会议和重大活动工作流程和要点

1、会议和重大活动工作流程和要点会议和重大活动工作流程和要点（试行）一、会议筹备工作要点1、会议筹备工作流程（以公司年度工作会议为例）会议场所预定一印发会议通知一统计会议回执一编制会议服 务指南一会议物品准备一会议资料准备一会场准备-住宿安排一 餐饮安排一会议报到（接站）一发放会议资料一就餐一住宿一领导 会见一会议召开一会议结束（送站）一会议总结。2、会议筹备工作事项（1）印发会议通知。 总经理工作部按照公司总经理办公会研究 经过的 <关于召开公司*年度工作会议筹备方案 >,以公司文件印 发会议通知。会议通知主要说明会议召开的目的、时间、地点、 参会人员、其它事项、联系人及会址路线图等

2、，并附会议回执单。（2）制作并发送会议请柬。研究用于会议宣读的国家有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导和上级相关组织、机 构参会的领导名单，报请公司领导审定。总经理工作部制作会议请 柬。国家领导人和国家部委的请柬由总经理工作部负责发送；有关部门和相关组织、机构领导的请柬由相关部门负责发送。（3）预定会议场所。 根据会议规模预定会议地点。公司年度工作会议一般要根据参会人数预定1个大型会议室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室和贵宾休息室等。(4)预定与会代表住房。 根据参会人数预定会议所需房间数量 ， 并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房型、分配房间，包括套房、单人标间、

3、双人标间等。(5)安排会议餐饮。根据会议规模安排餐饮事项，应考虑能容纳 全部参会人员的餐厅。一般会议只安排一次宴请 ，其余时间为自助 餐。会前确定就餐标准，提前制定菜单。注意食品卫生安全 ，尊重民 族饮食习惯。(6)准备会议文字材料。 公司工作会议文字材料主要有：总经理 工作报告、会务指南、大会主持词、专题报告、交流 (表态)发 言、总结讲话等。(7)草拟会议筹备方案。 内容包括：确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。会议组织机构。包括会议总协调和各专业小组成员名单，并详细说明各小组工作分工，做到责任到人。制订会议经费预算。会场布置情况。包括主会场、主席台、分组讨论会议室、 汇报厅、贵宾休息

4、室等。与会人员报到、住宿、就餐、交通等安排。会议宣传标语的内容和布置。会议物品准备情况。表彰颁奖方案和有关责任制签定仪式方案。(8)编制会议服务指南。 根据会议回执，准确统计参会代表人数 编制会议服务指南。包括：会议议程安排、组织机构。包括会议总协调、秘书组、会 务组、宣传组等会议工作人员联系电话和房间号。会议须知。包括就餐时间和地点、会议要求和注意事项。 会议代表名单。包括代表姓名、性别、民族、单位职务、房间号、餐桌号(如有集体活动的，还需注明乘车号)。召集人汇报安排。包括公司领导、召集人名单和汇报时间、地点。 会议代表分组。包括各组代表、召集人、联络人、讨论地 点。列席代表名单：包括姓名、

5、单位、职务。会场座次表。(9)准备会议用品、设施等。 主要包括：文件袋。文件袋内装代表证、房卡、会议服务指南、签字 笔、笔记本。会议文件由秘书组根据情况装袋或直接到会场发 放。会议引导牌。包括报到处、主会场、餐厅、分组讨论会 场、汇报厅、贵宾接待室等。引导牌采用集团公司统一标识。会议办公用品。在会场附近充分准备如电脑、打印机、传真等办公设备以及耗材、办公用品等 ，达到集中办公条件。备好参会领导和会议代表席签。(10)会议宣传方面准备。 本着隆重、热烈、简朴的原则，视情况制定会场内外环境布置方案。可包括 ：会场外布置。包括会议宣传标语、气球、彩虹门等。悬挂宣传标语。制作会场外欢迎横幅、电子标语。制作主会场背景板、会场尾标。制作宴会厅背景板。制作会议展板、宣传片等。制作奖杯、奖牌、绶带和获奖证书。安排集体合影场地。包括前排座椅、椅签、后排的踏步等。(11)交通方面准备。安排专人负