效率达人-超效能工作管理60招ppt课件

1、效率達人效率達人-超效能工作管理超效能工作管理60招招商週出版商週出版中島孝志中島孝志/ /著著譯者：朱麗真譯者：朱麗真書摘製作人：書摘製作人： 盧冠諭盧冠諭JerryJerry） ：jerrylufamily.twjerrylufamily.tw內容大綱內容大綱效率達人總是很快抓到工作要領！立刻化思考為行動！隨時思考改善工作的方法！ 工作速度的快慢無關智商，也不是幹勁，最重要是掌握工作訣竅！ 提升效率就是這麼簡單： 從最重要的工作做起。 擅用歸檔技巧及工具。 提早15分鐘開始工作。 事先做好心及任务的準備。 掌握自己工作效率最好的時間。 建立正確的工作態度、遵循簡明的工作守則，您也能成為工作

2、達人！ (摘自博客來網路書店)2/26本書閱讀心得本書閱讀心得 本週與大家分享的好書為：效率達人-超效能工作管理60招，在現今忙碌的職場中，不知你是否跟我一樣，加班成為了常態，如何利用有限的工作時間，將手頭上的工作完成，又要確保工作品質，相信已經成為你我不斷在內心中詢問自己的一個問題，而本書作者提出了一些能有效的增進工作效率的看法，希望在閱讀完本份書摘後能對於大家工作效率之提升能有幫助。 冠諭3/26第一章第一章有效率的人涉獵的範圍更廣！有效率的人涉獵的範圍更廣！記住這點，工作速度會越來越快！4/26 有效率，讓你心想事成！有效率，讓你心想事成！ 試問：有效率的人與動作遲緩試問：有效率的人與動

3、作遲緩的人最大的差別在哪裡呢？的人最大的差別在哪裡呢？ 答案是：這兩種人的運勢將完全答案是：這兩種人的運勢將完全不同。不同。 總之，一定要搶先！總之，一定要搶先！ 速度對於成就一項任务而言速度對於成就一項任务而言很重要。很重要。 大家只會記得第一，不會記得第二。大家只會記得第一，不會記得第二。 工作越快完成，好工作將源源而來工作越快完成，好工作將源源而來 每個人要具備一定要搶先對手的每個人要具備一定要搶先對手的競爭意識，工作速度就會越快。競爭意識，工作速度就會越快。 每一項工作都有期限，不管做得多好，每一項工作都有期限，不管做得多好，若無法在期限內完成，就毫無價值。若無法在期限內完成，就毫無價

4、值。5/26 快速進行，順勢而為，運氣也會跟著快速進行，順勢而為，運氣也會跟著變好！變好！ 有氣勢的回話等於工作速度。有氣勢的回話等於工作速度。 運氣來自氣勢，有了氣勢再加上速度，運氣來自氣勢，有了氣勢再加上速度，作什麼都能順利，運勢自然就會變好。作什麼都能順利，運勢自然就會變好。 不要說過一陣子、總有一天不要說過一陣子、總有一天 放著待處理的工作不管，只會不放著待處理的工作不管，只會不斷累積工作量，終至無法收拾。斷累積工作量，終至無法收拾。 保持最佳狀況，不再掛念上一件工作保持最佳狀況，不再掛念上一件工作的表現的表現 為了能做出正確的判斷、指示以及建為了能做出正確的判斷、指示以及建議，絕對不

5、可把上一件工作所產生的議，絕對不可把上一件工作所產生的情緒帶入下一件工作當中。情緒帶入下一件工作當中。6/26 從結果反向推演，而非從頭從結果反向推演，而非從頭規劃規劃 工作效率高的人，具有敏銳的直工作效率高的人，具有敏銳的直覺，能夠快速地察覺端倪，看到覺，能夠快速地察覺端倪，看到結束為止的整個過程，進而掌握全結束為止的整個過程，進而掌握全局。局。 故意安排非整點的時間故意安排非整點的時間 非整點的時間反而能帶動大家守時的非整點的時間反而能帶動大家守時的意識。意識。 事先做好心理的準備與工作的事先做好心理的準備與工作的準備準備 待命就是做好心理的準備與待命就是做好心理的準備與工作的準備。工作的

6、準備。7/26 多向思考，平行處理工作多向思考，平行處理工作 工作分為兩種：專業工作分為兩種：專業work） V.S 例行公事例行公事job）；專業是要處理有）；專業是要處理有目標性的工作，必須集中精神處理；目標性的工作，必須集中精神處理；例行公事不需要太費神。例行公事不需要太費神。 但是千萬切記：與客戶洽商、決定但是千萬切記：與客戶洽商、決定拜訪時間時，絕對不能分心。拜訪時間時，絕對不能分心。 每天提早十五分鐘開始工作每天提早十五分鐘開始工作 早上加班比晚上加班好。早上加班比晚上加班好。 不管結果如何，都要立即獲得答案不管結果如何，都要立即獲得答案 重複提出可不可以現在就告訴我你重複提出可不

