信息文书与档案管理_12电子档案

1、第十二章第十二章 电子档案电子档案【学习目标】【学习目标】1.了解电子文件的概念和主要生成方式；2.了解归档电子文件的种类和特点；3.明确电子档案的归档原则；4.掌握电子档案的收集、鉴定方法；5.学会电子档案的管理。【引导案例】【引导案例】 2001年9月11日是令全世界格外震惊的日子。这一天，恐怖分子在经过精心策划后，利用数架民航客机分别对美国东部主要城市纽约和华盛顿的几个重要建筑物目标实施撞击，造成了震惊世界的“911”悲剧。“911”悲剧不仅夺走了数千人的生命，同时也摧毁了许多公司赖以生存的文件等数据资料，其中主要是电子文件。有人悲观的预言：某些公司可能就此永远消失。但也有公司在第二天就

2、恢复了正常运作，著名的摩根斯坦利就是其中之一。 摩根斯坦利的办公室在“911”事件中同样毁于一旦，并损失了十几名员工，但该公司却在第二天就能正常运转。摩根斯坦利“打不死”的秘诀就在于它采用了先进的技术对电子文件等数据资料实施了防灾难备份。除了与其他公司一样，在公司内部建立起正常文件数据备份之外，摩根斯坦利还在离世贸中心数英里之外专设了一个办事处不间断地即时备份它们的电子商务文件数据，如果文件数据形成地原始数据被毁，通过异地保存的备份数据，公司仍然可以很快地继续运转。摩根斯坦利的电子文件数据是通过光纤传播来实现电子文件数据的异地实时在线备份的。由于使用光纤，其传输速度很快，可以达到1000兆级，

3、因此，在世贸大厦倒塌前，摩根斯坦利能够通过调整通讯线路即时地从世贸中心的服务器和主机上源源不断地向位于新泽西州的公司电脑传输数据，实施在线备份。当然，像摩根斯坦利那样使用调整通信线路实施实时在线备份电子文件数据需要支付相当大的费用。 上述案例表明：随着社会信息化步伐的加快发展，出现了以电子文件为代表的新型档案载体，它们在社会生活中发挥了越来越大的作用。因此，掌握电子文件的收集积累、整理归档及保管利用等方法和技巧提上了日程。 计算机及网络应用的普及和发展，使各种信息的传播和使用方式发生了翻天覆地的变化，新型的数字化信息载体也对传统档案载体造成了前所未有的冲击，这种新型的档案载体在形成、传递、存储

4、、使用过程中对特定技术环境的依赖，也给新时期的档案工作带来了新的挑战。第一节第一节 电子文件概述电子文件概述一、电子文件概念 电子文件是由电子计算机生成和传输处理的、以二进制数字代码记录和表示的，因此称为“数字文件”（Digital Records）。这是电子文件与传统文件的基本区别。电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件，称为“数字文件”更为贴切。人们对电子文件的概念认识有一个发展过程，起初被称为机读文件，后来发现“机读”并不能真正反映电子文件的特征，如模拟的录音带、录像带等传统文件也是机读的，但它不符合电子文件的特性。国际档案

5、界对电子文件的定义进行了多次修改，2002年我国的国家标准电子文件归档与管理规范(GBT 2002-18894)给电子文件给出了明确的定义 电电 子子 档档 案案 系系 统统（一）电子文件术语和定义 2002年12月国家质量监督检验检疫总局在颁布的电子文件归档与管理规范(GBT 2002-18894)中定义： 1.电子文件(electronic records)指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 2.归档电子文件(archival electronic records)指具有参考和利用价值并作为档案保存

6、的电子文件。 3.背景信息(context)指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用，办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。4.元数据(metadata)指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。二、电子文件的主要生成方式二、电子文件的主要生成方式 1.计算机系统生成 (1)办公系统。各种办公系统直接生成电子文件。政府、机关、企业、个人在各种社会活动产生的文档、图表、数据等，现都在计算机上生成，以电子文件的形式存在，形成各种类型的电子文件。(2)各类业务信息系统。各种专业的信息系统在计算机

7、上直接生成不同类型的电子文件，计算机辅助设计系统(CAD)可以完成各种设计，生成专业格式的电子文件。 2.数字化加工设备生成数字化加工设备生成 (1)扫描。 扫描仪可以将纸张上的文字、图像、图形、照片等信息通过扫描的方式，输入到计算机里面形成电子文件。各个档案馆、室都藏有丰富的档案，这些档案绝大多数是纸质档案，都可以通过扫描仪输入到计算机里面形成电子文件。近几年，各级档案馆、室数字化加工十分热门，投入大量的资金进行数字化加工，把纸质档案变为电子文件(档案)，为社会提供利用服务。 如果要利用图像文件中的文字信息，可以利用OCR技术进行处理。OCR(Optical Character Recogn

8、ition光学字符识别)技术，是应用软件技术通过检测图像文件中的文字图形的暗、亮的模式确定其形状，然后用字符识别方法将形状翻译成计算机文字的过程；即，对文本资料进行扫描，然后对图像文件进行分析处理，获取文字及版面信息的过程。光学字符识别技术的准确率取决于图像质量的优劣，图像中文字的大小，图像分辨率(PPl)的大小等因素，图像质量高识别的准确率则高，一般OCR识别要求图像分辨率200DPI，文档扫描的分辨率要求就是依据OCR对图像分辨率的要求而确定的。 (2)拍照。 随着数码相机技术的快速发展，数码相机的成像质量迅速提高，拍照成本不断下降，数码照片逐步取代传统照片，数码相机可直接生成数码照片-电

