档案信息化建设

1、论档案信息化建设摘要： 档案信息化是是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。目 前，在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化” ，思想 认识不到位，重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差；数据保护存在 风险等问题。因此必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准规范化建设。 关键词：档案信息化建设 问题 重点Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization

2、 of the file work, must strengthen the file information construction. At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard; The records management personnel knowledge structure "the aging", the ideological recognition does not arrive, take

3、s the degree to be insufficient; Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse; Question and so on data protection existence risk. Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardizati

4、on constructionKey word: The file information constructionthe question the key档案是指人类社会各项实践活动的真实记录， 是第一手的原生信息， 因而是社会的宝 贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文 明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对 经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会 的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大

5、力推动档案信息化建设， 己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作 向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。一、档案信息化及档案信息化建设的内涵什么是档案信息化？杨公之主编的档案信息化建设导论一书定义为在国家档案行 政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息 资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络 技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及 多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化

6、管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中 应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所 面临的创新与发展要求也会表现出一定差异 1 。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术 在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环 境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思 考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满 足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。二

7、、当前档案信息化建设中存在的问题档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建 设和人才队伍建设等方面。在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面：1、缺乏统一标准和规范。目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计 算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档 案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严 重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境： 档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、

8、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和 系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约 着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。2、档案管理人员知识结构“老化” ，思想认识不到位，重视程度不够。 老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电 子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电 子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多， 这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机 操作员，他们既没有经过专业学习，也没

9、有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经 验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已 经严重地制约了整个档案事业的创新发展。还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建 设摆到应有的高度， 认为档案信息化离自己还比较远， 认为档案信息化是技术部门的事情， 不需要业务人员参与其过程等等。3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。 许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和 简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有 考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼

10、容以及是否影响到以后的升级，4、数据保护存在风险 目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙， 但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数 据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据 库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所 在。三、档案信息化建设的重点（一）、档案管理人员的素质建设 档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的 广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。1、提高档案管理人员的

11、业务素质 2 业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案 信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机 技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工 程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然 科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应该做 到： 能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识 和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好 地开发档案信息打下牢固的技术基

12、础。 能捕捉档案信息。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价 档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本 馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信 息资源，引导利用者获得更多的档案信息。 能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给 档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息 份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信 息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服 务。

13、能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件” 已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许 多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产 生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。2、提高档案管理人员的思想素质 坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。 热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价

14、值观在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。 严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项 复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作 风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释 档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。 较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实 践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与 时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学

15、习，钻研业务。3（二）、档案信息标准规范化建设 档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、 业务性标准规范和技术性标准规范。标准规范是档案信息化建设的“交通法规” ，档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要 国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最只 能建立在标准规范的基础上，必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化。实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识；也极大地提 高了档案工作的科技含量！ 档案信息著录的规范化 档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标 识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的

16、第一步，通过著录将文件的内容和形式特征 记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统 一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人 物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案 机读目录数据的检索和利用效率。 目前，我国已有档案著录规则 电子文件著录规则 等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为 标准。 档案信息存储的规范化目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载 方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档 案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。 档案信息管理软件开发技术的规范化档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。 作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、 鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而 是根据档