05船舶采购和库存系统操作手册(V.3.1.022)

1、 船舶智能管理系统采购和库存操作手册 船舶采购和库存信息系统操作手册 Purchase Operation Manual目 录1.船舶版采购操作手册21.1船舶申请及跟踪21.2申请单创建21.2.1申请单信息21.2.2创建申请单31.2.3申请单明细31.3申请单编辑/修改41.4申请单提交51.5船长审核51.6NP采购61.6.1NP申请单创建61.6.2NP申请单编辑71.6.3NP申请单提交81.6.4NP申请船长审核81.6.5NP签收92.舶版库存操作手册102.1库存跟踪102.1.1产品入库102.1.2常规出库112.1.3产品移库122.1.4ROB（备件）查询122.

2、1.5ROB（其他）查询132.1.6月度库存132.1.7备件录入143.重要说明和注意事项154.联系人17 1. 船舶版采购操作手册- 船端采购操作正常情况下只需要进行申请、提交、船长审核三个环节。- 所有物资分为九类：SP（备件）、CM（物料）、LO（滑油）、PT（油漆）、CC（化学品）、PPE（个人防护用品）、MED（医疗器械和药品）、NP（航海图书资料）1.1 船舶申请及跟踪菜单位置：采购管理->船舶申请及跟踪 查询：在筛选条件栏中选择或输入条件，点击查询，可以筛选出符合条件的申请单记录（默认显示最近1个月的申请单） 重置：点击此按钮，可以将筛选条件栏中的各个条件值复位清空

3、导出：默认导出申请单列表中的数据，保存为Excel 申请单创建：点击此处可以进入创建申请单的操作向导（详见：申请单创建）,新创建的申请单状态为：草拟申请 申请单编辑：勾选需要编辑的申请单（状态：草拟申请、退回申请），点击此按钮，弹出申请单编辑界面，修改完相应数据后，点击保存按钮即可（如果是退回申请，保存后变成草拟申请） 重新申请：可以对已经完成或取消的申请单进行重新申请操作（对与2012/1/1以前的申请单，系统不允许进行重新申请操作） 申请单提交：勾选需要提交的申请单（状态：草拟申请），点击申请单提交，确认提交，提交后的申请单状态为：提交申请。 取消申请单：勾选需要取消的申请单（状态：草拟申

4、请、退回申请），点击此按钮，确认取消，申请单状态变为：取消申请1.2 申请单创建1.2.1 申请单信息界面位置：跟踪->申请单创建录入信息：类型、优先级、供货港口、供货日期，点击确定按钮，进入创建申请单界面1.2.2 创建申请单界面位置：跟踪->申请单创建->确认 新增：点击此按钮，进入申请单明细界面（详见：申请单明细），可以选择需要增加的明细 新增设备：如果是申请整台设备，则在创建时选择SP类型，然后点击“新增设备”按钮，在弹出的设备列表中选择需要申请的设备。 删除：选中需要删除的条目再点击 保存： 提交：如果直接点击提交按钮，系统会自动保存，且申请单状态变为“提交申请”状

5、态，不能在进行编辑操作 取消申请： 申请数量：填写需要申请的数量，空白不填，表示当前产品不申请，保存时不会保存到此次申请单记录明细中 设备信息：只有申请备件才会显示此信息 展开批注：在申请单创建界面，批注信息默认是隐藏，点击上图标注的展开按钮，可以展开查看批注内 审批批注列表：审批历史记录显示区，不能进行编辑操作 申请批注录入区：1.2.3 申请单明细（1） 申请类型：CM / LO / PT / TC / CC / PPE / MED界面位置：跟踪->申请单创建->OK->增加明细 相关位置录入过滤条件，提高查询精度（有子品牌的类型必须输入子品牌） 查询：在筛选条件栏中，录

6、入需要筛选的条件值，点击查询，可以筛选出符合条件的产品记录 申请数量：可以填写申请数量，也可以点击确定后，返回创建申请单界面，再填写申请数量 确定：点击确定后，返回到创建申请单界面，并将勾选的产品添加到申请单明细列表中（2） 申请类型：SP界面位置：跟踪->申请单创建->OK->增加明细 相关位置录入过滤条件，提高查询精度 查询：根据筛选条件栏的内容进行筛选（默认以库存清单筛选） 设备编号或名称查询条件录入 查询（设备列表）：根据设备编号或名称自动展开符合条件的设备列表设备列表：选中指定的节点（文件夹、设备或子设备），将自动显示所选节点及下属子节点的设备或子设备的所有备件记录

7、 设备主系统 设备子系统 设备 子设备 申请数量：填写数量 确定：当勾选完需要申请的备件记录（或直接填写数量，将默认打钩），点击确定将返回申请单明细界面1.3 申请单编辑/修改界面位置：跟踪->勾选->申请单编辑 选择需要编辑的申请单（只有草拟申请和退回申请的状态下才可以编辑） 点击左侧操作区“申请单编辑”按钮系统打开和申请单创建功能一样的编辑界面，可以进行添加，修改申请数量的操作（如果不需要申请，可将申请数量改为0，或者在明细中选择不需要的行，右击点击，然后选择“删除该行“；或者选中行后点击“删除”按钮）1.4 申请单提交界面位置：跟踪->勾选->申请单提交 选择确定