9、子文件(图像)。数码相机也可以作为档案部门进行档案数字化的设备，与扫描仪相比，500万像素以上的数码相机对实物档案进行数字化加工，对特大幅面档案数字化加工时有着很大的优势。 (3)采集。 通过音频采集和视频采集设备可以将存储于录音带和录像带上的模拟信息转化为数字信息，并存储为相应的音频和视频文件，成为音频和视频类电子文件。档案馆室保存的录音和录像档案，都需要通过音频采集和视频采集设备将模拟的音频、视频信息转换为数字信息，制成音频、视频电子文件。近几年，录音、摄像设备已经可以直接生成音频和视频类电子文件，省略了音频、视频采集工作。三、电子文件的特性三、电子文件的特性 电子文件的一些基本特性与纸质

10、文件有着很大区别，电子文件的信息形态是以二进制数字编码序列存储在磁性载体或光盘等介质上，且数字形态的电子文件信息脱离计算机技术是不能被识别，就此决定了电子文件固有的特性。 1. 电子文件的非直读性和依赖性电子文件的非直读性和依赖性 电子文件记录信息的方式与传统的信息记录方式发生了根本的变化： 其一，计算机将输入的信息都转换为二进制的数字代码序列，人工无法直接识读和理解经过复杂编码的数字代码，其二，所有存储在载体上的信息，人工看不见摸不着，只有计算机可以读取。电子文件对计算机技术的依赖性包括： 对计算机硬件设备的依赖性， 对计算机软件的依赖性，对标准的依赖性由于电子文件使用了人工不可识读的记录符

11、号和数字代码，我们无法直接识读和理解经过复杂编码的“比特流”，只有通过计算机进行解码还原，才能读取其内容。在这一还原过程中，电子计算机的硬件、操作系统、应用软件都直接影响还原结果。如电子文件对其它设备环境的不兼容，使其只能在某种设备上处理；不同软件环境形成的电子文件有时难以互换；电子文件加密之后，不解密就无法识别：计算机软硬件环境更新时，如不及时解决格式转换问题，妥善做好电子文件的迁移工作，也会造成电子文件的无法读取。 另外，电子文件的运行环境对标准化的要求很高，无论是信息加工、存储、传递、检索、还是软件的运行、载体的更换都受到标准的制约。制作生成要有代码标准，存储要有机读载体的格式标准，信息

12、压缩要有算法标准，传输要有网络协议标准，查找要有检索语言标准等等。 2. 电子文件信息的游动性和共享性电子文件信息的游动性和共享性 电子文件信息与其存储的载体之间是可游动的，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再有固定的物理位置，它可以方便地从一个载体转移到另一个载体，只要应用计算机系统的复制和移动功能，任何存储在计算机上的电子文件可以被复制或移动到另一个载体，甚至一个电子文件的信息可以分别存储在不同载体上。 3.电子文件的易变性电子文件的易变性 在计算机系统中，电子文件信息与载体相对独立，使载体对信息“束缚”不存在了，人们对信息的修改变的十分方便，而且可不留痕迹。 电子文件是可以很方便的进

13、行复制，生成与原稿完全一样的文件，而使人们无法区分复制件和原件，传统的原件的概念不能适用电子文件。4.电子文件信息形态的复杂性电子文件信息形态的复杂性 纸质文件主要承载文字和图形信息，电子文件构成的信息形态则是多变的，电子文件可以是纯文字信息的电子文件，也可以是图形、图像，还可以是音频、视频文件，有可以将文字、图形、图像、视频、音频各种信息组合成一份信息形态结构更复杂的电子文件。 电子文件的特性决定了电子文件的归档、保存、管理、利用与纸质文件归档、管理方法不一样。纸质文件信息与载体“从一而终”，电子文件信息可以在不同的载体之间游动，信息相对独立；纸质文件载体只能承载静态信息，电子文件载体可以承

14、载静态、动态多种媒体信息；纸质文件利用信息承载的物理实体难以跨越时空的约束，电子文件利用信息可以不受时空的约束，实现信息高速流动。 对电子文件的管理因根据电子文件的特性，应用科学、现代的管理方法进行管理。 正因为电子文件具有上述的特性，所以在电子文件保管时应注意保证电子文件的真实性、完整性、有效性。四电子文件的种类四电子文件的种类1.按照电子文件的存在形式划分为：(1)文本文件，指利用文字处理技术生成的文字文件、表格文件等。(2)数据文件，一般以数据库的形式存在。(3)图形文件，指运用计算机辅助设计或绘图等手段生成的静态图形文件。(4)图像文件，指借助视频设备获得的动态图像文件，如使用扫描仪扫

15、描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。(5)声音文件，指采用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。(6)多媒体文件，指借助计算机多媒体技术制作的由文本、图像、影像、声音等若干种文件合成的多种媒介的文件。(7)命令文件，指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机语言。2.按照电子文件功能划分为：(1)主文件，指表达作者意图、行使职能的文件。(2)支持性文件，主要指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。(3)辅助性、工具性文件，主要指在制作、查找主要文件过程中起辅助、工具作用的文件，如计算机程序类文件往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往

