建设工程档案

1、l 建设工程档案的定义建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，它记载了工程项目从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工到竣工验收等环节的情况，是工程建设过程和建设成果的真实反映。建设工程文件是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。 l 建设工程档案的作用工程档案能真实反映工程建设的全过程；是工程质量评定的依据，工程验收的必要条件；是查明工程质量事故原因、解决工程经济纠纷的重要依据；是建筑物、构筑物维修、改建、扩建的依据；是城市规划建设管理、抗震救灾和战备的重要现状凭证。随着城市

2、建设的发展，工程档案在社会政治、经济、文化等各个领域发挥着重要作用。 l 建设工程档案的编制依据2001年初，国务院颁布了建设工程质量管理条例，从加强建设工程质量管理、保证工程质量，保护人民生命和财产安全的角度出发，对工程档案予以高度重视。特别是对工程档案的形成、积累，工程档案的真实性、准确性，工程档案的移交、报送等提出了明确的要求。根据建设工程质量管理条例精神，为加强建设工程文件的归档整理工作，统一工程档案验收标准，保障工程档案齐全、完整、真实、准确的归档。中华人民共和国建设部、国家质量监督检查检疫总局于2002年1月10日联合发布了建设工程文件归档整理规范（gb/t50328-2001）并

3、于2002年5月1日开始正式实施。建设工程文件归档整理规范是城建档案又一个国家标准，是建设工程文件归档整理工作必须遵循的技术标准，它为工程档案的现代化管理提供了条件。建设工程文件归档整理规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。 l 相关法律法规1、2000年1月10日，国务院第25次常务会议通过了建设工程质量管理条例，并于1月30日以国务院令第279号发布实施。条例共分九章，从加强建设工程质量管理，保证工程质量，保护人民生命和财产安全的总目标出发，规定了建设单位、勘察和设计单位、施工单位、工程监理单位、各级建设行政主管部门以及其他有关部门在工程建设、勘察、设计、施工、监理、监督

4、管理、处罚等方面的责任和义务。条例第十六条、第十七条对工程文件和图纸及归档方面作出了要求。条例第五十九条，对违反本条例规定的情况做出了处理办法，建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款。2、为加强城市建设档案管理，建设部发布城市建设档案管理规定。1997年12月23日建设部令第61号发布，2001年7月4日建设部令第90号修正。管理规定对建设工程档案验收、移交作出了规定。管理规定第十三条 违反本规定有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机

5、关依法追究刑事责任：无故延期或者不按照规定归档、报送的；涂改、伪造档案的；档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。3、为加强城市建设档案管理，保护和利用城市建设档案，充分发挥城市建设档案在城市规划、建设中的作用，根据中华人民共和国档案法、城市建设档案管理规定、科学技术档案工作条例结合本市实际，于2002年制定了中山市城市建设档案管理办法（中府【2002】30号）。对本市区域内城市建设档案的收集、保管、利用作出了具体规定。 l 建设工程档案接收范围Ø 1工业建筑动力、矿业、冶金、机械、电子、石油、化工、轻工、纺织、建材、医药等。Ø 2民用建筑住宅（七层及以上或5000及以上单体

6、建筑；住宅小区、别墅区六层及以下的单体建筑按型号各收一幢）、办公用房、文化、科技、教育、卫生、体育、商业、金融、保险、服务、综合楼、民用仓库等。Ø 3市政基础设施道路、广场、桥梁、涵洞、隧道、排水、环境卫生。Ø 4公用基础设施给水、供气、供热、公共交通、供电、电信、广播电视、加油站。Ø 5交通运输铁路、公路、水运、航运。Ø 6风景名胜、园林绿化公园、绿化、苗圃、纪念性建筑、名人故居、名胜古迹、古建筑、城市雕塑。Ø 7环境保护废(污)水、废气、噪声、震动、电磁波等治理工程、工业固体废弃物的无害化处理和综合利用工程。Ø 8人防、军事人防工

7、程、军事工程Ø 9水利、防灾水利工程、防洪、防汛工程、防灾、抗震工程、气象工程。Ø 10管线工程城市排水、供水、供电、燃气、通讯、电视、照明等管线工程。 l 各单位工程文件收集管理职责建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的积累、收集纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。1、建设单位是收集、汇总、移交建设工程档案的责任单位，在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：（1）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；工程档案应以能满足使用为前提，一般要求编制两套