8、提交的申请单 点击左侧操作区的“申请单提交”按钮提交界面可以进行申请数量修改、条目备注添加、申请单批注添加操作，确定“提交“后，申请单提交到船长处，申请单状态由“草拟申请”变为”提交申请”。 大副、轮机长提交申请单给船长后，该申请单不能再编辑。如果需要修改，船长在审批环节做不通过处理，申请单将重置为草拟申请状态。1.5 船长审核界面位置：采购管理->船长审核 审核：点击此按钮，进入当前申请单的明细审核界面，可以填写批注内容或明细备注，操作方式分为：同意和不同意同意：点击同意按钮，申请单保存，状态变为：新申请不同意：点击不同意按钮，申请单保存，状态变为：退回申请（退回的申请单可以进行再次编

9、辑或取消）1.6 NP采购界面位置：航海图书管理->NP申请单/订单跟踪 NP申请单信息显示区 NP申请单列表显示区 NP申请操作区 NP申请单据信息显示区1.6.1 NP申请单创建界面位置：航海图书管理->NP申请单/订单跟踪->申请单创建 输入申请单主信息（包括是否紧急申请，要求供货的港口和供货日期，申请备注信息等） 点击“增加明细”按钮，点击后在申请单明细列表中会增加一行空白 在申请单明细列表中填写相关数据 保存说明：a、 NP申请和其他物资申请不同，申请内容需要自行填写；b、 类型中“-CN”表示是中版资料，“-EN”表示是英版资料c、 申请航海通告时，注意在“版本/

10、期号”列中必须输入“年份+期数”，比如申请2011年32期航海通告，版本/期号内必须输入“201132”。1.6.2 NP申请单编辑界面位置： NP申请单/订单跟踪->勾选->申请单编辑点击编辑后打开如下界面： 点击添加、删除等按钮进行新增和删除明细操作。 对于通告，可以点击“添加通告”按钮弹出界面选择即可进行自动添加（但只能添加超过4周以上的通告）1.6.3 NP申请单提交界面位置： NP申请单/订单跟踪->勾选->申请单提交 选择需要提交的申请单 点击左侧操作区的“申请单提交”，确认“是”后提交到船长处，申请单状态由“草拟申请”变为“提交申请”。1.6.4 NP申请

11、船长审核界面位置： NP申请单/订单跟踪->船长审核1.6.5 NP签收界面位置： NP申请单/订单跟踪->NP签收选择需要签收的订单，然后点击确定，打开签收界面：a) 系统默认为签收数量和订单数量一致，按实际收到数量录入，如没有收到，数量则为0b) 备注特殊情况，以让公司及时了解签收的特殊原因或事项。c) 点击确定，完成签收操作。2. 舶版库存操作手册库存管理: 产品入库、产品出库、盘点、查询。2.1 库存跟踪2.1.1 产品入库界面位置：库存管理->库存跟踪->产品入库 选择通知单：点击此按钮，进入通知单筛选界面：1、默认显示所有可以签收的通知单，也可以设置筛选条件

12、，查询出符合条件的通知单2、勾选需要签收的通知单（一次只能操作一张通知单），点击确定后，返回入库界面，并可以看到选择单据的明细内容 运单号：填入供应商对应的运单号 自动填写签收数量：勾选：自动标出每一行可入库的数量；未勾选：入库数量为空，需手工填写 入库数量：根据的勾选状态，自动载入或不载入签收数量，可以修改签收数量，但不能大于订货数量 库存位置：默认会自动载入本产品最后一次签收时的位置，可以修改（下拉选择），库存位置不能为空 签收备注：对每一行记录，如有特殊情况可进行备注，以让公司及时了解签收的特殊原因或事项 保存：点击保存本次的签收记录，程序将自动提示是全部入库还是部分入库，点击是，本次操

13、作就被保存。2.1.2 常规出库界面位置：库存管理->库存跟踪->常规出库 出库原因：选择本次出库的原因（必填项） 查询：在筛选条件栏中录入完需要查询筛选的条件后，点查询，将在下面列表中显示符合条件的记录 重置：重置筛选条件栏的各个条件内容 导出：导出当前列表中的记录，并保存为Excel文件 出库数量：填写对应记录的本次的出库数量，不能大于当前数量 备注：对于出库的记录，可以填写备注内容 保存：填写好 出库原因、出库数量、备注 后，点保存按钮，以保存本次的出库操作2.1.3 产品移库界面位置：库存管理->库存跟踪->产品移库 查询：在筛选条件栏中录入完需要查询筛选的条件

