股份公司基础数据管理细则(征求意见稿)

1、.中国铁路物资股份有限公司基础数据管理细则（征求意见稿）第一章总则第一条 为加强股份公司基础数据管理，保障基础数据的规范， 提高信息系统数据质量，根据中国铁路物资股份有限公司信息化管理制度、中国铁路物资股份有限公司信息系统运维管理办法 、中国铁路物资股份有限公司信息系统安全管理办法的相关要求，特制定本细则。第二条 基础数据是指股份公司因集团管理需要而统一标准、相对静态的数据， 也是集中部署信息系统中需要事先配置且用户不能随意变更的数据。 主要包括物料、 客户、供应商、组织机构、会计科目、管理口径等。基础数据标准是对基础数据的统一描述， 一般包括编码规则、 名称、数据描述等内容。第三条 基础数据

2、管理包括管理职责、数据标准制定、数据创建、变更和停用等管理流程、编码系统运维等内容。第四条 本细则适用于使用股份公司集中信息系统的总部及各子公司。1/14.第二章组织与职责第五条 股份公司信息管理部 （以下简称 “信息管理部” ）是基础数据的技术管理部门，设置系统管理员， 担任二线运维角色。第六条 股份公司财务部（以下简称“财务部”）负责组织机构、 会计科目等财务类基础数据的归口管理和应用。股份公司运营安监管理部（以下简称“运营安监管理部”）负责没有归口管理部门的基础数据的管理和应用，协调事业部间基础数据标准差异。股份公司各事业部负责本业务板块基础数据的归口管理和应用。各部门设置数据管理员,担

3、任二线数据管理角色。第七条 信息管理部系统管理员负责基础数据的技术支持和系统运维，主要职责有：(一) 负责审核后基础数据的编码工作；(二) 负责编码系统的配置管理及运行安全管理，保证信息系统基础数据编码的一致性；(三) 负责编码系统的需求分析、设计、开发、测试、部署、技术维护和系统升级， 参与基础数据标准的编制和修订；(四) 参与编码系统和各类信息系统的集成方案设计；(五) 协助组织基础数据管理的培训学习。第八条 运营安监管理部数据管理员的主要职责有：2/14.(一) 负责没有归口管理部门的基础数据审核与管理；(二) 负责组织基础数据标准、管理流程的编制和修订，协调并统一部门间数据标准差异；(

4、三) 参与编码系统的建设和升级；(四) 负责监督编码系统的日常运行，检查基础数据标准的执行；(五) 组织基础数据管理的培训学习。第九条 财务部、各事业部数据管理员负责本职能领域或业务板块基础数据标准的制定和审核，主要职责有：(一) 负责基础数据标准、管理流程的编制和修订；(二) 负责基础数据的业务合理性审核和管理。第十条 各子公司信息化工作主管领导是本公司基础数据管理的总负责人， 信息化管理职能部门是编码系统日常运维管理部门， 设置系统管理员担任一线运维角色，并报股份公司信息管理部备案，主要职责参见 中国铁路物资股份有限公司信息系统运维操作细则第二章相关内容。第十一条各子公司相关部门是基础数据

5、的使用者和申请人，设置数据管理员担任一线数据管理员 ,负责本公司及所属公司的基础数据应用，主要职责有：(一) 参与基础数据标准、管理流程的编制和修订；(二) 负责本公司基础数据的创建、变更和应用管理。3/14.第三章标准及应用第十二条基础数据标准包括名称、含义、编码规则、存储类型、属性、分类和应用等方面内容。(一) 名称，是指基础数据在业务管理和信息系统中的统一描述。(二) 含义，是指基础数据在业务管理或信息系统中的定义和主要功能， 在业务流程中的具体作用， 与其他类基础数据的逻辑关系。(三) 编码规则，是指基础数据按某种规则所制定的编码方法，用于唯一指定该类基础数据。 一类基础数据仅有一种编

6、码规则，一个基础数据仅有一个编码。(四) 存储类型，是指基础数据在信息系统数据库中的存放方式，包括字符、数值、日期等存储类型，以及所占用的存储空间。(五) 属性，是指基础数据的补充说明内容，可以根据业务管理和信息系统的需求做进一步扩充，具体内容由基础数据自身特点所决定。(六 ) 分类，是指基础数据的划分方式，是基础数据的层级结构，一般用于组织机构、物料等基础数据。(七 ) 应用，是指归口管理和使用单位对基础数据的应用情况，以及使用基础数据的信息系统。4/14.第十三条 基础数据应采用唯一无意码，因技术原因，需要赋予一个基础数据多码时， 由信息管理部系统管理员与归口管理部门数据管理员商定多码编码

