文件与资料管制程序名师优质资料

1、文件与资料管制程序1. 目的确保文件与资料之流通、应用、处理等得到有效管制，以控制与本标准要求有关的所有文件与资料，确保生产现场各相关场所都使用最新的有效版本。2. 适用范围适用于本公司品质、环境、安全健康系统的文件与资料和客户、供应商提供的相关文件与资料及外部文件与资料之管制。技术资料按“图面文件与技术资料管制程序”管理。3. 定义3.1一阶文件：管理手册3.2二阶文件：程序书、例如：统计技术应用程序等3.3三阶文件：作业指导书、检验标准、操作标准、在制程上需使用之文件与资料3.4四阶文件：表单 / 表格3.5外部文件：客户或公司外所输入的图面与资料或书籍文件（如产品审核等）4. 职责4.1

2、 文件制作、修订、废止、申请：相关部门4.2 文件之拟定、审查、批准一阶文件：管理部主管拟定，管理者代表审查，总经理核准二阶文件：各相关单位拟定，部门主管审查，管理者代表核准三阶文件：各相关单位拟定，相关单位主管审查，部门主管核准四阶文件：随文件中一并审核4.3 文件发行、回收、销毁、列管等：管理部4.4 外部文件与资料由管理部接收并登录，然后将其分发到需要的相关部门，原稿由管理部存档列管，如须转换为公司内部文件，其制、修、废各流程由相关使用部门依一、二、三、四阶文件之拟定、审查、核准之规定进行作业。5. 作业程序流程权责重点说明相关记录 /支持文件文件格式制定管理部1) 由管理部制定公司一、

3、二、三阶附件一文件的制订格式，见附件一；相关部门2) 按权责规定，由相关部门制定、修外来文件审核、批准各项文件；参见附件附件二文件制定二。改3) 修改、废止的权责同上。4) 外部文件按权责分类由各部门部门主管主管审查适用性，批准后由业务“文件修废补N技术部 / 管理部存档原稿。如其申请单”审查？它部门需要时，由其填写“文件法律法规获修废补申请单” ，经附件二权责取程序Y主管审查核准后，由业务技术部N管理者代/ 管理部复印原稿并加盖外部文件管制章，申请部门签收后发行批准？表/ 总经理至申请单位。当此外部文件有修订时，其作业流程同。5) 当外部文件之原稿不能复印，而Y生产现场又需用此外部文件时，（

4、例如：供应商提供的外观限度看板等），由业务技术部对其进附件三行编码列管（其编码作业依附件三之 6“外部文件编号”进行） ， “外部文件管并且在外部文件上盖受控章和总览表”外部文件管制章，同时列入“外部文件管制总览表”中进行管制，其原稿由现场使用部门保管。6) 外部文件由管理部依“外部文件管制总览表”进行管制。制订单位7) 批准后的一、二阶文件由管理部“文件编码规编码文管人员根据“文件编码规定”定”予以编号；8）三阶文件属技术文件类由制订部门发行管理，其余由管理部文管人员依7）执行。对外部文件，由需要部门申请；AA日常管理继Y续适用？使用N修改 /废止申请N审/批？Y修改 /废止 / 补充记录保

5、存管理部 /9) 文件的日常管理见附件四附件四相关部门各部门10) 在文件的使用过程中发现不适“文件修废补用的由原制订单位填写 “文件修 申请单”废补申请单”提出 .各部门11) 各单位有意见或建议反映到制“文件修废补定单位，由制订单位申请修改申请单”权责人员12) 文件的修改和废止的审核和批准，按原制订流程进行审核和核准相关部门13) 对文件的修改、补充及废止执行相关的动作。 文件修改内容应用粗体 / 斜体标识，以便查阅。相关部门14) 相关记录之保存应依记录管记录管制程制程序执行。序6. 相关文件6.1记录管制程序FS-GP-0026.2控制计划管理程序FS-QP-0366.3图面与技术资