14、后，点查询，将在下面列表中显示符合条件的记录 重置：重置筛选条件栏的各个条件内容 导出：将导出当前列表中的记录，并保存为Excel文件 移库数量：填写对应记录的本次的移库库数量，不能大于当前库存 移库位置：填写需要移库的新位置（必填项，且不能等同于当前的库存位置） 备注：填写当前记录的移库备注 保存：填写完 移库数量、移库位置、备注 后，点保存按钮，以保存本次移库操作2.1.4 ROB（备件）查询菜单位置：库存管理->库存跟踪->备件查询2.1.5 ROB（其他）查询菜单位置：库存管理->库存跟踪->ROB查询 查询类型：库存清单：显示产品的总ROB数量，库存明细：根据

15、库存位置显示产品的ROB数量，默认是库存明细 查询：在筛选条件栏中录入完需要查询筛选的条件后，点查询，将在下面列表中显示符合条件的记录 重置：重置筛选条件栏的各个条件内容 导出：将导出当前列表中的记录，并保存为Excel文件 申请数量：填写需要申请的数量，将自动勾选 申请：点击申请按钮，将根据勾选的申请记录，进入申请单创建明细界面，保存即可创建一张新的申请单2.1.6 月度库存菜单位置：库存管理->库存跟踪->月度库存 起止日期：在筛选条件栏中录入需要查询的时间节点，点查询，将在下面列表中显示符合条件的记录2.1.7 备件录入菜单位置：库存管理->库存跟踪->备件录入

16、新建：点击添加按钮，新增一行备件记录 3. 重要说明和注意事项1） 单据状态：² 只有船端看到的状态：“草拟申请”、“提交申请”、“取消申请”（草拟申请后船端直接取消的单据）² 船、岸同步的状态：a) “新申请”船长审批同意，正式生成申请单，并同步到公司。新申请的日期为船长审批的日期。无论多少张“草拟申请”，船长应尽量集中一天进行审核，同步到公司“新申请”显示为同一天，在公司统计申请频次时同一物资都算作一次申请b) “同意订单”相关主管和经理已审批同意订单。船端可以看到申请数量和审批数量的不同，如确有需要，应立即与主管沟通，在订单发送前还可以修改数量，如订单已发送，只能重新

17、进行申请c) “发货中”供应商已确认货物备妥并即将供船d) “全部收货”货物全部签收e) “部分收货”货物部分签收f) “取消供（余）货”剩余的货物取消供应g) “退回申请”申请中有资料不详或其它问题，需船端重新编辑，并再次提交h) “取消申请”取消该申请，如其中有需要的项目，需要重新提交新申请2） 过滤漏斗：点击过滤漏斗状态栏可直接进行升序、降序排列。3） 所有界面中只有标示蓝色底色的部分可以进行修改。4） 申请物料的注意事项：a) 季度物料申请的便捷方法：点击“库存数量”处状态栏，可按降序排列所有库存的常用物料，并直接对应库存数量填写需要申请的数量。b) 对查询不到的物料项目，应尝试以下方

18、法：1. 关键字查询：如必须只输入“鼠”而非“老鼠”，才能搜索出 “防鼠板”2. 俗称，可搜索IMPA书，再进行编码查询3. 有项目，但规格不对的，可以选择该项目并备注所需规格。4. 仍然找不到的项目或需要定制的项目，在增加明细有“其他01”“其他05”，但申请中尽量避免使用。c) ABCD分类，请重点关注A、B、C类物料。1. A类: 年度采购总额前100名，单价300元以上。2. B类：年度采购总额前100名，单价300元以内的易耗品。3. C类：单价300元以上的非易耗品4. D类：其他5） 备件申请的注意事项：a) 备件申请：一张申请单只能申请属于同一设备的备件， 设备 b) 查询不到

19、的备件，船舶可自行添加，具体操作详见“2.1.7 备件录入”。c) 设备分类：1类设备：对船舶运行影响很大的设备：主机、付机、货泵、锅炉2类设备：对船舶运行影响较大的设备：消防救生设备、主配电板、航行设备、供电设备、自动化设备、防污染设备、应急设备和报警等，如：主推进系统 ；船舶电站（发电机，主配电板，应急发电机及其配电板） ；舵机系统 ；主空压机；系离泊设备（锚机，缆机） ；救生艇、救生筏 ；火灾报警系统 ；消防泵及应急消防泵 ；泡沫灭火系统 ；二氧化碳灭火系统 ；油水分离器及15PPM报警设备 ；ODME;生活污水处理装置 ；焚烧炉；GMDSS等航行设备设备；货控系统。3类设备：对船舶运行影响不大，故障后可以等待修复的设备：其他设备d) 备件ABCD分类：1. A类: 高值易损件2. B类：低值易损件3. C类：重要非易损件4. D类：偶尔采购件6） 添加备件的注意事项：a) 设备主系统、设备子系统、设备、备件组都由公司管理、添加、修改或删除；船端只能添加备件。b) 添加备件时录入语言按说明书的语言分三种情况：i. 说明书是英文，中文名称和英文名称全部写英文；ii. 说明