7、规则， 并维护编码多对一关系。第十四条 基础数据创建后不得删除，没有被单据引用的可进行变更或停用，有单据引用的只能停用。第十五条各子公司因自身管理需求，对股份公司相关编码规则加以细化时，在征得归口管理部门同意，及保证数据一致的前提下， 可进行分层级管理，并由信息管理部提供技术实现。第十六条 各子公司数据管理员应在业务正式开展前完成基础数据申请， 相关归口管理部门数据管理员应及时进行审核，确保在半小时内完成申请流程。第十七条 因业务需求，在信息系统中临时编码时，应服从基础数据编码规则， 并按照信息系统运行办法及时修正单据相关业务，保证业务统计的正确性。第四章管理流程第十八条 基础数据管理流程主要

8、包括创建、变更和停用等流程 ,各线数据管理员和系统管理员应严格履行流程规定的职责，保证基础数据的准确性、及时性。第十九条各子公司数据管理员根据业务需求创建基础5/14.数据时应首先检查系统是否存在该数据编码， 如有应直接使用，如没有应填写基础数据创建申请表 ，并保证数据的准确性、有效性和完整性，提交各部门数据管理员审核后，由信息管理部系统管理员在编码系统中赋码， 并同步到相关信息系统。第二十条各部门数据管理员认定申请信息填写不准确，在注明原因后退回，各子公司数据管理员根据退回原因修改申请信息重新上报。第二十一条基础数据的属性、分类等信息发生变化时，由各子公司数据管理员提交基础数据变更申请表 ，

9、提交各部门数据管理员审核后， 由信息管理部系统管理员变更。第二十二条基础数据的编码、 名称等关键信息发生变化时，应先进行停用，再执行创建流程。第二十三条认定无效的基础数据，由子公司数据管理员提交基础数据停用申请表，提交各部门数据管理员审核后，由信息管理部系统管理员停用。第二十四条各部门数据管理员、信息管理部系统管理员每年度组织一次基础数据集中清理工作，更正并完善必填项等关键信息，停用重复或长期不使用的基础数据。6/14.第五章运行管理第二十五条 编码系统是基础数据管理和维护的信息系统，是股份公司信息系统基础数据的唯一提供者。第二十六条 股份公司各信息系统在建设和升级时， 系统建设单位（以下简称

10、“建设单位” ）要充分考虑基础数据的集成与应用，确保基础数据的一致性。(一) 在满足业务管理和技术架构要求的前提下，由编码系统统一管理基础数据，各信息系统共享编码系统分发的基础数据信息；(二) 当现有基础数据标准不能满足业务管理要求时，由建设单位提交变更方案，经基础数据归口管理部门审核通过后，由信息管理部负责技术实现；(三) 建设单位根据业务需求， 在信息系统中扩展基础数据的属性前， 要分析属性的使用范围。 如仅在该信息系统内部使用， 则不须调整基础数据标准， 如被多个信息系统共同使用，应向归口管理部门和信息管理部提交申请，经审核通过后进行扩展。第二十七条编码系统的其他运行管理内容遵循中国铁路

11、物资股份有限公司信息系统运维操作细则的相关规定。7/14.第六章培训与上岗第二十八条编码归口管理部门和信息管理部根据编码标准及系统运行情况组织统一培训，内容主要包括基础数据标准、管理流程、编码系统操作、常见问题及解决办法。第二十九条 各子公司应组织相关人员积极参加基础数据管理的培训学习， 及时收集并上报基础数据管理工作中遇到的问题和需求。第七章监督与评价第三十条信息管理部组织对基础数据标准和管理流程的执行情况、 编码系统应用情况开展日常监督、定期和不定期检查，确保基础数据的准确性、合规性和有效性。第三十一条 信息管理部根据编码系统的运行情况， 在年末形成基础数据管理年度总结报告 ，汇报基础数据

12、标准、管理流程、编码系统运维方面的工作情况。第八章附则第三十二条本细则由信息管理部负责解释和修订。第三十三条本细则自印发之日起施行。8/14.附件：一、物料数据标准项目内容名称物料含义股份公司物料的管理范围包括：商贸产品、服务类和虚拟类，分为钢铁、矿产、煤(焦)炭、石油、天然气及制品、 铁路装备、铁路器材、有色金属、服务和其他九大类。商贸产品主要用于正常商贸业务、钢板桩商贸物料及对应的固定资产，服务类物料主要用于铁建、钢铁贴息和油品保险费等业务，虚拟类物料主要用于返利、追涨补差和加减息业务。编码规则商贸产品正常商贸：大类编码 (2 位)+ 中类编码 (2 位)+ 流水码 (6 位 )无具体型号

