和压力容器设计资格章等。并结合经验,主动出击,避免随机资料不齐,给归档工作增加难度,如:机泵的随机资料除了泵本身的性能曲线、使用说明书等外,一般应有电机的使用说明书(利旧除外);新

6、氢压缩机组应包括压缩机部分、水站、油站、压力容器及配套的仪表、电气资料等。在没有合同或协议的状况下,对照设计图纸,了解选购状况及应提交的资料,争取在工作中处于主动,准时做好催交工作,迫使业务人员重新重视,对照合同或协议检查厂家资料,完善所交资料。对于EPC项目,档案部门曾寄期望于EPC单位的规范管理和有效掌握,只是在合同中予以明确和规范,在施工过程中只是针对易于忽视的问题做了适当的提示,结果发觉厂家不按合同汇总移交,EPC单位质检人员不专心把关,造成随机资料归档不齐。虽然最终EPC单位不得不为此付出代价,但在一定程度上影响了归档时间。针对EPC项目厂家资料质量有所失控的状况,档案部门适当完善了

7、做法:规范合同内容;全面了解施工图纸中应选购的设备仪器仪表状况,并进行汇总;要求EPC单位准时移交商务合同及其技术附件,并把资料内容补充到汇总表中;要求供使用及专业管理部门的资料提前移交,以把握厂家资料供应的进度和初步审核资料状况,准时做好反馈和督促EPC单位进行完善,尤其是做好厂家现场安装调试资料的准时收集。 3、施工文件质量的掌握 做好施工文件的质量掌握,档案、资料人员、项目经理、监理工程师等都各有其责任,档案人员从档案的角度进行把关,其他方是从工程内容上负责。项目资料员是项目管理和档案管理的桥梁,应担当比档案人员更大的责任,即不只是从档案的角度把关,也要从工程的角度把关。项目资料员从工程

8、角度进行把关,与项目经理和监理工程师的把关,有一定的互补性资料员清晰项目共包含哪些的内容(图纸),现场人员则更清晰施工单位提交的这些内容是否符合实际。 档案资料管理是工程管理的一部分,工程的内容体现在项目图纸之中,若干套图纸构成一个完整的项目,这一点,项目管理、资料管理和工程监理都必需清晰,因而,项目管理单位应做好:下达计划要科学,图纸发放要严格按计划,资料的归档严格依据图纸的发放状况,如此环环相扣,方可做好资料工作。 进行施工文件的质量掌握,主要分以下几步:对照合同、计划及图纸发放状况,验核竣工图及设计变更单是否齐全;验核交工记录是否齐全;验核设计变更是否已全部在施工图上体现;验核全部资料是

9、否符合归档的要求,包括:表格的填写、会签、盖章,综合卷册及专业卷册组卷是否合理,竣工图的折叠是否符合规范等。 档案资料质量掌握包含在整个项目管理的过程中,上述的一点尝试虽不愧为行之有效的方法,但在实际的操作中,遭遇的困难也是显而易见的,主要有: 由于项目复杂,涉及多套装置或单元同时进行,工期紧,在一切为了进度的前提下,出现了大量的设计变更。一方面,无论是设计单位编制最终版施工图还是施工单位编制竣工图,均不能全面反映真实的最终状况,遗漏现象较为严重;另一方面,项目经理、质监工程师及监理工程师往往一人负责多个项目,现场任务重,未能尽职做好交工资料的审核工作。 制度不健全。资料作为档案的前身,没有一

10、个主管单位,也没有一个完整规范的管理制度。如的设计文件发放暂行规定仅规范了内部发图的程序,对设计院的设计出图并没有统一的规定;随货资料的管理规定仅规范了作为甲方的选购部门选购时随货资料的内容和份数,并没有规范资料的质量及验核的责任,更没有包括对EPC项目中随货资料的管理要求。 设备仪器仪表的选购合同及技术协议的签订没有固定的主管部门,造成技术协议归档困难,按协议执行的难度也大。 各施工及工程管理单位,大多不重视档案资料工作,一些施工单位无资料员,有资料人员的单位也往往将资料员按最低的待遇,在一定程度上打击了人员的积极性。对项目管理单位而言,一方面,在施工阶段,需要和着现场紧急的节拍而忙着资料的

11、验发,同时需兼顾归档的要求和为归档而预备,另一方面,在工程完工后,又要忙着交工资料的编制和审核,无休无止,成了整个项目阶段最饱和和繁忙的岗位,而资料岗位却是唯一的一个享受“二线”待遇的技术岗位(甚至低于招标和计划人员),因而,存在责任心不强、人心不稳的状况,一些资料员干脆就装聋作哑,不专心把关就直接移交档案馆,等档案馆发觉问题再来解决。 如何在项目管理过程中进行档案资料质量的掌握,对国内的工程项目管理来说是一个盲点,广州石化千万吨炼油改扩建工程自然不能独善其身,需要有一个循序渐进的过程。将资料工作交由档案部门统一管理,即使工程管理更结合档案的要求进行,又使档案人员更接近工程、了解工程,削减双方之间的重复工作,虽然对本已满负荷的档案部门而言增加了不少工作量,但可通过适当的增员解决;对于特地的项目管理单位、施工单位,应培训档案资料人员,让资料人员同时既是档案专业人员,又是工程或工程