16、附带若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。3.按照电子档案产生的环境划分为：一般办公室工作中产生的文件，计算机辅助设计和制造中产生的文件。4.按照电子文件的属性划分为：普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。小实例小实例 某大学实现了办公自动化，在学校办公自动化网上发布文件和通知，产生了大量的电子档案。为了便于档案的利用，学校档案室还将原来纸质的学校管理制度专题文件汇编、教师获奖、考核、评优统计、精品课、教学成果奖等转化成电子文件，挂在校园网上供学校师生查阅。现在教职工在办公室就可以利用学校的电子档案，不必到档案部门查阅文件。第二节第二节 电子文件收集与鉴定电子文件收集与鉴定

17、一、电子文件的收集（一）电子文件收集形式1收集电子文件的原文。2.收集电子文件元数据。 电子文件的收集需要依托电子政务系统的整体环境，对于已经建立起完善统一的电子公文交换平台的地区，通过数据接口方式，直接捕获电子公文从起草到形成、流转全过程中形成的电子文件和元数据，实现电子文件从办公系统到电子文件管理系统的无缝链接。 对于不具备统一电子公文交换平台的单位，其电子文件往往在各个单位的办公自动化系统、档案管理系统中产生，通过制定开放的电子文件数据交换标准，实现电子文件的收集。 目前，一般采用XML语言作为电子文件元数据的描述工具，统一的基于XML的电子文件数据交换标准，可以解决不同系统和软硬件平台

18、的数据收集困难等问题，并通过计算机技术对电子文件原文和元数据进行封装，确保电子文件的真实性、完整性和有效性，实现跨平台、异构系统的电子文件收集。（二）电子文件收集要求（二）电子文件收集要求1.记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。2. 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。3.对在网络系

19、统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。 4.对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。5.对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。 6.对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。7.对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链

20、结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVl为通用格式。 8.对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。9.对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。10.算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。11.对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离

21、套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。12.定期制作电子文件的备份。 电子档案系统电子档案系统二、电子文件的鉴定二、电子文件的鉴定（一）电子文件鉴定的概念 电子文件的鉴定工作，是指鉴别档案的价值，确定其保管期限，删除已收集积累但无保存价值的电子文件并予以销毁。包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。是保证归档电子文件准确、完整、系统，确定档案属性的工作。（二）电子文件的鉴定内容：1对归档电子文件的原始性、准确性、完整性鉴定：即是否是形成时的，或通过审批更改的电子文件；是否是产品定型技术状态或经过事务处理并有结果的电子文件，是否是组成完整的

22、系统的电子文件。2确定电子文件的价值和保管期限。这主要取决于电子文件内容所含信息的价值及社会对它的需要，要根据国家关于档案保管期限表确定其保管期限。 3 对归档的电子文件内容进行鉴定。电子文件鉴定是在归档前，电子文件形成部门在档案部门的协助下，鉴别电子文件的价值，同时对其记录的载体进行检查、检测，对所需的软硬件环境作出说明，并根据电子文件的内容价值划分保管期限，提出在保管期限内配套的技术环境要求。4对已到保管期限的电子档案重新审查鉴定，把失去保存价值的电子档案剔除销毁。归档的电子文件鉴定，要特别注意：归档的电子文件鉴定，要特别注意： 一是确定电子文件的原始性、真实性。电子文件的更改非常容易，而

23、且可做到不留痕迹，电子文件从形成到归档有一段较长的时间，所以，在归档时，鉴别归档的电子文件是否就是形成时的、有效的电子文件，即确认归档的电子文件的原始性、真实性则是首要任务。若电子计算机网络上有记录系统，可与记录系统所记载的形成、修改、批准时间等方面对照来鉴别原始性、真实性。如载体传递，要用有无登记、记录等管理制度来确认原始性、真实性。 二是鉴定和检测要相结合。电子文件是电子文件的内容、电子文件内容的记录载体和对电子文件内容显示的电子计算机软、硬件平台的组合。有了这个组合，我们才知道电子文件的内容是什么。电子文件的记录载体若有病毒、损坏，就不可能知道电子文件的内容；软件与硬件平台不一致，载体所

24、载电子文件内容是什么也不可能知道；记录载体不能被电子计算机软、硬件平台确认，也不会知道电子文件的内容。这些，只有通过检测才能够确认。所以，鉴定和检查、检测是联系在一起的。归档说明中说明的电子文件生存的软、硬件平台环境能否准确读出归档的电子文件内容，存储载体和软、硬件平台技术条件的一致性，均应进行检查。因为这是保证电子文件内容在保管期限内存在、显示的首要技术条件。第三节第三节 电子文件归档管理电子文件归档管理 办公自动化(以下简称0A)的实施为管理工作注入了前所未有的活力，并取得了极大的成效。然而伴随着OA电子文件的大量产生，其后期的归档工作如何应对和运作，为档案部门提出了新的挑战性任务。0A电

25、子文件的归档，涉及到许多以前纸质文件时代从未遇到过的难题，要妥善、有效地处理好这些问题，档案部门必须在归档思路、流程、模式上有所创新、有所突破。本节以办公自动化（OA）信息系统为例介绍电子文件归档管理。 一、电子文件归档流程 0A电子文件在线归档的流程，需要把收、发文登记和档案元数据管理整合在一起，还要考虑其它纸质卷宗的管理，先由档案员对本单位等待归档的0A文件进行检查、判别，并按档案管理的要求补充必要的档案著录项后再作预归档，待一个部门处置完了需要预归档的全部文件后，专职档案员再对该部门的预归档信息进行审核，正确无误后正式接收归档，并按照预先设定的编目方案自动生成档号等即完成在线归档任务，与