6、料管制程序FS-DP-0256.4法律法规获取程序FS-GP-0067. 使用表单7.1文件调阅登记表GR-001-01-A07.2文件管制总览表GR-001-02-A07.3外部文件管制总览表GR-001-03-A07.4 内部外部文件分发签收记录表GR-001-04-A07.5文件修废补申请单GR-001-05-A08. 附件8.1 附件一：一、二、三阶文件的制订格式：1. 封面与文件：管理手册封面、管理手册、程序书、工作说明书的文件头。2. 程序文件正文内容与书写格式：1) 目的：编制文件的目的或意图2) 适用范围：文件适用的范围或领域3) 定义：若使用了非标准的名词或术语（没有使用则写

7、无）4) 职责：负责该作业程序的单位及权责5) 作业程序：具体实施步骤及程序6) 相关文件：在该文件中引用到的其他文件（没有则写无）7) 使用表单：涉及的相关质量记录、表单并附格式于其后（没有则写无）3. 文件内容编写要求：明确具体，便于实施并应阐明 5W1H（ WHY、WHAT、WHO、WHERE、WHEN、HOW）。8.2 附件二：文件制定、审核、批准职责规定文件类别制定审核批准一阶文件：管理部主管拟定管理者代表总经理二阶文件相关单位拟定部门主管管理者代表三阶文件：相关单位拟定单位主管部门主管四阶文件：随文件中一并制定、审核、批准8.3 附件三：文件编码1. 各类文件之制订、修订均须按以下

8、规定进行编码管理。2. 一阶文件（管理手册）编码：F TMM 文件流水编号文件属性公司名称代号3. 二阶文件（程序书）编码： F T P程序文件条文流水号程序文件名称代号主导部门名称代号公司名称代号4三阶文件（作业指导书）编码：Q/W/C 三阶文件流水号管理办法类别代号作业指导书类别代号品质检验标准类别代号主导部门名称代号品质管理（ QC）工程表编码：QC版本号流水号品质管理（ QC）工程表名称代号控制计划表单编码依控制计划管理程序规定作业。、图面与技术资料编码依图面与技术资料管制程序规定作业。5. 四阶文件（表单 / 表格）编码： R 版本号表单流水号二阶文件程序书流水号二阶文件表单名称代号

9、主导部门代号 S 版本号表单流水号三阶文件程序书流水号三阶文件表单名称代号主导部门代号表单上之版本直接列于表单编号后6. 外部文件编码：外部文件如 TS16949：2009 国际质量体系标准、国家标准、政府法规等（含客户、供应商提供的图面与技术资料按图面与技术资料管制程序执行） ，依以下编码管理：E 流水号之分号流水号部门名称代号外部文件名称代号外部文件依其版本为版本，如无版本，则依其发行日期为版本。7. 部门代号C：总经理室F：财务课JH：人力资讯组P：产规物管组G：管理部：保全工技课E ：安环组S ：出货组T：业务技术部Q ：品保课D：开发组M ：制造部X：成型课U：业务组Y：涂装课B：采

10、购组8. 文件类别：M：一阶文件（管理手册）P：二阶文件（程序文件）Q：三阶文件中品质检验标准类文件C: 三阶文件中管理办法类文件S：三阶文件（表单 / 表格）EW：三阶文件中作业指导书类文件R：二阶文件（表单 / 表格）：外部文件9. 流水号由技术部以阿拉伯数字编号应用。10. 版本编码由 A、B、C依顺序编列（ I 、 O不使用），第一次修订用 A1（ A表示版本， 1 表示修订次）表示，即（ A1A9），依次修订至第九版次（ A9）升版为 B0，即（ A9B0），依此类推。A、修订只涉及错、别字或语句顺序或一次修订的内容小于1/3 时，只升修订次，如： A1升至 A2。B、当文件内容一次性修改大于或等于1/3 时，则文件直接升版，如A0 转换为 B0、A5 升为 B0。C、当文件的某页升修订次时，