办公室工作应具备的四种意识

1、办公室工作应具备的四种意识办公室作为一个单位或机构的综合性部门，是信息交互的枢纽，需要对来 自单位内部各部门之间的信息、外部各单位的信息、甚至社会上针对本单位所 产生的关联信息等，进行高精度的匹配、处理和反馈。做好上述工作需具备四 种意识。一、要有大局意识，善于谋事。大局意识是办公室工作人员应当具备的基 本素质，这是由其服务对象决定的。从分工的角度来看，办公室的服务对象主 要有两大类：一是本单位决策机构，二是单位内部各职能部门以及全体员工。前者从影 响上覆盖全局，后者本身就是全局概念的一种体现。如果全局意识不强，将难 以应对上述两大类服务对象的工作需要。如何强化大局意识：一是充分掌握信息。在掌

2、握国家基本政策和大政方针的基础上，重点了解 与本单位或机构相关的信息。宏观方面，跟踪、了解有关行业发展的信息，把 准方向；中观方面，宜着重梳理上级部门的法规、规定、制度、指导性意见以 及本单位决策机构所作出的涉及本单位全局、长远的决定和意见等，明确边 界；微观方面，宜着重掌握和了解本单位当前的重点任务、内部职能各部门的 主要需求和反馈等，以利于合理用力、提高效率。二是主动匹配信息。办公室所接收到的大部分工作需求和指令，从最原始的状态看，都是单项 离散信息。此类信息可能不完全符合单位既定的工作规则或程序、可能核心价 值不够突出、可能与其他部门的工作内容有重复或冲突等，办公室需要站在全 局角度，运

3、用所掌握的较为全面的信息和规则，对原始、离散信息进行整合、 匹配，确保从各个职能部门发出的带有局部特征的诉求，在执行中能够做到标 准化、程序化、全局利益最大化。二、要有专业意识，要能谋事。从发展的角度看，每个团队都有其核心业 务、核心职能。团队的每一个环节都需以核心业务和职能为焦点，为核心业务 和职能服务。例如在审计部门，办公室虽然不单独直接承担审计任务，但是需 全面了解审计工作流程、审计成果类型、以及审计成果的形成机理。只有精通 业务，才能准确理解业务部门的需求，才能精准执行领导的决策，才能厘清工 作重点和要点，提高相关意见建议的附加价值，提升工作效率。提升专业意识和能力的方式：一是到一线锻

4、炼。审计一线的实战经验是审计人员直观了解业务流程、业 务重点和难点的最佳途径。经过一线锻炼，可避免在综合管理服务中经常出现 的意见、建议虚、大、空的弊病，能够使专业服务更具针对性和可操作性。二 是加大对专业知识的学习。如果无审计一线工作经历、直接从事办公室工作， 宜加强自学主动补足审计业务知识，如审计项目的运转程序、各个环节所对应 的审计资料和标准范式等，最好能够进一步补充相应的财务、审计业务知识， 便于更为深入地把握审计资料的内涵，从而在专业角度提出综合意见和建议。 三是加强与业务人员的沟通。通过沟通，可详细了解相关业务事项的目标、价 值、目前存在的困难、办公室工作所需要把关或完善的内容、下

5、一步的工作举 措或建议等，使专业事项得到专业化的解决，也使办公室工作显现出更强的专 业化价值。三、要有兜底意识，谋事谋成。办公室作为各部门离散信息的汇总部门和 上级决策信息的发布部门，即下情上传的 “最后一棒 ”和上情下达的 “第一棒 ”，对 经手的任何一项工作都要有负责到底的精神，要有兜底意识，做到善始善终。做好兜底工作的方式：一是及时了解工作进度。在分工合作过程中，办公室除了将工作内容按层 次分解至对应的部门外，还需要及时关注其进度，分阶段了解任务完成情况， 并在最后期限前及时提醒，确保工作目标不偏移、工作进度不迟滞、工作成效 良性化。二是及时关注并着手解决工作进程中出现的特殊情况。实际工

6、作中， 相关事项并不一定能够完全按照计划中的方向顺利运行。对于流程中出现的障 碍、矛盾或是困难，办公室应该协助或促使执行部门开展更为充分的调查研 究，并提出合理的解决预案或是建议，必要情况下，报请领导或是决策机构对 相关事项，尤其是矛盾胶着点进行重新审议，或是召开部门联席会议，着力推 动解决问题、解决矛盾、推进进展。四、要有服务意识，谋事谋好。办公室所 处的信息枢纽地位，使其能够比执行部门更直接、更全面地了解领导或是决策 执行机构所做出的决策内涵；也使其能够比领导或是决策执行机构了解更多的来自实践或是一线的信息。上述两方面优势，是办公室做好服务工作的基础， 但要充分发挥上述优势，还需有良好的服务意识，积极地、平和地共享信息。做好服务工作的途径：一是对待上级，在确保信息充分和保真的基础上，做好信息过滤和加工， 不能够将所收集的信息不加甄别地全部上报，否则可能影响决策者的关注焦 点，也可能影响决策过程和效率。二是对待同级甚至下级部门或同事，在确保 符合团队利益和工作程序的前提下，在按需提供信息的同时，还要做好相关规 则和要求的阐释工作，不能够因为是常识性的内容就采取简单粗暴的形式予以 敷衍，否则容易产生理解方面的误差