26、0A系统电子文件相对应的纸质文件，采用相同档号来处置并实施归档。 二、电子文件归档的内容二、电子文件归档的内容 0A系统运作的基本功能包括发文、收文、呈文管理。发文从拟稿、修改、审定、签发、打印输出都在网上进行；收文(纸质来文)，目前通常的做法是将其数字化、上传并加著相关信息后在网上完成传阅、批示、办理等；呈文为单位内部工作请示和工作报告，由各部门在网上完成拟稿、会签、提交、审核和领导批阅。除了电子全文和上述流转处理信息外，0A系统中还记载了各种文件的记录信息，有些是系统自动产生的，有些是文件管理员手工录入的。 0A电子原文、流转处理信息和文件记录信息三部分数据构成了0A电子文件需要归档的主要

27、内容，其中文件记录信息起着描述、关联文件所有信息的作用，电子全文和流转处理信息从属于文件记录信息。 电子档案管理系统一般采用数据库型管理系统在管理机制、数据结构等方面与0A系统运行的环境和要求有本质性差异。0A文件归档数据转换接口的任务就是要将0A系统中的上述三类信息内容转换为数据库系统中能识别的档案数据记录及关联附件。这种转换既要考虑0A来源系统信息构成，还要考虑档案系统采用的管理平台与数据结构，两者遥相呼应。设计人员就要根据各种文件的字段信息，设计出合理、可靠的数据对接或转换关系，完成两个系统之间的数据的平稳迁移。 三、电子文件归档的方法三、电子文件归档的方法 电子文件的归档方式主要是：逻

28、辑归档和物理归档。(一)逻辑归档：具有稳定、可靠的网络环境和严密的安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作纸质版本的单位可实施逻辑归档。1.电子文件逻辑归档的基本要求是：电子文件逻辑归档的基本要求是：(1)档案人员会同计算机系统管理人员要设定查询归档电子文件的权限。(2)电子文件归档操作由具体经办人员完成，办理完毕的电子文件要根据单位编号方案进行分类、编号并确定保管期限，以做到实时归档。(3)网络管理人员要把电子文件的物理地址存放在指定的服务器上，同时网络管理员应对该服务器采用磁盘镜像备份措施。 磁盘镜像备份：是在两个硬盘之间建立完全的镜像，即所有数据会被同时存放到两个物理硬盘上，当一个磁盘出

29、故障时，仍可从另一个硬盘中读取数据，因此安全性得到保障。(4)在归档过程中，档案人员要检查归档的电子文件是否有该电子文件产生及运行过程的元数据，文件的上下文关系和结构。(5)局域网内部要有可靠的安全防范措施，网络系统设备更新时，必须制定严密的数据转换措施，确保数据准确无误运行于新系统。局域网安全防范措施：通过漏洞扫描(主机、数据库、网络等)发现系统漏洞，进行安全配置，达到系统加固目的。通过物理隔离、防火墙、VLAN等划分网络安全域，建立基于网络的访问控制机制。建立全网内的防病毒体系。数据转换措施：原数据备份、新系统环境搭建完成。(6)档案人员在设备更新时应参与数据转换工作，并记录在案。(二)物

30、理归档：使用单机和局域网条件有限的单位，其电子文件的归档宜采用物理归档方式。1.物理归档基本要求是：(1)制定电子文件物理归档管理制度，明确归档实施的责任岗位，防止电子文件正本被修改、替换和删除等。具有永久和长期保存价值文本或图形形式的电子文件必须制成纸质文件同时保存，保证电子文件正本和归档纸质文件完全一致。(2)以物理归档方式时，一般应及时把电子文件送档案部门归档。(3)记录电子文件形成过程中出生的有关背景信息、元数据信息，应与电子文件一起归档，以证明电子文件的真实性。(4)对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等

31、。(5)所有物理归档的电子文件须定期制作备份，并存储到耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。备份制作和存储载体应按照规定执行。(6)应将注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期、软件环境等内容，存入名为“biaoshitxt”文件中，并存储于同一载体。也可将同一载体的电子文件目录存入名为“mulurtf”文件中，存储于同一载体。(7)特殊格式电子文件，应在存储载体中同时有相应的运行软件或查看软件。（三）两种归档方式的差异（三）两种归档方式的差异 OA电子文件无论是采用逻辑归档和物理归档都决定着以后电子档案的有效管理和快速利用问题。1.物理归档，方

32、式简单、直接，不需要前期很大的投入和专门系统的支撑，直接将数据拷贝到光盘等物理载体上，便可完成归档。但物理归档后的电子文件，由于没有了原来系统的支持，再要实现快速查询和即时利用，几乎是不可能的，而只能将其作为原始数据的积累和备份，或通过一些简易的二次开发，对此进行查询和利用。2.逻辑归档，能实现OA电子文件的在线归档，效率高，能适应不断增加的电子文件的管理和利用，但前期配套工作复杂，需要有完整的元数据和接口标准。四、元数据技术四、元数据技术 0A系统中的记录项是档案管理系统中的需要的项目，因此可以通过接口程序自动引用过来，既免去归档人员的重复输入，又确保数据的原始性和准确性。（一）元数据捕获技