8、。属于城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位应向城建档案馆（室）报送一套工程档案原件和与档案内容完全一致的电子文档。（2）对工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件进行收集、整理和立卷。工程项目经理部成立时，应指定专门人员负责工程文件的收集、整理、归档等工作。特别是工程规模大，建设周期长的项目，必须制订工程文件的管理制度，避免因人员变动等因素造成工程文件的流失。（3）负责检查监督勘察、设计、施工等参建单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位负责此项工作。（4）负责收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程档案。（5）在组织工程竣工验收前，负责提请城建档案馆（室）对工程档

9、案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。完整、准确、真实的工程档案是办理工程验收备案的必备条件。（6）对列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，竣工验收后3个月内，必须向城建档案馆（室）报送一套符合规定的工程档案。2、勘察、设计、监理、施工等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。（1）监理单位除收集、整理本身形成的工程监理文件外，还应对整个建设项目工程档案资料的完整性、准确性、系统性等质量进行监控。（2）施工单位负责收集整理施工技术文件、编制竣工图。建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程文件，并及时向建设单位移交；各分包单位应将

10、本单位形成的工程文件进行整理、立卷后移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理其承包项目的工程文件，并向建设单位移交。（3）施工技术文件和竣工图必须是施工过程的真实记录和反映，施工技术文件的收集应与施工同步进行，严禁事后“编造”施工技术文件。 l 建设工程文件的归档范围1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。2、工程文件的归档范围和内容应符合建设工程文件归档整理规范附录a的要求。向市城建档案馆移交的工程档案须按照中山市城建档案馆编制的中山市建设工程档案接收范围及卷内目录进行收集、移交。建设

11、工程文件归档整理规范附录a内容的排序按文件形成单位、时间、性质划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图及竣工验收文件五部分。建设工程文件归档整理规范附录a表中所列的文件内容，有的是单独一份文件，有的是由几份文件组成。例如“调查资料及项目评估研究”由几份文件组成；又如“施工承包合同”，有的为一份合同，有的还有补充合同等，就会形成几份文件，所有这些文件都必须一起归档。建设单位应保存一套完整的工程档案，设计、施工、监理单位只保存本单位在工程建设过程中产生的工程文件或有关文件。 l 归档文件的质量要求1、归档的工程文件应是原件，加盖红章的复印件（热敏纸传真件）不得作为原件归档。因为复印不具有

12、法律效力，也不利于档案的长期保存。强调一下，复印后签名、盖章的相关文件仍视为复印件，不得作为原件归档。有特殊情况的例外，比如钢材出厂合格证，经销商只能提供复印件的，需在复印件上加盖经销商或厂家的公章，不得将传真件直接加盖公章后归档。档案中不能有金属物，如合格证为金属牌的，需复印后在复印件上注明原件为金属牌，并加盖公章后归档。2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。监理文件的形成应符合建设工程监理规范（gb50319-2000）的质量要求；市政工程施工技术文件及其竣工验收文件的形成应按照建设部印发的市政基础设施工程施工技术文件管理规定（建

13、城2002221号）的质量要求；建筑工程施工技术文件及其竣工验收文件的形成应符合建筑工程施工质量验收统一标准（gb50300-2001）以及广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表的要求；竣工图的编制应按国家建设部1982年建发施字50号关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定执行。地下管线工程竣工图的编制，应按1995年中华人民共和国行业标准城市地下管线探测技术规程（cjj61-94）中的有关规定执行。3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际状况相符合。工程文件的积累、分类、鉴定、整理工作应与施工进度同步开展。 4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写

14、材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5、工程文件应字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备、真实，不得代签。签名以手签为准，盖私章不合要求也无效力。6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，文字、表格材料采用70g以上的白色书写纸，文字材料、表格的幅面尺寸规格统一为a4幅面。图纸采用蓝晒图，竣工图须是新蓝图。计算机出图的复印件不得作竣工图使用，图纸宜采用国家标准图幅规格。 7、竣工图的质量要求：（1）所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理；（2）竣工

15、图章示例如下：80竣 工 图15 50施工单位7编 制 人审 核 人7 技术负责人编制日期7监理单位7总 监现场监理720202020竣工图章尺寸为：50mm×80mm（3）竣工图章应使用不易褪色的红印泥，一般盖在图标栏上方的空白处，或图标栏附近空白处，不可压盖图纸内容，不可盖在图纸背面；（4）竣工图由施工单位工程技术人员组织绘制、审核、签字并承担责任，由监理负责验收。个别由设计单位绘制的竣工图，亦必须加盖竣工图章，并由施工技术负责人、监理人员审核、签字后，才能作为竣工图；（5）竣工图必须准确、完整、符合归档要求；竣工图的编制工作必须在施工过程中根据图纸会审记录、隐蔽工程记录、设计修