13、：大类编码 (2 位 )+中类编码 (2 位 )+97+流水码 (4 位)钢板桩物料：大类编码 (2 位 )+中类编码 (2 位 )+88+流水码 (4 位)钢板桩资产：大类编码 (2 位 )+中类编码 (2 位 )+96+流水码 (4 位)虚拟类加减息：大类编码 (2 位)+ 中类编码 (2 位)+98+ 流水码 (4 位 )返利、追涨补差：大类编码 (2 位)+ 中类编码 (2 位 )+99+ 流水码 (4 位)服务类铁建、钢铁贴息、油品保险费等业务： 9001-0000+流水号 (2 位)9/14.存储类型物料编码为文本格式，长度10 位属性牌号材质、包装、规格、厚、宽、长、高等内容分类

14、物料大类、物料中类、物料小类、物料组使用单位股份公司总部及各子公司应用系统编码系统、 ERP、物流系统、决策支持等使用物料的信息系统二、客户、供应商数据标准项目内容名称客户、供应商含义在股份公司 ERP 系统中，各子公司均有相应的客商视图， 作为采购、销售和财务业务运转的重要基础，主要分为国外客商、国内客商和集团内客商。国外客商是指注册地在国外及保税区的客商，国内客商是指注册地在国内的客商，集团内客商是指股份公司各子公司及下属单位。编码规则国外客商： 00+2+流水码 (7 位)国内客商： 00+1+流水码 (7 位)集团内客商： 00+9999+ 流水码 (4 位)存储类型客户、供应商编码为

15、文本格式，长度 10 位属性名称、类型、税号、国家、大区、省份、地址、电话、VAT 信息、银行账户信息等分类国外客商、国内客商和集团内客商使用单位股份公司总部及各子公司10/14.应用系统编码系统、 ERP、客户信用风险系统、决策支持等使用客户和供应商的信息系统三、组织结构数据标准项目内容名称公司代码含义通常代表一个法律上独立核算的会计主体，可以是控股公司，可以是有法人地位的子公司，也可以是独立核算的分公司，每一个公司代码有一个会计科目表。但不同的公司代码可以共享一个科目表。编码规则4 位长度的数字和字母组合，股份公司编码区间从1000到 8999 ，按顺序码编码，以 10 为间隔，其中每个区

16、域公司都预留了300 个号段，例如，武汉区域公司： 2300-2599 ；沈阳公司： 1400-1699 。存储类型公司代码为文本格式，长度 4 位。属性无分类无使用单位股份公司总部及各子公司应用系统编码系统、 ERP、久其系统、决策支持等使用公司代码的信息系统四、会计科目数据标准项目内容名称会计科目含义会计科目是会计账务和报表的基础，一个公司代码必须分配一个会11/14.计科目表，一个会计科目表可用于多家公司代码。客户、供应商必须对应一个总账科目， 所有应收 / 应付账款明细账进行核算的数据会通过此科目及时更新相应总帐。编码规则10 位数字和字母组合存储类型会计科目编码为文本格式，长度10

17、位。属性无分类无使用单位股份公司总部及各子公司应用系统编码系统、 ERP、久其系统、决策支持等使用会计科目的信息系统五、管理口径数据标准管理口径是指股份公司集中部署的信息系统中，用于统一规定业务管理口径和统计分析维度的基础数据，主要包括：业务类型、业务模式、业务范围、行业、归属事业部、执行事业部、采购类型、销售凭证类型。项目含义内容业务类型获利 能 力分 析按照每一笔商贸业务的供应商、客户是在国外（ COPA ）中区分收还是国内，确定这笔业务为国内、进口、出口、入、成本等损益的维海外。度业务模式各版块业务统计口径油品、线路：专供、自营、固定客户的进一步细分装备：新造、维修12/14.铁建：自营

18、、固定客户、服务矿产、能源、国际：自营、固定客户钢铁：自营、固定客户、加工及综合服务物流：基础物流、金融物流 - 金融监管、金融物流 - 采购执行、自有库控货、服务业务范围根据物料中类建立的具体内容见中国铁物直接利润构成分析表维用于核算、预算的财度（物料分类对应财务大类）务分类行业各公司代码所对应的商贸、物流、房地产、工业及其他主营业务，每个公司代码只有一个行业归属事业部经营涉及的业务品种油品事业部、铁路线路事业部、铁路装备事业对应的事业部，由业部、铁路建设事业部、钢铁事业部、矿产事业务范围推导得出，业部、能源事业部、国际事业部、物流事业部、务范围与归属事业部房地产事业部、其他间是一对多的关系执行事业部经营活动中的协同事同归