33、术（一）元数据捕获技术 元数据捕获技术是根据电子文件内容自动确定捕获内容的过程。 元数据捕获系统，是指从电子文件的形成环境或形成过程中，对电子文件进行捕获。要求在捕获电子文件的同时，也要一并捕获与文件相关的背景、内容和结构元数据。捕获是决定制作并保留记录的过程。捕获的对象包括立档单位形成和收到的文件。捕获前应以对机构的业务和责任所进行的分析为依据，决定捕获条件。立档单位应利用系统提供的工具来决定文件的取舍，不符合条件的文件不需要正式捕获。同时也要授权哪些人可以利用这些文件以及这些文件应该保留多长时间。（二）系统捕获电子文件的主要内容：（二）系统捕获电子文件的主要内容：1.来源信息：文件号、全宗

34、号、全宗名称、组织沿革、类别号(自动获取)、类别名称、分类号(均自动获取)；案卷号、案卷名称(自动获取或补充著录)、档号(自动获取或补充著录)。2.时间信息：形成(自动捕获)、处理(补充著录)、归档时间(自动获取)。3.背景信息：机构名称、操作者名称、电子签名、文种、稿本、紧急程度、文件大小、文件页数、文件份数(均自动获取)、重要程度(自动捕获或补充著录)。4.内容信息：题名、语种(自动捕获)；时间范围、内容描述、行政区域范围(自动组织)、主题词(自动组织或自动捕获)、描述附件(自动组织或补充著录)。5.结构信息：文件类型描述、文件格式及版本、模板、载体类型、载体规格、操作系统名称和版本、信息

35、处置平台、配置要求、硬件环境(均自动获取)。6.期限和条件：密级、公开范围、使用条件、数字水印、加密方法(自动捕获)、保管期限、处置行为、预处置时间、是否公开(补充著录)。7.日志信息：保管日志(事件类型、事件时间、事件描述(自动获取)；预期行为、时间(补充著录)；使用日志、类型、使用者、时间、使用描述(自动获取) 8.说明：(其中日志信息部份的保管日志以归档时段为准，使用日志为管理系统中的功能)。9.自动捕获：是根据电子文件的内容自动捕获相关信息。10.自动获取：是根据系统配置参数，自动获取到相关的值。11.自动组织：是根据电子文件的内容自动组织为相关的简洁明确的语句。12.补充著录：系统提

36、供相关操作界面给用户添加或修改信息。（三）主要生成的数据包括：（三）主要生成的数据包括：1、电子目录，目录采用XML交换格式，具体格式定义参照广东省电子文件归档与管理办法中的相关说明，XML文件中的数据要素按照上节捕获内容的要求定义。在数据上传前，系统能自动根据归档文件的信息生成目录的XML文件。 2、自动转换电子原文，电子原文数据包括扫描型全文数据和文字型全文数据，扫描型全文数据支持TIFF、JPEG等图片格式，文字型全文数据须支持XML、TXT、DOC、ItrPS、PDF和CEB格式。 在数据捕获过程中，提供自动汉字识别生成TXT格式的文件、自动压缩转换XHL和CEB等格式功能。音频档案资

37、料采用MP3、AVI和WAVE交换格式，视频档案资料的采用MPEG、ASF等交换格式，接收中如有其他格式，本系统提供自动转换功能，系统能自动打印转换结果报告，显示转换是否成功。3基础数据标准和与其它系统数据交换，按照广州市电子文件档案资源管理规范进行设计，主其总体框架如下表12-1所示：五、电子文件归档整理五、电子文件归档整理(一)以“件”为单位进行归档 归档电子文件以“件”为单位进行整理，简化了传统的“卷”整理方法，适应了使用计算机管理的特点。按照DAT 22规定和文件材料归档改革方案的要求整理。同一全宗内的电子文件按照“保管期限一年度一机构(问题)”或“年度一保管期限一机构(问题)”等分类

38、方案分类。按电子文件的保管期限一年度一机构(问题)顺序，相对集中组织存储归档电子文件。电子文件著录项目参照DAr18和电子文件基本数据信息规定的项目进行著录，采用以“件”为单位整理，每件归档文件编制的档号是：全宗号+归档年度+保管期限代号+盒号+ 件号，档案实体按档号装盒排列上架，其中盒号是在全宗号+归档年度+保管期限代号之下生成的的流水号（三位数），件号是指文件在盒内的流水排序号（三位数）。 例如2007年永久第l盒中的第1至20文件，保管期限是永久（代号为1），档号标识为OOZ-2007-l-001-020。这样的档号原则使整理工作尽量变得相对简单化，按保管期限装盒也有利于日后鉴定工作的开

39、展，同时便于“插件”工作。(二)归档范围 在办公自动化条件下电子文件数量与日俱增。电子文件除了本身内容信息外，还存有与内容信息有关、便于阅读、保存、转换的背景信息和软硬件相关信息。纸质文件只是电子文件中的一部分，但不是所有的电子文件的都归档，具有利用价值和凭证作用的电子文件才要归档。需归档电子文件的归档范围应参照纸质文件的归档范围。 (三)保存空间 电子文件的归档可以消除纸质文件归档时“胀库”的顾虑。纸质文件的归档，以价值鉴定为主，价值鉴定又以文件内容重要性为主要依据。 但是，在确定哪些文件归档，哪些文件不归档时，都不得不考虑到一个严峻的现实：浩如烟海、堆积如山且与日俱增的档案文件，与保管库房