16、改变更通知单等进行编制，确保图物相符；（6）在原施工图上进行修改补绘的竣工图要求图面整洁、线条清晰、字迹工整，必须用绘图墨水进行绘制，严禁用铅笔、圆珠笔或其它易褪色的墨水绘制或更改、注记。8、绘制竣工图的形式和深度（1）凡在施工中按图施工没有变动的，在原施工图上加盖“竣工图”章后作为竣工图；（2）施工图有局部变更的，在原施工图上进行修改、补充，并加盖“竣工图”章后作为竣工图；（3）施工图的结构形式、平面布置、工艺、项目等有重大改变，不宜在原施工图上进行修改补充的，或变更部分超过图面1/3的，应当根据设计变更文件重新绘图，并加盖“竣工图”章后作为竣工图，原图不再归档。由于设计原因造成的，由设计单

17、位重新绘图；由于施工原因造成的，由施工单位负责重新绘图；由于其他原因造成的，由建设单位自行制图或委托设计单位绘图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图”章并附以有关记录和说明，作为竣工图；（4）竣工图必须与工程实物相符，所有修改内容都必须修改到位。竣工图的修改、注记方法规定如下：对于少量文字和数字的修改，可采用杠改法，即用一条实线将被修改的部分划去，在其附近的适当位置填写变更后的内容，并注明修改依据；对于少量图形的修改，可采用叉改法，即用“×”将被修改的部分划去，在其附近的适当位置，画出修改后的图形，注明修改及内容及修改依据；对较多图形的修改，可采用圈改法，即将被修改部分图形圈出，按制图

18、规范在其附近的适当位置画出修改后的图形，注明修改依据；设计单位绘制修改图的，应圈出原施工修改范围，并注明修改依据；修改依据的注记：技术交底会议纪要、设计变更通知单、技术核定单、业务联系单等修改依据应注记编号或产生日期。在修改依据中，每一条、款需注记被修改的图号。（5）修改时注意的问题原施工图纸目录必须加盖竣工图章，作为竣工图归档，凡有作废、补充的图纸，均要在原施工图目录上标注清楚，作废的图纸在目录上扛掉，补充的图纸在目录列出图名、图号；凡是洽商图作为竣工图，必须进行必要的制作；如原洽商图是按设计图纸正规绘图的可作为竣工图，但需统一编写图名图号，加盖竣工图章，作为补图。并应在说明中注明此是哪张图

19、哪个部位的修改图，还要在原图修改部位标注修改范围，并标明补图的图号。如洽商图未按正规绘制，均应按制图规定另行绘制竣工图。某一条洽商可能涉及到二张或二张以上图纸，某一局部变化可能引起系统变化，凡涉及到的图纸和部位均应按规定修改，不能只改其一，不改其二；不允许将洽商的附图原封不动地贴在或附在竣工图上作为修改，也不允许将洽商的内容抄在蓝图上作为修改。凡修改的内容均应改绘在蓝图上或用补图的办法附在本专业图纸之后；竣工图未据实修改或图表质量较差，城建档案馆（室）有权退回建设单位重新绘制。9、电子文件的质量要求建设电子文件的内容必须真实、准确。工程电子文件内容必须与工程实际相符合，且内容及其深度必须符合国

20、家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规范、标准和规程。记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有参考价值的建设电子文件的不同稿本均应保留。（简单说明一下竣工照的要求） l 工程文件的立卷1、立卷的原则工程文件应按建设项目或单位工程收集齐全，在此基础之上进行立卷，立卷包括组卷和编目两个过程。立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 2、工程文件材料必须按工序、时间先后、载体特征、专业工种分门别类地加以系统排列、组成案卷。一个建设项目由多个单位工程组成的，工程文件应先按单位工程组卷。 3、立卷可采用如下方法（1）工程文件可按建设程序划分为工程准

21、备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；（2）工程准备阶段文件可按建设项目、程序、专业、文件形成单位等组卷；（主要内容见实例中案卷目录部分）（3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（一般按项目组卷，如分期建设，则按单位工程组卷）（4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；（主要内容见实例中案卷目录部分）（5）竣工图可按单位工程、专业等组卷。竣工图排在本专业文字资料后面；（6）竣工验收及工程备案文件可按项目、单位工程、专业等组卷。 4、立卷过程中宜遵循下列要求（1）案卷不宜过厚，一般不超过20mm；（最好控制在15mm左右）（2）案卷内不应有重份

22、文件，由多个单位工程组成的建设项目，工程文件按单位工程分开组卷，共用的工程文件（如工程准备阶段文件、材料合格证等）可在该建设项目的第一个单位工程文件中集中组卷，其他单位工程只需注明参见共用文件的所在位置；（3）不同载体的文件一般应分别组卷。照片的样片可与纸质材料一起组卷。（光盘、录像带、软盘等应分别组卷） 5、卷内文件的排列（1）组卷后的文件材料按中山市城建档案馆与中山市建设工程质量监督站共同制定的建筑工程档案卷内目录、市政基础设施工程档案卷内目录、管线工程卷内目录的顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件

