文书档案讲稿

1、乐至县教育系统档案管理乐至县教育系统档案管理乐至县教育局乐至县教育局 罗洪军罗洪军 中共乐至县委办公室乐中共乐至县委办公室乐至县人民政府办公室关于加强新农至县人民政府办公室关于加强新农村建设档案工作的实施意见村建设档案工作的实施意见（乐（乐委办发委办发201240号）号）根据时间：2014年03月14日(星期五)通过电子方式已发到全县各中小学邮箱乐档发20145号资阳市档案局资阳市教育局关于印发资阳市中小学档案管理办法和资阳市中小学档案归档范围及保管期限表的通知学校档案主要有：学校档案主要有： 文书档案、文书档案、基建档案、基建档案、 财务档案、财务档案、 根据：根据：关于抓紧做好创建关于抓紧

2、做好创建省级新农村建设档案示范镇验收省级新农村建设档案示范镇验收准备工作的通知准备工作的通知（乐新村档办（乐新村档办20135号）号）教师个人档案等。教师个人档案等。档案管理工作的内容档案管理工作的内容 一一.档案收集档案收集 二二.档案分类档案分类 三三.档案排列档案排列 四四.档案编号档案编号 五五.档案装订档案装订 六六.档案编目档案编目 七七.档案装盒档案装盒 八八.装橱装橱 文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布

3、部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念

4、主要在中国使用，有的档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。 l（一）（一）档案收集工作的档案收集工作的内容内容 1、档案室的收集（归档、平时收、档案室的收集（归档、平时收集）集） 2、档案室的收集范围、档案室的收集范围 （1）.本单位各种门类和载体的档案本单位各种门类和载体的档案 （2）.与本单位业务工作有关的资料与本单位业务工作有关的资料 （3）.代管与本单位有关的撤销或合代管与本单位有关的撤销或合并机关的档案并机关的档案一、档案收集一、档案收集l 归档范围，是指在一个单位产生的所有文件归档范围，是

5、指在一个单位产生的所有文件中需要归档的部分。国家档案局中需要归档的部分。国家档案局1987年形成的年形成的机关文件材料归档和不归档的范围机关文件材料归档和不归档的范围中指出：中指出：l凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。的文件材料均属归档范围。l 确定归档范围时，应以本单位工作活动为主，确定归档范围时，应以本单位工作活动为主，突出本单位基本职能活动和中心工作。外单突出本单位基本职能活动和中心工作。外单l 位位 文文 件，不件，不 论论 是是 上上 级级 同同 级，还级，还 是下是下 级级 ，l应以是否与本单位有直接关系，本单位

6、是否需应以是否与本单位有直接关系，本单位是否需要办理，即是否参与活动为文件归档的出发点，要办理，即是否参与活动为文件归档的出发点，l切不可搞切不可搞“有文必档有文必档”。不管文件的来源和价。不管文件的来源和价值，凡是文件都归档，这种做法是错误的。同时，值，凡是文件都归档，这种做法是错误的。同时，也不能将有价值的、属于归档范围内的文件遗漏也不能将有价值的、属于归档范围内的文件遗漏了。了。（二）档案收集工作的意义（二）档案收集工作的意义l 档案收集工作是整个档案工作中档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，做好收集工作极为重要的一个环节，做好收集工作有着十分重要的意义有着十分重要的意义 。

7、l 1、收集工作是档案工作的起点、收集工作是档案工作的起点 l 2、收集工作是衡量档案馆、收集工作是衡量档案馆(室室)工工作质量的重要标尺作质量的重要标尺 l1、收集到有残缺档案，请用A4纸修裱好。l2、收集到有大于A4纸档案，请折叠成A4l纸大小。l分类分类l 归档文件可以采用年度归档文件可以采用年度机机构构(问题问题)保管期限或保管期保管期限或保管期限限年度年度机构机构(问题问题)等方法进等方法进行分类。行分类。同一全宗应保持分类方同一全宗应保持分类方案的稳定。案的稳定。l1.按年度分类按年度分类l 将文件按其形成年度分类。将文件按其形成年度分类。l2.按保管期限分类按保管期限分类l 将文

8、件按划定的保管期限分类。将文件按划定的保管期限分类。l3.按机构按机构(问题问题)分类分类l 将文件按其形成或承办机构将文件按其形成或承办机构(问题问题)分类分类(本项可以视情况予以取舍本项可以视情况予以取舍)l 归档文件应在分类方案的最低归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列表等成套性文件可集中排列。l三、排列三、排列（全宗号）（全宗号）（年度）（年度）（室编件号）（室编件号）（机构或问（机构或问题）题）（保管期限）（保管期限） （馆编件号）（馆编件号）归档章样

9、归档章样 （单位：（单位：mm）归档章样归档章样 （单位：（单位：mm）l四、编号四、编号l l 归档文件应依分类方案和排列归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上端顺序逐件编号，在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设内容。归档章设全宗号、年度、保全宗号、年度、保管期限、件号管期限、件号等必备项，并可设置等必备项，并可设置机构机构(问题问题)等选择项等选择项。例如某某学校例如某某学校l把会生锈的金属除去l缝纫机左侧轧边、“三孔一线”；不锈钢订书钉l装订演示l目录项目，一式两份，目录封面，一式一份。目录项目1、件号2、责任者3、文

10、号4、题名5、日期6、页数7、备注电子表格此归档文件目录一式两份 （1 1）正本与定稿为一件）正本与定稿为一件; ; （2 2）正文与附件为一件）正文与附件为一件; ; （3 3）原件与复制件为一件）原件与复制件为一件; ; （4 4）转发文与被转发文为一件）转发文与被转发文为一件; ; （5 5）来文与复文可为一件；）来文与复文可为一件； （6 6）文件签批单与正文为一件；）文件签批单与正文为一件； （7 7）会议记录、报表、名册、图册等一册、）会议记录、报表、名册、图册等一册、本为一件；本为一件； （8 8）一个事由紧密联系的相关文件一个事由紧密联系的相关文件可可为一件；为一件； （9 9