40、的保管设备的限制以及查找利用的困难是一对突出的矛盾。解决这一矛盾的传统观念，就是在归档时，确保有保存价值的文件归档，剔除那些被认为没有保存价值的文件。于是归档文件只是占所有形成文件中的一部分，许多文件没有被保存下来，这是受到客观条件限制的一种无奈之举。但在电子时代，人们保存电子文件，与保存纸质文件所处的环境和条件已发生了根本性变化，人们不再担忧保存的空间问题了。 (四)归档时间电子文件归档可根据单位网络建设的不同，可采用逻辑归档的实时归档，也可以采用物理归档的指定时间归档。（五）电子文件归档手续 1.电子档案在归档时要进行技术鉴定，包括：档案的技术状况是否完好，支持软件以及配套的纸质文件和登记

41、表格是否完整等。检验的结果应填写“电子档案接收检验登记表”。 2.采用介质归档方式的电子档案，在对归档检验合格、清点无误后，交接双方应在“归档电子文件登记表(见附件表1)”、“归档电子文件移交接收检验登记表”(见附表2)上签字盖章。移交文件一式两份，交接双方留存备查。3.采用逻辑归档或网络归档方式的电子档案，由文件形成部门为文件赋予归档标志，提交给档案部门；档案部门再给已经归档的文件赋予档案管理标志。归档时，计算机系统可自动生成“归档电子文件登记表”，打印输出后，移交双方签字盖章、留存备查。4. 采用“双套制”归档的纸质文件履行与纸质档案相同的归档手续。电子文件的整理 归档电子文件整理可应用计

42、算机档案管理软件，以件为单位进行整理，按照DAT 22规定和文件材料归档改革方案的要求进行。同一全宗内的电子文件按照“保管期限一年度一机构(问题)”或“年度一保管期限一机构(问题)”等分类方案进行分类。按电子文件的保管期限一年度一机构(问题)顺序，相对集中组织存储归档电子文件。电子文件著录项目参照DAr18和电子文件基本数据信息规定的项目进行著录，可以根据本单位电子文件的特点进行增减，但必须满足保证电子文件真实性、完整性、有效性的基本要求。将著录结果制成机读目录和纸质目录。注：注：1、以盘为单位移、以盘为单位移交填写此表，由各部门交填写此表，由各部门填写。填写。2、一式二份，一份随、一式二份，

43、一份随电子文件机读目录、相电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一关软件、其他说明等一同存放，一份随案卷目同存放，一份随案卷目录一并装订备查。录一并装订备查。归档电子文件登记表（续页）归档电子文件登记表（续页）文件编号文件编号题题名名形成时形成时间间文件版文件版本本保管期保管期限限载体编载体编号号备注备注注：以件为单位填写此表，一个载体一份，附在相关的首页后。注：以件为单位填写此表，一个载体一份，附在相关的首页后。表表2归档电子文件移交、接收检验登记表归档电子文件移交、接收检验登记表类别类别项项目目移交部门移交部门接收部门：档案馆接收部门：档案馆来源性来源性是否属归档范围是否属归档范围是是否否

44、是是否否是否是归档文件的合法生成者是否是归档文件的合法生成者是是否否是是否否完整性完整性电子文件信息内容电子文件信息内容完整完整不完整不完整完整完整不完整不完整电子文件元数据电子文件元数据完整完整不完整不完整完整完整不完整不完整电子文件版本信息电子文件版本信息完整完整不完整不完整完整完整不完整不完整电子文件模板信息电子文件模板信息完整完整不完整不完整完整完整不完整不完整电子文件附件信息电子文件附件信息完整完整不完整不完整完整完整不完整不完整真实性真实性电子文件内容电子文件内容电子文件真实性保障措施电子文件真实性保障措施保障电子文件真实性元数据保障电子文件真实性元数据技术性技术性载体载体合格合格

45、不合格不合格合格合格不合格不合格存储格式存储格式合格合格不合格不合格合格合格不合格不合格病毒检测病毒检测合格合格不合格不合格合格合格不合格不合格有效性鉴定有效性鉴定合格合格不合格不合格合格合格不合格不合格填表人（签名）填表人（签名）审核人（签名）审核人（签名）部门（印章）部门（印章）年年月月日日年年月月日日注：注：1、此表一式二份。由移交部门填写，每一载体（或每一内容）填写一张，经移交和、此表一式二份。由移交部门填写，每一载体（或每一内容）填写一张，经移交和接收双方签字后复印一份，各存一份。接收双方签字后复印一份，各存一份。2、自编号、自编号=本部门归档年代本部门归档年代+该载体在归档年中所排

46、列的顺序号。该载体在归档年中所排列的顺序号。3、档号先空着，待档案馆编号后再填写。、档号先空着，待档案馆编号后再填写。4、各检验内容须填写清楚检验情况，若无特别说明，填上、各检验内容须填写清楚检验情况，若无特别说明，填上“验验”字即可。字即可。5、填表人为各部门兼职档案员，审核人为各部门分管档案工作负责人，接收人为档案馆、填表人为各部门兼职档案员，审核人为各部门分管档案工作负责人，接收人为档案馆人员。人员。表表3归档电子文件管理登记表归档电子文件管理登记表检验日检验日期期档档号号读取情况读取情况处理设备更新情况处理设备更新情况检验人检验人新设备兼容性检新设备兼容性检验验磁性载体转存登记磁性载体