7、可以現在就告訴我你們的想法？可以增加成功的機會，們的想法？可以增加成功的機會，並且可以訓練敏銳度。並且可以訓練敏銳度。8/26 將工作重心專注在擅長的部分將工作重心專注在擅長的部分 在你的長處上累積成功在你的長處上累積成功-彼得杜拉彼得杜拉克克 用自己的強項孤注一擲用自己的強項孤注一擲-傑克威爾傑克威爾許許 自己不擅長的工作請別人代勞自己不擅長的工作請別人代勞 找到和自己互補的人，不但節省時間，找到和自己互補的人，不但節省時間，也能提升成效。也能提升成效。 瞭解工作的輕重緩急，從最重要的工瞭解工作的輕重緩急，從最重要的工作做起作做起 重要度大的工作要最優先處理。重要度大的工作要最優先處理。 嚴

8、守自己決定的優先順序，從重要性嚴守自己決定的優先順序，從重要性高、貢獻度大的工作先著手，快速完高、貢獻度大的工作先著手，快速完成。成。9/26第二章第二章運用智慧提升工作效率！運用智慧提升工作效率！用快速腦力提高效率10/26 頭腦比桌子更需要整理頭腦比桌子更需要整理 有效率的人，不只工作速度快，就是有效率的人，不只工作速度快，就是花在前置作業的時間也極短。花在前置作業的時間也極短。 能判斷輕重緩急，並做好事前準備工能判斷輕重緩急，並做好事前準備工作作 列出一份在零碎時間可以完成的列出一份在零碎時間可以完成的工作清單工作清單 將同質性的工作安排在一起處理將同質性的工作安排在一起處理 有效率的人

9、懂得分批處理工作。有效率的人懂得分批處理工作。 工作大概可以分為思索、閱工作大概可以分為思索、閱讀、書寫、交涉、會議讀、書寫、交涉、會議這幾類，我們可以將同類的工作合併這幾類，我們可以將同類的工作合併處理。處理。11/26 成效高的工作要最優先處理成效高的工作要最優先處理 將工作分成緊急、重要、將工作分成緊急、重要、重要且緊急三種重要且緊急三種 處理順序為重要且緊急、處理順序為重要且緊急、 重重要、要、 緊急緊急 將資料統一做成將資料統一做成A4大小大小 利用三色檔案夾做好歸檔工作利用三色檔案夾做好歸檔工作 確實做好縱向確實做好縱向/橫向橫向/斜向的溝通斜向的溝通 有效率的人絕對也是勤做公司內

10、部溝有效率的人絕對也是勤做公司內部溝通的人。通的人。 不斷的溝通可以讓對方做好心情的不斷的溝通可以讓對方做好心情的準備與狀態的準備。準備與狀態的準備。12/26 商業文件只看必要的部分商業文件只看必要的部分 簡潔、清楚、明白易懂，乃商業文件簡潔、清楚、明白易懂，乃商業文件的重點。的重點。 有效率的人當然珍惜時間，不但自己有效率的人當然珍惜時間，不但自己的時間重要，別人的時間也很重要。的時間重要，別人的時間也很重要。 書面報告建議：一行結論、三行說明書面報告建議：一行結論、三行說明理由、必要時附上參考資料及必要的理由、必要時附上參考資料及必要的資料。資料。 柏拉圖法則集中火力在前面的柏拉圖法則集

11、中火力在前面的百分之二十百分之二十 即八十二十法則。即八十二十法則。 運用運用ABC理論將客戶分成三類理論將客戶分成三類 依比率區隔客戶，藉以集中火力，將依比率區隔客戶，藉以集中火力，將人員、經費集中在會賺錢的客戶上。人員、經費集中在會賺錢的客戶上。13/26第三章第三章將一個小時變成三個小時！將一個小時變成三個小時！工作速度越來越快的時間魔法14/26 故意將時間安排得較寬鬆故意將時間安排得較寬鬆 善用時間的技巧在於多爭取時間，讓善用時間的技巧在於多爭取時間，讓工作完成時間表能多點空間，創工作完成時間表能多點空間，創造出利己的彈性與平衡。造出利己的彈性與平衡。 事先預備創意靈感事先預備創意靈

12、感 隨時作筆記，將創意靈感記錄下來。隨時作筆記，將創意靈感記錄下來。 見面前先寄謝函見面前先寄謝函 業務是一項需要別人關照的工作，業務是一項需要別人關照的工作，在人際的互動上，唯有出奇制勝才能在人際的互動上，唯有出奇制勝才能掌握機先，取得主導權。掌握機先，取得主導權。 多打電話請益，徹底活用別人智慧多打電話請益，徹底活用別人智慧 不找藉口，先做在說不找藉口，先做在說15/26 一定要有嚴格的時間限制一定要有嚴格的時間限制 根據統計，每個上班族一年平均花一根據統計，每個上班族一年平均花一五五0個小時在找東西，以一天工作七個小時在找東西，以一天工作七小時來計算，大概二一五天。小時來計算，大概二一五