11、）汉文本与少数民族文本为一件；）汉文本与少数民族文本为一件； （1010）中文本与外文本为一件。）中文本与外文本为一件。 2 2责任者责任者：一般填写发文机关：一般填写发文机关 3 3题名题名：一般填写原文件标题。文件：一般填写原文件标题。文件没题名或题名不完整的，除原题名照抄外，没题名或题名不完整的，除原题名照抄外，还应根据文件内容重新拟写或补充题名，还应根据文件内容重新拟写或补充题名，并加并加“ ” ”号号。（如）。（如） 4 4日期日期：填写文件的形成时间，用：填写文件的形成时间，用8 8位位阿拉伯数字标注公元纪年（如阿拉伯数字标注公元纪年（如20082008年年4 4月月1616日，应

12、填写日，应填写2008041620080416）。）。 5 5页数页数：填写每一件归档文件的实际：填写每一件归档文件的实际有效页数。有效页数。 6 6备注备注：填写归档文件需补充和说明：填写归档文件需补充和说明的情况（如文件缺损、修改、移出、销毁、的情况（如文件缺损、修改、移出、销毁、插入等。如果备注栏内容太多，可用插入等。如果备注栏内容太多，可用* *表表示，然后在备考表中注明相关内容）。示，然后在备考表中注明相关内容）。 乐招委乐招委201333号号件号件号 责任者责任者文文 号号题题 名名日日 期期页数页数 备注备注 乐招委201333号关于做好2013年全国成人高考工作的通知1乐至县大

13、学中乐至县大学中专招生委员会专招生委员会关于做好关于做好2013年全国成人高考工作的通知年全国成人高考工作的通知2013101052乐至县教育工会通知转发四川省女职工大病互助保险工作的通知201403048通知归档文件目录归档文件目录 全宗名称：全宗名称：平泉县档案史志局平泉县档案史志局 全全 宗宗 号：号：00880088 年年 度：度：20082008 保管期限：保管期限：永久永久 机构问题：人事机构问题：人事l1.归档文件目录l2.档案l3.备考表l4.脊背项目l无酸纸档案盒是各个机关和单位档案管理部门整理和装订储存文件的装具！通常无酸纸裱糊制作的档案盒，由于无酸纸不含酸性另采用国际上先

14、进的AKD中性施胶工艺、无酸腐蚀，使档案可以长期保存、不变质、不褪色、具有防虫、防霉等特点，对装订在盒子内的档案文件没有腐蚀破坏，使用方便，现在全国都在逐步无酸纸档案盒替换掉过去老式笨重的纸板档案盒和牛皮纸档案盒。文书档案盒*县统计局县统计局50 2008 永久永久1281 人事人事备考表备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。和日期。 盒内文件情况说明：盒内文件情况说明：填写盒内文件填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人：负责整理归档文

15、件的人员整理人：负责整理归档文件的人员姓名。姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。量的人员姓名。n 按照档案分类方法和目录装订方式，按照档案分类方法和目录装订方式，将已经整理好的文书档案按次序进行装橱将已经整理好的文书档案按次序进行装橱和上架。和上架。n 不同的分类方法和不同的目录装订形不同的分类方法和不同的目录装订形式，其档案上架装橱的方式也不一样。式，其档案上架装橱的方式也不一样。 二级分类上架装橱的方式如下：二级分类上架装橱的方式如下：档案柜：属办公家具系列。即用来保存档案资料的柜子；是比较传统的保存档案的装具，通常是指带盖的箱子和有门的柜子。

16、一般以木材或金属制成，有的还做成组合式，分开为箱，叠放成柜。其优点是能有效地防尘和阻止其他有害物质的侵袭，而且搬运挪动便利；缺点是造价高，占据库房有效空间大，单位面积存储量小。档案柜金属制档案柜优点：防火、防潮、防鼠、防尘、轻巧。科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。1.工业生产技术档案工业生产技术档案 2.农业生产技术档案农业生产技术档案l3.基本建设档案基本建设档案 4.设备档案设备档案l5.科学研究档案科学研究档案 6.医疗卫生档案医疗卫生档案l7.天文档案天文档案 8.

17、气象档案气象档案l9.地质档案地质档案 10.测绘档案测绘档案l11.地震档案地震档案 12.水文档案水文档案l13.环境保护档案环境保护档案档号：档案的编号案卷题名：应简明准确揭示卷内文件的内容立卷单位：案卷的形成单位起止日期：卷内文件的起止日期保管期限：对照保管期限表，从案卷保管单位的角度确定是永久、长期、短期密级：文件自然形成的绝密、机密和秘密依据保密规定填写。没有密级的可不填写，不能写“普通”、“无密”等字样保管期限档号案卷题名（案卷脊背式样）项目内容用碳素墨水直接写在脊背上。填盒号填写：短期、长期、永久如：乐至县某某学校新建学生食堂（综合类）填写：如20121.文字说明基本内容包括事

18、由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。l2.编写文字说明的要求：l(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；l(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。l(3)文字简洁、语言通顺；l(4)时间用8位阿拉伯数字表示。文字说明的编写文字说明的编写l所谓光盘档案是指利用激光进行图像、声音信息写入和读出的具有参考、凭证、艺术价值并归档保存的一种圆盘形记录载体。l光盘档案的概念光盘档案说明光盘档案说明样式（每张光盘详细说明）样式（每张光盘详细说明）全宗号目录号分类号卷号盘号光盘名称刻录人刻录日期教师个人档案教师个人档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考