47、转存登记注：磁性载体每满注：磁性载体每满2年，光盘每满年，光盘每满4年进行一次不低于年进行一次不低于10%的抽样机读检验。的抽样机读检验。表表4归档电子文件迁移登记表归档电子文件迁移登记表档档号号载体载体名称名称源系统设备源系统设备情况情况硬件系统：硬件系统：系统软件：系统软件：应用软件：应用软件：存储载体：存储载体：目标系统设目标系统设备情况备情况硬件系统：硬件系统：系统软件：系统软件：应用软件：应用软件：存储载体：存储载体：被迁移归档被迁移归档电子文件情电子文件情况况记录数：记录数：字节数：字节数：迁移时间：迁移时间：操作者：操作者：填表人（签名）填表人（签名）年年月月日日审核人（签名）审

48、核人（签名）年年月月日日注：对磁性载体上的归档电子文件，应每注：对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。年。第四节电子档案的管理利用一、电子档案的含义电子档案是归档的电子文件，是在计算机系统中形成的、具有查考利用价值的、归档的电子文件记录。二、电子档案的管理模式（一）单位内部的文档一体化管理模式 单位内部的电子文档一体化管理主要是通过计算机管理软件来实现。这样的文件和档案管理软件通常是一个包括文件发文处理环节、收文处理环节、分类、鉴定、立卷、归档、接收、著录、标引、检索、调阅、登记、统计等全部文书处理与档案管理环节的系统。

49、该系统在运行时，单位日常管理和经营活动中生成的数据、文件、表格、单据等均在计算机网络上进行传递、交换、处理和管理；同时，电子档案的目录、索引自动生成，并可以实现即时归档。各种信息的用户及管理者通过身份验证系统得到使用权限的确认后，才能进入系统进行操作。(二)档案馆电子档案的管理模式档案馆管理阶段的电子档案管理模式有两种：1.“集中保管的模式”，即立档单位失去现行效用，将具有长远保存价值的电子文件移交给档案馆集中保管2.“分布保管的模式”，即电子文件始终由立档单位自己负责保存，档案馆对电子文件具有一定的控制权利，并对其管理进行指导。管管 理理 电电 子子 档档 案案（三）数字档案馆的管理模式数字

50、档案馆是利用计算机网络远程获取文件信息并进行管理的一种档案机构。它是运用网络技术在逻辑上组织存储于不同地址的电子档案信息，构成档案信息资源共享的环境，为用户提供便利的利用服务。数字档案馆的信息源是各个机构的电子档案。数字档案馆对电子档案实行的是虚拟的管理方式，即电子档案可以存储在立档单位的地址中，也可以存储在档案馆指定的地址中，档案馆对电子档案的管理和存取都在计算机网络上进行。三、电子档案管理原则和要求我国档案工作的原则对于电子档案的管理仍然具有宏观指导作用。根据电子文件的特点，电子档案的管理还应遵循以下原则：（一）电子文件备份原则由于系统的不稳定性、载体的不稳定性、病毒的破坏、黑客的恶意破坏

51、等不安全因素的存在，对电子文件进行备份是电子文件(档案)管理的重要原则。1.备份的内容：数据库、电子文件(物理文件系统)、应用程序2.备份的方式：（1）数据库：采用增量备份应用程序。（2）电子文件（物理文件系统）采用完全备份和累计增量备份。（3）应用程序：采用完全备份。3.备份时间：（1）定时备份。如设定一个指定的时间，例在晚1点到6点期间(每天定量进行备份，有时总的数据传输时间超过了备份的时间间隔)进行备份。这样用户在备份数据时就不会对其他服务造成干扰。在进行历史数据完全备份后，增量备份的时间间隔很短，不限量的备份。（2）实时备份。对数据库和电子文件可采取实时备份。4.备份设备。磁带机、光盘

52、、硬盘。5.备份制度。电子档案应制作三套，一套封存，一套提供利用，一套异地保存。封存的那套一般只用于与拷贝件的对照校验，不能对外提供利用，以保证电子文件的原始性。对外提供利用的电子文件应为只读件文件。（二）“只销不毁”原则 电子文件经过鉴定同样也会有失去保存价值而以待销毁。但它与纸质文件销毁的方式存在着差异。纸质文件的销毁，其物质形态将被彻底性毁灭，虽然也有一个待销毁阶段，但不能长期搁置。这种一步到位的不可逆转的档案物质销毁，一旦发生失误，将造成无法挽回的损失，因而在档案部门慎而又慎，久而久之，成为档案管理上的一种“敢言而不敢为”的一个工作环节。而电子文件的归档管理及其鉴定和销毁将打破这一僵局

53、，可以先于纸质档案在鉴定与销毁上作尝试和探索。电子文件经过鉴定，对确无保存价值的可以在时间上实行“永久性”销毁，但在技术上可以把它们从“前台热门”打入到“后台冷宫”，在物质形态上继续存在而又不影响系统正常运转，一旦需要，即可恢复重新利用。这种销毁，可以称为系统的“逻辑销毁”，而非物质销毁，只是脱机保存。这对系统来说，实际是“销而不毁”，对利用者来讲，被销毁的电子文件，只不过是被“冻结”的电子文件。（三）齐全完整原则在介质上存储的电子文件信息和产生电子文件的计算机操作系统、软件及纸质文件，应当齐全完整地归档保存。机关的电子文件是由机关的各个部门甚至是由机关的个人独立制作的， 比纸质文件的形成具有