13、天。 給自己設限，用心檢視每天習慣給自己設限，用心檢視每天習慣做的每件工作，思考如何縮短時間。做的每件工作，思考如何縮短時間。 有時不須對客戶言聽計從，要堅定地有時不須對客戶言聽計從，要堅定地說說NO！ 有建設性的有建設性的NO ，客戶是願意聽，客戶是願意聽的。的。 不直接告訴客戶做不到而是建議不直接告訴客戶做不到而是建議這麼做的話應該可行，至於要不這麼做的話應該可行，至於要不要接受就是客戶的事了。要接受就是客戶的事了。 貫徹提早五分鐘行動的精神貫徹提早五分鐘行動的精神16/26 要勤於向客戶與上司報告工作進度要勤於向客戶與上司報告工作進度 目的有三：強調事情仍然在進行中、目的有三：強調事情仍

14、然在進行中、不讓對方忘記、不讓對方擔心：那不讓對方忘記、不讓對方擔心：那件事進行得如何了？件事進行得如何了？ 請注意！沒有任何變化這個訊息請注意！沒有任何變化這個訊息也是很重要的報告。也是很重要的報告。 模拟效率達人模拟效率達人 想要儘快地掌握工作技巧，其訣竅就想要儘快地掌握工作技巧，其訣竅就是直接模仿好範例。是直接模仿好範例。 做法：仔細觀察、邊看邊學，並與他做法：仔細觀察、邊看邊學，並與他做同樣的事、完全學會之後，再試著做同樣的事、完全學會之後，再試著加上自己的風格。加上自己的風格。 縮短會議時間，討論結束後立即散會。縮短會議時間，討論結束後立即散會。17/26第四章第四章充分利用圖表與記

15、事本！充分利用圖表與記事本！讓工作速度奇蹟般變快的規劃技術18/26 看出條理，掌握整體看出條理，掌握整體 有效率的人不會只專注在自己的工作有效率的人不會只專注在自己的工作上，也會同時留意周圍的狀況，並且上，也會同時留意周圍的狀況，並且注意與自己工作有關的所有動態。注意與自己工作有關的所有動態。 活用記事本，作為達成目標的工具活用記事本，作為達成目標的工具 內容包括：設定目標、往前推算、列內容包括：設定目標、往前推算、列舉應做的工作。舉應做的工作。 利用四色原子筆區分工作的性質利用四色原子筆區分工作的性質 用顏色區分區分客戶屬性。用顏色區分區分客戶屬性。 善用便利貼，事情完成就撕去善用便利貼，

16、事情完成就撕去 做出同組成員一目了然的行程表做出同組成員一目了然的行程表 讓彼此清楚要如何配合，將有限資源讓彼此清楚要如何配合，將有限資源的績效發揮到最大。的績效發揮到最大。19/26 只留下最低限度的名片只留下最低限度的名片 將名片依照重要性放到以下幾個地方：將名片依照重要性放到以下幾個地方：旋轉式名片整理機、檔案夾、名片盒。旋轉式名片整理機、檔案夾、名片盒。 以流程圖處理複雜的工作以流程圖處理複雜的工作 將工作流程圖像化。將工作流程圖像化。 為隔天做好準備再回家為隔天做好準備再回家 切記！一項工作的成敗，有八成取決切記！一項工作的成敗，有八成取決於準備是否得當。於準備是否得當。 靈活運用手

17、腕取得約會靈活運用手腕取得約會 可以嘗試以下幾種方法：抬高身價法可以嘗試以下幾種方法：抬高身價法name drop），大方的提出對手），大方的提出對手公司也引進了相關產品，以吸引對方公司也引進了相關產品，以吸引對方的注意、找機會直接見面。的注意、找機會直接見面。 透過介紹深入核心透過介紹深入核心20/26第五章第五章效率達人會使用減法思考！效率達人會使用減法思考！一掃低效率的奇蹟專注力21/26 一拍即響、快速反應一拍即響、快速反應 有效率的人，很多都是急性子的人。有效率的人，很多都是急性子的人。 不想重做，就要當場確認不想重做，就要當場確認 提案時，三個重點就好提案時，三個重點就好 有效率的

18、文案，提案人會以自己最中有效率的文案，提案人會以自己最中意的意的A案為主，再想出兩個略差的；案為主，再想出兩個略差的；也不會請客戶來做選擇，而是自己先也不會請客戶來做選擇，而是自己先做好決定；更不會用不相上下的點子做好決定；更不會用不相上下的點子來自找麻煩。來自找麻煩。 練習在三十秒內說明重點練習在三十秒內說明重點 為工作品質加一台為工作品質加一台 意思是說讓品質更上層樓意思是說讓品質更上層樓 專業人士隨時在思考怎樣做才能做專業人士隨時在思考怎樣做才能做得更好？得更好？22/26 知道何時可以忙裡偷閒知道何時可以忙裡偷閒 無法確實瞭解工作的緩急及優先順無法確實瞭解工作的緩急及優先順序，絕對無法忙裡偷閒。序，絕對無法忙裡偷閒。 準備三套備案準備三套備案 我們可以根據以下三種結果，事先想我們可以根據以下三種結果，事先想好面臨