23、在后；（注：卷内目录的顺序不能任意调整，目录中的内容不能随意改动）（2）图纸按专业排列，同专业图纸按图纸目录排列；（3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 6、案卷的编目案卷的编目包括给每一个案卷编写页号及填写三种立卷用表，即卷内目录、备考表、案卷封面。（1） 页号的编写以独立卷为单位，卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始；页号编写位置，单面书写的文件，页号编写在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码；案卷封面、卷内目录、卷内

24、备考表不用编写页号。（2） 卷内目录的编制卷内目录需填写一式多份，用于立卷、移交目录册等。卷内目录应排列在卷内文件之首。卷内目录具体内容填写：序号：文字材料以一份文件为单位，同一文号或同一标题、内容的文字材料，无论有多少页，只需编一个顺序号，请示与批文、来文与复文同编一个顺序号；竣工图以一张图为单位，一张图纸一个顺序号，从图纸目录编起，用阿拉伯数字从“1”依次标注。文件编号：文字材料指文号；图纸指图号。责任者：指文件的形成单位或个人，可根据文件落款填写。如果是个人作品（论文、合理化建议、讲话等），责任者则指个人名称。经过一定的审批程序形成的公文、设计图、竣工图等责任者应为单位名称，有多个责任者

25、时，选择两个主要责任者填写，其余可用“等”代替。施工图责任者为设计单位，竣工图责任者为施工单位。文件题名：填写文件标题的全称。日期：文件按落款形成的时间，施工图按图标最后签注时间，竣工图按竣工图章上的时间。页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。备注：填写本文件注明的事项，如共用资料的参见位置，另立卷资料的标注等。卷内目录应采用70克以上白色书写纸制作，统一采用a4幅面。（3） 备考表的填写：卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。主要说明案卷质量情况，记录组卷过程和档案利用过程中需说明的事项。立卷人、审核人要签名、注明

26、日期。卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。（4） 案卷封面的编制：案卷封面的内容包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。档号：填写档案的分类号、项目流水号、案卷顺序号；档案馆（室）代号：国家给档案馆（室）的编号；档号、档案馆（室）代号由接收和保管档案的档案馆（室）填写。案卷题名：应简明扼要、准确概括地揭示卷内文件的内容和形式特征，案卷题名拟写由建设单位、项目名称、使用性质、工程性质、案卷内容、文种或载体形式等组成。例1：中山市城中房地产公司 城中花园 商住楼 扩建 主体结构工程施工验收记录案卷内容工程性质项目名称使用性质建设单位例2：中山市建设 环

27、市路 道路、排水工程 施工记录 案卷内容工程性质项目名称 建设单位注：新建工程的工程性质可省略。编制单位：是指卷内文件材料的形成单位或主要责任者。由不同责任者的多份文件组成的案卷，一般按以下情况确定责任者：工程准备阶段文件、竣工验收文件，编制者主要是建设单位；监理文件的责任者是监理单位；勘测、设计文件的编制者是勘测、设计单位；施工文件和竣工图的编制者是施工单位，其中施工材料试验、检验记录等文件单独立卷的，编制者应是材料的试验检验单位。编制日期：案卷内文件材料的起止日期。保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。永久 是指工程档案需永久保存。长期 是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期

28、是指工程档案保存20年以下。同一份文件，不同的保管单位保管期限不一定相同。如基础、主体、幕墙、工程验收记录，建设单位保管期限为永久，施工单位保管期限为长期。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。密级：分为绝密、机密、秘密、内部等，密级一般先由建设单位确定，或对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见。建设单位不能确定密级的工程档案，由城建档案馆（室）酌情确定。共几卷：是指工程档案的总卷数。第几卷：是指该案卷的顺序号。案卷封面及备考表不得随意用纸粘贴或涂改，须按规定格式和内容统一用电脑打印。卷面应字迹清晰、整洁，符合规范要求。（打印机应选用激光打印机或者针式打印机）（5） 案卷装订案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。图纸统一折叠成四号图纸幅面（210mm×297mm），折叠方式采用“手风琴风箱式”，图标外露在右下角，图纸一般不装订。装订采用线绳三孔左侧装订法，装订孔距左侧10mm，上下孔距中孔80mm。装订时必须剔除金属物。不够a4幅面的文字材料要裱托成a4幅面。（6） 卷盒、案卷脊背卷盒的外表尺寸为310mm×220mm