54、更广泛的分散性，因此在电子文件管理的各个环节上都需要采取措施以确保电子档案的齐全完整。（四）识读原则 电子文件在存储和识读方面对电子技术系统有较强的依赖性，电子文件在不兼容的电子技术系统中就变成了无法识读的“死文件”。目前，电子计算机的硬件和软件类型繁多，又不断地更新换代，电子技术系统的不兼容性比较突出，给电子文件的归档存储和识读利用带来了困难。为了保障电子文件为机关工作服务，应当采取措施解决电子技术系统不兼容的问题，以确保电子文件的可识读性。（五）可靠性原则 可靠性是档案发挥凭证和参考作用的生命。电子文件易于更改并不留痕迹的特点，使人们对电子文件的可靠性产生了疑虑。在电子档案的管理中，应当采

55、取多方面的措施保障电子档案的可靠性，提高电子档案的利用价值。应当采用多种技术措施，制定并严格执行鉴定电子档案的规范和管理电子档案的规章制度，以防止电子文件信息的失真和丢失。（六）电子档案的文件格式要求： 1.长久性，能满足档案长期保管的需要。这要求选用的电子文件格式具有良好的向下兼容性。 2.设备无关性，具备良好的跨平台运行能力，无需依靠特定的软硬件环境。 3.高保真性，能反映文档的原始面貌。4.抗篡改性，文档一旦形成后，应不能轻易被修改。5.具备相宜的存储容量，早期一般追求使用高压缩比例的文件格式，但是，随着存储技术的不断发展，存储成本不断降低，各种多媒体档案文件的不断出现，目前已经不对文件

56、的存储容量提出过高的要求。但是，考虑到网络传输的因素，还应该将文件容量的大小控制在适当的范围内。(七)软件系统要求1.兼容性要求(1)操作系统：系统至少保证可以运行在Linux、Windows操作系统平台上。(2)数据库系统：充分考虑数据库兼容性，将来系统升级或扩充时只要提供增加少量软件即可与其他数据库连接。(3)数据标准：遵循国家电子档案标准，在系统升级或数据迁移时不会因数据问题而无法正常使用。 2.系统平台要求 (1)服务器端操作系统：系统保证至少可以运行在Linux、Windows 2000 Advance Server和Windows server 2003操作系统平台上。中间件系统：

57、中间件服务器严格遵循J2EE规范和标准，能够提供消息服务、事务处理、组件、负载均衡、安全性、应用支持等方面强大的功能，支持E郧、S ervlet、JSP、JMS、JNDI、JCA、JACC、HTML、Web Services、XML等技术标准。数据库系统：系统透明支持ORACLE、SYBASE等主流数据库系统。(2)客户端系统必须在以下环境下正常运行，并且无需任何客户端维护或设置。操作系统：Window全系列。防病毒软件：金山毒霸、瑞星、诺顿等。(3)安全性要求保证系统数据安全、远程访问安全、数据备份和恢复、系统无毒化。系统支持7*24不间断连续工作，故障恢复时间在30分钟内。系统平台能支持记

58、录级加密、字段级加密等多种安全保障机制，即使系统管理员及开发人员不经授权应无法查看他人的文档。四、电子档案的保护电子档案保护的内容涉及载体、信息内容及其支持体系等方面。 （一）电子档案载体的保护 电子档案的载体主要可分为磁性载体和光学载体两种。磁性载体包括磁带、硬磁盘、软磁盘等。软盘不能作为长期保存数据记录的介质。光学载体包括只读光盘、可写入光盘、可擦写光盘。 电子档案载体的保护方法见第十一章专门档案保护。（二）电子档案信息的保护电子档案信息的保护措施： 1信息安全规范。信息安全是由安全的软硬件技术和完善的管理规范、安全法律提供保障的。它包括技术行为的安全规范和人员行为的安全规范。 信息安全依

59、赖于计算机系统安全。计算机安全是指硬件、软件、数据受到保护，不因偶然或恶意的原因而遭到破坏、更改、泄露，使系统保持连续正常运行的状态。信息安全保护是属于计算机系统安全的有机组成部分，不能抛开计算机系统而空谈信息安全。因此，电子文件的安全要求对整个计算机系统制定安全规范。 2信息加密技术。电子文件归档是必须解密的文件，文件必须以明文的形式归档。对有密级限制的电子文件，网络传输中应当使用加密技术。在实际通信中通常采用公钥加密体制，发送者使用公开的加密密钥对文件加密，收文方使用严格保密的解密密钥对收文解密。 3信息认证技术。主要有三种技术： （1）数字签名技术：数字签名是以数字形式存储并能在通信网络

60、中传输的方法，是公钥加密算法的一种用法。 (2)身份识别技术：常采用通行字口令方式。 (3)消息认证：接收者能够检验收到的消息是否真实的方法。 4防治计算机病毒。 5信息备份。备份设备有磁带机、光盘、硬盘；备份技术有拷贝、磁盘镜像、磁盘双工、镜像站点、服务器集群技术、灾难恢复方案，制订备份管理制度。 6网络安全。包括防火墙、漏洞扫描技术、入侵检测技术。 7电子档案长期可存取技术。包括仿真、迁移、载体转换保护技术。五、电子档案的利用电子档案提供利用以网络利用为主，因为网络利用可以充分发挥电子文件数字信息的特性，可以提供跨时空，全天候的利用。电子档案利用要充分利用数字信息的特性，利用网络技术的特性